Dokumen ini menjelaskan cara pembuatan dan penyuntingan database menggunakan Microsoft Excel, termasuk langkah-langkah pengaturan tool form dan pengelolaan record data. Pengguna diajarkan cara mencari, menambah, menghapus, dan memodifikasi data dalam database, serta pentingnya struktur yang benar dalam pembuatan database. Selain itu, dibahas juga kriteria pencarian dan penyusunan field untuk memudahkan akses data.

1. PENGOLAHAN DATABASE (1) :
Materi # 5 Pembuatan database dapat dilakukan dengan banyak cara. Salah Apabila suatu saat anda mungkin perlu menyunting database yang sudah
12 Bekerja Dengan WorkbookFORM
INPUT DENGAN DATA
dan Sel(II)
satunya adalah menggunakan fasilitas Data Form
Langkah-langkah :
1. Pasanglah tool Form pada Quick Access Toolbar. Caranya: masuk pada Excel
anda ketikkan, selain dengan mengubah langsung pada database yang
ada, dapat juga dengan langkah-langkah berikut :
1. Sorotlah range dari database yang akan disunting (mencakup nama field, berikut
Options (klik File (untuk Ms. Excel 2010) | Option | Quick Access Toolbar ). dengan seluruh data yang ada dibawahnya).
Pada Ms. Excel 2007, klik tombol Dialog Box Launcher pada Quick Acces 2. Pilih dan klik tool Form. Kotak dialog seperti pada gambar 3 akan ditampilkan,
uatu kumpulan data disebut database. Data base pada lembar kerja Excel Toolbar hanya saja record datanya sudah tercantum.
merupakan range yang berisikan data yang disusun berdasarkan baris dan  Gunakan baris penggulung tegak untuk mencari record data yang akan
kolom. Setiap kolom mengandung data sejenis, misalnya KODE, NAMA, SATUAN, 2. Pada bagian Customize the Quick Access Toolbar, pilihkah All Commands anda sunting.
pada bagian Choose command from, kemudian carilah Form kemudian  Gunakan tombol tanda panah ke bawah untuk maju ke record data
HARGA, ALAMAT, KOTA dan sebagainya. Kolom-kolom ini disebut field dan setiap Add>>, sampai muncul tool Form pada kotak sebelah kanan. Periksa di Quick berikutnya dan gunakan tombol tanda panah ke atas untuk mundur ke
field harus mempunyai judul kolom atau nama field. Access Toolbar, maka tool Form akan terpasang. record data sebelumnya.
Daftar Data Pegawai PT. CAHAYA SURTA merupakan salah satu contoh lembar kerja yang  Klik tombol Find Prev untuk mundur satu record ke record data
sebelumnya dan klik tombol perintah Find Next untuk maju satu record ke
berbentuk database. Lihat Gambar judul yaitu NIP, NAMA, ALAMAT, KOTA, GOL., STATUS 3. Buatlah judul laporan untuk melengkapi database yang akan anda buat. Buatlah record data berikutnya.
dan ANAK. Data lengkap setiap barang ditempatkan di setiap baris di bawah baris judul seperti berikut ini :  Klik tombol perintah Criteria apabila ingin mencari record data dengan
(nama field atau judul kolom). Setiap satu baris data disebut dengan satu record. kriteria tertentu. Sebagai contoh bila anda ingin mencari nama pegawai
Database data pegawai PT. CAHAYA SURYA berarti mempunyai 4 record data. yang bernama Heri, maka anda cukup ketikkan pada kotak isian NAMA
nama Heri. Untuk melihat nama lain yang namanya diawali Heri cukup
anda klik tombol perintah Find Prev untuk mencari mundur dan klik
tombol perintah Find Next untuk mencari maju.
CATATAN :
 Pada kriteria pencarian data, anda dapat juga menggunakan salah satu
operator pembanding berikut ini :
= sama dengan
4. Tab lembar kerja (sheet) sebaiknya diberi nama. Ganti Sheet 1 dengan nama < lebih kecil dari
Daftar Data Pegawai. > lebih besar dari
5. Sorotlah range yang mencakup seluruh nama field (judul kolom) sebagai baris <= lebih kecil atau sama dengan
judul berikut dengan satu baris kosong dibawahnya. >= lebih besar atau sama dengan
6. Pilih dan klik tool Form <> tidak sama dengan
yang tadi. Kotak dialog Sebagai contoh bila anda ingin mencari pegawai yang jumlah
Beberapa aturan yang perlu diperhatikan dalam penulisan dan penyusunan yang muncul akan anaknya lebih dari 2 orang, maka ketikkan pada kotak isian ANAK
database : mengkonfirmasikan kepada operator relasi >2. Apabila daftar tersebut mempunyai beberapa data
1. Nama field (judul kolom) database hanya boleh berada di satu baris anda bahwa satu baris pegawai yang jumlah anaknya > 2, maka untuk menampilkan data
paling atas dari range yang lainnya klik tombol perintah Find Prev untuk mencari mundur dan
judul. Sehingga bila anda memerlukan dua baris judil seperti pada
anda sorot akan digunakan klik tombol perintah Find Next untuk mencari maju.
contoh berikut : sebagai baris judul. 3. Setelah record data yang anda cari ditampilkan, lakukan penyuntingan
NAMA HARGA 7. Klik OK. Kotak dialog data sesuai keingin anda, kemudian klik Close.
BARANG PEMBELIAN berupa formulir pengisian
Handphone 500000 data akan ditampilkan : CATATAN :
Komputer 950000 8. Ketiklah data persediaan  Selama anda belum pindah record data atau keluar dari record data
maka yang dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja, yaitu barang yang anda inginkan yang sedang anda sunting, anda dapat membatalkan penyuntingan data
BARANG dan PEMBELIAN pada kotak isian yang yang sedang dilakukan dengan menilih tombol perintah Restore.
2. Pada suatu database, tidak boleh ada nama field yang sama. disediakan. Apabila  Apabila record data tertentu sudah tidak dibutuhkan lagi, anda dapat
bermaksud menambah data
3. Jangan menggunakan nama field yang sama dengan penulisan suatu menghapusnya menggunakan langkah berikut :
persediaan barang lainnya,
alamat sel, seperti misalnya M25, H80, am125. klik tombol perintah New 1. Cari record data yang akan dihapus
4. Program Excel akan mengganggap bahwa semua isi baris yang ada di atau tekan enter. Isilah 2. Klik tombol Delete. Kotak dialog yang mengkonfirmasi
bawah nama field adalah data. Jadi sebaiknya antara nama field dengan dengan data yang penghapusan record akan ditampilkan.
datanya jangan diselingi dengan baris kosong atau baris yang berisi ditampilkan pada gambar 3. Klik OK.
lambang-lambang lain karena baris tersebut akan dianggap sebagai pertama.
data. Bila hendak mengakhiri penggunaan formulir pengisian data, klik tombol Sumber : 36 Jam Belajar Komputer Microsoft Excel 2000 |
Close. Hasil akan diperlihatkan seperti pada gambar pertama. Belajar Sendiri Microsof Office Excel 2003 | Private Experience
Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007
12