D2.04 eventplanning eventmarketing_uniwork

1. 2-й тренировочный модуль
ТРУДОУСТРОЙСТВО ЧЕРЕЗ
КАРЬЕРНЫЕ ЦЕНТРЫ
Ярмарки вакансий и
установление
контактов

2. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ВСТРЕЧУ
• Тщательное планирование – залог успешности любого
мероприятия
– Начинать нужно как можно раньше
– Требуется разработать детальный план управления, включающий
в себя расписание и смету расходов
Как же выглядит такой план управления?
Об этом вы узнаете за следующий час! 
Пожалуйста, помните, что данное руководство является лишь образцом, который может не охватывать весь
спектр необходимой информации и возможных требований.

3. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Ключевые составляющие плана управления
• Подробная информация о мероприятии
• Организационный комитет (кадровое планирование)
• План мероприятий
• Финансовое планирование (бюджет)
• Страхование
• Место проведения
• Организация движения транспорта и пешеходов
• Список контактов
• Оценка мероприятия

4. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Подробная информация о мероприятии
• Название мероприятия
• Время и место проведения
– проверьте, не запланированы ли в этом месте иные мероприятия
– не менее важно учитывать временные рамки
– проводите мероприятие в то время, которое позволит расширить
целевую аудиторию и добиться наибольшей эффективности
– помимо непосредственно времени проведения мероприятия,
указывайте также время проведения организационных работ до и
после мероприятия
• Связь во время мероприятия
– за общую организацию мероприятия несет ответственность
менеджер мероприятия
– необходимо обеспечить связь с менеджером мероприятия на стадиях
планирования, проведения и оценки

5. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Организационный комитет (кадровое
планирование) (1)
• Как правило, одному человеку очень сложно организовать
мероприятие, для этого требуется команда
• Необходимо провести распределение обязанностей и
заблаговременно принять соответствующие решения согласно
размеру вашего бюджета
– Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы
каждый член команды понимал, что он должен делать и каков
ожидаемый результат его действий
– Минимальный состав организационного комитета может выглядеть
следующим образом:
• Менеджер мероприятия
• Казначей
• Иные участники, ответственные за информационное освещение и
секретарскую работу
• Рядовые члены комитета, обязанности которых будут назначаться
по мере работы

6. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Организационный комитет (кадровое
планирование) (2)
• Постарайтесь организовать работу таким образом, чтобы в
ней участвовали как волонтеры, так и наемный персонал
– Найдите решение, удовлетворяющее волонтеров и организационный
комитет
• При организации мероприятия комитетом ключевую роль
играет менеджер мероприятия.

7. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
План мероприятий
• Планирование мероприятий должно быть осуществлено
заблаговременно
– Практика показывает
• В зависимости от масштабов мероприятия его планирование должно
начаться примерно за 6 месяцев до его начала
• Для фестивалей планирование должно начинаться за 10 месяцев до
начала
– Нужно распределить приоритеты – не все мероприятия могут
проводится одновременно
• Необходимо создать список планируемых мероприятий и
ознакомить с ним членов комитета
• Необходимо разработать последовательный план-график
• Необходимо назначить ответственных лиц

8. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Финансовое планирование (1)
Какой бы ни была ваша изначальная задумка, главное –
обеспечить ее жизнеспособность в финансовом плане.
•Бюджет
– Проведите планирование доходов и расходов с тем, чтобы
добиться бюджетного баланса
– Используйте сводные таблицы
– Некоторые организации не обязаны платить НДС – учитывайте это
при планировании
– Для упрощения контроля средств создайте отдельный банковский
счет

9. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Финансовое планирование (2)
• Финансовая поддержка
– Скорее всего ваше мероприятие не позволит получить столько
средств, сколько требуется для покрытия всех расходов, вследствие
чего необходимо найти источники финансирования.
– Ими могут стать:
• Государственные органы
• Доверительные фонды, фондовые и неправительственные организации
• Органы местного самоуправления
• Частные лица
• Предприятия
– Необходимо заняться поиском финансовой поддержки как можно
раньше, поскольку утверждение и выделение средств может занять
значительное время.

10. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Финансовое планирование (3)
• Каким могут быть возможные доходы и расходы?
Доход Расходы
• Заработанный доход –
продажа билетов, атрибутики,
питания и т.п.
• Накладные расходы -
административные расходы,
аренда офиса, телефон
• Нетрудовой доход –
государственные гранты,
пожертвования от частных лиц
или фондов и т.п.
• Затраты на месте - аренда
земель, монтаж навесов и
сцены, буфетно-кухонной
оборудование,
• Затраты на творческих
работников – плата
исполнителям, размещение,
дорожные затраты, прокат
инструментов
• Маркетинговые расходы -
печать буклетов / листовок /
программ, субподрядчики,
освещение мероприятия

11. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Страхование
• Управление общественным мероприятием включает в
себя обеспечение безопасности организаторов,
волонтеров, внештатных сотрудников, вовлеченных в
организацию мероприятия лиц и общественности.
• Менеджерам мероприятий рекомендуется проводить
полное страхование гражданской ответственности и
получать юридические консультации в рамках стратегии
управления рисками
• Имущество и оборудование также должны быть
застрахованы.

12. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Место проведения (1)
• План местности
– Очень важно разработать
ясный план местности
– План местности – это карта
мероприятия. Такой план
является неотъемлемой
частью эффективного
планирования и управления
– План местности должен быть
доступным для понимания и
размещен в ключевых
пунктах

13. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Место проведения (2)
• Контрольный список
– Что должно входить в план местности?
• Центр координации
• Расположение мест для сидения
• Способы связи
• Рабочие площадки
• Места для парковки
• Туалеты
• Пункты оказания первой помощи
• Места выступления
• Входы и выходы
• Дополнительно:
– аварийный доступ
– сотрудники безопасности
– противопожарное оборудования
– места для курения
Зависит от масштаба мероприятия

14. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Организация движения транспорта и
пешеходов
• Необходимо организовать мероприятие таким образом,
чтобы посетители не создавали неудобств ближайшим
предприятиям и жилым домам, а также с целью
обеспечения свободного доступа аварийно-спасательных
служб и организаторов.
• Нужно обратить внимание на следующее:
– Достаточное количество парковочных мест, включая резервные
места
– Доступ для людей с ограниченными возможностями
– Предпочтительные пути к месту проведения
– Достаточное освещение (вечер / ночь)
– Маршрутные такси (если необходимо)

15. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Список контактов
• Полезно создать список с контактными данными
организаторов и внести туда дополнительные контакты,
которые могут быть полезны в день мероприятия.

16. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Оценка
• По завершении мероприятия важно оценить, насколько
удалось достичь поставленных целей. Это позволит вам
выявить недостатки и внести соответствующие изменения
в план управления, способствующие дополнительному
успеху следующего мероприятия.

17. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Общие аспекты (1)
• Составьте список задач и график реализации проекта
– Составьте список задач и график реализации в самом начале
планирования, указав окончательные сроки. Способствуйте тому,
чтобы руководящий персонал сам ставил задачи, сроки и
распределял обязанности в пределах области своей компетенции.
• Разработайте расписание очередных встреч и регистрации
– Встречайтесь с вашей командой на регулярной основе (например,
раз в неделю), рассказывая о достигнутом прогрессе и обсуждая
будущие действия. По мере приближения даты мероприятия
может потребоваться повысить частоту проведения встреч.

18. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Общие аспекты (2)
• Внедряйте в управление онлайн инструменты
– Рассмотрите возможность использования свободного
программного обеспечения для управления проектами, например
Basecamp или Open Atrium. Dropbox, Google группы и документы,
а также PBworks могут быть эффективными средствами обмена
документами и управления информацией внутри команды.
• Веселитесь
– Объем работ может быть настолько большим, что это будет
оказывать на вас давление. Старайтесь привнести в работу как
можно больше веселья. Попробуйте сплотить коллектив:
устраивайте совместные ужины после встреч, вместе посещайте
различные развлекательные мероприятия.

19. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
А ТЕПЕРЬ ПОПРОБУЙТЕ СОЗДАВАТЬ
СВОЙ СОБСТВЕННЫЙ ПЛАН
УПРАВЛЕНИЯ! 

20. www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
КОНТАКТНЫЕ ДАННЫЕ
Клаудия Линдич
| Младший преподаватель| НИОКР |
E-Mail:
claudia.linditsch@fh-joanneum.at
Адрес:
Эггенбергер-аллее 11 | A-8020 Грац | АВСТРИЯ
Тел: +43 (0)316-5453 6832
Факс: +43 (0)316-5453 9 6832
| Институт международного менеджмента @ кафедра менеджмента |
www.fh-joanneum.at/mem

21. СПАСИБО