El canvi de sistema de gestió bibliotecària: reptes i oportunitats La implementació de Koha a la biblioteca de l’Ateneu Barcelonès

SEMINARI
El canvi de sistema de gestió bibliotecària: reptes i oportunitats
La implementació de Koha a la
biblioteca de l’Ateneu Barcelonès
Sergi Montes.
Responsable de sistemes
d’Informació i Tecnologia de l’Ateneu
Barcelonès

EL NOU
CATÀLEG
DE LA BAB
GESTIÓ
D’USUARIS I
SERVEIS
GESTIÓ DE
DADES
EXPLOTACIÓ DE
DADES
ADMINISTRACIÓ
DEL CATÀLEG

L’esCENARI PRE-MIGRACIÓ
CANVI DE
FORMAT:
LES RDA
FILOSOFIA
OPENSOURCE
Volem catàleg amb
serveis!
INTEGRAR
SERVEIS
OPTIMITZAR
PROCESSOS

EL PUNT DE PARTIDA
● SIGB propietari
● Integració del catàleg al web institucional, via protocol
SRU
● Capacitat limitada per a destacar continguts de l’opac,
que es dilueix amb la pàgina web
● Sense presència de serveis més enllà de la cerca
● Qualsevol gestió passa per la intervenció del bibliotecari
(reserves, renovacions, desiderates, etc.)
● Cap experiència d'integració amb la resta d'eines de
gestió de l’Ateneu Barcelonès

L’esCENARI PRE-MIGRACIÓ: REPTES I OPORTUNITATS
El nou SIGB…
● ha de dotar a l’usuari d’autonomia en la gestió dels seus préstecs, desiderates,
comunicacions i dades personals
● ha de permetre a l’usuari descobrir noves lectures, ja sigui per mitjà de
recomanacions del sistema o bé a través de la tria dels bibliotecaris
● ha de garantir la consulta independentment de la tipologia del dispositiu emprat
● ha de permetre la participació dels associats en el desenvolupament de la col·lecció
● ha de disposar d’una interfície pública fàcilment editable

L’esCENARI PRE-MIGRACIÓ: REPTES I OPORTUNITATS
El nou SIGB…
● ha de permetre la integració de processos com la gestió de les subscripcions a
premsa i revistes o les desiderates
● ha de reflectir l’activitat cultural de la casa i la riquesa de les col·leccions
● ha d’adaptar-se i aplicar el reglament/normativa en els diferents processos
(condicions de préstec, alta d’usuaris, etc.)
● ha de permetre el canvi vers el RDA
● ha de permetre el desplegament d’una sòlida política d’accessos i seguretat al
backend
● no ha de dependre de funcionalitats o desenvolupaments de tercers per a assolir
aquests objectius.
● ha d’oferir eines per introduir el concepte de les col·leccions en l’organització del
catàleg

LA MIGRACIÓ
105.000 registres bibliogràfics
148.000 registres d’exemplar
237.000 registres d’autoritat (noms personals, matèries,
subdivisions, títols uniformes…)
3.400 usuaris (amb els seus històrials de préstecs, sancions, etc.)
135 subscripcions a publicacions periòdiques

aparença i funcionalitats
Duplicació de serveis (amb i sense validació
d’usuari)
Incorporació de recomanacions de lectura en
forma de llistats públics. El catàleg com a
aparador dinàmic
Visibilitat de novetats i de les desiderates i el
seu estat

Gestió de dades : els registres del catàleg
El procés de migració entre SIGBs i la transició vers el model RDA en ha permès explotar les diferents
funcionalitats que integra Koha per en matèria de gestió de dades.
Cas 1. Importació de registres prèviament modificats amb eines de tercers (ex. MarcEdit)
importació .mrc
regles de coincidència
plantilles de modificació
aprovació?

Totes les importacionsfetes a Koha es podendesfer i retornar a
l’estat previ a la
importació
Podem comparar
canvis entre registres

Com es defineix una regla de coincidència?
Detecta duplicats en
funció de criteris
establerts.
Molt útil en
importacions però
també en la gestió
diària del catàleg

Què són les plantilles de modificació? És un conjunt ordenatd’accions que
s’aplicaran al conjuntde registres
seleccionats (ja siguien un procés
d’importació o de
modificació de
registres ja existents)

Cas 2. Modificació en bloc de registres
selecció
aplicació de plantilla de
modificació ja definida
prèviament
triar quins seran els camps
modificats i amb quins
valors
modificació en
bloc

Gestió de dades : definició de tipologies Documentals
La definició de les tipologies d’ítems ens permet
● organitzar la col·lecció de la biblioteca
● oferir noves possibilitats en la recuperació. Per
exemple agrupant tipologies documentals (ex.
grup “Cinema” integrat per cd’s, dvd’s…)
● parametritzar la prestabilitat, conjuntament
amb les tipologies d’usuaris i les seus. Es pot
determinar per cada tipologia si és o no
prestable, si volem que aparegui a l’opac, si el
seu préstec té cost per l’usuari, etc.

Gestió de dades : definició de les col·leccions
La creació de les col·leccions és una altra de
les funcionalitats que ens serveix per
organitzar la col·lecció i a la vegada per oferir
un filtre de cerca.
Tota categorització aplicada a la col·lecció ens
pot servir com a criteri per a avaluar qualsevol
aspecte relacionat amb la mateixa (préstec,
catalogació, etc.)
Aquesta personalització es porta a terme dins
l’apartat “valors autoritzats”

Gestió de dades : definició de les localitzacions
Categorització de les ubicacions dels documents.
Molt útil per reflectir la casuística de l’entitat i els
múltiples espais que contenen fons de la biblioteca

Gestió de dades : altres valors autoritzats
El fet de convertir determinats camps de gestió en
llistats de valors control·lats facilita posteriorment
l’explotació de les dades, per exemple a partir dels
informes.

Gestió de dades : el seguiment dels canvis
Koha disposa d’un visor de logs, que ens
permet conèixer quines accions s’han dut a
terme per als diferents mòduls del SIGB i els
seus objectes, amb la possibilitat de filtrar per
bibliotecari, tipus d’acció, data o especificar
l’objecte

GESTIÓ D’USUARIS :les categories

GESTIÓ D’USUARIS :les categories
Socis
Socis - Alumnes
Escola Escriptura
Universitats,
biblioteques...
InvestigadorsUsuaris
temporals

GESTIÓ D’USUARIS : definició del servei de préstec
La tipologia d’usuaris i de documents, conjuntament amb la seu física (biblioteca), constitueixen els
elements base per a definir la política de préstec i sancions

GESTIÓ D’USUARIS : préstecs i comunicació
Personalització de les plantilles d’avisos - la reserva
RESERVA
HOLD
HOLDPLACED

Personalització de les plantilles d’avisos - la reserva

PRÉSTEC
CHECKIN
DUE
PREDUE
ODUE
CHECKOUT
Personalització de les plantilles d’avisos - el préstec

Configuració dels disparadors. Quins avisos del mòdul de préstec
s’envien i quan. Automatització de la sanció/suspensió del servei

Configuració de les preferències de missatgeria
Establir preferències a
nivell de grup d’usuari
Establir preferències a
nivell d’usuari

Configuració de les preferències de missatgeria
Els usuaris
poden
modificar-ho
(o no)

GESTIÓ D’USUARIS : dades i tauler de control
● Dades identificatives
● Dades de contacte (i alternatives)
● Validesa del carnet i notificacions
● Usuari d’opac
● Preferències de missatgeria
● Préstecs i reserves (actives i en curs),
notificacions
● Sancions
● Llistes de circulació
● Històric de prèstecs
● Històric de modificacions a l’usuari
● Registre d’avisos
● Arxius associats
● Suggeriments de compra

GESTIÓ D’USUARIS : personalitzacions

GESTIÓ D’USUARIS : Introduïm l’automatització
Segona fase: automatització en la creació de nous usuaris

integració de les adquisicions
Objectiu: gestionar les desiderates i les compres de biblioteca a partir
del SIGB
● Els usuaris estan informats a temps real de l’estat de les seves
peticions
● El personal de la biblioteca disposa d’un punt central a partir del
qual conèixer les comandes i els proveïdors
● La biblioteca fa pública la participació dels associats en el
desenvolupament de la col·lecció
● Si existeix una única via d’adquisició es fa més senzill fer un
seguiment de la partida pressupostària destinada a les compres

Resum del procés d’adquisició que segueix el bibliotecari.
1. Es tria el distribuïdor a qui farem la comanda.
2. Es crea la cistella que contindrà els documents que voldrem comprar
3. Afegim aquests documents a la cistella. Es poden afegir a partir de
desiderates fetes per usuaris, a partir d’un registre existent via z39.50
(ex. CCUC), des d’una precatalogació o bé a partir d’un registre de
càrrega que ens pot proporcionar el venedor (en format mrc)
4. Una vegada acabem d’afegir documents tanquem la cistella. Podem fer
l’exportació de la mateixa i enviar-la al venedor
5. Es marquen els documents com a rebuts
6. El catalogador substitueix el registre del mòdul d’adquisicions per un
registre bibliogràfic de nova creació o ja existent (via z39.50)

Exemple de creació de cistella,
gestionada per diversos bibliotecaris
Vies d’incorporació de comandes a la
cistella

Quadre de control de les
desiderates
Un canvi en l’estat de les
desiderates genera els
avisos anteriors de manera
automàtica
(acceptat/rebutjat)

En el moment d’afegir aquesta desiderata a la comanda tenim
l’opció d’especificar quin usuari o usuaris rebran notificació de la
recepció.
Quan afegim això a la cistella l’usuari rep la segona notificació
(proposta demanda)

Un cop tanquem la cistella poden exportar-la i enviar-la als distribuïdors (ex. CSV)
En el moment de recepció de les comandes cerquem els documents

Exemple de recepció d’una de les comandes, amb
l’avís que es genera un cop registrada

Un cop rebuda la desiderata ja només falta acabar el procés tècnic i a posteriori s’avisa a
l’usuari que ja el pot recollir.
Una part important d’aquestes desiderates no es cataloguen desde zero. El que es fa es
substituir aquesta pre-catalogació amb el registre complet del CCUC via protocol z39.50,
quan aquest existeix.

Resum del procés d’adquisició en relació a l’usuari que fa la desiderata
L’usuari envia la
desiderata
S’estudia la
desiderata
Es rebutja
Mail explicatiu i oferiment
d’aconseguir l’obra via PI
S’accepta
Mail d’acceptació de la
desiderata
Mail informatiu quan es
demana l’obra al distribuïdor
Mail informatiu quan es rep el
document
Mail comunicant que ja pot
recollir la reserva

Visibilitat pública de les desiderates i el seu
estat.
Difusió de les vitrines de novetats a temps real
Col·lecció dinàmica

EXPLOTACIÓ DE DADES
La gestió del servei de biblioteca necessita d’un seguiment de múltiples indicadors i dades sobre:
Processos interns Ús dels serveis Els usuaris

EXPLOTACIÓ DE DADES : ELS INFORMES
Es poden adaptar a qualsevol casuística o necessitat de la
unitat d’informació.
L’execució dels informes pot ser manual o es pot programar
(i enviar) a una adreça de correu electrònic.
Ens permet interrogar la base de dades del SIGB amb
llenguatge SQL. La consulta SQL es pot fer mitjançant els
assistents que incorpora (un per cadascun dels mòduls del
SIGB) o bé des de “0”.

Informes pre-definits Assistents d’informes per mòduls Creació d’informes des de zero
(amb o sense assistent)

Informes pre-definits

Assistents d’informes
per mòduls

Creació d’informes des
de zero (amb assistent)

Creació d’informes des
de zero (sense assistent)
Esquema de la bbdd http://schema.koha-community.org/3_22/

La biblioteca d’informes:
https://wiki.koha-commu
nity.org/wiki/SQL_Report
s_Library
SELECT
/* Get the statistics for over 65 year olds */
SUM( IF( stat.circ > 0 && dateofbirth < DATE_SUB(CURDATE(), INTERVAL 64 YEAR) ,1,0)) AS '65+',
SUM( IF( stat.circ > 0 && dateofbirth < DATE_SUB(CURDATE(), INTERVAL 64 YEAR) ,stat.circ,0)) AS '65+
circ',
/* Get the statistics for ages 16-64 */
SUM( IF( stat.circ > 0 && dateofbirth BETWEEN DATE_SUB(CURDATE(), INTERVAL 64 YEAR) AND
DATE_SUB(CURDATE(), INTERVAL 16 YEAR) ,1,0)) AS '16-64',
SUM( IF( stat.circ > 0 && dateofbirth BETWEEN DATE_SUB(CURDATE(), INTERVAL 64 YEAR) AND
DATE_SUB(CURDATE(), INTERVAL 16 YEAR) ,stat.circ,0)) AS '16-64 circ',
/* Get the statistics for under 16 year olds */
SUM( IF( stat.circ > 0 && dateofbirth > DATE_SUB(CURDATE(), INTERVAL 16 YEAR) ,1,0)) AS '0-16',
SUM( IF( stat.circ > 0 && dateofbirth > DATE_SUB(CURDATE(), INTERVAL 16 YEAR) ,stat.circ,0)) AS '0-16
circ'
/* Get the circulation count for each borrower, join using borrowernumber */
FROM borrowers b
LEFT JOIN (SELECT borrowernumber,count(*) AS circ
FROM statistics s WHERE s.type IN ('issue','renew') AND datetime BETWEEN <<alkupäivä|date>> AND
<<loppupäivä|date>>
GROUP BY s.borrowernumber
)
AS stat ON stat.borrowernumber = b.borrowernumber
;

PERSONALITZACIÓ I
ADMINISTRACIÓ DEL
SIGB

L’ús intern del SIGB
L’accés als diferents mòduls del SIGB i la disponibilitat de les opcions de cadascun d’ells es pot
regular a partir dels permissos d’accés.
Exemple de restricció d’ús de mòduls

regular a partir dels permissos d’accés.

regular a partir dels permisos d’accés.

L’accés als diferents mòduls del SIGB i la disponibilitat de les opcions de cadascun d’ells es pot regular a partir dels
permissos d’accés.
Exemple d’inhabilitació d’opcions

Si podem arribar a aquest nivell de
parametrització en matèria d’ús del SIGB
és gràcies a la granuralitat a l’hora
d’aplicar els permisos. Si bé aquesta
tasca s’ha de fer de manera individual per
a cadascun dels membres de l’equip

GRÀCIES! SERGI MONTES OLIVA
smontes@ateneubcn.cat

El canvi de sistema de gestió bibliotecària: reptes i oportunitats La implementació de Koha a la biblioteca de l’Ateneu Barcelonès

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to El canvi de sistema de gestió bibliotecària: reptes i oportunitats La implementació de Koha a la biblioteca de l’Ateneu Barcelonès

Similar to El canvi de sistema de gestió bibliotecària: reptes i oportunitats La implementació de Koha a la biblioteca de l’Ateneu Barcelonès (20)

El canvi de sistema de gestió bibliotecària: reptes i oportunitats La implementació de Koha a la biblioteca de l’Ateneu Barcelonès