Rotary Insurance and Youth Protection Presentation by Past District Governor Keith Hopkins

1. RRiisskk MMaannaaggeemmeenntt
RRoottaarryy IInnssuurraannccee && YYoouutthh
PPrrootteeccttiioonn IInnffoorrmmaattiioonn
PPDDGG KKeeiitthh HHooppkkiinnss

2. TThhee IInnssuurreedd
FFoorr iinnssuurraannccee ppuurrppoosseess,, TThhee IInnssuurreedd iiss ddeeffiinneedd aass::
RRoottaarriiaannss iinncclluuddiinngg PPaarrttnneerrss aanndd VVoolluunntteeeerr WWoorrkkeerrss
RRoottaarryy BBooddiieess aanndd tthheeiirr BBooaarrddss..
DDiissttrriicctt aanndd IInnssttiittuuttee CCoommmmiitttteeeess
PPaarrttiicciippaannttss iinn aallll ooffffiicciiaall RRoottaarryy aaccttiivviittiieess

3. RRiisskk MMaannaaggeemmeenntt
aa ddeeffiinniittiioonn
RRiisskk mmaannaaggeemmeenntt iiss aa wwaayy ttoo iiddeennttiiffyy aanndd aavvooiidd
ssoommee ffuuttuurree eevveenntt tthhaatt mmiigghhtt ccaauussee hhaarrmm..
WWee nneeeedd ttoo kknnooww wwhhaatt ccoouulldd ggoo wwrroonngg aanndd
wwhhaatt wwee ccaann ddoo ttoo pprreevveenntt iitt ffrroomm ooccccuurrrriinngg..

4. MMaannaaggiinngg tthhee rriisskk!!

5. IIddeennttiiffyyiinngg tthhee RRiisskk
WWhhiillsstt wwee ccaannnnoott pprreevveenntt bbuusshh ffiirreess,, ffllooooddss,,
ccyycclloonneess oorr tthhee aaccttss ooff ddeevviiaannttss,, wwee ccaann
mmiinniimmiissee tthhee rriisskkss..
AAss RRoottaarriiaannss wwee oowwee aa dduuttyy ooff ccaarree ttoo aallll
tthhoossee ffoorr wwhhoomm wwee pprroovviiddee aa sseerrvviiccee
iinncclluuddiinngg mmeemmbbeerrss ooff tthhee ppuubblliicc,, aass wwee ggoo
aabboouutt tthhee bbuussiinneessss ooff RRoottaarryy pprrooggrraammss aanndd
pprroojjeeccttss..

6. WWhhoo iiss rreessppoonnssiibbllee??
TThhee CClluubb PPrreessiiddeenntt iiss rreessppoonnssiibbllee,, aanndd
sshhaallll aappppooiinntt aa RRiisskk MMaannaaggeemmeenntt aanndd//oorr
PPrrootteeccttiioonn OOffffiicceerr ttoo oovveerrsseeee ccoommpplliiaannccee
iinn rreellaattiioonn ttoo aallll pprroojjeeccttss aanndd aaccttiivviittiieess..
PPrriinncciippllee eexxppoossuurreess bbeeiinngg::
 AAllll yyoouutthh pprrooggrraammss aanndd aaccttiivviittiieess..
 AAnnyy aaccttiivviittyy iinnvvoollvviinngg tthhee ppuubblliicc..

7. PPuubblliicc LLiiaabbiilliittyy PPoolliiccyy
 PPuubblliicc//PPrroodduuccttss LLiiaabbiilliittyy $$5500,,000000,,000000
 MMoolleessttaattiioonn $$ 22,,000000,,000000
 SSttaattuuttoorryy LLiiaabbiilliittyy ((FFiinneess && PPeennaallttiieess)) $$ 115500,,000000
DDeedduuccttiibblleess::
 PPuubblliicc//PPrroodduuccttss $$11,,000000 ((NNiill ffoorr iinnddiivviidduuaallss))
 MMoolleessttaattiioonn $$2255,,000000
 SSttaattuuttoorryy LLiiaabbiilliittyy $$55,,000000 (($$11,,000000 ffoorr iinnddiivviidduuaallss))

8. LLiiaabbiilliittyy RRiisskk MMaannaaggeemmeenntt
&& IInncciiddeenntt RReeppoorrttiinngg
 PPrroo FFoorrmmaa RReeqquueesstt && CChheecckk--lliisstt ttoo bbee uusseedd oonn
aallll pprroojjeeccttss wwiitthh aa lliiaabbiilliittyy eexxppoossuurree,, aanndd
ssuubbmmiitttteedd ttoo tthhee DDIIOO ffoorr aapppprroovvaall pprriioorr ttoo tthhee
ccoommmmeenncceemmeenntt ooff tthhee pprroojjeecctt//aaccttiivviittyy..
 IInncciiddeenntt RReeppoorrtt FFoorrmm ttoo bbee ccoommpplleetteedd ffoorr aallll
‘‘sslliipp && ffaallll’’ oorr ootthheerr ppootteennttiiaall ccllaaiimmss..
 CCeerrttiiffiiccaattiioonn//yyoouutthh pprrooggrraamm ccoommpplliiaannccee..
 RRII rreeppoorrttiinngg gguuiiddeelliinneess ttoo bbee uusseedd ffoorr aalllleeggeedd
mmoolleessttaattiioonn//hhaarraassssmmeenntt iinncciiddeennttss..

9. Rotary Insurance Proforma
To: Rotary District 9465 Insurance Officer
The Rotary Club of xxxxxxxxxxxx…………………………………
wish to advise that it will be running the following event(s) as part of its activities and requires that this
activity be noted and included in the Insurance Policy of District 9465.
Brief Description of Activity: …Sausage Sizzle/ Barbecue
Date of Activity: _____/____/____ (Twice Weekly)
Time of activity (when and for how long)……7am-3pm
Location of Activity: …xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Are there Third Parties involved? YES/NO
If “Yes”, please provide details: ………………………………………………………….................
Approximate number of community participants: 3-4
Risk Management Form Completed? YES/NO
Certificate of Currency required? YES/NO
If yes, provide details of parties to be noted: ………………………………………………………
Rotarian Contact: …xxxxxxxxxx
Details: Phone/Fax Number: …………………………………………………………………….
Email address:……………………………………………………………………………………..
COVER CONFIRMED UNDER ROTARY POLICY: YES/NO DATE: 01/07/14

10. Risk Management Form
1. Describe the activity / project being undertaken…Sausage Sizzle/ Barbecue
2. Detail the people participating in the activity / project (does it involve non Rotarians, members of the public or
other organisations or third parties? Yes – Various community groups……………………………………………
3. Have you required any other organisation, group or person who is taking part in the activity to provide their own
“Public Liability Insurance”? (Other organisations or groups should have their own Public Liability Insurance
Cover; and individuals should have their own cover or at least be made aware that they are not covered under
Rotary insurance unless specifically noted. Ideally you should obtain a written indemnity from any other
organisation, group or third party involved or associated with the activity). YES / NO
4. Have you been asked by any other organisation or person to (a) indemnify them as a third party or (b) hold any
other organisation “harmless” under the Rotary Insurance for the activity? YES / NO
(If yes, refer to your District Insurance Officer for advice before entering into any agreement).
5. Describe the potential hazards (or dangers to the general public and persons working on project)
…Gas bottle explosion, contaminated food
6. Have there been prior incidents / accidents on this type of project? If “Yes”, detail when, how and the result.
….No
7. What action / steps can be taken to reduce the likelihood of it happening? N/A
……………………………………………………………………………………………………………………
8. Does the project / activity involve young people? YES / NO If yes, have the procedures as outlined in the
District Youth Protection Policy been followed?
Has the District Protection Officer been advised of the activity? YES/NO N/A
PLEASE DO NOT ASSUME THAT ALL PROJECTS / ACTIVITIES ARE AUTOMATICALLY COVERED UNDER ROTARY’S
PUBLIC LIABILITY POLICY.
ANY QUERIES OR QUESTIONS SHOULD BE ADDRESSED WITH THE DISTRICT INSURANCE OFFICER IN ORDER TO
OBTAIN AGREEMENT FROM THE INSURER PRIOR TO THE COMMENCEMENT OF THE PROJECT / ACTIVITY.

11. ““PPaarrttiicciippaattiioonn”” EExxcclluussiioonn
TThhee LLiiaabbiilliittyy ppoolliiccyy pprroovviiddeess ccoovveerr ffoorr::
PPeerrssoonnaall IInnjjuurryy oorr DDaammaaggee ttoo pprrooppeerrttyy ooff ssuucchh ppeerrssoonnss aarriissiinngg
oouutt ooff tthhee dduuttyy ooff ccaarree oowweedd bbyy TThhee IInnssuurreedd aass aa pprrooppeerrttyy oowwnneerr
oorr oorrggaanniisseerr..
TThhee LLiiaabbiilliittyy ppoolliiccyy ddooeess nnoott ccoovveerr::
LLiiaabbiilliittyy iinn rreessppeecctt ooff PPeerrssoonnaall IInnjjuurryy oorr PPrrooppeerrttyy DDaammaaggee
aarriissiinngg ddiirreeccttllyy oorr iinnddiirreeccttllyy ffrroomm,, ccaauusseedd bbyy,, ccoonnttrriibbuutteedd ttoo bbyy oorr
iinn ccoonnnneeccttiioonn wwiitthh tthhee ppaarrttiicciippaattiioonn ooff aannyy ppeerrssoonn oorr ssuucchh
ppeerrssoonn’’ss pprrooppeerrttyy iinn aannyy ssppoorrtt,, ggaammee,, mmaattcchh,, rraaccee,, pprraaccttiiccee,,
ttrraaiinniinngg ccoouurrssee,, ttrriiaall,, ccoonntteesstt oorr ccoommppeettiittiioonn..

12. WWhhoo iiss aa PPaarrttiicciippaanntt??
AAnnyy ppeerrssoonn wwhhoo ttaakkeess ppaarrtt iinn aann aaccttiivviittyy
oorrggaanniisseedd bbyy RRoottaarryy,, wwhhiicchh mmiigghhtt iinncclluuddee
pphhyyssiiccaall eexxeerrttiioonn iinn eexxcceessss ooff nnoorrmmaall eevveerryy
ddaayy aaccttiivviittyy..
SSuucchh aaccttiivviittyy mmiigghhtt hhaavvee tthhee ppootteennttiiaall ooff
ccaauussiinngg ppeerrssoonnaall iinnjjuurryy,, oorr ddaammaaggee ttoo
pprrooppeerrttyy aass aa rreessuulltt ooff tthheeiirr ““ppaarrttiicciippaattiioonn””..

13. DDiissccllaaiimmeerr
LLeeggaall aaddvviiccee ssaayyss tthhaatt ssoommee aaccttiivviittiieess sshhoouulldd
hhaavvee aa ddiissccllaaiimmeerr ssiiggnneedd bbyy tthhee ppaarrttiicciippaanntt//ss,,
tthheerreebbyy mmaakkiinngg tthheemm aawwaarree tthhaatt ttaakkiinngg ppaarrtt iinn
tthhaatt aaccttiivviittyy sshhaallll bbee aatt tthheeiirr oowwnn rriisskk..
AAccttiivviittiieess wwhheerree aa ddiissccllaaiimmeerr iiss rreeccoommmmeennddeedd
iinncclluuddee,, bbuutt aarree nnoott lliimmiitteedd ttoo::
 GGoollff DDaayyss
 BBiikkee RRiiddeess
 SSwwiimmaatthhoonnss
 WWaallkkaatthhoonnss
 CCrriicckkeett MMaattcchheess

15. MMaarrkkeett LLiiaabbiilliittyy
RRoottaarryy AAuussttrraalliiaa MMaarrkkeett SSttaallll HHoollddeerrss
PPuubblliicc && PPrroodduuccttss LLiiaabbiilliittyy IInnssuurraannccee..
LLiimmiitt ooff IInnddeemmnniittyy:: $$1100,,000000,,000000
 PPrreemmiiuumm:: $$66 ((PPeerr SSttaallll HHoollddeerr,, PPeerr MMaarrkkeett))
AAllll cclluubbss aarree eennccoouurraaggeedd ttoo eennssuurree SSttaallll HHoollddeerrss hhaavvee
tthheeiirr oowwnn lliiaabbiilliittyy iinnssuurraannccee iiff ppaarrttiicciippaattiinngg iinn RRoottaarryy
mmaarrkkeettss,, aass tthheeyy aarree nnoott ccoovveerreedd uunnddeerr tthhee DDiissttrriicctt
LLiiaabbiilliittyy PPoolliiccyy..
 RReeffeerr ttoo DDIIOO ttoo aarrrraannggee ccoovveerr vviiaa FFrreeeemmaann MMccMMuurrrriicckk..

16. PPeerrssoonnaall AAcccciiddeenntt && TTrraavveell
IInnssuurraannccee wwiitthhiinn AAuussttrraalliiaa
22001133//22001144 LLiimmiittss && DDeedduuccttiibblleess
 DDeeaatthh && CCaappiittaall BBeenneeffiittss $$25500,,000000
 WWeeeekkllyy IInnjjuurryy bbeenneeffiitt $$11,,550000
 NNoonn MMeeddiiccaarree ccoossttss $$33,,000000
DDeedduuccttiibbllee::
WWeeeekkllyy IInnjjuurryy -- 77 DDaayyss

17. TTrraavveell IInnssuurraannccee
OOvveerrsseeaass
22001133//22001144 LLiimmiittss && DDeedduuccttiibblleess
 WWoorrllddwwiiddee oonn aa 244 hhoouurr bbaassiiss iinn rreessppeecctt ooff aann ooffffiicciiaall
RRoottaarryy aaccttiivviittyy aanndd iinncclluuddiinngg uupp ttoo 6600 ddaayyss pprriivvaattee ttrraavveell..
 DDeeaatthh && CCaappiittaall BBeenneeffiittss $$25500,,000000
 OOvveerrsseeaass MMeeddiiccaall UUnnlliimmiitteedd
DDeedduuccttiibblleess::
MMeeddiiccaall NNiill
PPrrooppeerrttyy $$25500

18. DDeeffiinniittiioonn
AA ‘‘jjoouurrnneeyy’’ iiss ddeeffiinneedd aass::
TTrraavveell eexxcceeeeddiinngg 5500 kkmm ffrroomm tthhee iinnssuurreedd
ppeerrssoonn’’ss nnoorrmmaall ppllaaccee ooff rreessiiddeennccee,, oonn aa
244 hhoouurr bbaassiiss uunnttiill rreettuurrnniinngg tthheerreettoo,, ttoo aa
mmaaxxiimmuumm ppeerriioodd ooff 9900 ddaayyss..

19. PPoossiittiioonnss ooff RReessppoonnssiibbiilliittyy
WWhhiillsstt tthhee pprrootteeccttiioonn ooff yyoouunngg ppeeooppllee iiss
tthhee rreessppoonnssiibbiilliittyy ooff aallll aadduullttss iinnvvoollvveedd iinn
yyoouutthh pprrooggrraammss,, ccoommpplliiaannccee wwiitthh RRII aanndd
tthhee DDiissttrriicctt pprrootteeccttiioonn ppoolliiccyy ddeeppeennddss uuppoonn
tthhee vviiggiillaannccee ooff::
 DDiissttrriicctt GGoovveerrnnoorr
 DDiissttrriicctt PPrrootteeccttiioonn OOffffiicceerr
 DDiissttrriicctt MMaannaaggeemmeenntt CCoommmmiitttteeee..

20. DDuuttiieess ooff tthhee
CClluubb PPrrootteeccttiioonn OOffffiicceerr
 OOvveerrsseeee tthhee sseelleeccttiioonn aanndd ttrraaiinniinngg ooff ssuuiittaabbllee ccoouunnsseelllloorrss..
 OOvveerrsseeee tthhee sseelleeccttiioonn aanndd ttrraaiinniinngg ooff aapppprroovveedd HHoosstt FFaammiilliieess..
 VVeerriiffyy tthhaatt aallll VVoolluunntteeeerrss hhaavvee pprroovviiddeedd tthheeiirr DDeeccllaarraattiioonnss..
 MMaaiinnttaaiinn aa cclluubb VVoolluunntteeeerr rreeggiisstteerr..
 PPrreeppaarree tthhee cclluubb cceerrttiiffiiccaattiioonn rreeqquueesstt && ccoommpplliiaannccee ddeeccllaarraattiioonn
ttoo tthhee ddiissttrriicctt..
**RReeffeerr PPrroocceedduurreess MMaannuuaall

21. Specific cclluubb rreessppoonnssiibbiilliittiieess
TThhee pprrootteeccttiioonn ooff yyoouunngg ppeeooppllee iinn oouurr ccaarree bbeeiinngg
ppaarraammoouunntt,, RRII rreeqquuiirreess tthhaatt wwee ––
 AAppppooiinntt aa CClluubb PPrrootteeccttiioonn OOffffiicceerr ttoo oovveerrsseeee ccoommpplliiaannccee
 EEnnssuurree aallll VVoolluunntteeeerrss hhaavvee uunnddeerrggoonnee ssccrreeeenniinngg
 EEnnssuurree tthhee HHoosstt CCoouunnsseelllloorr iiss ooff tthhee ssaammee sseexx aass tthhee ssttuuddeenntt aanndd iiss nnoott
aa mmeemmbbeerr ooff tthhee hhoosstt ffaammiillyy
 EEssttaabblliisshh aa pprroocceedduurree ffoorr tthhee rreemmoovvaall ooff aa ssttuuddeenntt ffrroomm aa hhoosstt ffaammiillyy wwiitthh
aa bbaacckk uupp ffaammiillyy aass aa ccoonnttiinnggeennccyy
 PPrroovviiddee tthhee ssttuuddeenntt wwiitthh aa llooccaall lliisstt ooff eesssseennttiiaall sseerrvviicceess
 PPrroovviiddee ttrraaiinniinngg ffoorr CCoouunnsseelllloorrss,, HHoosstt FFaammiilliieess,, SSttuuddeennttss aanndd VVoolluunntteeeerrss..
 BBee ffaammiilliiaarr wwiitthh iinncciiddeenntt rreeppoorrttiinngg gguuiiddeelliinneess

22. SSuummmmaarryy
 AAccttiivviittiieess aanndd pprroojjeeccttss iinnvvoollvviinngg tthhee PPuubblliicc aanndd
YYoouutthh rreeqquuiirree aa ccoommpplleetteedd iinnssuurraannccee PPrroo ffoorrmmaa ffoorr
aauutthhoorriissaattiioonn bbyy tthhee DDIIOO pprriioorr ttoo ccoommmmeenncceemmeenntt..
 GGoollff ddaayyss,, ssppoorrttss eevveennttss,, bbiikkee rriiddeess,, ccoommppeettiittiioonnss
eettcc.. iinnvvoollvviinngg ppaarrttiicciippaattiioonn rreeqquuiirree aa ddiissccllaaiimmeerr..
 MMaarrkkeett SSttaallll HHoollddeerrss mmuusstt hhaavvee lliiaabbiilliittyy iinnssuurraannccee
 OOvveerrsseeaass TTrraavveell lliimmiitteedd ttoo 9900 ddaayyss
 YYoouutthh PPrrooggrraamm VVoolluunntteeeerrss ((aass ddeeffiinneedd)) ttoo bbee
ssccrreeeenneedd aanndd ttrraaiinneedd

23. RRiisskk MMaannaaggeemmeenntt
QQUUEESSTTIIOONNSS ??