2. Remember The Milk は Getting Things Done(GTD) を実践するためのウェブベースタスク管理アプリケーションに求
められる全ての機能を備えています。しかし、圧倒的に柔軟なアプリケーションであるがゆえに、効果的な GTD マ
シンをセットアップするのに、いくつかの手順を要します。この記事で、David Allen 氏の Getting Things Done に基
づいた効果的なタスク・プロジェクト管理システムを構築するための、RTM のリスト・タグ・スマートリスト・場所
の使い方を紹介します。
優れた GTD システムとは・・
日々のタスク ( 例：「クリーニングを取りに行く」) やプロジェクト ( 例：「Web サイトを構築する」) を把握で111
きるシステムである。
週次レビューの実施が容易であり、プロジェクトごとのタスクを思いつくままに書き出すことができ、「次に222
やること」「他人依存」「連絡待ち」などのタスクを明確に分類できるシステムである。
タスクを仕事、家庭、電話、買物など、状況に応じた分類ができるシステムであること。そうすれば、その時々333
で実行すべきタスクを簡単に参照することができるはずです。
今日実行すべき重要なタスクに集中することができるシステムであること。444
GTD システムは、収集、処理、整理、レビュー、実行の 5 つのワークフローで構成されています。以下の RTM のセッ
トアップを含む設定手順に従い、頭の中にある全てのタスクやプロジェクトを信頼できる優れたシステムに預けるこ
とにより、完全な GTD ワークフローをサポートするシームレスなシステムを手にすることができます。重要なのは、
仕事、家庭などの分類ごとに今日すべきタスクのみが表示されたスマートリスト ( 検索クエリを保存したリスト ) を
利用することによって、より多くのタスクを効率よく処理できるようになるということです。
Remember The Milk のセットアップには 30 ～ 40 分程度かかります。このセットアップは、週次レビュー、タスク追加、
プロジェクトリストの追加や削除を実施するのに必要な設定で、一度設定してしまえば再度設定しなおす必要はあり
ません。
日々のタスクのための個人用、仕事用のリストを作成
まず最初に、日々の個人的 (Personal) なタスクや仕事上 (Work) のタスクを管理するため、「ps-Daily」と「wk-Daily」
の 2 つのリストを作成してください。「クリーニングに服を取りに行く」「4 月分携帯電話経費の申告」のような、プ
ロジェクトに属さない個人的または仕事上のタスクを把握するために使用します。プロジェクトに属さない仕事はこ
の 2 つのリストで管理しなければなりません。プロジェクトに属するタスクについては別のリストで管理します。( ス
クリーンショット中のタスクに付与されているタグについてはまだ気にしないでください。追って解説します。)
3. プロジェクトごとにリストを作成
次に、「マイホーム購入」「予算策定」などの個人的または仕事上のプロジェクト毎にリストを作成してください。「プ
ロジェクト」を、プロジェクトマネージャを必要とする複雑なチームによる作業と考えないでください。GTD の「プ
ロジェクト」とは、シングルタスクで管理することができない複数ステップの作業のまとまりを指します。プロジェ
クトは最低でも目的達成のための 3 つ以上のタスクを伴わなければなりません。3 つ足らずのタスクによる作業であ
れば、先ほど作成した「ps-Daily」「wk-Daily」リストにタスクを作成してください。ちなみに、プロジェクトリスト
名の先頭に「ps-」「wk-」のプレフィックスを付与することで、「ps-Daily」「wk-Daily」リストとともに、個人的なリ
ストと仕事上のリストがきれいにソートされます。
プロジェクトリストごとにゴール用タスク (S.M.A.R.T. ゴールが望ましい ) を作成してください。( ※ S.M.A.R.T. ゴー
ルとは、Specific( 具体的 )、Measurable( 測定可能な )、Achievable( 達成可能な )、Related( 関連性ある )、Time-
bound( 時間的に制約された ) を満たすゴールのこと ) RTM の 1 つのタスクとしてゴールを設けることで、プロジェ
クトリストを参照した際に、常に達成すべき目的のゴールを意識することができるようになります。例えば、夏前に
家を購入することがゴールであるのなら、「ps-BuyHouse」リストを作成し、「.. 近所の Greenwood Park で 3 つのベッ
ドルームと 2 つのバスルームを購入する」のようなゴールタスクを追加します。ゴールタスクの先頭に「..」を付与
することで、「ps-BuyHouse」リストの先頭に常にゴールタスクが表示されるようになります。プロジェクトに属す
る全てのタスクはゴールタスクを達成するためのタスクでなければなりません。
プロジェクトタスクを追加して『次にやること』タスクに「na」タグを付加
プロジェクトリストやリスト毎のゴールタスクを登録したら、プロジェクトの目的達成に必要な全てのタスクが登録
されるまでタスクを登録してください。週次レビューの際にプロジェクトリストのタスクを整理し、完了したタスク
は完了操作を実施し、依存関係のない ( すぐに実行可能な ) タスクに「na」タグを付与します。完了されたタスクは、
RTM によって自動的に除去されます。
例えば、下記のリストにおいて、「ps-BuyHouse」プロジェクトに 5 つのタスクを登録したとします。「na」タグが付
与されている「Email friends…」と「Close unused credit card accounts…」の 2 つのタスクは依存関係のない次にや
るべきタスクです。「Email friends for real estate agent recommendations( 不動産仲介業者について友人にメールす
る )」タスクを完了し、不動産仲介業者のリストを手にしたら、「Email real estate agents to set up interviews( 不動産
仲介業者に面談についてメールする )」タスクが『次にやること』となるので「na」タグを付与します。
4. 伝統的な GTD では週次レビュー時に『次にやること』だけを書き出すので、今実行することのできない、依存関係
のあるタスクを忘れやすいものです。このシステムでは思いついた全てのタスクをすぐに書き出すので、タスクの収
集や特定のプロジェクトの全てのタスクの管理が容易になります。『次にやること』のタスクにタグ付けをすることで、
プロジェクトを推進するのに必要な『次にやること』を明確にすることができます。
次に、タスクに特定の GTD コンテキストのラベル付けを行うため、RTM のタグ機能と場所機能を利用します。そして、
各コンテキスト (@Home、@Work、@Errands など ) によってグループ化された『次にやること』のタスクのみを表示
するスマートリスト ( フィルタ ) の作成方法を解説します。
コンテキスト (@Home、@Work、@Web など ) を生成するためのタグと場所の利用方法
コンテキストは GTD のキーとなるものの一つで、フィルタをかけて『次にやること』のみを抽出し、その瞬間実行
することのできるタスクのみを表示することができます。例えば、ダウンタウンにいる時はダウンタウンのタスクリ
ストを見ることができます。土曜の朝、どの買い物をするかを決めるために「@Errands( 買い物 )」のスマートリスト
を見ることができます。仕事中は「@Work」のスマートリストさえ確認すればよくなります。
「Home」「Downtown」「Work」などの物理的な場所を示
すコンテキストは、RTM の場所機能を利用して作成すべき
です。Google マップ連携機能によって効率的に場所機能を
活用することができます。事前に、タスクを処理すること
の多い場所を登録しておくとよいでしょう。私の場合、@
Home、@Work と @Downtown を登録しています。
「Web」「Calls( 電話 )」「Errands( 買い物 )」のような論理的
なコンテキストには RTM のタグ機能を利用します。タスク
詳細画面のタグ欄にこのタグを入力することで、自動的に
新しいタグが作成されます。カンマで区切ることにより、
同時に複数のタグを付与することも可能です。一部の人は
コンテキストタグの利用は価値がないと言いますが、私の
場合は「@web」「@call」「@errand」がとても役に立って
います。
上図は、タグに「@call」「na」、場所に「@Work」を設定したタスクのタスクです。たとえ「ps-Daily」リストに作成
された個人的 (Personal) なタスクであったとしても、平日にレストランの開店と同時にディナーの予約をいれること
になったら、場所に「@Work」を設定します。
登録した場所とタグは自動的に RTM のタグクラウド ( 右図
参照 ) に表示されます。タグクラウド上の場所やタグをた
だクリックするだけで、指定したコンテキストが付与され
た全てのタスクを簡単に参照することができます。コンテ
キストごとの『次にやること』のタスクを参照するための
より簡単な方法は、コンテキストごとにスマートリストを
作成することです。
タスクを特定のコンテキストに分類するためにスマートリストを作成
今まで紹介した日々のリスト、プロジェクト固有のリストは GTD ワークフローの最初の 4 つのフェーズ ( 収集、処理、
整理、レビュー ) をサポートします。従って、頭の中から全てのプロジェクトとタスクを取り出し、信頼できる優れ
たシステムに預けることができます。RTM のスマートリストは最後の最も重要なフェーズ「処理」に意識を集中させ
てくれます。
RTM のスマートリストには検索文が保存されます。RTM の検索は、タスクをフィルタリング・グルーピングするた
5. めの驚くほど多くの効果的な検索オペレータをサポートしています。プロジェクトリストはプロジェクトに属する全
てのタスクを参照するのにとても便利です。スマートリストは家庭で、仕事中に、Web で『次にすべき』タスクの
みを見るために使用します。
上図は私の「Errands( 買い物 )」リストです。右側のリストタブには「@errand」かつ「na」タグの付与されたスマー
トリストであることが表記されています。そうです、このリストは「Errands( 買い物 )」のタスクのうち『次にやること』
のみが表示されているリストになります。
私の場合、もうちょっと複雑なスマートリストを作成しています。昼間にダウンタウンで働き、買い物をするよう
になってからは、仕事上の『次にやること』のタスクと、ダウンタウンですべき全てのタスク (「クリーニングに
取りに行く」など ) をそのスマートリストに表示する必要がありました。スマートリストの検索クエリは「tag:na
AND (location:@work or location:@downtown) AND NOT dueAfter:”2 weeks from today”」となります。「AND NOT
dueAfter:”2 weeks from today”(2 週間以上先のタスクを含まない )」を使用するのは、直近の必要なタスクに集中す
るために、2 週間以上先のタスクを全て排除するためです。
ダウンタウンですべきタスクをスマートリストに設定してからは、「クリーニングに取りに行く」タスクは買い物リ
ストと仕事のリストの両方に表示されます。買い物リストを見るとき、スマートリストは仕事中の昼食時間や土曜に
処理するタスクに柔軟性を与えてくれます。
最近、私は最も重要なタスク (Most Important Tasks) のみを表示する「@Work-MIT」スマートリストも追加しました。
次にやることのリストが溜まってきたときは、このスマートリストから実行します。下の表を見てもらえば分かるよ
うに「@Work-MIT」スマートリストは今週中の優先度が 1 または 2 のタスクのみを表示します。「@Work-MIT」スマー
トリストのタスクを全て完了してから「@Work」スマートリストに戻るようにしています。
以下に私が毎日使っているスマートリストを紹介します。これらのスマートリストの全てが『次にやること』のみを
表示するために「tag:na」を含んでいることに注目してください。
6. スマートリスト名 スマートリスト クエリ
@Home tag:na AND location:@Home
@Calls tag:na AND tag:@call
@Errands tag:na AND tag:@errand
@Web tag:na AND tag:@web
@Work tag:na AND (location:@work or location:@downtown) AND NOT dueAfter:”2 weeks from
today”
@Work-MIT tag:na AND (location:@work or location:@downtown) AND NOT dueAfter:”1 week from
today” AND (priority:1 OR priority:2)
他人依存リスト、いつかやる / 多分やるリスト
いくつかのタスクは他人に依存していますが、それらのタスクについても完了されたことを確認できるように動向を
把握しておく必要があります。例えば、とりかかっているウェブサイトプロジェクトで、同僚がウェブサイトの新し
いロゴのデザインが終えるのを待っている場合など。これらのタスクは他人依存のタスクなので、『次にやること』
とは分けて管理する必要があります。『次にやること』のタスクには「na」タグを付与しましたが、他人依存のタス
クには「wait」タグを付与します。
他人に委任した全ての作業は「wait」タグが付与された他人依存のタスクとして登録しなければなりません。他人依
存のタスクには委任者の名前 ( 私の妻は「k」、同僚は「Aaron」など ) をタグとして付与します。「Aaron」などの委
任者の名前のタグはタグクラウドに表示されます。クリックすることで「Aaron」に委任した全てのタスクを表示す
ることができます。来たるべき Aaron とのミーティングの際に特に役立ちます。
スマートリスト名 スマートリスト クエリ
Wait-Personal tag:wait AND NOT location:@work
Wait-Work tag:wait AND (location:@work or location:@downtown)
GTD システムの仕上げに「ps-Someday」「wk-Someday」リスト ( スマートリストではありません ) を作成してください。
これらは、プライベートや仕事上でいつか / 多分やるプロジェクトを管理するためのリストです。例えば「世界中をヨッ
トで旅する」「『戦争と平和』を読む」「ウェブサイトのデザイン変更」などです。
いつか実現したいと考えている全てのプロジェクト、タスクをいつか / 多分やるリストに登録してください。「@
Work」などのスマートリストに表示されることのないように「ps-Someday」「wk-Someday」リストのタスクに「na」
タグや「wait」タグは付与しないでください。定期的な週次レビューで「ps-Someday」「wk-Someday」リストをレビュー
し、いつか / 多分やるリストのプロジェクト、タスクで実行する準備の整ったものは適切なリストに移動してください。
( 必要に応じて「na」タグを付与してください )
7. 「ps-Someday」「wk-Someday」リストはまだ手は付けられないけど忘れたくないプロジェクト、タスクのための信
頼できる置き場所となります。特別な日 ( 今から 6 ヶ月後など ) に思い出したいのなら、いつか / 多分やるリストの
プロジェクトにリマインダーを設定することも可能です。このようにいつか / 多分やるリストは備忘簿として扱うこ
とができます。
その他のリスト
私はこれまで紹介した以外にいくつかのリストを使用します。
ラジオで聞いた購入したいと思った曲の iTunes リスト
読みたい本のリスト
友人に貸した物や、同僚から借りたものを管理するための貸し / 借りリスト。返したり、返してもらいたい時期を思
い出すために期日を設定しています。
最後に、先週完了したタスクの週次レポートを自動的に生成するための「Work-WeeklyStatus」スマートリストを作
成しています。
スマートリスト名 スマートリスト クエリ
Work-WeeklyStatus completedWithin:”1 week of today” AND location:@work AND NOT list:ps-Daily
さぁシステムを運用しましょう
Inbox-Zero を実現するためには、どんなに長くても 2 分以内で実行できる小さいタスクを RTM にタグ付けして登録
する必要があります。私はプロジェクトに関連する全てのメールを、RTM のリストと同名のメールフォルダに移しま
す。プロジェクトが全て完了したら、RTM のプロジェクトリストを削除し、メールフォルダを圧縮します。Gmail ユー
ザであるのなら、RTM の Firefox 拡張機能を利用することができます。
週次レビューを欠かさないでください。週次レビューは GTD プロセスで最も困難なプロセスだと思います。それは、
このシステムを維持するための接着剤の役割を担います。週次レビューでは、新しいタスクを書き出し、各プロジェ
クトごとに『次にやること』を明確にし、10 回も延期したタスクをいつか / 多分やるリストに移動し、新しいプロジェ
クトのために新しいリストを作成し、完了したプロジェクトリストをアーカイブまたは削除します。誰か別の人のフォ
ローアップをする必要があるのなら「Wait-Personal」「Wait-Work」スマートリストも見直してください。
タスクを登録し、次にやるタスクを明確にしたのなら、スマートリストを基に作業を開始する準備が整っています。
状況に合ったコンテキスト ( 例えば「@Work」など ) のスマートリストを選択してください。現状の気力や時間、今
日最も重要なタスクを消化してもよいですし、ランダムにピックアップしたタスクを消化しても構いません。それは
あなた次第です。各タスクの完了は、あなたのゴールへの 1 ステップの完了でもあります。
Remember The Milk は私のお気に入りのウェブベースタスク管理アプリケーションです。なぜなら、RTM は GTD の
5 つのワークフロー ( 収集、処理、整理、チェック、実行 ) を自動的 かつシームレスにサポートするアプリケーショ
ンであるからです。そのシンプルでパワフルな機能は、私の人生の一歩を着実に後押ししてくれます。
