Tài liệu trình bày về chương trình quản lý dựa trên kết quả công việc (PBM) tại Việt Nam, nhằm cải thiện hiệu suất thông qua việc thiết lập các chỉ số kết quả công việc (KPI) và đánh giá chiến lược. Các đặc điểm của một chương trình PBM hiệu quả bao gồm tính chiến lược, hệ thống, minh bạch và khả năng cải tiến liên tục. Một chương trình PBM tốt giúp xác định và theo dõi mục tiêu, đánh giá thành tích, và duy trì sự công bằng trong tổ chức.

1. CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO CHÍNH SÁCH CÔNG - VIỆT NAM 2009
ADB-NUS LKY SPP
Quản lý dựa trên
kết quả công việc
Giảng viên
Tiến sỹ. Vũ Minh Khương
Trường Chính sách công Lý Quang Diệu,
Đại học Quốc gia Singapore

2. Đề cương





Tại sao cần Quản lý dựa trên Kết quả Công
việc (PBM).
Các đặc điểm cơ bản của một Hệ thống PBM
Xây dựng hệ thống chỉ số kết quả công việc
then chốt (KPI).
Các bước để Thiết lập một Hệ thống PBM.
Kinh nghiệm Quốc tế.
LKY-VNPPTPVMK
2

3. Quản lý dựa trên Kết quả công
việc là gì (PMB)?
1.
2.
3.
4.
5.
PMB là một cách tiếp cận có hệ thống của một tổ chức
nhằm thường xuyên CẢI TiẾN kết quả công việc thông
qua một quá trình liên tục gồm 5 nội dung sau :
Xác định tầm nhìn-sứ mệnh và xây dựng mục tiêu
chiến lược
Xây dựng quy trình để đánh giá kết quả công việc
Thu thập dữ liệu để đánh giá kết quả công việc
Phân tích, kiểm tra, và báo cáo các dữ liệu kết quả
công việc
Sử dụng những hiểu biết và đánh giá có được từ các
nội dung trên để liên tục cải tiến kết quả công việc
LKY-VNPPTPVMK
3

4. Tại sao cần PMB?
Đánh giá và quản lý kết quả công việc theo một khuôn khổ
chiến lược và đúng lúc có tầm quan trọng đối với một tổ chức
nhằm để đạt được thành tích cao bền vững




Bạn không thể quản lý được khi bạn không thể đo lường được
kết quả (William Hewlett).
“Con người có khả năng đi theo hai hướng khác nhau trên con
đường [đi đến tương lai]-- hoặc theo hướng phát triển, hoặc
theo hướng trì trệ. Thiết kế của hệ thống đánh giá công việc của
họ có ảnh hưởng đáng kể đến hướng đi nào người đó sẽ đi và sẽ
đi theo hướng đó bao xa" (Chris Argyris).
Mối quan hệ chặt chẽ giữa năng lực, hành vi và kết quả công
việc.
LKY-VNPPTPVMK
4

5. Tại sao cần PMB?
Lợi ích (1)



Làm rõ các mục tiêu chiến lược.
Giúp thống nhất những mục tiêu chung
giữa các phòng ban.
Cho phép các đơn vị trong một tổ chức đưa
ra những đánh giá thành tích trong một bối
cảnh toàn diện và mang tính chiến lược hơn,
và một trọng tâm có ý nghĩa hơn và hữu ích
hơn  sự gắn kết và thống nhất trong một
tổ chức.
LKY-VNPPTPVMK
5

6. Tại sao cần PMB?
Lợi ích (2)




Tăng tính công bằng sẽ khuyến khích mọi
người liên tục cải thiện năng lực và suy nghĩ
một cách sáng tạo.
Giảm thiểu sự hiểu sai lệch của các nhân
viên về các vấn đề then chốt của công ty.
Giảm bớt phức tạp trong nội bộ từng nhóm
và giữa các nhóm.
Củng cố sự đồng thuận và tinh thần đồng
đội trong tổ chức.
LKY-VNPPTPVMK
6

7. Các đặc điểm của
một chương trình PMB tốt






Một chương trình PBM tốt được mô tả bởi 5
nét tiêu biểu sau (SSETC):
Chiến lược (Strategic)
Hệ thống (Systematic)
Kỳ vọng (Expectation)
Minh bạch (Transparency):
Nhất quán và thường xuyên cải tiến
(Consistency and constant improvement)
LKY-VNPPTPVMK
7

8. Các đặc điểm của
một chương trình PMB tốt
Chiến lược: Chương trình PBM phải giúp nhân viên hiểu rõ và
1.
tham gia sâu vào tầm nhìn, nhiệm vụ, mục tiêu dài hạn và
chiến lược của tổ chức.
Hệ thống: Chương trình PBM tập hợp thông tin về kết quả
2.
hoạt động của tổ chức theo một cách chiến lược và hệ thống.


Điêu này cho phép tất cả nhân viên các cấp bậc khác nhau trong
tổ chức định kỳ rà soát và phân tích kết quả công việc, và
đóng góp của họ đối với thành tích chung của tổ chức.
Do đó, người ta có thể xác định các yếu tố quan trọng nhất mà
qua đó họ có thể tập chung nỗ lực để cải tiến hoạt động của
mình một cách bền vững.
LKY-VNPPTPVMK
8

9. Các đặc điểm của
một chương trình PMB tốt
3.
Kỳ vọng: Chương trình PBM coi trọng giả thiết rằng một
người sẽ làm việc tốt hơn nếu tổ chức và đồng nghiệp của
anh/chị ta có sự kỳ vọng cao hơn về mình (Hiệu ứng
Pygmalion). Nét đặc trưng này nhân mạnh vào khả năng phát
triển của mỗi người; và do đó sự khuyến khích và tặng
thưởng sẽ được coi trọng hơn là đe dọa hình phạt.
4.
Minh bạch: Chỉ số và cách đánh giá kết quả công việc được
5.
Nhất quán và thường xuyên cải tiến: Trong khi chương trình
sử dụng trong chương trình PMB nên minh bạch, đơn giản và
dễ hiểu.
PBM cần có sự nhất quán cao, các phương pháp và chỉ số
đánh giá cũng cần được thường xuyên xem xét lại, sửa đổi,
và cải tiến để nắm bắt được kết quả hoạt động của tổ chức
đứng trước những thay đổi của môi trường bên trong và bên
ngoài.
LKY-VNPPTPVMK
9

10. Các Chỉ số Kết quả công việc
Chủ yếu (KPIs)
Chương trình PBM dựa trên các Chỉ số Kết quả
công việc Cơ bản (KPI) nhằm:





Xác định các mục tiêu kết quả công việc của cá nhân
người lao động, các phòng ban và toàn bộ tổ chức;
Đánh giá kết quả công việc của cá nhân người lao động,
các phòng ban và toàn bộ tổ chức; và
Giám sát tiến trình hướng tới mục tiêu.
Chỉ số KPI và các mục tiêu xác định được tạo ra
dựa vào nguyên tắc SMART: Cụ thể (Specific), Có
thể đo được (Measurable), Có thể đạt được
(Attainable), Thích hợp (Relevant), và Kịp thời
(Timely)
LKY-VNPPTPVMK
10

11. Chỉ số KPI-Nguyên tắc SMART
Cụ thể (Specific)
Các chỉ số KPI phải cụ thể để nắm bắt một cách
rõ ràng nhất kết quả công việc của cá nhân
người lao động, các phòng ban và toàn bộ tổ
chức.

Mục tiêu nhằm đạt được cần phải rõ ràng bằng
cách:




Bắt đầu các mục tiêu rõ ràng.
Nêu bật nhiệm vụ chính cần phải làm.
Mô tả hoạt động cần phải tiến hành.
LKY-VNPPTPVMK
11

12. Chỉ số KPI-Nguyên tắc SMART
Có thể đo được (Measurable)

Chỉ số KPI cần phải lượng hóa và kiểm nghiệm được.

Mô tả làm thế nào để có thể đo được được.


Các mục tiêu không nhất thiết lúc nào cũng được đo
được bằng biện pháp định lượng. Các mục tiêu có thể
được đo thông qua các kết quả đã được thỏa thuận
trước.
Các cán bộ đánh giá có thể sử dụng các kết quả đạt
được từ trước như làm tiêu chí so sánh.
LKY-VNPPTPVMK
12

13. Có
KPI- Nguyên tắc SMART
thể đạt được (Attainable)
Thách thức:



Đặt ra mục tiêu để phát huy năng lực tối đa và khuyến khích sự tự tin.
Đặt ra một số mục tiêu đòi hỏi sự vươt lên để thách thức và thúc đẩy
cá nhân người lao động, phòng ban và toàn bộ tổ chức.
Nhưng hãy thực tế: Hạn chế mục tiêu tới con số mà cá nhân người
lao động, phòng ban và toàn bộ tổ chức có thể hoàn thành và vui
vẻ chấp thuận.

Hỗ trợ:



Quyết định nguồn lực cần thiết.
Thảo luận về các kỹ năng và tập huấn có thể được thực hiện nhằm đạt
được mục tiêu.
LKY-VNPPTPVMK
13

14. Chỉ số KPI-Nguyên tắc SMART
Phù hợp (Relevant)



Chỉ số phải có liên quan trực tiếp đến phần mô tả công
việc của cá nhân người lao động, chức năng và phạm vi
công việc của phòng ban, và các mục đích và mục tiêu
chiến lược của toàn bộ tổ chức.
Các mục tiêu đặt ra cần giới hạn ở những công việc có
tầm quan trọng đối với phòng ban hay đối với cá nhân
người lao động.
Việc đảm bảo rằng các nhân viên hoàn toàn hiểu và
chấp thuận các mục tiêu này là quan trọng.
LKY-VNPPTPVMK
14

15. Chỉ số KPI-Nguyên tắc SMART
Kịp thời (Timely)


Các chỉ số KPI nên có khung thời gian thích hợp.
Khung thời gian này đảm bảo rằng các dữ liệu và thông
tin được đánh giá hữu ích nhất và có hiệu quả trong
việc giúp cho cá nhân người lao động, phòng ban và
toàn bộ tổ chức hiểu được tiến bộ, điểm mạnh và điểm
yếu của họ trong những nỗ lực nhằm đạt được và duy
trì thành tích cao.
LKY-VNPPTPVMK
15

16. Sáu bước để thiết lập
một chương trình PMB
1. Bước 1: Thiết lập các chỉ số KPI

Việc thiết lập các chỉ số KPI là bước quan trọng đâu tiên nhằm giúp
cho tổ chức theo dõi và đánh giá các nhân tố quan trọng đóng góp
vào sự thành công của nó.
2. Bước 2: Sắp xếp và liên kết các chỉ số KPI ở mọi cấp độ của tổ chức

Các chỉ số KPI nên sắp xếp ở các cấp phòng, ban và cuối cùng là cá
nhân.

Điều này đảm bảo rằng mỗi phạm vi công việc được sắp xếp phù
hợp với các mục tiêu của tổ chức.
3. Bước 3: Thường xuyên truyền đạt thông tin về kết quả và phân tích
thành tích công việc

Việc truyền đạt thông tin thường xuyên và hiệu quả có tầm quan
trọng trong việc tăng cường cam kết của nhân viên và mang lại
những thay đổi tích cực.
LKY-VNPPTPVMK
16

17. Sáu bước để thiết lập
một chương trình PMB
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ kết quả công việc thích hợp

Việc lưu trũ hồ sơ thích hợp một cách đơn giản có tầm quan trọng.

Bước này cho phép tổ chức theo dõi kết quả hoạt động của nhân
viên và các phòng ban, đồng thời cho phép can thiệp kịp thời khi cần
thiết.
Bước 5: Tiến hành theo dõi và đánh giá kết quả công việc

Kết quả công việc của cá nhân người lao động, phong ban và toàn
bộ tổ chức nên được đánh giá bằng một phương pháp rất thận trọng,
minh bạch và chiến lược. Điều này cho phép mọi người tham gia và
ủng hộ chương trình PBM đó.
Bước 6: Ra quyết định dựa vào những kết quả và phân tích từ chương
trình PBM này

Kết quả từ hệ thống PBM có thể được sử dụng một cách hiệu quả và
công bằng cho các quyết định chiến lược và những quyết định liên
quan đên chế độ tiền lương, khen thưởng và thăng chức cho mỗi
nhân viên.
LKY-VNPPTPVMK
17

18. Kinh nghiệm Quốc tế

Hàn Quốc: Uỷ ban Dịch vụ Dân sự (CSC)

Singapore: Các trường đại học và phổ thông

Malaysia: Công ty dầu khí Petronas

Hoa Kỳ:



Văn phòng Tổng thống
Bộ Giáo dục
Chính quyền bang Texas
LKY-VNPPTPVMK
18

19. Việt Nam và cải cách: Từ Mong muốn
đến thực hiện
Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI (15-18/12/1986)
Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng tại Đại hội
đại biểu toàn quốc lần thứ VI


Thực hiện một cuộc cải cách lớn về tổ chức bộ máy của các cơ quan
Nhà nước, theo phương hướng: xây dựng và thực hiện một cơ chế
quản lý nhà nước thể hiện quyền làm chủ tập thể của nhân dân lao
động ở tất cả các cấp. Tăng cường bộ máy của nhà nước từ Trung
ương đến địa phương và cơ sở thành một hệ thống thống nhất, có sự
phân định rành mạch nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm từng cấp theo
theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phân biệt chức năng quản lý hành
chính – kinh tế với quản lý sản xuất – kinh doanh, kết hợp quản lý theo
ngành với quản lý theo địa phương và vùng lãnh thổ, phù hợp với đặc
điểm tình hình kinh tế, xã hội”.
“Thực hiện một quy chế làm việc khoa học, có hiệu suất cao; xây dựng
bộ máy gọn nhẹ, có chất lượng cao với một đội ngũ cán bộ có phẩm
chất chính trị và năng lực quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, quản lý xã
hội”.
LKY-VNPPTPVMK
19

20. Việt Nam và cải cách: Từ Mong muốn
đến thực hiện
Sẽ dùng camera kiểm soát hành vi công chức
Tuổi Tre (Thứ Năm, 19/06/2008)



TT (Hà Nội) - UBND TP Hà Nội vừa có kế hoạch kiểm tra công tác giải
quyết thủ tục hành chính nhằm phát hiện những cơ quan, đơn vị, cán
bộ, công chức gây phiền hà, sách nhiễu dân.
Theo kế hoạch này, từ nay đến hết năm 2008, UBND TP Hà Nội sẽ liên
tục thanh tra, kiểm tra đột xuất tất cả cơ quan, đơn vị trực thuộc TP
trong công tác tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính cho người dân
và doanh nghiệp.
UBND TP Hà Nội cũng chỉ đạo giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm
thành lập đoàn kiểm tra và trực tiếp chỉ đạo hoạt động của đoàn kiểm
tra. Đoàn kiểm tra được toàn quyền sử dụng các phương tiện như
camera, máy ảnh, máy ghi âm để theo dõi việc giải quyết thủ tục hành
chính của các đơn vị, cơ quan khác.
TRỌNG PHÚ
LKY-VNPPTPVMK
20

21. QLTKQ trong các trường học ở
Singapore
Trường
Tầm nhìn
Sứ mệnh
Trường cấp I Bukit
Timah
Một trường mạnh mẽ, sống động
với vị thế cao trong cộng đồng;
là nơi mà giáo viên và học sinh
phấn đấu là một trường xuất
sắc đào tạo nên những người
biết tự học suốt đời.
Trường phấn đấu phát triển các học
sinh của mình tới hết tiềm năng
của mình và giúp các em trở
thành các công dân tử tế và trung
thành của đất nước Singapore.
Trường cấp I Tampines
Là một trường học ưu tú: Phong phú
vượt mọi giới hạn, Yêu thương
vượt mọi thước đo.
Giáo dưỡng các học sinh tính sáng
tạo, khả năng thích ứng, và sự
chân chính về đạo đức.
Trường cấp II Bedok
Town
Là trường hàng đầu về sự xuất sắc
và phương pháp phát triển toàn
diện cho trẻ nhỏ.
Giáo dưỡng mỗi đứa trẻ thành người
có khả năng tự định hướng vươn
lên và tự học suốt đời; giúp các
em sẵn sàng và quyết tâm phụng
sự cộng đồng và quốc gia.
LKY-VNPPTPVMK
21

22. QLTKQ trong các trường học ở
Singapore
Trường
Tầm nhìn
Sứ mệnh
Là một trong những trường tốt
nhất trong khích lệ cá nhân vươn
tới xuất sắc.
Giáo dưỡng cá nhân mạnh mẽ về tinh
thần, tận tâm và hiểu biết thông qua một
môi trường học tập sáng tạo và bổ ích.
Trường cấp
III River
Valley
Là một cộng đồng những người
thành đạt có cội nguồn truyền
thống và được trang bị tốt cho
tương lai.
Giáo dưỡng học sinh trở thành những
người học độc lập, có song ngữ, với tính
chính trực và ý thức truyền thống để có
thể trở thành những công dân và nhà
lãnh đạo hữu ích, sẵn sàng chấp nhận
thách thức trong một thế giới đổi thay
và có đóng góp có ý nghĩa cho xã hội.
Trường cấp
III Dunman
Là trường được lựa chọn hàng
đầu cho việc giáo dưỡng nên các
nhà lãnh đạo ưu tú, có thành quả
cao và những người công dân có
tầm nhìn toàn cầu.
Phát triển học sinh của chúng ta tới mức
tiềm năng tối đa, giúp các em thành
người biết quan tâm, biết phụng sự, và
biết lãnh đạo.
Trường cấp
II Changkat
Changi
LKY-VNPPTPVMK
22

23. Ví dụ về báo cáo đánh giá định
kỳ cán bộ của Singapore
LKY-VNPPTPVMK
23

24. I-Phẩm chất tiềm năng hiện thời
(CEP* Qualities)
Cao
Vượt mức
yêu cầu
Đạt yêu cầu
Thấp dưới yêu
cầu
1
2
3
4
1. Khả năng phân tích
1
2
3
4
2. Khả năng sáng tạo
1
2
3
4
3. Khát khao lập công
1
2
3
4
4. Nhạy cảm về chính trị-xã hội
1
2
3
4
5. Quyết đoán
1
2
3
4
6. Khả năng thôi thúc người khác
1
2
3
4
7. Khả năng ủy thác công việc cho
người khác
1
2
3
4
8. Khả năng truyền thông và tư vấn
1
2
3
4
Phẩm chất chiến lược
Các phẩm chất cụ thể
*CEP= Current Estimated Potential
LKY-VNPPTPVMK
24

25. II-Các phẩm chất công vụ
Cao
Thấp
1
1. Gắn bó với công việc
Đạt yêu cầu
2
3
Luôn luôn
Thường
xuyên
Ít khi
Không bao giờ
2. Chính trực (trung thực
và nghĩa khí)
1
2
3
4
A-Không tranh công mà qui
công lao cho đồng đội một
cách hợp lý
1
2
3
4
B-Nhận trách nhiệm khi
nhiệm vụ không hoàn thành
1
2
3
4
C-Bảo vệ chính kiến nếu tin
rằng cách giải quyết của
mình là tốt nhất, cho dù có
nhiều ý kiến khác nhau.
1
2
3
4
LKY-VNPPTPVMK
25

26. II-Các phẩm chất công vụ (tiếp)
Xuất sắc
Tốt
Đạt yêu cầu
Kém
3. Quản lý nguồn lực: sử dụng,
phân bổ, và tìm kiếm nguồn lực
hữu hiệu
1
2
3
4
4. Giúp Đồng đội tiến lên: hướng
dẫn, tư vấn, và phát triển đồng
nghiệp, cấp dưới. Tạo cơ hội cho
họ gánh vác thách thức mới; Giúp
họ xác định rõ và theo đuổi mục
tiêu sự nghiệp
1
2
3
4
5. Tính cộng tác đồng đội: hiểu
rõ rằng gắn bó đồng đội sẽ nên
thành quả lớn hơn thực hiện riêng
rẽ. Tìm kiếm cách khai thác để tạo
giá trị tối đa thế mạnh của từng
người trong sự gắn bó tham gia
của cả tập thể.
1
2
3
4
LKY-VNPPTPVMK
26

27. III-Tiềm năng
1. Phẩm chất ước tính hiện thời
 Hạng cán bộ
 Bậc Lương
2. Đã được qui hoạch bổ nhiệm làm:
3. Khả năng xứng đáng được bổ nhiệm





Nhất định __
Khá chắc chắn __
Có thể ___
Có lẽ là không thể __
Chắc chắn là không thế ___
LKY-VNPPTPVMK
27

28. IV-Phát triển
Nếu đã đạt đến mức CEP; chỉ ra khả
năng luân chuyển
1. Trong vòng ba năm
 Công việc khác có thể đảm nhiệm:


trong bộ đang làm:
bộ khác:
2. Các khả năng lâu dài hơn
LKY-VNPPTPVMK
28

29. V-Đánh giá kết quả công tác tổng thể
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Khối lượng công việc
Chất lượng công việc
Khả năng tổ chức
Phản ứng trong thực hiện công việc dưới
áp lực (thời gian, đổi thay).
Ý thức trách nhiệm
Chất lượng dịc vụ
Tính đồng đội
Kiến thức và áp dụng
Đóng góp cho kết quả chung của nhóm
Đóng góp cho kết quả của cơ quan (ngoài
công việc chuyên môn)
Công việc kiêm nhiệm
Đánh giá tổng thể trên
5 mức:
1. Vượt xa yêu cầu
trên tất cả các lĩnh
vực
2. Vượt yêu cầu trên
hầu hết các lĩnh
vực
3. Vượt yêu cầu trên
phần lớn các lĩnh
vực
4. Vừa đạt yêu cầu.
5. Chưa đạt yêu cầu
LKY-VNPPTPVMK
29

30. VI-Khuyến nghị đề bạt
Đề bạt:

Khuyến nghị mạnh mẽ

Khuyến nghị

Không khuyến nghị
Cơ sở cho sự khuyến nghị
đề bạt:
LKY-VNPPTPVMK
30

31. Sáng kiến “Cắt giảm Chi phí” (CGCP):
Tiếp thu gợi ý của dân (9/2003-1/2008)




“Cut waste” initiative
http://app.mof.gov.sg/cutwaste/suggestionvi
ew.asp?id=194
Uỷ ban CGCP được thiết lập từ tháng 9/2003.
Thành phần: tổng trưởng một số ngành then
chốt (nội vụ, tài chính), đại biểu quốc hội,
phóng viên báo.
Cách thức: nghe gợi ý của dân; trả lời xác
đáng trong 2-3 tuần trực tiếp và đăng trên
trang web của ủy ban. THỰC HIỆN
LKY-VNPPTPVMK
31

32. Sáng kiến “Cắt giảm Chi phí” (CGCP):
Tiếp thu gợi ý của dân (9/2003-1/2008)
Phân loại
Gợi ý nhận được
(No.)
Gợi ý nhận được
%
Gợi ý đã xử lý
(%)
ĐỒNG Ý-Gợi ý mới: sẽ thực hiện
106
2.36
3.12
ĐỒNG Ý-Đã triển khai
723
16.07
21.29
2,059
45.78
60.63
508
11.29
14.96
3,396
75.5
100
9
0.2
Gợi ý không liên quan đến CGCP
1,093
24.3
Tổng số gợi ý nhận được
4,498
100
ĐỒNG Ý với quản ngại nêu ra -Giải thích
Không phù hợp để thực hiện
Tổng số đã xử lý
Đang xử lý
 Tiết kiệm: 500-700 triệu S$ mỗi năm
LKY-VNPPTPVMK
32