Kanban - vörustjórnun á LSH
•
0 likes•1,247 views
Fyrirlestur Halldórs Ó. Sigurðssonar um Kanban og vörustjórnun á LSH á Lean fundi Dokkunnar í mars 2011.
Recommended
More Related Content
Viewers also liked
More from Dokkan
More from Dokkan (20)
Kanban - vörustjórnun á LSH
- 1. www.landspitali.is Kanban-vörustjórnun á LSH Halldór Ó. Sigurðsson deildarstjóri innkaup og vörustjórnun 4. mars. 2011 UMHYGGJA • FAGMENNSKA • ÖRYGGI • FRAMÞRÓUN
- 2. Landspítali – tölfræði 2010 Fjöldi einstaklinga sem leituðu til LSH 103.384 (-1,2%) Meðafjöldi inniliggjandi 555 (-4,4%) Fjöldi starfsmanna (fækkun um 627 frá jan. 2009) 4.640 (-4,2%) Stöðugildi (fækkun um 250 árið 2010) 3.648 (-6,4%) Fjöldi lega sérgreina 27.146 (-5,1%) Fjöldi legudaga sérgreina 202.605 (-4,4%) Meðallengd sjúkralegu 6,7 dagar (-3,6%) Komur á dag- og göngud. og sjúkr.húst. vitjanir 352.842 (-0,6%) Fjöldi koma á slysa og bráðamóttökur 91.482 (-3,2%) Fæðingar 3.420 ( 2,3%) Skurðaðgerðir 13.698 (-1,9%) Rannsóknir 1.737.740 (-16,7%) Árlegur fjöldi nemenda 1.100
- 3. Landspítali – umfang vörstjórnunar 2009 - 2010 án lyfja Fjárh. í m. kr. Vörunotkun 2010 2009 Lækninga- og hjúkrunarvörur ... 2.744 2.896 Rannsóknavörur ....................... 710 890 Matvæli ................................... 443 560 19.000 Orkugjafar ............................... 247 256 vörunúmer Tímarit, bækur, skrifst.vörur ..... 182 220 í vörukerfi Byggingavörur .......................... 77 111 Lín, fatnaður, hreinl.vörur ........ 141 156 Samtals 4.544 5.089 Umfangsmiklir flutningar milli deilda s.s. með með ýmsar vörur, sýni, blóð o.fl. 17 staðir á Stór-Reykjavíkursvæðinu 282 staðsetningar í vörukerfinu þ.e. hinar ýmsu deildir
- 4. Nokkrar innkaupatölur 2010 Nálar af ýmsum gerðum 1.508.684 stk. Panodil/Paratabs 496.400 “ Vökvasett 270.359 “ Plástur af ýmsum gerðum 180.585 “ Blóðprufuglös 164.939 “ Sterilir hanskar 138.490 “ Kreppappír sótthreinsunar 111.000 “ Krani, þriggjarása á æðaleggi 99.054 “ Sogleggir 82.277 “ Epli 73.586 “ Appelsínur 69.012 “ Drykkjarglös frauðplast 50.149 “ Armband sjúklinga, fullorðnir 31.050 “ Súrefnis gleraugu 29.164 “ Ósterilir hanskar 28.686 “ Einnota skurðstofuhnífar 12.630 “
- 5. Útgjöld ríkisins til heilbrigðismála á mann hlutfallsleg þróun frá 2001, á föstu verðlagi ársins 2009 LSH útgjöld Útgjöld til Landspítala Útgjöld til annarra heilbrigðismála Heilbrigðisútgjöld hins opinbera án Landspítala 12,00 8,00 4,00 % 0,00 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009* -4,00 -8,00 Heimild: Þjóðhagsreikningar - Fjármál hins opinbera 2009, bráðabirgðauppgjör (Hagstofan, mars 2010) * Árið 2009 leiðrétt m.v. tilfærslu fjármuna frá LSH til Sjúkratrygginga vegna S-merktra lyfja
- 6. Helstu sparnaðaraðgerðir 2010 1. Vörustjórnun; dregið úr kostnaði vegna birgðahalds, vörunúmerum fækkað, verkferlar einfaldaðir o.fl. 2. Lækkun lyfjakostnaðar vegna útboða, reglugerðarbreytinga og sérstakra aðgerða 3. Endurskoðun birgðahalds vegna lyfjamála 4. Dregið úr kostnaði vegna úrvinnslu rannsókna erlendis 5. Miðlæg prentun; útboð á prentumsjón á LSH 6. Kostnaður vegna verktaka lækkaður 7. Endurskipulagning og bætt innheimta á göngudeildum 8. Launakostnaður stoðsviða lækkaður 9. Rekstrarkostnaður stoðsviða lækkaður 10. Endurskoðun vakta allra starfsstétta um nætur og helgar 11. Önnur útboð 12. Bókasafnsáskriftir að tímaritum minnkaðar og starfsemi endurskipulögð 13. Endurskoðun á mönnun vakta ýmissa starfshópa 14. Tímabundnu átaki í menntun hjúkrunarfræðinga og lækna í bráðafræðum að ljúka 15. Sjúkrahústengdri heimaþjónustu hætt 16. Annað Samtals 730 milljónir króna með baráttukveðjum frá forstjóra
- 7. Nýr spítali 2010 – til stóraukins hagræðis
- 8. Skipurit LSH Landspítali – í fremstu röð og stöðugildi Forstjóri 24 Öryggi sjúklinga í öndvegi Aðstoðarforstjóri Almannatengsl Verkefnastofa Læknaráð Hjúkrunarráð Framkvæmdatjóri Framkvæmdastjóri Lækninga ækninga 74 + 48 58 Mannauðs- Lyf- Skurð- Geðsvið Kvenna- Rann- Bráða- svið 38 lækninga- lækninga- og sóknar- svið svið svið barna- svið svið Fjármálasvið 69 959 698 448 342 200 355 Eignasvið 304 Vísinda- mennta-, og gæðasvið 28 Umhyggja - Fagmennska – Öryggi - Framþróun
- 9. Hag- og upplýsingadeild Skipulag I&V Innkaup og vörustjórnun Fjármálasvið Reikningshald Innkaup og Fjárreiður og innheimta vörustjórnun (21) Halldór Ó. Sigurðsson deildarstjóri Innkaup Vörustýring Birgðastöð Kristján Valdimarsson Björn K. Magnússon Nanna Ólafsdóttir verkefnastjóri verkefnastjóri birgðastjóri Guðrún Hanna Scheving Helga Helgadóttir Steingrímur Jóhanness. Björg Aradóttir Jóhann Marinósson Kristinn Pétursson Hanna Ósk Rögnvaldsd. Gunnar Jónsson Kristín Jónsdóttir Rúdolf G. Flekkenstein Pétur J. Jónasson Harpa Pétursdóttir Jóhann Ólafsson Laufey Aðalsteinsdóttir Brynja B. Magnúsdóttir Ingibjörg Viggósdóttir Kanban-konur Ósk M. S. Guðlaugsdóttir staðsettar í Árm.1a Tunguhálsi 2, Ármúla 1a 550 m2 lager- og skrifstofuhúsnæði
- 10. Samþætting verkefna I&V milli deilda LSH með samstarfs- og upplýsingafundum Eignasvið Framkvæmda- Framkvæmda- Framkvæmda- stjóri lækninga stjóri lækninga stjóri lækninga Þjónustumiðstöð og vörustjórnun Heilbrigðistækni- Upplýsingatækni- Deild lyfjamála Innkaup og vörustjórnun FMS deild deild (öryggismál og flutningar) Skipulag flutninga, Kaup á Samstarf um Samráðsfundir um hleðsla á vagna, lækningatækjum og innleiðingu útboðs, verklag, frávik, merkingar, dreifing til gerð útboðsgagna apótekskerfis birgjasamskipti og deilda og fl. erlent samstarf
- 11. Ferlaskráning vöru á skurðstofusviði
- 12. Hlutverk Ber ábyrgð á innkaupum LSH : – að farið sé eftir lögum um opinber innkaup og að unnið sé í samræmi við innkaupastefnu ríkisins, • Vörukaup yfir 6,2 millj.kr. eru útboðsskyld innanlands og þjónustukaup yfir 12,4 millj.kr. • Öll vöru- og þjónustukaup yfir 16,75 millj.kr. eru útboðsskyld á EES svæðinu – að starfsmenn fylgi innkaupastefnu og innkaupareglum LSH – að innkaup séu í samræmi við verklagsreglur
- 13. Þjónusta • innkauparáðgjöf og –þjónusta – undirbúningur fyrir verðfyrirspurnir, útboð og frágang samninga • Umsjón og ráðgjöf v ORACLE vörukerfis • Vörumóttaka, dreifing vara • Kanban-endalagerar – Uppsetning, rekstur, ráðgjöf 18.03.2011
- 14. Þjónusta frh • Upplýsingagjöf – t.d. um innkaupasamninga LSH og rammasamninga Ríkiskaupa, innkaupagreiningar • Verðlagseftirlit – samningsvara og umsjón með samningakerfi LSH • tengiliðir við – Skýrr vegna vörukerfisvandamála, Ríkiskaup vegna útboða og rammasamninga, birgja m.a. vegna samninga, kvartana og frávika
- 15. Áhersla á ferlavæðingu og vörustjórnun
- 16. Stefna Landspítala til 2016 STARFSÁÆTLUN 2010-2011
- 17. Markmið 2010-2011 Rekstur innan fjárheimilda Öryggi sjúklinga Skilvirkir verkferlar Góður vinnustaður Stöndum vörð um mennta- og vísindastarf
- 18. Áhersla á ferlavæðingu og vörustjórnun
- 19. Framkvæmd – stefna I&V frá 2010 Rekstur innan fjárheimilda Öryggi sjúklinga Skilvirkir verkferlar Góður vinnustaður Staðan í Upplýsingastreymi ófullnægjandi Ófullnægjandi frávikaskráning Nokkra vinnuferla má einfalda Ímynd innkaupa- og vörustjórnunar Margar sparnaðar- og og eftirfylgni Of margir panta utan Orra, má efla ársbyrjun Vantar flokkun vöruskrár í óvissa með reikningaskil og Mikið vinnuálag á deildinni hagræðingarhugmyndir 2010 samræmi við lífsnauðsyn og biðreikninga Góður vinnuandi Aukin þörf fyrir aðkeypta sérfræðiaðstoð viðbragðsáætlun LSH (A- Húsnæði birgðastöðvar v. útboðsmála flokkur, rauðar vörur) óhentugt Aukin mannaflaþörf fyrirsjáanleg Innleiðing rafrænna pantana Aukin tækifæri í sölu utan LSH gengur hægt Áherslur Rekstur í jafnvægi 2010 og 2011 Nýta gagnreynda þekkingu og Burt með bið, tafir og óþarfa. Auka starfsánægju og vinna í samræmi Betri innkaupaupplýsingar til stjórnenda vísindi til að efla öryggi sjúklinga Höfum þverfaglega sýn á við stefnu og gildi LSH. 2010- Kostnaðargreining Tryggja aðföng, réttar vörur þjónustuna Áhersla á þjónustulund 2011 Minnka útgjöld með útboðum, séu á réttum stað og tíma fyrir Efla samstarf við klínískar Hafa öfluga liðsheild og góðan verðfyrirspurnum og beinum samningum sjúklinga deildir, birgja og eignasvið starfsanda Mikilvægi innkaupasamninga Flokkun vöruskrár m.t.t öryggis Bæta afgreiðslu/þjónustu frá Verkefni séu krefjandi og Endurskoðun vöruskrár sjúklinga birgðastöð áhugaverð fyrir hvern og einn Aukin tekjuöflun frá ytri viðskiptavinum Öryggisbirgðir tryggðar Veita birgjum aðhald starfsmann Mikilvægi vöruþekkingar og Hraða innleiðingu rafrænna Aukin tengsl og samskipti við innri færni starfsmanna innkaupa. og ytri viðskiptavini Virk gæðahandbók Umsjón með samningakerfi LSH AÐGERÐIR Aðgengilegri upplýsingar Koma á reglulegri Úttekt á heildarferli innkaupa Heimsækja alla innri viðskiptavini a) Greina og gera mikilvægustu frávikaskráningu, árlegu frá skilgreindri þörf til 1x ári innkaupa- upplýsingar aðgengilegar birgjamati og eftirfylgni afhendingar vöru eða þjónustu Efla starfsmenn með þjálfun, stjórnendum Skilgreina og tryggja Samstarfsverkefni FMS og ES markmiðasetningu og mati a 2010- b) Kynning og fræðsla til stjórnenda um öryggisbirgðir fyrir allar vörur í um ferli vöru frá birgðastöð til frammistöðu gildi innkaupasamninga samræmi við lífsnauðsyn og innri viðskiptavina Gera úrbætur í samræmi við 2011 c) Senda upplýsingar um nýja viðbragðsáætlun LSH hjá Bæta vörustýringu og niðurstöður viðhorfskannana á innkaupasamninga á markhópa birgðastöð og birgjum (A- afhendingaöryggi með rýni starfsánægju d) Fækkun vörunúmera með árlegri flokkur, rauðar vörur) verkferla á birgðastöð Starfsmannaviðtölum lokið 01. 07. úttekt á vöruskrá Gæðahandbók aðgengileg fyrir Aðstoða rannsóknarsvið við að ár hvert Kostnaðargreining innkaupaferla s.s. starfsmenn innleiða að fullu Orra- Ljúka gerð starfslýsinga fyrir veltuhraða, pöntunar- og vörustjórnunarkerfið 30.09.10 birgðahaldskostnaðar Innleiða rafrænar pantanir til Auka tengsl við önnur svið Setja nýja vöruflokka í útboð og birgja, skipuleggja vinnubrögð spítalans og ytri viðskiptavini verðfyrirspurnir og gera tímaáætlun Aðgerðir hvers starfsmanns til að stýra innleiðingar kostnaði í sínu starfi Setja deildinni verklagsreglur Semja um lögfræðiaðstoð v. útboðsmála um samningsstjórnun Þjónusta aðrar heilbrigðisstofnanir Skilvirkja ferla fyrir biðreikninga
- 20. Hagræðing til að ná fram hagkvæmni stórinnkaupa Kanban-væðingin
- 21. Algengt ferli pantanna fyrir Kanban-væðingu og vefverslun Birgðastöð LSH Deild 1 Birgir 1 Deild 2 Birgir 2 Deild 3 Birgir 3 Deild 4 Birgir 4 695 virkir notendur vefverslunar Deild 70 Birgir n Pantanir sendar frá deildum til margra birgja, hærri kostnaður, meira flækjustig og meiri heildarfyrirhöfn
- 22. Pantanir og endurpöntunartími fyrir breytingar 10 Sóun fjár- muna Meðal birgða Fjöldi M staða 4 eininga á lager P 0 A P = Pöntunarmark Tími M = Hagkvæmasta pöntunarmagn A = Afgreiðslutími Búmannshugsun “að eiga örugglega nóg” öryggi sjúklinga í fyrirrúmi
- 23. Kanban-birgðastjórnunarkerfið Kanban (kan = “sjónar-” og ban = “kort/spjald”) Þegar vöru vantar er vöruspjaldi (sjónarkortinu) “flaggað” • Kanban er tengt “lean” eða straumlínustjórnun og just-in- time birgðastýringu. • Taiichi Ohno, er eignað þróun á Just-in-time hugmyndinni, kanban er ein af mörgum leiðum til að reyna að afhenda rétta vöru á réttum tíma. • Viðskiptavinirnir Landspítala, sjúklingarnir, toga vöruna í gegnum ferlið. Starfsmenn deilda flagga spjaldi þegar þörf myndast. • Kanban er ein leið til að eyða sóun í birgðahaldi og pantanaferli
- 24. Nokkur skref straumlínustjórnunar 1. Skilgreining virðis frá sjónarhóli sjúklings (viðskiptavinar). (Specify value from the standpoint of the end customer by product family) 2. Kortlagning virðisstraums (As value is specified, value streams are identified, wasted steps are removed, and flow and pull are introduced, begin the process again and continue it until a state of perfection is reached in which perfect value is created with no waste) 3. Stöðugt flæði. (Make the value-creating steps occur in tight sequence so the product will flow smoothly toward the customer. ) 4. Framköllun samkvæmt eftirspurn. JIT (As flow is introduced, let customers pull value from the next upstream activity). 5. Leit að fullkomnun og útrýming sóunar. Núllgalla hugsun. (Identify all the steps in the value stream for each product family, eliminating whenever possible those steps that do not create value) 6. Staðlaðar vinnuaðferðir og stöðugar framfarir (Kaizen og 5S). Teymisvinna – transparancy) 2005 Pétur Arason hjá ParX © Copyright 2009 Lean Enterprise Institute,
- 25. Árangur "Það skiptir í raun ekki máli hvort leitað er í smiðju fræðimanna-, ráðgjafa- eða til sjálfra fyrirtækjanna sem unnið hafa með Lean [straumlínustjórnun], allir þessir aðilar eru að gefa upp sömu tölur: • Framleiðni tvöfaldast • Þjónusta (skilatími vöru) verður allt að 99% • Gegnumstreymistímar og stopptímar minnka 30-75% • Aukin sala vegna aukins gegnumstreymis 10-50% • Birgðir minnka allt að 90%, en algengt 25-75% • Tíðni vörugalla minnkar um 50% • Vinnuslysum fækkar um 50% • Kostnaður vegna yfirvinnu, sóunar o.s.frv. minnkar 10-50%." 2005 Pétur Arason hjá ParX
- 26. Eftirspurnin dregur til sín vöruna á réttum tíma eða JIT Birgðastöð LSH Birgir Framl. Sjúklingur Umpökkun hjúkrunarvöru Birgir Framl. og ýmissrar Klínískar deildir annarrar vöru Samsetning Birgir Framl. dauðhreinsi- pakkninga Birgir Framl. Dauðhreinsun LSH
- 27. Þróun Kanban-væðingar hjá LSH Samanlagður Ár fjöldi deilda 2002 2 2003 2 2004 2 2005 3 2006 12 2007 24 2008 47 2009 63 2010 71
- 28. Áfyllingarhringur á Kanban-lager 1. Tómt hólf 5. Spjald sett á hólfið sem með varan fer í strikamerkja- spjaldi 4. Hæfilegur viku- skammtur 2. Spjaldið sett á slá fyrir móttekin og það sem þarf að pantað settur í autt hólf 3. Kanban starfsmaður skannar og flytur spjald slá fyrir vörur sem eru í pöntun
- 29. Merkingar og litakerfi Deild Líkn Fj Herb. Skáp. Hilla Hólf Vörunr. Vörulýsing Ein. Magn . 102 02 04 01 1000814Nál, sprautu, 19Gx1,5, hvít [pk; 100stk] stk. 100 2 102 02 04 02 1000813Nál, sprautu, 18Gx1,5, bleik [pk; 100stk] Deild Líkn stk. 100 2 Herb. Skáp. Hilla Hólf Vörulýsing 102 02 04 01 Bakki, ál [stk] 102 02 04 04 Bakki, pappa, nr.12, Sho-pack [stk] 102 02 04 05 Bakki, skipti, nr.1 [stk] 102 04 01 03 Bursti, uppþvotta, mjór [pk; 30stk] 102 04 01 04 Bursti, WC, statíf [pk; 10stk]
- 30. Kanban- og vefinnkaup lámarka bindingu fjármagns á endalagerum Birgða- minnkun, sparaðir fjár- munir 5 Meðal Fjöldi birgða eininga M M M staða 2 á lager P 0 A A P = Pöntunarmark Tími M = Hagkvæmasta pöntunarmagn A = Afgreiðslutími Meiri afsláttur með stórinnkaupum og samningum LSH
- 31. Ferli pantana með vefverslun og Kanban-pöntunum Deild 1 Birgir 1 Deild 2 Fjöldi vörunúmera Birgir 2 > 10.000 Deild 3 Birgðastöð LSH Birgir 3 Deild 4 Birgir 4 Árlegur fjöldi pantanna frá deildum 25.000 - - > 5.000 til birgja (2009) 18.000 (2010) Deild 70 Birgir n Færri pantanir og afgreiðslur í miðlægu vöruflæði,
- 32. Nokkrir kostir innleiðingar Kanban á LSH • Sparar geymslupláss • Betra skipulag sparar tíma • Áfyllingar auðveldari án þess að hætta sé á vöruþurð vegna tvíhólfa kerfis • Pöntunarkostnaður lækkar verulega • Minni líkur á vöntun og rýrnun, betri stjórnun lagera • Fækkun vörunúmera • Eftirspurn jafnari => birgðastýring auðveldari • Veltuhraði birgða á endalagerum eykst og birgðahaldskostnaður lækkar. • Hjúkrunarfólk hefur meiri tíma til að einbeita sér að umönnun sjúklinga. • Aukin ánægja starfsfólks ...... eða hvað?
- 33. Umsagnir um Kanban • “.. Kanban-kerfið er hrein snilld. ... Þetta sparar mér heilmikla vinnu bæði við að panta og móttaka reikninga sem ég slepp alveg við í Kanbaninu. Það sparar pláss þar sem mjög gott er að raða í skápana. Við erum sem sé mjög ánægðar með þetta kerfi. Gallana hef ég ekki fundið enn. • “ég er með 1 starfsmann sem fer yfir lagerinn og gengur frá og hún eyðir ca 2-3 vinnustundum á viku við þetta. Áður voru allir að panta og skipta sér af þannig að birgðir söfnuðust upp”
- 34. Umsagnir um Kanban • “Lauslega áætlað höfum við sparað um 4 klst á viku” • ”ca. 1 klst. per viku hafa sparast” • “Það sparast um 4 klst á viku hjá okkur” • “vön að eyða 1 klst í hvert skipti við að fara yfir lagerinn. Núna tekur það 10 mín” • “Nú á hver hlutur sinn stað á deildinni og "aldrei" þarf að leita að neinu • “ég sé að við eyðum nær engum tíma í pantanir, því það tekur aðeins örfáar sekúndur að setja spjaldið á pöntunarslána!”
- 35. Ferli pantana fyrir Kanban var flókið Birgðastöð LSH Deild 1 Birgir 1 Deild 2 Birgir 2 Deild 3 Birgir 3 Deild 4 Birgir 4 Deild 70 Birgir n
- 36. Ferli pantana eftirupptöku Kanban Deild 1 Birgir 1 Deild 2 Birgir 2 Deild 3 Birgðastöð LSH Birgir 3 Deild 4 Birgir 4 Deild 70 Birgir n
- 37. Dæmi um sparnað að lokinni innleiðingu Kanban 2010 • 70 deildir spara 2 t. á viku = 6.500 t/ár • 1 starfsmaður Birgðastöðvar er 15 tíma á viku = 780 t/ár • metinn sparaður launakostn. 22 mkr. á ári. • Verðmæti lagers á einni deild lækkaði úr 13 mkr. í 8 mkr. • Helmings minnkun magns úr 8.000 einingum í 4.000
- 39. Margar tegundir merkjakerfis Kanban í Akerhus