Downloaded 18 times
Uploaded byCenter of Competence TSENTER
Projektijuhtimise esmased nipid
Pisike ülevaade peamistest projektijuhtimise teemadest, mida sai käsitletud TÜ turundusklubi mini-seminaril. Peamine fookus oli õige probleemi ja õige lahenduse sõnastamisel. Rääkimata jäid projektide ajapuhvrite juhtimise, riskide juhtimise ning projektijuhtimise konfliktide lahendamise võimalused.
Projektijuhtimise esmased nipid
- 1. Projektide juhtimine Turundusklubi +TÜ ideelabor Kalev Kaarna kalev.kaarna@ut.ee
- 2. 2 TÜ ideelabor Keskkond, kus kõigi teaduskondade tudengid saavad valdkonnaülestes 1imides lahendada põnevaid probleeme ja teostada pööraseid ideid www.ut.ee/ideelabor © Kalev Kaarna
- 3. 3 Mõisted — Projekt Ühekordne (ainulaadne), eesmärgi saavutamiseks vajalike järjestatud tööde hulk, mida tehakse erinevates kompetentsi keskustes (erinevate töötajate poolt) ning mis on piiratud tähtaja ja eelarvega — Projek1juht Isik, kelle ülesandeks on tagada projek> tööde juh>mine selliselt, et saavutatakse projek> esialgu kokkulepitud eesmärk, esialgu kokkulepitud eelarve ja tähtajaga. — Projek1juh1mine Administra>ivne tegevus, mille eesmärgiks on tagada, et projekt valmiks kiires>, võimalikult väikese eelarve piires ja täpselt sellises ulatuses (funktsionaalsuses), nagu eCe nähtud © Kalev Kaarna
- 4. 4 Aafrika — Saksamaa heategevus fond InWEnt — Jäätmekäitluse ja joogivee programmid Zambias, Keenias, Nigeerias, Tansaanias — Jäätmekäitluse probleemid mõjutavad miljonite elu — Lõhe nõudluse ja pakkumise vahel on kolosaalne ja kasvab © Kalev Kaarna
- 5. 5 Keskmine olukord © Kalev Kaarna
- 6. 6 Osalised INSPEKTOR INSPEKTOR PRÜGI PRÜGI TÖÖTLUS TOOTJAD PRÜGI & KOGUJAD (kodanikud, LADUSTAMINE firmad) (firmad, avalik) (linnavalitsus) © Kalev Kaarna
- 7. 7 Probleemid — Valitsusasutuste eelarve pole piisav — Elanikud ei maksa (ei taha) — Teenus on liiga kallis — Inimesed põletavad/ladustavad prügi ebaseaduslikult — Prügikaste ja konteinereid on vähe — Prügi masinad on sageli katki — Kõigist piirkondadest ei saa prügi ära vedada (teed) — Osades piirkondades ei paku keegi äraveo teenust © Kalev Kaarna
- 8. 8 Juurpõhjused — Vähene teadlikkus — Vähene või olematu kontroll ja karistus — Vähe masinaid või liiga vanad — Vähe või olematu arv teenuse ostjaid © Kalev Kaarna
- 9. 9 Klassikalised lahendused — Teadlikkuse kampaaniad — Rangemad karistused — Riigiväliste fondide kasutamine infra arendamiseks — Veel rohkem teadlikkuse kampaaniaid EHK ROHKEM RAHA JA VOLDIKUID! © Kalev Kaarna
- 10. 10 Miks projektid ebaõnnestuvad? © Kalev Kaarna
- 11. 11 Projektijuhtimise loogika • Projek>juh>miseks pole vaja muud kui tervet talupojamõistust • Kõigil eestlastel on terve talupojamõistus veres AGA: • Paha>h> me ei kontrolli, kas me seda talupojamõistust ikka kasutame • Me ei suuda loogikat krii>listes olukordades järgida © Kalev Kaarna
- 12. 12 Projektijuhtimise loogika (2) — Veendumus: keeruline situatsioon nõuab keerulisi lahendusi — Prak>kast on näiteid, et lihtsate reeglite terviklik rakendamine aitavad projekte edukalt lõpetada. © Kalev Kaarna
- 13. 13 1899 tegevust Page # 1 of 1 Printed on: 04/20/04 6:06 pm© Kalev Kaarna
- 14. 14 Projektide ühised omadused — Projek>des on palju määramatust — Projek>des on kolm kohustust, mis on vastas>kku seotud LÄHTEÜLESANNE EELARVE AEG © Kalev Kaarna
- 15. 15 Kokkuvõte probleemidest Kõik kurtmised on taandatavad ühele põhihädale: ! Kui tahad ühte ohtu sattunud kohustust päästa, siis satuvad teised ohtu! Vastuolud kolme kohustuse vahel! 15 25.9.10 © Kalev Kaarna
- 16. 16 Miks projektid… Ei saavuta Lähevad üle Ületavad e<enähtud tähtaja eelarve piire sisu ja mahtu Määramatus ? 16 25.9.10 © Kalev Kaarna
- 17. 17 Kui määramatuson põhjus, siis ei tohiks olla ühtki tiimi, mis suudaks pidevalt suure määramtusega projekte õigeaegselt, eelarves ja vastavalt eesmärgile lõpetada © Kalev Kaarna
- 18. 18 Vastupidised näited • Iisraeli lennukite ümber ehitamise firma vähendas reisilennuki kaubalennukiks ümberehitamise aega kolmelt kuult kahele nädalale (nimekiri 2 aastat) • Seagate Technologies vähendas uute toodete arendusaega poole võrra (ideest tootmisvalmis tooteni) • Lord Corporations IT osakond suutis muuta tulemust 100% üle aja tulemuseks 85% juhtudest varem või õigeks ajaks • U.S. Merejalaväe depoo suurendas poole võrra tehtud tööde arvu samade ressurssidega (18 -> 26) http://www.realization.com/case_studies.html 18 25.9.10 © Kalev Kaarna
- 19. 19 Segway – 18 kuuga ideest müügini • http://www.focusedperformance.com/2003_04_01_blarch.html © Kalev Kaarna
- 20. 20 Rahaline edu? • 2003.a. käive $25 miljonit, kulud suuremad • 2004.a. seisuga 10,000 tükki $5,000 eest = $50 miljonit. 2006.a. seisuga 23,500 tk.=$117 miljonit • 2004.a. sõlmiti lepingud 35 edasimüüjaga, 2006.a. seisuga 100 edasimüüjat ja 2006.a. liisinguvõimalus – maksed $125 kuus • 2007.a. seisuga “tõstnud raha” $125 miljonit, toote arenduseks kulutanud seni $100 miljonit • 2010.a. seisuga müünud 50 000 tk ja firma müüdud inglise investorile. Investeeritud $161 miljonit © Kalev Kaarna
- 21. 21 Järeldus Mõnedjuhid suudavad muutuvas keskkonnas hästi projektijuhtimise otsuseid vastu võtta (isegi kui nad on kehvad turundusmehed) MIKS MEIE EI VÕIKS SUUTA OMA KROONILISI PROBLEEME LAHENDADA? © Kalev Kaarna
- 22. 22 Probleemide põhjus, miks… Ei saavuta Lähevad üle Ületavad ettenähtud tähtaja eelarve piire sisu ja mahtu Määramatus MEIE MEETOD ? MÄÄRAMATUST JUHTIDA? 22 25.9.10 © Kalev Kaarna
- 23. 23 Eduka projekti eeldused Projekt on edukas kui… 1 2 3 4 Lahendus Juh>mine Probleem on õige ja Plaan viib tagab plaani on õige lahendab lahenduseni realiseerimise probleemi Kalev Kaarna ©
- 24. 24 Probleemi õigsuse määravad organisatsioonieesmärgid © Kalev Kaarna
- 25. 25 Organisatsioon on edukas — Eesmärk (1 ja mõõdetav) — Edutegurid (3-4) — Vajalikud tingimused (5+) © Kalev Kaarna
- 26. 26 EESMÄRK Maksimaalne Allikas: Dettmer kasumlikkus Suur nõudlus Suutlikkus kulu-efektiivselt EDUTEGURID toodete järele KRIITILISED tellimusi täita Tulemuslik Oluline Maailma- turundus ja konkurentsi- tasemel protsessid müük eelis TINGIMUSED VAJALIKUD Innovatiivsed Rahulolevad ja Maailma- tooted ja disain “turvatud” töötajad tasemel meetodid © Kalev Kaarna
- 27. Ükski alaealine 27 EESMÄRK ei sure Allikas: Dettmer alkoholimürgitusse Suur nähtavus (avalikkuse teadlikkus) EDUTEGURID KRIITILISED Erinevate meedia Paindlik ja ja infokanalite efektiivne Piisav rahastus efektiivne kasutamine organisatsioon Aktiivsed avalikud suhted ja teavitus TINGIMUSED VAJALIKUD Org. on optimeeritud Köitev ja mõjuv Eelistatud kanalid oma missioonile sõnum on kaasatud © Kalev Kaarna
- 28. 28 Aga projekti eesmärk? © Kalev Kaarna
- 29. 29 1. Probleem on õige? Pideva arengu soovitud suund Piirang: Kasv, ja tempo Areng Miski, mis takistab meil pidevalt arenemast ja kasvamast Paljude parendusalgatuste tegelik käik Aeg © Kalev Kaarna
- 30. 30 Projekti eesmärk: piirangu kõrvaldamine Eesmärgi Pideva arengu soovitud ühikud suund ja tempo Mõõdetav tulem Oodatav tulem Tegelik tulem t parenduse algus t parenduse lõpp Aeg t probleem t tulemused © Kalev Kaarna
- 31. 31 Ahela analoog — Nõrgim lüli määrab ahela tugevuse — Kas teeme ahela tugevamaks või ke> raskemaks? © Kalev Kaarna
- 32. 32 Toruanaloog Sisend Väljund pudelikael © Kalev Kaarna
- 33. 33 Projekti eesmärgi leidmine — Probleemid takistavad meil saavutamast soovitud eesmärki — Projekte viiakse ellu olukorra parandamiseks — Saavutamaks suurimat mõju peab projekt mõjutama organisatsiooni pudelikaela või piirangut — Organisatsiooni arengu piirangu sõnastamisel on oluline eristada ebameeldivaid tagajärgi juurpõhjustest (piirang) — Põhjuste otsimisel on oluline aru saada, mille üle tegelikult kurdetakse © Kalev Kaarna
- 34. 34 Probleem on õige(2) 1. Peame teadma eesmärki, kontrolli ja mõju ulatust (pilt) 2. Eesmärgist lähtudes saame öelda, mis probleemi on vaja lahendada 3. Mõtet on kaotada piirang, mis takistab eesmärgi saavutamist 4. Piirangu kaotamiseks on vajalik tegeleda põhjuste kaotamisega (ebameeldivatest tagajärgedest põhjusteni jõudmine) © Kalev Kaarna
- 35. * 35 Dettmer (2007) © Kalev Kaarna
- 36. 36 Probleemidelahendamine ja vastuseis (1) 0.1 Miks muuta? 0.2 Mis vahet seal on? Mida see muudab? 0.3 Kellele see korda läheb? (1) Mida muuta? (2) Milliseks muuta? (3) Kuidas muutus ellu viia? © Kalev Kaarna
- 37. 37 Probleemide lahendamine ja vastuseis (1) 0.1 Mingeid probleeme pole 0.2 Probleemid on meie kontrolli alt väljas (1) Ei saa ühte moodi probleemist aru (2) Erimeelsused lahenduse suuna osas (3) Lahendus ei taga piisavat tulemust (4) Lahendusel on nega>ivsed mõjud (5) Lahenduse elluviimist segavad takistused (6) Ebamäärane hirm © Kalev Kaarna
- 38. 38 Eesmärgi kaardi koostamise sammud 1. 2. 3. 4. 5. © Kalev Kaarna
- 39. 39 Kaebuse probleemina sõnastamine — Kaebuste ehk ebasoovitavate tagajärgede (ET) sõnastamine on võtmetähtsusega — Kui probleem on vale, siis on lahenduse leidmine raistatud aeg © Kalev Kaarna
- 40. 40 Ebasoovitava tagajärje sõnastamine • Ebasoovitavad Tagajärjed (ET) (UnDesirable Effects -‐ UDE’s) on ilmingud või tagajärjed, mida teie ja teised huvipooled käesoleval ajal kogevad. • Need on tagajärjed mis on ebasoovitavad või mis häirivad põhieesmärgi saavutamist ja täitmist • Enamas> väljenduvad need kaebustena, mis inimesi (huvipooli) häirivad © Kalev Kaarna
- 41. 41 ET sõnastamise reeglid 1. Kas ET on terviklik ja selge lause? 2. Kas ET täna eksisteerib ja on asjassepuutuv 3. Kas ET on ikka tagajärg, miCe põhjendus, lahendus või eeldus lahenduse juurutamiseks 4. ET on iseenesest nega1ivne, peab olema üheselt määratletav (loendatav näiteks) 5. On väga oluline ET kõrvaldada 6. ET on konkreetne (vaid üks tagajärge). Ei sisalda “… ja…” (loetelu mõCes), “… sellepärast, et …” või “… selle tulemusel …” 7. ET tuleb sõnastada nii, et see ei oleks konkreetse isiku süüdistamine ega solvaks kedagi. © Kalev Kaarna
- 42. 42 “Ülemus on loll”ei ole probleem, sest… 1. 2. 3. © Kalev Kaarna
- 43. 43 ET kirjeldus Hea/ Miks? Soovitav halb sõnastus Meie tegevjuht on liiga karm Meil pole eelarves raha masina ostuks Eelmise aasta halva ilma tõCu oli osalejaid vähe ja seetõCu huvi langes Pidime rahastajale planeeritud toetusest poole tagasi maksma Eestvedajad pole kompetentsed © Kalev Kaarna
- 44. 44 Probleem või konflikt — Raha puudus ei ole probleem — Laenata vs miCe laenata — Teha korjandus vs miCe teha — Minna Londoni ärikiirendisse (business accelerator) vs miCe minna — Aegunud eelduste leidmine ja tühistamine © Kalev Kaarna
- 45. 45 Konfliktipilve elemendid EESMÄRK VAJADUSED SOOVID V1: Mis vajadust S1: Milline tegevus rahuldab tegevus S1 on ebasoovitav, või miks peab S1-‐ga mille üle E: Mis on leppima? kaevatakse? eesmärk, mille jaoks on vaja nii V1 kui V2? V2: Mis vajadust S2: Milline oleks rahuldab tegevus S2 soovitav või mille seab ohtu vastupidine tegevus S1? tegevus S1-‐le? © Kalev Kaarna
- 46. Eelduste tuvastamine 46 konfliktipilvega Selleks, et tagada VAJADUS 1 peab tegema TEGEVUST 2, sest: 1) … 2) … Soov/ Vajadus 1 tegevus 1 On Eesmärk vastuolus, sest: Soov/ 1)… Vajadus 2 tegevus 2 Selleks, et tagada VAJADUS 2 peab tegema TEGEVUST 2, sest: 1) … 2) … © Kalev Kaarna
- 47. 47 Tüüpiline konfliktipilv EESMÄRK VAJADUSED SOOVID V1: VõCa arvesse S1: Anda teisele teiste soove poolele järele E: Edukas suhe S2: MiCe anda V2: Olla austatud teisele poolele järele © Kalev Kaarna
- 48. 48 Tüüpiline konfliktipilv EESMÄRK VAJADUSED SOOVID V1: Saavutada olulisi S1: Minna eesmärke muutustega kaasa E: Olla enesekindel ja rahul V2: Tagada S2: MiCe minna turvatunne muutustega kaasa © Kalev Kaarna
- 49. 49 Eeldused V2-S2 seose vahel SELLEKS, ET “V2. TAGADA TURVATUNNE”, TULEB “S2. MITTE MINNA KAASA MUUTUSTEGA”, SEST: EELDUS LAHENDUS 1) IGASUGUNE muutus 1. Leian viisi muutuse vähendab turvatunnet elluviimiseks, mis ei vähenda üldse turvatunnet 2) IGASUGUNE turvatunde 2. Risk tekib ainult väga kadu rikub mu elu lühikeseks perioodiks © Kalev Kaarna
- 50. 50 Aafrika loo lõpp © Kalev Kaarna
- 51. 51 Tegelikudkonfliktid ja töötavad lahendused Seaduse Õiglased ja (ise) Teenuse- Kokkulepitud jõustamise reeglid, millal ja pakkumise jõustatavad kuhu investeerida konflikt seadused konflikt ja millal mitte Hinnakujundus Kes saavad, Hinnakujunduse Maksmise maksavad rahas. lähtub kliendi konflikt konflikt väärtushinnangust Kes ei saa, oma tööga © Kalev Kaarna
- 52. 52 TAKISTUSED Õiglased ja (ise) “JAH, AGA…” jõustatavad seadused T1. VE.1 VE.6 NT1. Kokkulepitud T2. VE2. reeglid, millal ja VE7. NT2. kuhu investeerida ja millal mitte T3. VE3. VE8. NT3. Hinnakujundus lähtub kliendi T4. VE4. väärtus- VE9. NT4. hinnangust Kes saavad, maksavad rahas. T5. VE5. Kes ei saa, oma VE10. NT5. tööga © Kalev Kaarna
- 53. 53 Tööde hakkimise ülesanne 1. variant – hakime projekte 2. variant – ei haki — Kui paljudel tuli vigu esimese variandiga? — Kui palju tegite kiiremini teise variandiga? © Kalev Kaarna
- 54. 54 Esmased juhised — Tee kindlaks, et kõik saavad probleemist ühtmoodi aru — Veendu, et osapooled on lahendusega nõus — Pane kirja takistused lahenduse teostamiseks — Kes oskab öelda takistuse, oskab suure tõenäosusega pakkuda ka lahenduse — Planeeri lähtudes lõpptulemusest — Ebamäärase projek1 puhul pane kirja kolm stsenaariumit — Minimeeri tööde hakkimist — Isikliku aja juh>miseks loe eestlaste kirjutatud © Kpikuid õ alev Kaarna
- 55. 55 www.ut.ee/ideelabor — Tiimide moodustamine: bit.ly/>imid — Ideede esitamine TÜ ideelaborisse: bit.ly/ideelabor Kontakt: Kalev Kaarna: kalev.kaarna@ut.ee Taskutelefon: 53 416 194 © Kalev Kaarna