L'experiència de posta en marxa de Microsoft Project Server a l'Ajuntament de Terrassa

1. Ajuntament de Terrassa
Gestió empresarial de
projectes, programes i
portafoli en temps de crisi
Perquè i factors clau d’èxit en el desplegament
d’una oficina de projectes
23 d’octubre de 2012
http://www.terrassa.cat
http://p180.terrassa.cat
Programa de d'innovació i modernització tecnològica Ajt. de Terrassa
www.terrassa.cat 1

2. Ajuntament de Terrassa
Índex
1. Punt de partida
2. Plantejament del projecte
3. Descripció de Holmes, el portal de gestió de projectes d’AjTerrassa
4. Properes passes
www.terrassa.cat 2

3. Ajuntament de Terrassa
Índex
1. Punt de partida
2. Plantejament del projecte
3. Descripció de Holmes, el portal de gestió de projectes d’AjTerrassa
4. Properes passes
www.terrassa.cat 3

4. Ajuntament de Terrassa
Punt de partida
Departament de Sistemes d’Informació amb estructura clàssica:
Desenvolupament d’Aplicacions: 15 persones
Arquitectura de SSII: 3 persones
Explotació de Sistemes: 15 persones
Departaments que també pertanyen a la Direcció de Tecnologia amb
moltes interaccions amb SSII:
Innovació, Qualitat i Processos
eAdministració i LOPD
Metodologia de desenvolupament d’aplicacions: Métrica v3
Oficina de projectes ja establerta, sota el marc PMBOK (aplicant quan
escau metodologia SCRUM) però …
www.terrassa.cat 4

5. Ajuntament de Terrassa
Punt de partida
Software factory que desenvolupa internament. Sense
experiència en projectes contractats a tercers
Pocs coneixements en la gestió de projectes. Reconversió
analistes - programadors a caps de projecte. Halo effect
Eines de gestió per la gestió dels projectes molt
rudimentàries. Unitats de xarxa, excels, etc
www.terrassa.cat 5

6. Ajuntament de Terrassa
Punt de partida
Principals inconvenients de la situació de partida
Poc control, tant de la gestió del propi projecte, com dels lliurables
com de la posada en explotació dels nous sistemes. Es deixa tot en
mans dels caps de projecte, independentment de l’experiència del
mateix
Elaboració manual d’informes de seguiment per part dels caps de
projecte: dedicació i lliurable farregós
No es disposa de mètriques.
Informació de gestió de projectes desvinculada de la resta de
sistemes de gestió (portal de SSII, Service Desk, portal CAU,
CMDB/Catàleg de Serveis)
www.terrassa.cat 6

7. Ajuntament de Terrassa
Punt de partida - Mapa de sistemes de gestió de SSII Aj.Terrassa
Portal CAU
Servei – Component Tecnològic
Catàleg de Serveis
Portal de SSII
Servei – Component Tecnològic
www.terrassa.cat 7

8. Ajuntament de Terrassa
Punt de partida
Realitzat benchmarking de mercat amb diferents productes de
gestió de projectes. S’opta per Microsoft Project Server per:
Entorn ja conegut (Sharepoint) en línia a l’arquitectura
tecnològica de l’Ajuntament
Fàcil personalització del producte segons necessitats de
l’Ajuntament
HP Project and Portfolio Management Center, CA Clarity Project
and Portfolio Management, Primavera, etc.
Les solucions basades en software lliure es quedaven coixes en
quan a funcionalitats
www.terrassa.cat 8

9. Ajuntament de Terrassa
Punt de partida
Ho podem resumir en aquest dibuix…
www.terrassa.cat 9

10. Ajuntament de Terrassa
Índex
1. Punt de partida
2. Plantejament del projecte
3. Descripció de Holmes, el portal de gestió de projectes d’AjTerrassa
4. Properes passes
www.terrassa.cat 10

11. Ajuntament de Terrassa
Plantejament del projecte
Duració del projecte
3 mesos, des del kick-off fins a les formacions i posada en marxa.
Abast del projecte
Project Server 2010 + Sharepoint 2007 (migració en breu a
2010)
Project “lite” a servidor. Només els caps de projectes més
experimentats continuen amb Project Professional en local
Excel Services: visualització d’informes des de navegador
www.terrassa.cat 11

12. Ajuntament de Terrassa
Plantejament del projecte
Objectius
Aconseguir que els caps de projecte adquireixin més control en la gestió dels
projectes, podent identificar on i perquè es retarden els projectes.
Donar eines als caps de projectes perquè guanyin en eficiència: no s’imposarà
res, únicament cal complir amb la documentació mínima del projecte
Fer les reunions de seguiment amb els diferents caps de projecte més
dinàmiques (pc i projector)
Millorar la comunicació dins la Direcció de Sistemes en base a compartir més
coneixement i donant més visibilitat
Un objectiu NO es controlar la feina que fan els caps de projecte
Donar informació a Direcció sobre els projectes en curs i en cartera, així com
l’estat dels mateixos. Colls d’ampolla i projectes en paral·lel
www.terrassa.cat 12

13. Ajuntament de Terrassa
Índex
1. Punt de partida
2. Plantejament del projecte
3. Descripció de Holmes, el portal de gestió de projectes
d’AjTerrassa
4. Properes passes
www.terrassa.cat 13

14. Ajuntament de Terrassa
Holmes – Pàgina Principal
www.terrassa.cat 14

15. Ajuntament de Terrassa
Holmes – Pàgina Principal
Accés als continguts: navegació superior
• Navegació visible des de tot el portal a la pestanya “Examinar”.
• Holmes: Accés a la pàgina principal de l’aplicació.
• Informes: Accés al centre d’informes.
• Configuració de Project Server: Només visible per administradors.
• Aprovacions de projectes: Accés a la secció d’aprovació de
propostes per convertir-les en projectes. Només visible per la PMO.
www.terrassa.cat 15

16. Ajuntament de Terrassa
Holmes – Pàgina Principal
Accés als continguts: navegació lateral
• Navegació variable en funció de la secció del portal en la que ens
trobem.
• Projectes: Accés a la Cartera de Projectes.
• Cartera de projectes: Accés a la Cartera de Projectes.
www.terrassa.cat 16

17. Ajuntament de Terrassa
Holmes
Perfils
HOLMES_PM
HOLMES_PMO
HOLMES_Gerencia
HOLMES_MembresEquip
HOLMES_Recursos
Integració amb Active Directory per tots els recursos interns.
www.terrassa.cat 17

18. Ajuntament de Terrassa
Holmes – Cartera de Projectes
www.terrassa.cat 18

19. Ajuntament de Terrassa
Holmes – Cartera de Projectes
Barra d’eines superior: Proyectos
• Nuevo: Crear un nou projecte seleccionant la tipologia adequada.
• Vista: Selecció de la vista desitjada de la Cartera de Projectes.
www.terrassa.cat 19

20. Ajuntament de Terrassa
Holmes
Cicle de vida d’un projecte
www.terrassa.cat 20

21. Ajuntament de Terrassa
Holmes
Pàgina d’informació de l’estat del projecte
www.terrassa.cat 21

22. Ajuntament de Terrassa
Holmes
Etapes a les fases del projecte
www.terrassa.cat 22

23. Ajuntament de Terrassa
Holmes
Site de projecte
www.terrassa.cat 23

24. Ajuntament de Terrassa
Holmes
Lliurables per fase de projecte
Gestió del Projecte Construcció
Kick-off de projecte (KOF) Manual Usuari (MUS)
Actes de reunió (ACR) Manual Integració (MIT)
Peticions de canvi (PTC) Manual Administració (MAD)
Planificacions (PLN) Manual Instal·lació (MIN)
Acceptació de projecte (ACP) Manual Explotació (MEX)
Estudi de Viabilitat Manual CAU (CAU)
Estudi de Viabilitat (EVS) Guió UAT (UAT)
Anàlisi
Requeriments del Sistema (RQS)
Anàlisi del Sistema (ANS)
Disseny
Disseny del Sistema (DIS)
www.terrassa.cat 24

25. Ajuntament de Terrassa
Holmes
Enviament documentació al Portal Sistemes d’Informació
www.terrassa.cat 25

26. Ajuntament de Terrassa
Mapa de sistemes de SSII
Documentació usuari
Portal CAU
Servei – Component Tecnològic
Holmes
Portal de Gestió de Projectes
Preprojecte Projecte en Projecte
curs tancat
Catàleg de Serveis
Documentació
components tecnològics
Portal de SSII
Servei – Component Tecnològic
Codi font
Subversion
www.terrassa.cat 26

27. Ajuntament de Terrassa
Holmes
Informes
www.terrassa.cat 27

28. Ajuntament de Terrassa
Índex
1. Punt de partida
2. Plantejament del projecte
3. Descripció de Holmes, el portal de gestió de projectes d’AjTerrassa
4. Properes passes
www.terrassa.cat 28

29. Ajuntament de Terrassa
Properes passes
Hi ha molt marge de millora: moltes funcionalitats de Project Server
per explotar
Imputacions d’hores a projectes
Habilitar el portal a integradors per treballar amb una única eina de
gestió
Expandir el portal de gestió de projectes a altres Serveis de
l’Ajuntament
Publicació de dades de projectes al Portal de Transparència de
l’Ajuntament de Terrassa
Implantació de Project Portfolio Management
www.terrassa.cat 29

30. Ajuntament de Terrassa
Gràcies per la vostra atenció!
daniel.ros@terrassa.cat
Responsable Desenvolupament d’Aplicacions i PMO
Ajuntament de Terrassa
www.terrassa.cat 30