企業資源規劃(Erp)系統實務2.0
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5月28日Flying ITMen活動簡報, 說明在ERP專案導入初期的選商和談合約階段如何和顧問公司協商
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- 2. Agenda • ERP系統的基本架構 • 企業為何需要導入ERP系統 • ERP系統導入的過程 • 如何成立ERP系統專案計劃 • 選商，選對合作顧問公司 • 合約要怎麼寫才能創造共贏局面 • 簽了合約之後
- 3. ERP系統架構
- 6. ERP II 製造資源規劃 (MRP 2) • 銷售∕需求規劃 • 生產計畫 • 主生產排程 MPS • 物料需求計畫 MRP • 產能需求計畫 CRP • 存貨管理 IM • 現場控制 SFC • 應收∕應付帳款 AR/AP • 成本 • 總帳 GL • 人力資源 HR 客戶關係管理 CRM企業績效評估 多廠生產 資訊科技 供應鏈管理 製造執行系統 MES 先進生產排程系統 APS 品質管理 維修管理 企業人力資源 整合財務功能 售後服務 工 程
- 7. Why ERP？
- 8. 以鮮食工廠為例 • 假設一間鮮食工廠每天至少要供應各種餐點25,000份才能達到 盈餘，其中便當類產品至少需要15,000份 • 以鮮食便當中常用的高麗菜來說，每份便當需要平均75公克份 量，每天就需要採購 – 75公克 * 15,000 = 1,125公斤 / 0.9 = 1,250公斤 – 0.9為損耗率 • 處理這些大量的原物料，需要人力、資金、場地及時間等資源 • 龐大的資源需要管理，應用ERP系統是簡化廠內各項工作流程 的最好選擇
- 9. 製造業常見的ERP系統作業程序 • 建立BOM表 • 由BOM表拆解出基本物料資料 • 建立各種物料的安全存量 • 建立每日生產計劃 • 建立補貨計劃 • 開始MRP運算，產生採購計劃並進行採購 • 廠商供貨，進行驗收入庫 • 由MRP產生每日工單及發料單，進行發料及扣庫存 • 生產完成，輸入成品完工數量 • 進行成品出貨 • 根據BOM表及完工數量和發料量，計算損耗率 • 進行會計總帳，計算應收及應付帳款
- 10. ERP系統導入過程
- 11. ERP系統生命週期 發起 選商 專案計劃 立案 簽約 啟動會議 需求規劃 客製與單元 測試 教育訓練 User Acceptance Test System Integration Test 開帳 上線 第一次月結 驗收 保固
- 12. 如何成立ERP系統 專案計劃
- 13. ERP系統導入專案的特色 • 每個ERP系統導入專案的範疇、規模完全不同 • 公司行業別不同, 例如製造業和金融業的差別 – 系統功能不同 – 顧問專業不同 • 公司規模不同, 例如三人小公司和萬人跨國大企業的差別 – 專案金額不同 – 專案執行的時程、範圍不同 – 專案組織及其相關活動均不同 – WBS、工作包也不同 – … • 專案範疇會隨著專案進行過程中, 使用者提出的需求而變更 • 範疇改變時, 很難向業主要求追加專案預算 • 很容易發生鍍金情況 • Schedule Always Delay, SAD
- 14. ERP導入專案的要素 • 專案計劃書 – 專案範圍 – 專案組織 – 專案時程 – 專案監控的方法, 問題追踪與管制 – 變更管理 – 風險評估 – 合約管理 – 專案指標管理
- 15. Demo • 專案計劃書 – 整合管理 – 範疇管理 – 時間管理 – 成本管理 – 品質管理 – 人力資源管理 – 溝通管理 – 風險管理 – 採購管理
- 16. ERP導入專案的要素 • 顧問公司與系統公司 – 導入顧問的經驗 – ERP系統是否已經市場考驗 – 評選標準建立 – 廠商Demo系統功能的方法 • 專案組織成員 – Key User & Power User是系統上線成敗的重要人物 – 一定包括在內的主管: CXO – 顧問公司的PM及其Team也要放進來 • 絕對不要當ERP專案組織的Leader，讓高階主管或總經理來擔 任
- 17. 溝通管理很重要 • ERP導入專案的成敗關鍵就 在溝通 • 溝通的目的 – 讓需求更明朗 – 讓變更有制度 – 能早期發現導入異常 – 讓顧問順利完成工作 – 降低使用者抗拒及支持上線 – 讓老闆瞭解專案全貌以及在 經費和態度支持 專案 經理 顧問 使用 者 老闆 系統
- 18. 如何選商
- 19. 國內ERP系統供應商
- 20. 選商的基本考量 • 行業別經驗 – 個案研究 – 廠商Demo，不要只看廠商預設的Demo – 顧問面談 • ERP顧問公司規模 – 資金 – 現有案件，以往交付案件的驗收情形 – 顧問人數及資歷 • 口碑，Google一下負評 • 建立評選表 • 建立RFP，以一套標準來評選廠商
- 21. Demo • 評選表 • RFP
- 22. 怎麼簽合約
- 23. ERP廠商常用話術 • 引用同業 – XX公司也是用我們的系統 – 我們在XX業有多年導入經驗 • 優惠措施 – 我們免費贈送…XXX小時顧問時數 – 軟體訂價XX元，打XX折 • 托大 – 我跟你們同業公會理事長很熟 – 你們公司老闆和我們總經理是大學同學 • 攻擊對手 – XX公司顧問沒有業界經驗 – XX公司快倒閉了 – XX公司的軟體Bug很多 • 假裝 – 顧問有多年行業別經驗 – 爛芋充數
- 24. 沒有寫在合約上的 統統不算數
- 25. ERP系統採購合約 • 國內ERP系統廠商，必須在合約中確立先決條件 – 安裝完成測試環境才付頭款 – ERP顧問名單，明定顧問更換要業主同意 • 合約內 – 應載明包括因產品瑕疵致使的系統導入失敗，無法上線之情況，甲 方得因營運損失求償 – 應載明乙方公司之專案成員異動時的處理程序 – 如因產品瑕疵致使已上線之系統無法繼續運作，導致甲方業務損失 時，甲方得具備相關說明文件向乙方提出求償 – 應載明驗收條件 • 所有使用者模擬測試均完成確認 • 第一次月結結果完成簽認 • 正式環境通過壓力測試, 並經雙方專案 Leader 確認 • 經確認完成的系統教育訓練實施內容 – 合約附件有那些
- 26. 廠商報價 • 軟體授權費用 • 顧問服務費用 – 服務時數的確認方式 – 服務工作內容那些為計費服務，那些非計費服務 – 不要把免費贈送時數當成萬應丹 • 客製服務的界定 • 保固條件及收費方式 • 附加軟體費用 – 本地化套件 – 非ERP標準功能
- 27. 簽合約之後
- 29. 意外常常有 • 進度延誤 • 需求變更 • 功能不符 • 預算追加 • 人員異動
- 30. 導入成功的要素 • 一定要先把組織與流程改造這件事想清楚與如何做 – 新的系統代表新思維 – 推動公司裏的‘明治維新’而不是‘戊戌政變’ • 爭取CXO的充分授權, 要站CXO的立場想ERP專案的目標 • 上線完成的基準線在那裏要先搞清楚 • 擺平使用者的抗拒 – 懷柔政策 – 興利, 防弊不應該在這裏提 – 配合績效考核 • 重視系統面Performance Tuning – 關心Key User與Power User的系統上線狀況 – 關心系統效能, 一定要先做足系統容量規劃的功課 • 做好風險評估與應對策略 • 搞好與顧問公司的關係, 是合作夥伴, 不是要錢的供應商
- 31. 導入失敗的原因 • 系統需求不明確 – 忽略使用者沒說的 – 為進度而犧牲使用者的要求 • 系統容量設計錯誤 • 把ERP系統功能不符當藉口 • 失去Key User的信任 • 失去顧問公司的配合意願 • 資訊人員能力不足或流失 • 失去CXO的支持, CXO開始懷疑ERP專案成效
- 33. ， The End