O pracy warsztatowej i robieniu warsztatów (nie tylko kreatywnych) z klientem w kontekście UX designu słyszał (i praktykował) chyba każdy. Co jednak zrobić, gdy klient uparł się na mieszkanie po niewłaściwej stronie Atlantyku, a my nie jesteśmy w stanie teleportować się całym zespołem, by kreatywnie się zwarsztatować? Prezentacja stara się przybliżyć nieco swoich doświadczeń związanych z rozwiązywaniem tego oraz podobnych scenariuszy. Opowiada o tym, co i jak warto zrobić, by przeprowadzić efektywną sesję warsztatową w wersji online, by wyciągnąć z niej jak najwięcej, a przy okazji nie zwariować ;) Prezentacja przygotowana przez Małgorzatę Kisielewską oraz Marię Borowy na prelekcję w ramach Tipi UX w Poznaniu.

1. Jak przeżyć
“kreatywne” warsztaty online
i nie zwariować

2. Agenda prezentacji
1. Kim jesteśmy, co robimy
2. Skąd pomysł na robienie warsztatów on-line?
3. Jak to wygląda?
4. Plusy i minusy
5. Checklista
6. Pytania

4. +60 osób
+17 kraje
+18 stref czasowych

6. Opracowanie koncepcji nowego produktu / usługi
Sesja scopingowa projektu
Włączenie nowego zakresu funkcjonalności w już
istniejący produkt
Kickoff projektu
Wyzwanie projektowe / konkretny problem do
rozwiązania

7. Interaktywna praca, z wykorzystaniem technik
warsztatowych, prowadzona za pośrednictwem
narzędzi do wideokonferencji oraz pracy zdalnej.
Przeprowadzane są w sytuacji, gdy nie ma możliwości
spotkania “face to face”.
Warsztaty Online

8. Raczej (koordynowana) praca indywidualna niż warsztatowa praca zespołowa.
Warsztaty Online Warsztaty Offline
Raczej wideokonferencja niż spotkanie teambuldingowe.
Bardziej formalny charakter niż typowa warsztatowa sesja kreatywna.

9. Dlaczego czasem
jesteśmy
zmuszeni do
pracy online?

11. Najczęściej
wykorzystywane
narzędzia

13. Potencjalne inne
narzędzia do
wykorzystania

16. Wady
warsztatów
online

17. Różnice w czasie i nakładanie się godzin (umówiliśmy się na 4, ale
kto i jakiego czasu? To PM czy AM?)
Gdy pracujemy mając dużą różnicę czasu lokalnego, to ktoś zawsze
jest niewyspany ;)
Różnica energii, z jaką pracujesz (efektywność zespołu, tempo)
Osoby, które się wdzwaniają i tylko nasłuchują sesji, bez czynnego
udziału, skupione na innej pracy
Ciężko wyegzekwować pełne zaangażowanie tu i teraz; pojawia się
problem łamania flow sesji warsztatowej

19. Problemy z blokowaniem niektórych programów/stron przez rządy
państw, np. w Zjednoczonych Emiratach Arabskich blokują Skype
Problemy z korzystaniem z narzędzi, np. Mural i nawigacja po nim
(PC vs Mac, touchpady)
Problemy z łącznością - zawsze prędzej czy później pojawiają się
jakieś problemy techniczne
Czysty pragmatyzm, czyli zakładaj, że jest źle - nigdy nie wiesz jak jest
widoczny Twój materiał na rzutniku u klienta (np. słaby rzutnik)
Brak whiteboarda/wieczny problem z rysowaniem lub tłumaczeniem
czegoś na szkicach

22. Zalety
warsztatów
online

23. Czytelność materiałów (nie ma problemu z odczytaniem pisma)
Mniej śmieci
Interaktywność, kopiuj - wklej, embedy itd.
Integracja z innymi narzędziami: jira, slack
Łatwiej i szybciej opracowuje się materiały po warsztatach online

26. Transparentność, klient może monitorować pracę zespołu
Klient ma dostęp do materiałów cały czas, także zaraz po
zakończeniu sesji warsztatowej
Jest czas na dodatkowe badania i analizy pomiędzy sesjami

27. Mural, Trello, Confluence, prezentacje Google pozwalają na zbieranie i
komentowanie wszelkich inspiracji i podobnych rozwiązań
Zebranie materiałów graficznych i linków od klienta w jednym miejscu -
łatwy dostęp

28. Możliwość kontynuacji pracy po warsztacie offline - warsztaty hybrydowe

29. Warsztaty online bywają bardziej wyczerpujące niż
warsztaty offline, ale z (bardzo) dobrym
przygotowaniem, da się osiągnąć satysfakcjonujący
wynik.
Wniosek:

30. Checklista: o czym musisz pamiętać
przygotowując warsztat online?

31. Przygotuj agendę z uwzględnieniem przerw i maksymalnym czasem trwania sesji
3-4 godziny.
Umawiając się na calla zawsze doprecyzuj strefę czasową. Poproś klienta o
potwierdzenie zaproszenia w kalendarzu.
Ustal sposób komunikacji - narzędzie do wideokonferencji.
Zgromadź materiały i przygotuj “przestrzeń” do pracy w narzędziu, z którego
będziesz korzystać.
Zadbaj o dostęp do narzędzi dla uczestników przed spotkaniem, upewnij się, że
utworzyli konta, skonfigurowali co trzeba.

32. Zainwestuj w dobry mikrofon (jabra) i kamerę do telekonferencji. Sprawdź
ustawienia do konferencji.
Wykonaj próbny call przed rozpoczęciem właściwej sesji.
Przedstaw zasady warsztatu online, np. że pracujemy wspólnie, czyli wszyscy mają
prawo do edycji, dokładania elementów, komentowania.
Wytłumacz działanie i sposób nawigacji w narzędziach do pracy online.
Bądź przygotowany na plan B i C a może i nawet D.

33. Dziękujemy za uwagę
m.kisielewska@merixstudio.com m.borowy@merixstudio.com

34. Pytania?