cách viết e-mail chuyên nghiệp

1. By: Trần T. Ngọc Trâm
Email: tranngoctram0708@gmail.com

2. Nội dung:
1. Quy trình viết e-mail
2. Nội dung e-mail và những lưu ý
2.1. Bố cục một e-mail
2.2. Những lưu ý
3. Một số quy tắc trả lời e-mail

3. 1. Quy trình viết e-mail
B1. Viết nội
dung e-mail
B2. Viết Sub
B3. Attach
File (nếu có)
B4. Điền địa
chỉ e-mail
B5. Kiểm tra
lại toàn bộ
B6. Send e-mail.

4. Lưu ý:
• Chỉ nên điền địa chỉ mail sau khi hoàn thành nội dung
và attach file để tránh tình trạng gửi nhầm, gửi e-mail
khi chưa hoàn chỉnh.
• Luôn nhớ phải kiểm tra e-mail thật kĩ trước khi gửi

5.  Ngoài ra, nếu sử dụng gmail để giảm thiếu sai sót khi
gửi e-mail, ta có thể tiến hành thiết lập cài đặt cho e-mail
không gửi đi lập tức theo cách sau:
B1. Click vào hình bánh răng cưa ở góc bên phải cửa
sổ gmail  chọn Cài đặt
B2. Chọn mục Lab
B3. Tìm phần Hoàn tác gửi  chọn Bật
B4. Lưu thay đổi

6. 2. Nội dung e-mail và những lưu ý
2. 1. Bố cục một e-mail
Lời chào
• Dear / Hi Anh / Chị/ (Tên riêng)/ …
• Kính gửi
Nội dung
Kết thúc
• Trân trọng/ Best Regards/ ….
• Chữ ký

7. 2.2. Một số lưu ý
 Trình bày nội dung e-mail
• Ngăn gọn, đi thẳng vào vấn đề, nên in đậm những
thông tin quan trọng
• Câu cú rõ ràng , mạch lạc
• Tuân thủ đúng nguyên tắc viết hoa và sử dụng dấu câu
• Tránh viết tắt, viết sai chính tả
• Văn phong phù hợp

8.  Nguyên tắc viết hoa và sử dụng dấu câu.
• Luôn viết hoa đầu dòng.
• Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
• Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
• Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
• Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
• Sử dụng dấu phẩy, dấu chấm hợp lý khi câu có nhiều ý.
• Tránh lạm dụng dấu chấm than. Chỉ nên dùng tối đa 2 dấu cảm thán trong
một e-mail.

9.  Chủ đề e-mail (Subject)
 Tiêu đề e-mail tạo ấn
tượng đầu tiên cho người
nhận
 Tiều đề cần thể hiện được
vấn đề chính trong nội
dung thư
 Nên viết bằng tiếng Việt
không dấu với e-mail tiếng
Việt
 Tuyệt đối không bỏ trống
tiêu đề e-mail

10.  Attach File
 Tiều đề file: rõ ràng, không dấu (do một số máy tính
không xử lý được file có tên có dấu)
 Định dạng: nên chọn lưu file dưới dạng .doc (thay vì
.docx) và .pdf vì để đảm bảo mọi máy tính đều có thể
đọc được.
 Trường hợp attach nhiều file nên sắp xếp các file theo
một trình tự khoa học, hợp lý.

11.  Chữ ký e-mail
 Chữ ký e-mail sẽ cung cấp cho người nhận những thông tin liên lạc
của người gửi. Nếu bạn đã đi làm nên tạo chữ ký theo mẫu thông
dụng sau:
Họ và tên () | vị trí
Điện thoại | Mail | Website công ty
Tên công ty | Số điện thoại công ty
Nếu bạn chưa đi làm, chữ ký E-mail cũng nên có đầy đủ Họ và tên, địa
chỉ e-mail, số điện thoại, địa chỉ liên lạc.
 Gmail là hòm thư được sử dụng rộng rãi nhất. Cách tạo chữ ký như
sau:
Đăng nhập gmail và vào lần lượt các mục Cài đặt  Chung  Chữ ký:
để tạo chữ ký. Cuối cùng bấm: Lưu thay đổi .

12. 3. Một số quy tắc trả lời e-mail
1. Quy tắc 48h: Trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi
bạn nhận được e-mail của một ai đó.
2. Không bao giờ gửi Spam
3. Đừng gửi bất cứ e-mail nào bạn không muốn công
khai
4. Khi forward một e-mail nào đó, bạn cần phải có sự
đồng ý của người chủ email đó.
5. Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục
đích cá nhân.

13. Chúc các bạn thành công !