Un case study che spiega come l'applicazione del Coaching Creativo ad un cambiamento organizzativo. In che modo coinvolgere le persone e farle partecipare al cambiamento? Come scatenare il processo creativo per potenziare le risorse e migliorare l'organizzazione? Quali tecniche scegliere per produrre idee, risolvere le criticità e realizzare progetti concreti?

1. Coaching Creativo per
l’empowerment organizzativo
case study
KAIROS SOLUTIONS srl | Coaching Creativo | via A. Morelli 10 00197 Roma
Tel: 06.92957552|info@kairossolutions.it| www.kairossolutions.it

2. L’azienda cliente
Il case history, presentato in occasione del convegno Training Strategies for HR Leaders,
organizzato da Business International (18 giugno 2014 Hotel Westin Palace), descrive un
percorso integrato di Coaching Creativo finalizzato al cambiamento, al miglioramento
organizzativo e all’incremento delle performance dello Staff Controllo di Gestione di
un’azienda partecipata dal Ministero del Lavoro.
La formazione in questa azienda si pone l’obiettivo di individuare e realizzare le
iniziative necessarie ad assicurare a tutte le unità organizzative, risorse umane in
possesso di competenze professionali adeguate.
Con la metodologia del Coaching Creativo tra il 2012 e il 2014 abbiamo realizzato tre
interventi:
ü Team Building con lo Staff Risorse Umane
ü Empowerment organizzativo con lo Staff Controllo di Gestione
ü Realizzazione di un processo di intervento sulle crisi complesse con l’Area Welfare to
Work
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3. Il percorso, svolto tra la fine del 2012 e la fine del 2013, è nato dall’esigenza del responsabile
dello Staff Controllo di Gestione, di incrementare le performance del suo staff di 30
persone, elevare il livello di motivazione e risolvere alcune criticità attraverso un
cambiamento organizzativo.
Il commitment della dirigenza è stato particolarmente rilevante per l’ambizioso progetto,
perché ha facilitato in ogni sua fase il coinvolgimento e la partecipazioni attiva delle risorse.
La nostra società ha collaborato con la responsabile del Servizio Formazione, a partire
dall’analisi delle esigenze, fino al follow-up conclusivo.
Il Coaching Creativo per l’empowerment organizzativo è stato un percorso complesso ed
integrato costituito da interventi di team building, team work, team coaching e change
management.
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Il percorso di Coaching Creativo

4. 3
Nella prima fase analizziamo
a fondo le esigenze formative con
il servizio formazione
Elaboriamo la progettazione in dettaglio,
focalizzata su output precisi, scegliendo
tecniche creative originali basate sulla
metodologia del Coaching Creativo.
Nelle fasi successive realizziamo varie
riunioni con il cliente interno
per conoscere struttura e funzioni
del team, analizzare le criticità,
scegliere i partecipanti e focalizzare
gli obiettivi
Calibriamo l’intervento lavorando
in ogni fase in partnership con il
Servizio formazione e il cliente interno
coinvolgendo anche le prime linee
Segue la macro-progettazione
confezionata “su misura”.
Le tecniche, gli scenari di simulazione
e l’organizzazione del lavoro
rispondono alle esigenze riscontrate
Segue la comunicazione ai partecipanti
da parte del servizio formazione e
l’inizio dei lavori
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Come progettare il percorso?

5. 4
Team Work
residenziale
2 giornate
Problem
Solving
Creativo
1 giornata
Ristrutturazio
ne creativa
1 giornata
Team
coaching
6 giornate
Integrazione
1 giornata
Team work
residenziale
2 giornate
Follow up
1 giornata
Le 7 fasi del percorso
14 giornate di lavoro in 12 mesi

6. Obiettivi:
• facilitare i flussi di comunicazione
• creare un clima di fiducia e collaborazione
• approfondire la conoscenza dei processi aziendali, dei ruoli e delle attività
• condividere e allineare terminologie e priorità
I partecipanti sono stati suddivisi in 5 gruppi di lavoro. In questa fase abbiamo alternato in
modo serrato, il team work e l’attività di simulazione per innescare il processo creativo nei
partecipanti e facilitare la realizzazione degli output. Attraverso il modello multi-schermo lo
Staff ha individuato e rappresentato graficamente le diverse dimensioni aziendali: l’azienda,
lo Staff e le persone coinvolte. In seguito ogni sottogruppo ha disegnato una
rappresentazione dell’organigramma dello Staff, mettendo in luce la differente percezione
dell’organizzazione e dei flussi tra i vari membri di uno stesso staff. Infine i partecipanti
hanno tracciato lo storyboard dei processi organizzativi, individuato un simbolo per
ognuno di essi, al fine di ancorarne la percezione, descrivendo lo stato di ottimizzazione, gli
stakeholder coinvolti e le eventuali criticità.
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Fase 1 Team Work residenziale
Comunicare, conoscere, allineare

7. Obiettivi:
analizzare le criticità e trasformare i problemi in obiettivi
Il lavoro si è svolto partendo dall’organigramma dello staff, sul quale i partecipanti, in
sottogruppi, hanno tracciato i flussi di comunicazione inefficaci, per individuare le
tipologie di criticità, le cause, il processo e le attività, le persone coinvolte e le proposte
operative. Ogni sottogruppo ha poi illustrato e discusso in plenaria le proprie analisi. Lo
Staff ha scelto i principali obiettivi su cui lavorare nelle fasi successive.
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Fase 2 Problem solving creativo
Analizzare e trasformare

8. Obiettivi:
pianificare cambiamenti ed innovazioni utili al miglioramento organizzativo
I partecipanti hanno analizzato le criticità aziendali, attraverso una prospettiva
costruttiva, aggregandole per delineare le principali problematiche del servizio. Si è poi
passati ad evidenziare gli elementi di positività da valorizzare e ad elaborare le
soluzioni attraverso la produzione di simboli, immagini, metafore. A questo punto, i
partecipanti hanno identificato nuovi obiettivi, impostando 6 progetti speciali (archivio
organizzato, funzionigramma, calendario condiviso, manuale Sap, indicatori di efficienza
e visione complessiva del servizio) in grado di risolvere le criticità mappate, apportando
le opportune innovazioni organizzative.
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Fase 3 Ristrutturazione creativa
Metaforizzare, migliorare, progettare

9. Obiettivi:
elaborare, pianificare e realizzare i progetti speciali
Sono stati costituiti 6 gruppi di lavoro per i progetti speciali, ognuno con un
responsabile ed una composizione mista, al fine di proseguire il lavoro di integrazione
avviato nelle fasi di lavoro precedenti.
I gruppi hanno lavorato periodicamente in sessioni di team coaching di due ore, per
conciliare l’attività dei progetti speciali con le attività quotidiane, evitando
interferenze con le perfomance aziendali. Al termine di 4/5 incontri, ogni gruppo ha
prodotto l’output auspicato.
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Fase 4 Team coaching
Valorizzare, migliorare, innovare

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Fase 5 Integrazione
Condividere, coordinare, organizzare
Obiettivi:
condividere i progetti speciali tra i diversi gruppi ed integrarli in un unico piano
di innovazione organizzativa
E’ stata la giornata della condivisione dei progetti davvero speciali , perché in grado
di aumentare il livello di integrazione, di collaborazione e quindi migliorare
realmente il clima in azienda.
Costruendo progetti in grado di elevare la qualità del lavoro, ridurre i tempi e gli
sforzi e quindi la conflittualità nel team, abbiamo iniziato a vedere concretamente i
risultati dell’intervento.
I partecipanti hanno organizzato incontri tra i gruppi e presentazioni reciproche dei
progetti, al fine di renderli parte integrante dell’organizzazione e facilitare le attività
quotidiane.

11. Obiettivi:
disegnare il nuovo assetto organizzativo
Il lavoro di team work si è svolto, come nella prima fase, con l’alternanza di momenti di
progettazione/rielaborazione e attività di simulazione, individuando uno scenario coerente
con l’obiettivo dello Staff: costruire nuovi confini e strutture organizzative.
I partecipanti hanno realizzato una mappatura delle attività dello Staff, costruendo una
mappa mentale completa e dettagliata, che ha contribuito ad approfondire la conoscenza
delle attività dei colleghi, aumentando così la cooperazione e il rispetto. Si è poi proceduto
a ridefinire le attività mappate, collegandole a nuove unità organizzative, disegnate in
modo coerente con le soluzioni individuate e con i progetti speciali realizzati.
I partecipanti hanno quindi costruito fisicamente alcune scatole organizzative,
collegandole tra loro con dei fili che rappresentavano i flussi di comunicazione, al fine di
sperimentare delle nuove modalità di scambiare informazioni e conoscenze e quindi
procedere alla creazione di un nuovo assetto organizzativo, efficace e condiviso.
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Fase 6 Team Work residenziale
Mappare, organizzare, ri-disegnare

12. Obiettivi:
verificare lo stato dell’arte dei progetti speciali, affrontare eventuali criticità e
consolidare le innovazioni del nuovo assetto organizzativo
Nella fase di follow up, dopo una breve presentazione del lavoro realizzato durante il
percorso, i gruppi che hanno lavorato sui progetti speciali, hanno condiviso risultati,
avanzamento lavori, eventuali questioni e criticità da risolvere, obiettivi futuri.
Nella parte successiva della giornata, i dirigenti dello Staff hanno introdotto il nuovo
assetto per funzioni e illustrato le attività necessarie per la nuova organizzazione.
Il lavoro seguente è stato dedicato al debriefing per chiarire eventuali dubbi e affrontare
questioni ancora in sospeso.
I partecipanti sono stati suddivisi in tre gruppi per creare rappresentazioni concettuali e
metaforiche del futuro. Sono state realizzate tre rappresentazioni che hanno completato
il modello multischermo iniziato la prima giornata: L’azienda, lo Staff Controllo di
Gestione e i membri dello Staff.
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Fase 7 Follow up
Condividere, valutare, celebrare

13. 12
Kairòs Solutions
liberare soluzioni
Kairòs Solutions è una società di consulenza, formazione e coaching che offre
interventi per sviluppare e applicare la strategia creativa, valorizzare le persone e
facilitare i cambiamenti nell’innovazione aziendale.
Il nostro payoff, “liberare soluzioni”, vuole trasmettere l’idea concreta che,
attraverso una precisa metodologia di intervento, è possibile aiutare persone e
aziende a liberare creativamente le migliori soluzioni, come espressione di
passioni, valori e competenze.
Negli ultimi 10 anni abbiamo costruito partnership con aziende e organizzazioni
per aiutarle a realizzare obiettivi di crescita e di miglioramento. Ci piace definirci
artigiani del cambiamento e dello sviluppo perché realizziamo interventi su
misura, costruiti sulle reali esigenze formative delle persone, che consideriamo
la risorsa più preziosa di un’azienda. Utilizziamo la metodologia del Coaching
Creativo per accompagnare le persone a partecipare al cambiamento
organizzativo, all’innovazione, all’evoluzione di sé, del team e dell’azienda.

14. Contatti
Simone Piperno
s.piperno@kairossolutions.it
Massimo Del Monte
m.delmonte@kairossolutions.it
Kairòs Solutions
Kairos Solutions s.r.l
P.I. 08655241001
via Alamanno Morelli n 10
tel: 06.92957552
info@kairossolutions.it
www.kairossolution.it
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