Inspirerende kijk op Strategische Personeelsplanning bij gemeenten door Gerard Evers.

1. Strategische
Personeelsplanning
Inspiratiemiddag A+O fonds Gemeenten
13 april 2015, 1400-1445 uur, Amersfoort

2. Dr. Gerard Evers
• Oud-hoogleraar Human Capital Valuation
• Econometrist
• Redacteur diverse HR-tijdschriften
• Directeur EuroHRM
Tilburgseweg 117
5051 AC Goirle
gerard@eurohrm.nl
06 53465225

3. Meerdere boeken over SPP
1993: HR3P 1999: strategie 2014: scenario’s

4. Klanten en projecten SPP
Rijksoverheid, ministeries
Gemeenten, provincies
Universiteiten, HBO’s
Vervoersbedrijven
Zorgsector
Supermarkten
Oliemaatschappijen
Water en energiesector
Etc.

5. SPP, Procrustes en maatwerk
• Praktijkervaringen bij meer dan 300
organisaties. Een rits aan complexiteit
en pragmatisme. Anything goes….
• SPP mag niet een procrustes’ bed
worden.
• Elke organisatie heeft andere maten en
mogelijkheden
• SPP is en blijft maatwerk.
SPP = PDP:
Proces
Data
Product

6. Urgentie en motivatie
SPP is geen doel op zich, maar een middel.
Commitment in de lijn is cruciaal voor
succes.
1. Op welk probleem van de lijn moet SPP
antwoord geven?
2. Wat denk je dat het gaat opleveren?

7. Scope en scale
3. Waar (voor welke functies?) levert SPP
het meeste op?
4. Waar zit betrokkenheid en motivatie
om ermee aan de slag te gaan? Betrek de
juiste mensen.
5. Wat gebeurt er nu al? Bouw voort op
wat er al is (proces, data, product).

8. Uitgangspunten SPP
• HRM is verweven met organisatiebeleid
• HRM is gericht op benutting van
resources en ontwikkeling van waarde
en potentieel
• SPP vereist intensieve samenwerking
tussen lijnmanagement en HR.
• SPP maakt deel uit van Planning &
Control cyclus
• SPP is een managementinstrument,
• HR faciliteert waar nodig

9. Strategisch
organisatiebeleid
Strategisch
HR Beleid
PIOFACH:
personeel,
inkoop,
organisatie,
financiën,
automatisering,
communicatie,
huisvesting.
Strategische
personeelsplanning
(1)
(2)
(3)
(4)

10. Alice: “Cheshire Puss, would you tell me, please,
which way I ought to go from here?'
`That depends a good deal on where you want to get
to,' said the Cat.
`I don't much care where--' said Alice.
`Then it doesn't matter which way you go,' said the
Cat.
`--so long as I get SOMEWHERE,' Alice added as an
explanation.
`Oh, you're sure to do that,' said the Cat, `if you only
walk long enough.’”
Cheshire the Cat …………
Als je niet weet waar je heen gaat, zal elke weg je er brengen…..
Carol Lewis, “Alice in Wonderland”

11. SPP als proces
Vlootschouw
Succession planning

12. 8 bouwstenen
1. In- en externe analyse
2. Scenarioanalyse
3. Toekomstig gewenste formatie
4. Huidige bezetting
5. Externe arbeidsmarktontwikkelingen
6. Toekomstige verwachte bezetting
7. Confrontatie en beleidsdiscussie
8. Cocktails en actieplannen

13. Bouwstenen voor SPP
x
13
Nu
Straks
Formatie Bezetting
Gewenste
formatie
Visie,missie,
strategie,
omgeving,etc.
K³R
DynamiekIDU
Vraag
Intern
Verwachte
bezetting
Cocktail van beleid,
instrumenten en
acties
ScenarioScenario
Gaps
Boventalligheid
Vacatures
Extern
Aanbod
K³RK³R
K³R
Beleidsdiscussie
- Kwantiteit
- Kwaliteit
- Kosten
- arbeidRelaties
K³R =
Scenario’s
alternatieven,
bv auto-
matisering,
uitbesteding
werving,
opleiding,
doorstroom,
flexpool, etc
Vergrijzing
Mobiliteit
Schoolverlaters
Krapte
Conjunctuur
Loonniveau’s
Flexibiliteit
Etc.
1
4
2
5
63
7
8

14. SPP = K3R = schaken op 4 borden
1. Right size: kwantitatief (handjes)
2. Right shape: kwalitatief (hersens)
3. Right costs: arbeidskosten (euro’s)
4. Right agility: veerkracht (arbeidsrelaties)

15. Geen SWOT maar TOWS
• Van buiten naar binnen redeneren
• Strategie: plan A, B, C, D,
en niet “KWW”
• Toekomst is niet voorsPelbaar, wel
voorsTelbaar

16. Bouwsteen 3 Gewenste formatie
1. Per scenario de organisatiestrategie duiden. Wat
ga je als organisatie in die specifieke wereld
doen? Positionering.
2. Consequenties voor gewenste formatie
Drie draaiknoppen:
–Welke producten en diensten,
–Welke functiemix,
–Welke efficiency (bruto-netto)?
1. Per scenario invulling geven aan K3R:
–Welke kwantiteit,
–Welke kwaliteit,
–Welke kosten,
–Welke flexibiliteit?

17. Strategievoorbeeld
Operational
Excellence
Operational
Excellence
Customer
Intimacy
Customer
Intimacy
Product
Leadership
Product
Leadership

18. Hoe pakken we dat meestal aan?
•Zelf leren doen: workshops (3 uur)
•Per unit 2-3 personen (lijn, staf)
•Centrale ondersteuning vanuit F (data)
•Per workshop 1 of 2 bouwstenen
•Tussentijds huiswerk (doorloop 4 weken)
•Regelmatig feedback en inloopspreekuur
•Eindrapportage opstellen
•Ondersteuning (literatuur, rekenmodellen)

19. Wat leer je met SPP?
Koppelen van HR-denken aan bedrijfsmatig
denken. Transparant omgaan met
kwantitatieve en kwalitatieve gegevens.
•Proces: samenwerken, afstemmen, opvragen,
presenteren
•Data: integreren P-data, F-data, kwaliteiten
•Product: PFM, scenario’s, VNA, HR3P, IDU,
bezettingsprognoses, financiële aspecten, gap-
analyse, simulatie van beleidsvarianten

20. Enkele highlights….

21. Wat haal je uit je data?
21

22. 22

23. HR3P
achterblijvers 31% werkbijen 44%
onderpresteerders diesels
vraagtekens 5% goudhanen 20%
groeipotentieel toppers
Performanceniveau
laag hoog
laag
hoog
Potentieel
23

24. Wat maak je, wie maakt het en hoe
maken we het?: PFM
product junior medior senior leiding totaal
Basisregi-
straties
2.000 5.000 20.000 3.000 30.000
Gemeente-
werken
3.000 6.000 10.000 1.000 20.000
Vastgoed 1.000 1.000 0 0 2.000
WMO en
jeugdhulp
4.000 8.000 10.000 6.000 28.000
totaal 10.000 20.000 40.000 10.000 80.000

25. Step in gemeente X
Dimensie Variabele Impact Onzekerheid Keuze
Sociologisch Mondige burger xx x
Krimp/ontgroening
Technologisch ICT xx x
Economisch Conjuctuur xxx xxx Driver
Politiek Taakstelling xxx x
Transitie xxx x
Samenwerking xxx xxx Driver
Keuzes Raad/ collegevan
B&W
xxx x
J

26. Scenario’s
J
Samenwerking +/+
Conjunctuur -/- Conjunctuur +/+
Samenwerking -/-

27. "variantie"
afdeling/team fte fte % groei fte % groei (max-min)/huidig
financien 5,9 5,4 -9% 5,9 0% 9%
comm ICT HRM 16,6 12,6 -24% 14,5 -13% 11%
basisregistraties 19,3 15,6 -19% 18,6 -4% 16%
KCC Vergunningen 22,5 20,5 -9% 21,3 -5% 4%
facilitair 20,6 17,4 -15% 17,0 -17% -2%
wmo, jeugdhulp 8,7 29,5 238% 26,1 198% -40%
beleid 14,9 15,7 5% 13,9 -7% -12%
gem werken binnendienst 18,6 17,5 -6% 18,6 0% 6%
gem werken buitendienst 36,6 33,5 -8% 36,6 0% 8%
VGL grondzaken/LO 11,9 10,9 -8% 16,4 37% 46%
VGL vastgoed 7,9 6,9 -12% 9,3 18% 30%
FTH fysiek beleid 14,2 12,2 -14% 14,6 3% 18%
FTH toezicht en handhaving8,4 5,9 -30% 9,2 10% 40%
TOTAAL 206,3 203,7 -1% 222,1 8%
huidig scenario 1 scenario 4

28. Vaststellen gaps
Verwachte
bezetting
Gewenste formatie
Scenario 1
Gewenste formatie
Scenario 4
Kwantiteiten
-Vraag per functiegroep
Kwaliteiten
-Specifieke competenties
Kosten
-Gemiddelde pers. Kosten
-Loonkosten
Arbeidsrelaties
-Zelf doen / uitbesteden
-Contract (omvang / type)

29. Bouwsteen 8: oplossingsrichtingen
1. Welke sturingsinstrumenten zijn er
mogelijk? Cocktail.
2. Rubik-puzzel

30. 30
Met SPP beeld van
“Key-players”
• Retentieplan:
• POP
• Beloning- en bonusbeleid
• MD
• Opleiding(en)
“Te Bewegen”
• Potentieelbeoordeling
• Ontwikkelingsplan
• Mobiliteitsplan
• Outplacement
“Huidige kern”
• Potentieelbeoordeling
• Ontwikkelingsplan
• Mobiliteitsplan
• Outplacementplan
• Flexibiliseren
“Prospects”
• Recruitprogramma
• MD
• (om)Scholing
• Samenwerking externe leveranciers
“Onbenut Potentieel”
• Alternatieve inzet
• Tijdelijke uitleen
• Retentiebeleid
• Tijdelijk flexibiliseren
“tijdelijke krachten”
• Tijdelijke inhuur
• Tijdelijk dienstverband
• Collegiale inleen
“Most
wanted”
• Recruitment
• MD/TD
• (om)Scholing
straks nodig
nu
aanwezig
nu
nodig
1
2
3
4
5
7
6
(bron: Randstad)

31. Tips – Ken de valkuilen
Onderschatting:
“SPP, daarvoor kunnen we wel
een stagiaire inschakelen”.
Voor het opzetten van een
SPP is een multidisciplinair
team nodig.
•Projectleider/coordinator
•Management – visie
strategie scenario’s
•HR – beleid, faciliteren
proces
•ICT – data / systeem

32. Terugkijken….

33. Met SPP een zonnige toekomst tegemoet…..