承認経路や業務プロセス（ワークフロー）を 設定できる機能

1. 備品の購⼊や休暇の申請など
そろそろ紙から脱却したい。
上司が不在だと、承認まで時間がかかって・・。
何かいい⽅法はないかな。
07
2017 年 2 ⽉版
プロセス管理
承認経路や業務プロセス（ワークフロー）を
設定することができるプロセス管理機能を、
「備品購⼊申請アプリ」を例に解説します！

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プロセス管理導⼊前
備品の購⼊申請⽅法
・所定の備品購⼊申請書（紙）に記⼊して提出
→ 承認まで時間がかかる
→ 承認者が不在だと、なかなか承認をもらえない
→ 承認フローが、今どこで⽌まっているかが分からない
→ 申請書の管理が⼤変
• 【今までの申請フロー】
①紙の申請書に記⼊する
②上司に提出する
③承認する

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プロセス管理導⼊後
備品購⼊申請アプリ
・アプリを作成して、プロセス管理を設定
→ ボタン１つで、次の⼈にフローを回せる
→ 会社に戻らなくても、確認や承認ができる
→ 次に承認する⼈などの進捗状況がすぐ分かる
→ すべての申請情報がアプリに蓄積されて検索しやすい
申請者：申請情報をフォームに登録する
承認者：ワンクリックで承認できる

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プロセス管理の設定⽅法
kintone の「プロセス管理」機能を使⽤すると、複数のユーザーでレコードの編集や確認をするための
プロセス（ワークフロー）を設定できます。
• プロセス管理の主な⽤途
プロセス管理は、「申請の承認や稟議の決裁を管理する」アプリ（稟議書、交通費申請、休暇申請など）
や、「複数のユーザーで作業するタスクを管理する」アプリ（作業タスク管理、クレーム処理など）な
どでよく使われます。
• 通知と未処理
⾃分が対応する申請や作業タスクが登録されると、通知が届きます。「通知のメール通知」を設定して
おけば、通知をメールで受け取ることも可能です。
さらに、ポータル上に「未処理」の作業タスク数がアプリごとに表⽰されます。対応しなければならな
い作業がいつでも確認できるので、タスク漏れを防ぐこともできます。
ここでは、申請の承認や稟議の決裁を管理する「備品購⼊申請アプリ」に対して、プロセス管理を設定

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します。
【プロセスイメージ】
【完成イメージ（設定画⾯）】

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• 1. プロセス管理の準備
プロセス管理の設定画⾯を開いて、プロセス管理を有効化しましょう。
①プロセス管理の設定画⾯を開く
「備品購⼊申請アプリ」の「設定」タブから、「⼀般設定」にある「プロセス管理」をクリックします。
②プロセス管理を有効化する
プロセス管理を使うには、事前にプロセス管理を有効化する必要があります。
「１．有効化」にある「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択します。
②
②「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択する
① ①「プロセス管理」をクリックする

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• 2. ステータスの設定
ステータスとは、レコードの処理状況です。各レコードに現在のプロセスのステータスが表⽰されるよ
うになります。プロセスに必要なステータスを登録しておきましょう。
【プロセスイメージ】
①ステータスを設定する
ここでは、「未申請」「上⻑確認中」「差し戻し」「承認済」のステータスを登録します。
「２．ステータス」に、「未申請」「上⻑確認中」「差し戻し」「承認済」の４つのステータスを設定しま
す。
※あらかじめ「未処理」「処理中」「完了」の 3 つのステータスが設定されています。
※右側の を押すと、ステータスを追加することができます。
①ステータスを⼊⼒する
①「＋」をクリックして、ステータスの項⽬を追加す

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• 3. プロセスの設定について（アクション・作業者）
プロセスは、アクション実⾏前のステータス、アクション実⾏後のステータス、アクション名、作業者
の組み合わせで設定します。
アクションとは、レコードを別のステータスに変更するための操作です。ステータスごとに設定するこ
とができます。（例：「上⻑確認中」ステータス→承認する→「承認済」ステータス）
アクションを設定すると、レコードにアクションを実⾏するためのボタンが表⽰されます。
ユーザー（作業者）がボタンをクリックすることで、レコードのステータスを変更することができます。
１つのステータスに、複数のアクションを設定することも可能です。
作業者とは、アクションを実⾏することができるユーザーです。こちらもステータスごとに設定します。
アクションのボタンは、作業者の画⾯だけに表⽰されます。
【作業者の画⾯】 【作業者以外の画⾯】
アクションを実⾏するためのボタン（アクションボタン）

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• 4. ステータスごとのプロセスの設定
4-1 から 4-3 では、ステータスごとのプロセスを設定していきます。
【プロセス完成図（設定画⾯）】
• 4-1. 「未申請」ステータスのプロセスを設定
作成者が「申請する」アクションを実⾏すると、「上⻑確認中」にステータスが変更されるプロセスを
設定します。
ここがプロセス管理の⼀番のポイントです！
先ほど登録したステータスごとに、「作業者」や「アクション」を
設定していきましょう。

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①作業者を設定する
「未申請」ステータスを変更できる「作業者」を設定します。ここでは「作成者」（レコードを作成し
た⼈）を選択します。
②アクション実⾏後のステータスを選択する
アクション実⾏後のステータスを選択します。ここでは「上⻑確認中」を選択します。
③アクション名を設定する
アクションを実⾏するためのアクション名を設定します。ここでは「申請する」と⼊⼒します。
設定したアクション名が、アクションのボタンに表⽰されます。
②アクション実⾏後のステータスに「上⻑確認中」を選択する
①作業者に「作成者」を選択する
③アクション名に「申請する」と⼊⼒する

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「未申請」ステータスのプロセスが完成しました。
【実際の運⽤画⾯イメージ（レコード詳細画⾯）】
• 4-2. 「上⻑確認中」ステータスのプロセスを設定
承認者が「承認する」アクションを実⾏すると「承認済」ステータスに変更され、「差し戻す」アクシ
ョンを実⾏すると「差し戻し」ステータスに変更されるプロセスを設定します。
画⾯上部に「申請する」ボタンが表⽰されます

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①作業者を設定する
「上⻑確認中」ステータスを変更できる作業者を設定します。ここでは「フィールドから選択」から「承
認者」（「承認者」フィールドに選択されているユーザー）を選択します。
②アクション実⾏後のステータスを選択する
ここでは「差し戻す」と「承認する」の２つのアクションを作成します。
画⾯右側の「＋」をクリックしてアクションを追加します。アクションが実⾏された後のステータスに
「差し戻し」と「承認済」を選択します。
③アクションを追加して、アクション名を設定する
アクションを実⾏するためのボタンを設定します。それぞれのアクション名に「差し戻す」、「承認する」
と⼊⼒します。
①作業者に「承認者」を選択する
②「アクション実⾏後のステータス」を設定する
②「＋」をクリックして、アクションを追加する

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「上⻑確認中」ステータスのプロセスが完成しました。
【実際の運⽤画⾯イメージ（レコード詳細画⾯）】
③アクション名に「差し戻す」「承認する」と⼊⼒する
「差し戻す」「承認する」の 2 つのボタンが表⽰されます
今回のように、2 つのアクション（承認する・差し戻す）を設定して、
プロセスの分岐を作成することもできます。
設定していきましょう！

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4-3. 「差し戻し」ステータスのプロセスを設定
作成者が「再申請する」アクションを実⾏すると、「上⻑確認中」ステータスに変更されるプロセスを
設定します。
①プロセスを追加する
「アクション実⾏前のステータス（ここでは「上⻑確認中」）」の「＋」をクリックして、プロセスを追
加します。
下に、プロセスが追加されます
①「＋」をクリックして、プロセスを追加する
３つ以上のステータスも、下に追加していくことができます。
複雑なプロセスも設定できますね！

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②アクション実⾏前のステータスを選択する
「アクション実⾏前のステータス」を設定します。ここでは、「差し戻し」を選択します。
③作業者を設定する
「差し戻し」ステータスを変更できる作業者を設定します。ここでは、申請した⼈が再申請できるよう
に「フィールドから選択」から「作成者」を選択します。
④アクション実⾏後のステータスを選択する
アクションが実⾏された後のステータスを選択します。ここでは「上⻑確認中」を選択します。
⑤アクション名を設定する
アクションを実⾏するためのアクション名を設定します。ここでは「再申請する」と⼊⼒します。
これで、プロセスの設定が完成しました！
④「上⻑確認中」を選択する
②「差し戻し」を選択する
③「作成者」を選択する
⑤「再申請する」と⼊⼒する

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• 5. 設定を保存してアプリを更新
①設定を保存する
画⾯上部の「保存」をクリックします。
②アプリの変更を適⽤する
画⾯左上の「アプリを更新」をクリックして、アプリの変更を運⽤環境に適⽤します。
プロセス管理の設定が完成しました。
プロセス管理を設定すると、「（作業者が⾃分）」という⼀覧が作成されます。
ここには、⾃分が作業者（プロセスの作業者）に指定されているレコードの⼀覧が表⽰されます。
①「保存」をクリックする
②「アプリを更新」をクリックする

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| Letʼs Try プロセス管理を使ってみよう！
• 申請者の操作
①レコードを作成して保存
※「承認者」フィールドに⼊⼒されたユーザーが、「作業者」に設定されるので必ず⼊⼒してください。
②「申請する」アクションを実⾏
［申請する］をクリックして、作業者を確認し、［実⾏］をクリックする
③「ステータス」が上⻑確認中、「現在の作業者」が「承認者（佐藤 ⼼⼀）」に変更されました。
②「承認者」フィールドで選んだユーザーが、次の「作業者」になる
①「承認者」を必ず⼊⼒する

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• 承認者の操作
①通知／未処理を確認してクリック
②⾃分が作業者のレコード⼀覧
⾃分が「作業者」になっているレコード⼀覧が表⽰されます。レコードの詳細画⾯を表⽰します。
③申請を承認
レコード画⾯上部の「承認する」（アクションボタン）をクリックして、「実⾏」をクリックします。
②レコードの詳細画⾯を表⽰する
①kintone の通知、もしくは未処理のアプリをクリックする
③「承認する」をクリックして、「実⾏」する

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「ステータス」が承認済になりました！

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| Tips
• 作業者にユーザー・組織を設定する
先ほどの例では、「作業者」を「フィールドから選択」から選択しましたが、「ユーザー／組織／グルー
プを追加」を利⽤して、ユーザーや組織・グループを直接選択することも可能です。
[例：必ず代表の⼭⽥さんのチェックが必要]
[例：経理部のチェックが必要]
• 条件分岐を設定する
「アクションの実⾏条件」を設定すると、フィールドの値によって次のアクションを分岐させることが
できます。
［例：合計⾦額が 10 万円以上（要部⻑決裁）と 10 万円以下（上⻑決裁）で分岐させる］
「合計⾦額」で分岐させる

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• 作業者が複数いる場合の「ステータス変更ルール」を選択する
複数の作業者がいる場合は、ステータス変更の条件を以下の３つから選択できます。
・次のユーザーから作業者を選択：作業者が指定したユーザーがアクションを実⾏したら、
ステータスが変更される
・次のユーザー全員：作業者全員がアクションを実⾏したら、ステータスが変更される
・次のユーザーのうち 1 ⼈：作業者のうち誰か 1 ⼈がアクションを実⾏したら、ステータスが
変更される
• 通知のレコードタイトルを変更する
届いた通知内容が分かりやすいように、「レコードのタイトル」を設定することができます。
［レコードタイトルの設定⽅法］
アプリの設定画⾯ ＞ レコードのタイトル（初期設定ではレコード番号が選択されています）
レコードのタイトル

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• 「ステータス」「作業者」の項⽬を使う
プロセス管理を有効化すると、「ステータス」「作業者」の項⽬が追加されます。
例えば、これを使って、⼀覧画⾯に「ステータス」「作業者」を追加したり、絞り込みの条件に使った
りすることが可能です。
[例：⼀覧画⾯に「ステータス」「作業者」を追加]
「ステータス」「作業者」が追加されている

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| Sample プロセス管理 活⽤例
• 交通費申請 ≪申請の承認や稟議の決裁を管理≫
毎⽉の交通費を登録して、承認者に申請できます。
• 旅費精算申請 ≪申請の承認や稟議の決裁を管理≫
発⽣した旅費・経費・⽇当などをまとめて申請でき、社外からも確認・承認できます。