si̇stem modelleme ve tasarim 2014 2.dnm Ödev

1. AHMET YESEVİ ÜNİVERSİTESİ
BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ VE MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ YÜKSEK LİSANS
SİSTEM MODELLEME
VE
TASARIM
DÖNEM ÖDEVİ
HAZIRLAYAN
OĞUZ YAVUZ
132172596
KASIM - 2014

2. 2
İÇİNDEKİLER
1. PROJENİN TANIMI
1.1 Proje Bilgileri 3
1.2 Mevcut Durum ve Problemler 3
1.3 Amaç ve Hedefler 3
2. PROJENİN DURUM TESPİTİ
2.1 Projenin Paydaşları 4
2.2 Uygulanan Durum Tespiti Yöntemleri 4
3. SİSTEM KARAKTERİSTERİKLERİ
3.1 Çevre 5
3.2 Sınırlar 5
3.3 Girdiler 5
3.4 Çıktılar 5
4. SİSTEM İSTERLERİ 5
5. İÇERİK ŞEMASI 6
6. 0 SEVİYE VERİ AKIŞ DİYAGRAMI 7

3. 3
1.PROJENİN TANIMI
1.1 Proje Bilgileri
Proje Tanımı: İşletmeler de çalışanların kendi süreçleri veya içinde bulundukları ortam
hakkındaki önerilerini, istek veya şikayetlerini bildire bilecekleri ve takibini sağlayabilecekleri yönetim
bilgi sistemidir.
1.2 Mevcut Durum ve Problemler
İns an Kaynakları De partmanının Rolü: Mavi yaka çalışanlarının öneri kutularına
bıraktıkları öneri,istek,ş ika yet formlarının toplanması, sisteme girilmes i, kapsamlarına göre sorumlu
personelin atanması ve tüm departmanlarla koordinasyon içerisinde bulunacak işlerin gerçekleştirilmesi.
Kaize n De partmanı Rolü: Sisteme girilen önerilerin değerlendirilip puanlanmas ı ve
derecesine göre kaizen'e dönüştürülmesi işlemlerinin yapılması. Kaizen yönetim sistemine veri sağlamak
Bilgi Te knolojile ri De partmanı Rolü: Sistemin aktif olarak çalışmasını sağlamak, bakım
ve onarımlarının yapılması
Tüm Ofislerin Ortak Rolü: Sisteme girilen bildirimlerin(ö neri,iste k,ş ikayet) kendi
bölümleri ile alakalı olanlarının termin tarihinde tamamlanmasını ve takibini sağlamak.
Problemler: Mavi ve beyaz yaka çalışanların kendi fikir ve önerilerini, istek ve
şikayetlerini bildirebilecekleri ortak bir sistemin olmayış ı, gelen bildirimlerin tamamlanmas ı konusunda
takibinin yapılamamas ı çalışanları kendi süreçlerine sahip çıkma ve işi benimseyememe konusunda
sorunlar yaratmaktadır.
Buna bağlı olarak da tüm süreçlerde gerekli iyileştirme lerin tespit edilememesinden dolayı maliyetlerin
azalması mümkün olmamaktadır.
1.3 Amaç ve Hedefler
İşletme içerisindeki tüm çalışanların kendi süreçleri ve bulundukları ortamı iyileştirme ye yönelik
fikir ve öneriler üretmesini, memnun oldukları veya olmadıkları konularda istek ve şikayetlerini sistem
aracılığıyla gizlilik ilkelerine göre üst yöneticisine veya insan kaynakları departmanına iletebilmelerini
sağlamaktır.
Öneri veren personel ve verilen öneri puanlama sistemi ile derecelendirilip, öneriyi veren kişi
ödüllendirilecektir. Bu sayede katılımın artması ve rekabet duygusunun geliştirilmes i hedeflenmiştir.
Gelen öneriler kaizen birimi tarafından gerek duyulduğunda kaizen'e dönüştürülüp, ilgili öneri sayesinde
işletmenin sağladığı faydanın parasal karşılığı da öneri veren kişi yada kişilere ayrıca pay edilecektir.
Bu sayede çalışanlar her zaman süreçlerinde aktif durumda olup kendi şartlarını kendilerinin nasıl
daha iyi bir hale getirebileceklerini hususunda süreçleri ile ilgili çalışmalara sevk edecektir. Bu da
işletmeye süreç iyileştirme lerinde n dolayı maliyetlerinin azalarak karlılık oranlarının artı yönde
değişmesini sağlayacaktır.

4. 4
2. PROJENİN DURUM TESPİTİ
2.1 Projenin Paydaşları
I. Kullanıcılar
 Tüm beyaz yaka çalışanlar
 Departman Sorumluları
 Sistem Yöneticileri
 Teknik Uzmanlar
 Mavi Yaka Bölüm Şefleri
II. Müşteriler
 Proje Yetkilisi
 İşletme Yönetimi
III. Teknik Personel
 Bilgi Teknolojileri Sistem Sorumlusu
 Bilgi Teknolojileri Yazılım Birimi
2.2 Uygulanan Durum Tespit Yöntemleri
I. Anket Yöntemi
Tüm Sistem kullanıc ılarına uygulandı.Ya pıla n anketin içeriğinde; kullanıc ıların mevcut sisteme
ilişkin görüşleri değerlendirildi.
Yaşanan aksaklıkların, verilen önerilerin,istek ve şikayetlerin sorumlular tarafından zamanında
yapılmadığı, bunların takibi olmadığı için de kullanıc ıların mevcut yapıya karşı ön yargılı oldukları tespit
edilmiştir.Farklı soru tipleri ile kullanıc ıların yeni sistemden beklentileri ve görüşleri öğrenilmeye
çalışılmıştır.
II. İnce leme Yöntemi
Bu yöntemin kullanılmas ındaki amaç; mevcut süreçlere ilişkin bilgiler toplamak ve genel
işleyişin ana hatlarını belirleme ktir. Böylece ortak noktalar belirlenip, kullanıc ıların birbirlerini
tetiklemeleri, bilgi akışının tek yönlü değil çift yönlü olması gerektiği düşünülmüştür.
Bu yöntemde departman raporları, departmanların mevcut yapıda kullandıkları yazılımlar,üst
yönetime aktarılan bilgi türleri değerlendirilmiş tir.
III. Mülakat Yöntemi
Bu yöntem iki aşamalı olarak gerçekleştirilmiştir. Birinci aşamada İnsan Kaynakları
yöneticileriyle mevcut sistemin durumu, olumsuz ve olumlu yönleri görüşülmüştür.
Yeni sisteme ilişkin beklentiler ve eski sistemden yapılacak geçişler, ana verilerin düzgünlüğü,
girdi ve çıktıların türleri, yeni sisteme ilişkin beklentiler, yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgilerin hangi
departmanlar tarafından sağlanacağı, gerekli raporlamaların içerikleri hakkında bilgi alışverişinde
bulunulmuş tur.
İkinci aşamada ise kullanıc ılar ile görüşülmüştür. Yeni sisteme ait beklentiler ve kullanıc ıların
sistem üzerinde ki görev ve sorumlulukları hakkında ki görüşler paylaşılmıştır

5. 5
3. SİSTEM KARAKTERİSTİKLERİ
3.1 Çevre
Uygulanacak sistemin işleyişinin dışında kalan, ancak sistemle doğrudan veya dolaylı yollarla
ilişkili etkenlerdir. Bu projedeki etkenler; önerilerin puanlanması ile ortaya çıkan ödülün hediye kart
uygulamas ı ile kullanıc ılara iletilmes i için anlaşılan firmalar(Gıda ,teknoloji vb gibi...)
3.2 Sınırlar
Uygulanacak sistemde, sistemin çalışmasını daha etkin hale getirebilecek, değiştirile bilir
olgulardır. Bu projenin sınırlarını oluşturan etkenler, kullanıc ıların bağlı oldukları departmanlara göre
şöyledir: süreçler,iyileştirile bilir süreçler, sabit akışlı süreçler vb gibi...
3.3 Girdiler
Sistemin işleyişini sağlayabilmes i için ihtiyaç duyduğu öğeler bütünüdür. Genel olarak
kullanıc ıların çalışma alanlarına göre ihtiyaçları: üretim hatları, alınan sipa rişler, stok edilen
ürünler,gayrimenkuller, nakit akışı, enerji, reklam, finans kurumlarından alınan krediler vb...
3.4 Çıktılar
Temel işlemlerin yerine getirilmes inde n sonra ortaya çıkan ürünler bütünüdür. Bu projenin
çıktıları ise genel olarak şöyledir; üst yönetim raporları, kaizen birimi ana verileri, sistem ödüllendirme
raporları, kullanıc ı raporları vb...
4. SİSTEM İSTERLERİ
Kullanıc ılar sisteme herhangi bir zamanda kolayca bağlanabilme lidirler. Her kullanıc ı sorumlu
olduğu önerileri, istekleri, şikayetleri kolayca ulaşabilme lidir.Periyodik olarak alınan raporların dışında
anlık olarak hazırlanmas ı gereken demografik raporlarında sistem üzerinde aktif olması
gerekmektedir.Bu raporlar kullanıc ının üzerinde değiştirme yapamayacağı şekilde olmalıdır.
Ayrıca kullanıc ılar sistem üzerinden sistemin ürettiği numaralar ile de arama ve filtreleme
yapabilme lidir.Kullanıc ılar yetkileri düzeyinde sistemi kullanma lıdırlar.Düşük seviye yetkiye sahip olan
kullanıc ı üst yetki gerektiren raporlara ve ekranlara ulaşamamalıdır.
Departmanlar sadece kendi birimleri içinde sistemi kullanma lıdırlar.Üretim departmanı ARGE
departmanının bilgilerine erişememelidir.
Mevut yapıda kullanıla n ERP sistemi ile mümkün olduğunca entegre çalışmalıdır.Böylece geçiş
sürecinde veri kaybının en aza indirge nmes i sağlanabilme lidir.
Sistem belli periyotlarla yedeklenme li ve bakım onarım işlemleri yapılma lıdır(Server ve network
bakımları vb gibi...)
Çalışanların görev yerlerini değiştirme leri ihtimaline karşılık, web tabanlı bir sistem
kullanılma lıdır. Sistem kullanıc ı dostu ekranlar ile dizayn edilmeli ve sade olmalıdır.
Sistem kolayca güncellenebilme li ve farklı platformlara entegre edilebilme lidir. Sistemdeki
veriler bir veri deposunda süresiz saklanabilme lidir. Ortaya çıkacak sorunlarda, zaman kaybetmeden her
an teknik destek alınabilme li.

6. 6
5. İÇERİK ŞEMASI

7. 7
6. 0 SEVİYE VERİ AKIŞ DİYAGRAMI

8. 8