SlideShare a Scribd company logo
1 of 13
Download to read offline
EclectiC International B.V.
Committed to Sustainable Ambitions

White Paper
RIO® - Roadmap Intelligent Organization


Ramond Leenders
Bart Peute
Erik van Winden


Januari 2009




-1-                         Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
RIO® - Roadmap Intelligent Organization




Inhoud                                                                            Samenvatting



Inhoud .................................................................... 2     Organisaties      hebben     moeite     om      daadwerkelijk
Samenvatting ......................................................... 2          voordeel te behalen uit de investeringen in Business
Introductie.............................................................. 2       Intelligence (BI). Een adequate toepassing van BI
Valkuilen ................................................................ 3      vraagt een georganiseerde BI functie, waarin business
Roadmap Intelligent Organization (RIO®)................. 6                        en     IT     samenwerken        op     het     gebied     van
RIO® in de praktijk .................................................. 9          informatiemanagement.           Het    RIO®     model     biedt

Conclusie .............................................................. 11       handvatten voor het organiseren van deze BI functie

Referenties ........................................................... 11        en geeft inzicht in de stappen om te groeien in
                                                                                  volwassenheid op          zeven verschillende dimensies
                                                                                  (‘PRODUCTS’). Toepassing van het RIO® model met
                                                                                  een integrale aanpak ten aanzien van deze dimensies
                                                                                  leidt tot een optimaal rendement uit het BI budget
                                                                                  met als resultaat een intelligenter en effectiever
                                                                                  opererende organisatie.



                                                                                  Introductie



                                                                                  Business Intelligence (BI) is inmiddels een bekend
                                                                                  begrip binnen veel organisaties. In de afgelopen jaren
                                                                                  is volop geïnvesteerd in BI initiatieven. Zo blijkt uit
                                                                                  marktonderzoeken          dat     de     financiële      sector
                                                                                  wereldwijd in 2006 circa zes miljard dollar aan BI
                                                                                  heeft uitgegeven. Als gevolg van de kredietcrisis is de
                                                                                  verwachting dat de BI uitgaven voor deze sector nog
                                                                                  verder zullen stijgen en in 2012 rond de negen miljard
                                                                                  zullen      bedragen.    Desondanks      zijn    nog     weinig
                                                                                  organisaties erin geslaagd om daadwerkelijk voordeel
                                                                                  te behalen uit relevante BI investeringen. Dikwijls




-2-                                                                             Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
blijven organisaties steken bij de realisatie van een         Valkuilen
datawarehouse en inzet van ‘state of the art’
rapportages.       Andere           aspecten,   waaronder
                                                              In de loop der jaren zijn vele verschillende definities
datakwaliteit en afstemming               ten aanzien van
                                                              opgetekend voor het begrip BI. Een van de eerste
besluitvorming, worden onvoldoende georganiseerd
                                                              definities is afkomstig van Greene (1966): "The
om daadwerkelijk toegevoegde waarde uit BI te
                                                              processed information of interest to management
halen. BI is namelijk meer dan alleen het toegankelijk
                                                              about the present and future environment in which
maken, analyseren en begrijpen van één van de
                                                              the business is operating." Toch lijkt het erop dat
belangrijkste bronnen binnen de organisatie: ruwe
                                                              reeds in de 19e eeuw aan BI werd gedaan. Hoe heeft
data. Drijfveer is juist het kunnen omzetten van deze
                                                              anders een vooraanstaande Franse mijndirecteur,
data naar informatie die kan leiden tot acties gericht
                                                              Henri Fayol, de naar zijn overtuiging belangrijkste
op sturing van processen en gerelateerd aan
                                                              management activiteiten kunnen uitvoeren:
doelstellingen en risico’s.
                                                                       Plannen en voorspellen
                                                                       Coördineren
Een adequate toepassing van BI vereist een goede
                                                                       Vergelijken van de uitvoering met opgestelde
organisatie van de BI functie waarbij transparantie en
                                                                        plannen
een integrale aanpak de sleutelwoorden vormen. In
deze paper wordt aan de hand van het RIO® model
                                                              Zeker is dat sinds de 19e eeuw door organisaties
inzicht gegeven hoe de BI functie binnen een bedrijf
                                                              wereldwijd veel geld is geïnvesteerd in BI. Zoals ook
naar een hoger volwassenheidsniveau kan groeien.
                                                              uit onderzoeken blijkt, is het gewenste effect in meer
Met een goede organisatie wordt minder geld verspild
                                                              dan de helft van de gevallen uitgebleven en sterker
aan niet waardevolle BI toepassingen en wordt de
                                                              nog, is zelfs verlies geleden als gevolg van niet
toegevoegde waarde fors verhoogd.
                                                              adequate toepassing van BI.


                                                              ‘On track’ en ‘in control’
                                                              Eén van de valkuilen waardoor BI niet het gewenste
                                                              effect heeft, wordt veroorzaakt doordat aan een te
                                                              groot aantal informatiebehoeften wordt voldaan met
                                                              veelal losstaande rapportages. Een situatie waarin het
                                                              goed mogelijk is dat het overzicht zoek raakt en geen
Figuur 1 Volwassenheidsfasen RIO®
                                                              eenduidig antwoord kan worden gegeven op



-3-                                                         Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
verschillende informatiebehoeften. Risico hierbij is         of nooit wordt meegenomen in een business case
dat door deze situatie juist een averechts effect            voor BI. Als de business case voor een BI project
ontstaat: foutieve besluiten.                                überhaupt al wordt gemaakt, dan richt deze zich met
Een informatiebehoefte dient gerelateerd te zijn aan         name op het terugdringen van het aantal FTE’s dat
het meten van de performance ten aanzien van een             gemoeid is bij het vervaardigen van rapportages en
bedrijfsdoelstelling als afgeleide van de strategie (‘on     het      verkorten     van      de    doorlooptijd    die   het
track) of ondersteuning bieden in de monitoring van          vervaardigen vraagt. Wellicht nog aangevuld met
risico’s binnen processen (‘in control’). Alle andere        enkele kwalitatieve aspecten rondom BI. Het is
informatiebehoeften zijn niet relevant. De huidige           correct om uit te gaan van kostenbesparing in de
situatie leert ons dat in veel organisaties geen gebrek      processen als gevolg van BI, één van de doelstellingen
is aan antwoorden afkomstig uit BI-toolings, maar het        is uiteindelijk om de efficiency te verbeteren.
niet zeker is of wel de juiste vragen worden gesteld.        Nauw verbonden aan procesoptimalisatie is het
                                                             managen van risico’s in processen. Uiteindelijk is elk
                                                             risico    te   kwantificeren, waarbij moet             worden
                                                             toegegeven dat dit niet in alle gevallen een sinecure
                                                             is. Toch is dit de insteek die moet worden gekozen om
                                                             een goede business case te kunnen maken.
                                                             Bijvoorbeeld risico A kan elke dag optreden en heeft
                                                             een negatieve waarde van € 1.000,- per gebeurtenis.
                                                             Indien dit risico niet adequaat wordt gemanaged, kost
                                                             dit mogelijk op jaarbasis € 365K. De moeite waard dus
                                                             om te managen en een rapportage voor te realiseren.
Figuur 2 Informatiebehoeften en BI focus

                                                             Naast het kwantificeerbaar maken van risico’s geldt

Business case                                                ook voor de opbrengsten een dergelijke aanpak. Zo

De ‘Return On Investment’ (ROI) van BI bepalen is niet       kan bijvoorbeeld na analyse van verzamelde data

eenvoudig, immers wat levert een goede beslissing            worden besloten een nieuw product aan het porfolio

op? Deze vraag is in veel gevallen moeilijk te               toe te voegen voor het bereiken van een nieuwe

beantwoorden. Eenvoudiger is het om te berekenen             doelgroep.        De         prognoses      voor      beoogde

hoeveel de kosten bedragen van een foutieve                  verkoopresultaten        zijn    de     becijfering   van   de

beslissing. Wellicht is dat de reden dat de ROI zelden       opbrengsten.




-4-                                                        Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
Het hanteren van deze aanpak helpt in het                   toegankelijkheid      van    de    rapportages      voor    de
prioriteiten stellen van verschillende BI initiatieven.     gebruiker juist verkleint.
Stel dat in dezelfde organisatie risico B een negatieve
waarde van € 20K per gebeurtenis heeft, waarbij deze        Alignment
eenmaal per jaar kan optreden. Bij beperkte                 Samenwerking en afstemming tussen verschillende
capaciteit zou het initiatief om risico A te managen        partijen binnen dezelfde organisatie is niet altijd
voorrang moeten krijgen boven risico B.                     eenvoudig. Hierin schuilt gelijk een van valkuilen voor
                                                            BI. Eenduidigheid van definities komt onder druk te
Tooling                                                     staan indien geen afstemming plaats vindt. Hierdoor
In veel organisaties geldt: zonder inzet van een            wordt het nagenoeg onmogelijk om de ‘single version
datawarehouse en een rapportage tool waarschijnlijk         of the truth’ te rapporteren. Consequentie is dat
geen BI. Echter, één van de valkuilen is de focus op        stuurindicatoren niet vergelijkbaar zijn en daardoor
louter de techniek, waarbij de ontwikkelaars zichzelf       telkens weer discussie kan ontstaan over de waarheid
verliezen in de optimalisatie en verfijning van             van de cijfers in plaats te spreken over de acties die
rapportages en de architectuur en/of instellingen van       moeten worden ondernomen. Het gebrek aan
het datawarehouse. Het merendeel van de gebruiker           eenduidige definities is niet de enige oorzaak voor het
is informatieconsument en is gebaat bij een                 ontbreken van één waarheid. Op het moment dat
eenvoudige en overzichtelijke rapportage zonder             data     uit    verschillende       bronsystemen        wordt
behoefte te hebben aan een groot scala aan                  geëxtraheerd blijkt uit ervaring dat afstemming tussen
uitgebreide functionaliteiten. Op basis van ervaringen      de       verschillende         gegevens,         bijvoorbeeld
is de inschatting dat meer dan 80% van het budget           klantcoderingen, niet in overeenstemming zijn. Ook
wordt gespendeerd aan 20% van de functionaliteit.           hier geldt dat afstemming vereist is om de
Met de andere 20% van het budget wordt dus 80%              fragmentatie van informatie en het ontstaan van
van de functionaliteit gerealiseerd. Veelal komt dit        informatie silo’s tegen te gaan. Bij het gebrek aan
door eindeloze doorontwikkeling van rapportages om          afstemming ontbreekt een geïntegreerd zicht op
uitzonderingsgevallen automatisch mee te nemen              stuurindicatoren, wat juist de kracht vormt van een
evenals het toevoegen van extra functionaliteit. Voor       datawarehouse.
beide geldt dat de vraag moet worden gesteld wat de
meerwaarde hiervan is. Uitzonderingsituaties zijn over      Een tweede valkuil op het gebied van alignment is het
het algemeen duidelijk te herkennen en daarmee te           gebrek aan samenwerking en afstemming tussen IT
managen, terwijl een uitgebreide functionaliteit de         afdeling en de business professionals. Dit leidt tot
                                                            onduidelijkheid ten aanzien van eigenaarschap van de



-5-                                                       Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
informatie,   waardoor     onjuiste   keuzes    worden       Intelligence Competence Center, afgekort BICC) een
gemaakt gedurende de realisatie van rapportages en           organisatie onderdeel, waarin professionals
het gebruik ervan onvoldoende wordt gestimuleerd.            vanuit drie verschillende expertises samenwerken
                                                             (figuur 3):
Cultuur                                                               business
Een laatste reden die de kans van slagen hindert is dat               analytisch
BI niet leeft binnen de organisatie. Vaak bestaan losse               IT
initiatieven op het gebied van BI, maar vervolgens is
binnen de organisatie onvoldoende draagvlak om BI
projecten succesvol af te ronden. Het probleem zit
vaak in het gebrek aan het besef dat‘Meten is weten’
en het besef welke persoonlijke voordelen kunnen
worden behaald met BI. Daarnaast ontbreekt het
dikwijls aan een duidelijke vertaling van de strategie
van de organisatie naar meetbare doelstellingen. Als
gevolg daarvan blijven de BI initiatieven regelmatig
beperkt tot de implementatie van een BI tooling door
de IT afdeling en het gebruik daarvan door slechts
enkele business professionals, vaak alleen de key            Figuur 3 Drie competenties van een BICC

users uit de projecten.
De bovenstaande valkuilen geven aan dat een
                                                             Vanuit het RIO® model wordt dit gedachtegoed
daadwerkelijke    succesvolle    toepassing     van   BI
                                                             volledig onderschreven. Het succes van de BI functie is
afhankelijk is van meerdere factoren. De crux ligt in de
                                                             evenredig afhankelijk van de verwevenheid van
organisatie van BI en de afstemming tussen
                                                             business        en       IT       ten       aanzien        van
organisatie, technologie en gebruikers.
                                                             informatiemanagement. De vraag waarmee veel
                                                             organisaties worstelen is hoe deze verwevenheid te
Roadmap Intelligent Organization (RIO®)                      organiseren. Het RIO® brengt daarbij uitkomst.


Conform het gedachtegoed van Bill Hostmann                   Het RIO® model richt zich op de organisatie van de BI

(Gartner Research) is de BI functie (Business                functie. Het model helpt bij het vaststellen van de
                                                             volwassenheid van de BI functie in de organisatie en



-6-                                                        Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
geeft inzicht in welke stappen zijn vereist om te         informatiemanagement en –systemen. In onze
groeien naar de gewenste mate van volwassenheid.          benadering is de volwassenheid van de BI organisatie
                                                          een proces en biedt het groeimodel houvast voor de
In het model zijn in totaal zeven dimensies               organisatie om ambities te bepalen en een
beschreven (‘PRODUCTS’):                                  stappenplan te formuleren. In het RIO® model zijn de
         PRoces                                          niveaus van het CMM overgenomen.
         Organisatie
         Data                                            De tweede bouwsteen is gebaseerd op het concept

         Users                                           business-alignment.        Over      het     feit    dat     IT

         Cultuur                                         implementaties gepaard zouden moeten gaan met

         Technologie                                     inachtneming van de reeds aanwezige processen

         Strategie                                       binnen de organisatie is de afgelopen jaren voldoende
                                                          geschreven. De basis van business-alignment kan

De groei in volwassenheid vraagt een integrale aanpak     worden omschreven als een evenwichtige balans

ten aanzien van deze dimensies.                           tussen organisatiestrategie, IT-strategie, organisatie-
                                                          infrastructuur, IT-infrastructuur en processen. Deze

Achtergrond RIO®                                          balans kan worden bereikt door middel van een

De eerste bouwsteen van het RIO® model is                 strategische koppeling en functionele integratie

gebaseerd op de aspecten volwassenheid en groei.          tussen de verschillende dimensies in een organisatie.

Groeimodellen geven richtlijnen bij de ontwikkeling       Het RIO® model maakt gebruik van verschillende

van processen. Het meest bekende groeimodel in de         dimensies waarlangs BI kan worden georganiseerd. De

software-industrie is het Capability Maturity Model       dimensies       zijn     ontleend      aan      verschillende

(CMM). Dit model is tot stand gekomen door een            groeimodellen, waaronder het Business-IT Alignment

samenwerking tussen de Amerikaanse overheid en            model van Scheper (2002). Een nieuwe dimensie,

het Software Engineering Institute (SEI). Het model       ‘Data’, is toegevoegd aangezien de kwaliteit en

wordt gebruikt om de volwassenheid van een proces         eenduidigheid van data van wezenlijk belang zijn in de

in een organisatie te meten aan de hand van vijf          organisatie van BI.

niveaus. Een organisatie kan vervolgens met duidelijk
voorgeschreven stappen groeien naar een hoger             Vanwege de bewezen kracht van het CMM model en

niveau, waarbij het oude niveau als basis wordt           het Business-IT Alignment model zijn beide modellen

behouden. Sinds de introductie is het CMM                 geïntegreerd in één model voor de organisatie van de

uitgegroeid tot een gevestigd model in de wereld van      BI functie; het RIO® model.



-7-                                                     Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
RIO® doelstellingen                                         zich bevindt. Vervolgens kan het ambitieniveau
Het voornaamste doel van RIO® is inzicht geven in hoe       worden vastgesteld door te bepalen welke BI functie
de BI functie in een organisatie goed kan worden            het beste past bij de organisatie en aansluit bij de
georganiseerd         en   daarmee   naar   een   hoger     strategie. Bij het vaststellen van de ambitie is het van
volwassenheidsniveau kan groeien.                           belang de samenhang tussen de verschillende
                                                            dimensies in ogenschouw te nemen.
Om dit doel te bereiken is het ten eerste van belang        Het heeft immers geen zin om op technisch vlak een
de huidige situatie ten aanzien van de BI functie in        vooruitstrevende koers te varen en verder geen
kaart te brengen. Met het RIO® kan per dimensie de          inspanning te doen om de cultuur ten aanzien van BI
status worden vastgesteld en over het geheel worden         naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.
bepaald op welk volwassenheidsniveau de organisatie         Gevolg is namelijk dat gebruik van BI rapportages




Figuur 4 RIO® Model




-8-                                                       Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
achterblijft en daarmee de meerwaarde van BI niet           Fase 3. Defined
ten volle wordt benut.                                      Bij deze fase is sprake van standaardisatie. BI
                                                            initiatieven    worden       centraal   gecoördineerd       en
Tot slot biedt RIO® houvast om een gedegen                  ingevuld conform een standaard projectaanpak en
stappenplan uit te zetten, waarbij de stappen voor de       ontwikkelmethodiek.
verschillende dimensies als deelprojecten kunnen
worden beschouwd. Een stapsgewijze groei naar een           Fase 4. Managed
hoger volwassenheidsniveau biedt een solide basis           Bij deze fase neemt de verwevenheid tussen business
voor een gezonde BI omgeving.                               en IT verder toe en worden BI initiatieven meer vanuit
                                                            business       perspectief     benaderd,      waarbij       ook
Kenmerken RIO® fasen                                        eigenaarschap voor BI activiteiten naar de business
Het RIO® model is langs twee assen opgesteld,               verschuift.
horizontaal staan de verschillende niveaus van
volwassenheid en op de verticale as de dimensies            Fase 5. Embedded
(‘PRODUCTS’) met betrekking tot de BI functie.              Tijdens deze fase draait het om verfijning van de BI
                                                            organisatie. Business en IT kennen een gezamenlijke
Fase 1. Initial                                             verantwoordelijkheid voor de BI organisatie waarbij BI
Deze fase wordt gekenmerkt als chaotisch en ad hoc.         ook op bestuurlijk niveau is geïntegreerd en de
De BI activiteiten en organisatie daarom heen kennen        externe omgeving wordt meegenomen.
geen enkele mate van structurering. Elke ontwikkeling
op het gebied van BI gebeurt op ad hoc basis, waarbij
consistente ondersteuning door BI tooling en/of             RIO® in de praktijk

standaarden ontbreekt.
                                                            Het RIO® model is reeds een aantal malen succesvol
Fase 2. Repeatable                                          ingezet binnen organisaties. Bij een Europees breed
Het kenmerk van deze fase is professionalisering.           opererende organisatie heeft het onder andere ertoe
Binnen een organisatie is sprake van diverse BI             geleid dat de besluitvorming en planning ten aanzien
initiatieven waarbij een overkoepelende aanpak en           van BI initiatieven is geformaliseerd. Voorheen
sturing   ontbreken.     In   deze   fase   worden   BI     werden BI initiatieven opgepakt naar volgorde van
ontwikkelingen projectmatig aangepakt.                      binnenkomst        of   naar     willekeur    van     het    BI
                                                            ontwikkelteam. Ondanks het beleid om louter
                                                            rapportages te ontwikkelen die bedrijfsbreed konden



-9-                                                       Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
worden ingezet, werd elke informatiebehoefte zonder         Het RIO® model is naast toepassing in de praktijk ook
controle aan de wensenlijst toegevoegd. Daardoor zijn       besproken en gevalideerd met een aantal docenten
alsnog veel lokale rapportage wensen ingevuld.              en hoogleraren van HBO en universiteiten in
In de nieuwe situatie worden nieuwe aanvragen voor          Nederland.
rapportages in een eenvoudige template beschreven.
Alle nieuwe en gewijzigde informatiebehoeften               Transparantie
worden door de regionale informatiemanagers                 Belangrijk voor een goede werkende BI functie is de
verzameld en afgestemd. Vervolgens worden de                verwevenheid die wordt gerealiseerd tussen business
ontwikkelingen ingepland in de release kalender             en IT ten aanzien van informatievoorziening. Hierbij
waarin vier keer per jaar een ‘go live’ moment is           geldt dat transparantie een vereiste is. Dat houdt
vastgelegd. Het inplannen gebeurt op basis van de           onder meer in dat de strategie van een organisatie
beschikbare capaciteit en de door de stuurgroep             eenduidig moet zijn vastgelegd en is vertaald naar
gestelde   prioriteiten.   Deze    besluitvorming    is     succesfactoren (KPI’s) op de verschillende niveaus;
bovendien transparant gemaakt via een toelichting           strategisch, tactisch en operationeel. Een voorbeeld
van de besluiten aan de business professionals. De          uit de praktijk waarbij dit goed is ingericht vinden we
afwegingen voor de besluitvorming en de rollen              in de automotive industrie. Een vooraanstaand
daarbij, zijn bovendien eenvoudig       beschreven en       automerk heeft zichzelf tot doel gesteld vanaf 2010
voor iedereen in de organisatie inzichtelijk. De            structureel de nummer 1 positie te bekleden in het
stuurgroep bestaat uit zowel IT managers als                Gartner        Kwadrant         met       betrekking        tot
bestuurders uit de business.                                klanttevredenheid. Deze strategische doelstelling is
                                                            vertaald naar verschillende KPI’s die bijdragen aan het
Het resultaat van deze formalisering is dat business en     bereiken van deze positie. Voor de telefoniste in een
IT gezamenlijk besluiten over de te realiseren              call center betekent dit dat de telefoon binnen zes
informatiebehoeften. Met als gevolg dat alleen              seconden moet worden beantwoord en dat het
budget wordt besteed aan de rapportages die het             management van het call center daarop zal sturen.
meest bijdragen aan de business. Daarmee wordt
geen onnodig geld meer uitgegeven aan de                    Naast transparantie in de vertaling van strategie naar
ontwikkeling van niet waardevolle BI en is de               eenduidige KPI’s op verschillende niveaus, is het
doorlooptijd waarin de belangrijke rapportages              belangrijk de besluitvorming en rolverdeling binnen
worden gerealiseerd fors gereduceerd.                       de BI organisatie duidelijk vast te leggen.




- 10 -                                                    Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
Integrale aanpak                                                     -    Door      business       en      IT    afgestemde
De integrale aanpak ten aanzien van de verschillende                      prioriteitsstelling      ten      aanzien        van
dimensies uit het RIO® model is een tweede                                informatievraagstukken.
belangrijke voorwaarde voor een goed werkende BI                     -    ‘On track’; informatiebehoefte is gerelateerd
functie. Als het belang van sturing op performance                        aan het meten van de performance ten
niet wordt gedragen door de medewerkers in de                             aanzien van een bedrijfsdoelstelling als
organisatie, zal de automotive organisatie uit het                        afgeleide van de strategie.
voorbeeld niet of nauwelijks in staat zijn haar doel te              -    ‘In    control’;      informatiebehoefte       biedt
realiseren. Ondanks dat managers en medewerkers                           ondersteuning in de monitoring van risico’s
wellicht beschikken over eenvoudige toegang tot de                        binnen processen op tactisch en operationeel
relevante informatie.                                                     niveau.
                                                                     -    BI proces is volledig geïntegreerd in alle lagen
Als groei op één van de ‘PRODUCTS’-dimensies de                           van de organisatie.
overhand heeft zal het rendement niet maximaal zijn             Het RIO® model leidt tot toenemend actiegericht
en de last op het BI budget wellicht onevenredig                handelen van de organisatie waardoor het rendement
hoog. Door de dimensies op elkaar af te stemmen kan             op BI investeringen wordt verhoogd.
een simpele maatregel, zoals bijvoorbeeld het geven
van trainingen aan gebruikers meer rendement
                                                                Referenties
opleveren dan bijvoorbeeld de aanschaf van een
nieuw software pakket terwijl het volledige potentieel
van het huidige product nog niet wordt benut.                   Carnegie Mellon University Software Engineering
                                                                Institute (SEI) (2006). Capability Maturity Model
                                                                Integration (CMMI-DEV. V1.2)
Conclusie

                                                                Scheper, W.J. (2002). Business IT Alignment: oplossing
BI is niet alleen tooling. Het is een proces dat ertoe          voor de productiviteitsparadox. Oratie: Utrecht,
bijdraagt      dat   de    organisatie   intelligenter   en     Nederland.
effectiever kan opereren. De BI functie die dit proces
ondersteunt, kan worden georganiseerd met behulp                Greene, (1998). Gilad & Gilad. Kennisportal.com.
van      het    RIO®      model   (Roadmap      Intelligent
Organization). Met een volwassen BI functie kunnen              Knapik,Datamonitor (2008). Business Intelligence in
de volgende voordelen worden behaald:                           Retail Banking.



- 11 -                                                        Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
Bill Hostmann (2007), Gartner. BI Competence
Centers: From ‘Should we?’ to ‘How should we?’


NCC & Sybase (2006). Business Intelligence Results of
the rapid service.


Trifkovic, Datamonitor (2007). Business Intelligence:
Global Market Forecast Model (Interactive Model).




- 12 -                                                  Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
Auteurs


Ramond Leenders, BI thought leader en directeur
Solutions bij Eclectic, is sinds eind jaren ’90 in diverse
rollen onafgebroken actief geweest in het BI
vakgebied. Het merendeel van de opdrachten is
uitgevoerd bij internationale organisaties, waarbij
Ramond gedurende de laatste jaren als business
consultant verantwoordelijk was voor het organiseren
van de BI functie


Bart Peute, is sinds eind 2008 als BI consultant
werkzaam. Hij heeft zich de afgelopen periode met
name gericht op het gebruik van management
informatie en de organisatie daarvan binnen
Nederlandse ziekenhuizen.
.
Erik van Winden, als senior BI professional actief. Hij
heeft een jarenlange ervaring in het BI werkveld,
voornamelijk als solution architect. Erik heeft
bovendien vanuit een adviesrol organisaties
ondersteund in het stroomlijnen van BI processen.




- 13 -                                                       Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.

More Related Content

Similar to Rio Roadmap Intelligent Organization

Beter beslissen met Business Intelligence
Beter beslissen met Business IntelligenceBeter beslissen met Business Intelligence
Beter beslissen met Business Intelligencemarcelvanderkuil
 
Performance MANAGEMENT 3.0 - De evidentie zelf
Performance MANAGEMENT 3.0 - De evidentie zelfPerformance MANAGEMENT 3.0 - De evidentie zelf
Performance MANAGEMENT 3.0 - De evidentie zelfBICC Thomas More
 
BICC - Performance MANAGEMENT 3.0 - 17.12.2014
BICC - Performance MANAGEMENT 3.0 - 17.12.2014BICC - Performance MANAGEMENT 3.0 - 17.12.2014
BICC - Performance MANAGEMENT 3.0 - 17.12.2014bicos
 
De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 7: het Centraal Dwh
De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 7: het Centraal DwhDe 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 7: het Centraal Dwh
De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 7: het Centraal DwhFourPoints Business Intelligence
 
Transavia - Integraal inzicht in informatie
Transavia -  Integraal inzicht in informatieTransavia -  Integraal inzicht in informatie
Transavia - Integraal inzicht in informatieJeroen Blankendaal
 
Transavia case closed (kadenza)
Transavia case closed (kadenza)Transavia case closed (kadenza)
Transavia case closed (kadenza)Kadenza Plus
 
Succesvol zijn met Microsoft BI vereist ook…
Succesvol zijn met Microsoft BI vereist ook…Succesvol zijn met Microsoft BI vereist ook…
Succesvol zijn met Microsoft BI vereist ook…Joep Mulder
 
New Bu Plan Presentatie 2008
New Bu Plan Presentatie 2008New Bu Plan Presentatie 2008
New Bu Plan Presentatie 2008Peter Reij
 
Factsheet bdo restructuring services
Factsheet bdo restructuring servicesFactsheet bdo restructuring services
Factsheet bdo restructuring servicesSander van der Werf
 
Samenwerken met bedrijven: Merca Dreo Sep'08
Samenwerken met bedrijven: Merca Dreo Sep'08Samenwerken met bedrijven: Merca Dreo Sep'08
Samenwerken met bedrijven: Merca Dreo Sep'08ICCO Cooperation
 
Delen Is Vermenigvuldigen 50 Waardevolle Ervaringen
Delen Is Vermenigvuldigen 50 Waardevolle ErvaringenDelen Is Vermenigvuldigen 50 Waardevolle Ervaringen
Delen Is Vermenigvuldigen 50 Waardevolle ErvaringenJeroen Blankendaal
 
50 Praktijkervaringen die Kadenza verzamelde om Business Intelligence succesv...
50 Praktijkervaringen die Kadenza verzamelde om Business Intelligence succesv...50 Praktijkervaringen die Kadenza verzamelde om Business Intelligence succesv...
50 Praktijkervaringen die Kadenza verzamelde om Business Intelligence succesv...Jeroen Blankendaal
 
Drie Fiscale Maatregelen Innovatie
Drie Fiscale Maatregelen InnovatieDrie Fiscale Maatregelen Innovatie
Drie Fiscale Maatregelen Innovatiejoszomerdijk
 
Pres Synthetron Engagement And Change , 8.2009.Jc
Pres Synthetron Engagement And Change , 8.2009.JcPres Synthetron Engagement And Change , 8.2009.Jc
Pres Synthetron Engagement And Change , 8.2009.JcSynthetron
 

Similar to Rio Roadmap Intelligent Organization (20)

Cloud BI: de roze wolk onder de wolken
Cloud BI: de roze wolk onder de wolkenCloud BI: de roze wolk onder de wolken
Cloud BI: de roze wolk onder de wolken
 
Business Intelligence, niet alleen voor de groten
Business Intelligence, niet alleen voor de grotenBusiness Intelligence, niet alleen voor de groten
Business Intelligence, niet alleen voor de groten
 
Beter beslissen met Business Intelligence
Beter beslissen met Business IntelligenceBeter beslissen met Business Intelligence
Beter beslissen met Business Intelligence
 
Cloud BI, iets voor jou?
Cloud BI, iets voor jou?Cloud BI, iets voor jou?
Cloud BI, iets voor jou?
 
BI OnDemand
BI OnDemandBI OnDemand
BI OnDemand
 
2014 SBP
2014 SBP2014 SBP
2014 SBP
 
Performance MANAGEMENT 3.0 - De evidentie zelf
Performance MANAGEMENT 3.0 - De evidentie zelfPerformance MANAGEMENT 3.0 - De evidentie zelf
Performance MANAGEMENT 3.0 - De evidentie zelf
 
BICC - Performance MANAGEMENT 3.0 - 17.12.2014
BICC - Performance MANAGEMENT 3.0 - 17.12.2014BICC - Performance MANAGEMENT 3.0 - 17.12.2014
BICC - Performance MANAGEMENT 3.0 - 17.12.2014
 
De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 7: het Centraal Dwh
De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 7: het Centraal DwhDe 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 7: het Centraal Dwh
De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 7: het Centraal Dwh
 
Transavia - Integraal inzicht in informatie
Transavia -  Integraal inzicht in informatieTransavia -  Integraal inzicht in informatie
Transavia - Integraal inzicht in informatie
 
Transavia case closed (kadenza)
Transavia case closed (kadenza)Transavia case closed (kadenza)
Transavia case closed (kadenza)
 
Succesvol zijn met Microsoft BI vereist ook…
Succesvol zijn met Microsoft BI vereist ook…Succesvol zijn met Microsoft BI vereist ook…
Succesvol zijn met Microsoft BI vereist ook…
 
New Bu Plan Presentatie 2008
New Bu Plan Presentatie 2008New Bu Plan Presentatie 2008
New Bu Plan Presentatie 2008
 
Factsheet bdo restructuring services
Factsheet bdo restructuring servicesFactsheet bdo restructuring services
Factsheet bdo restructuring services
 
Samenwerken met bedrijven: Merca Dreo Sep'08
Samenwerken met bedrijven: Merca Dreo Sep'08Samenwerken met bedrijven: Merca Dreo Sep'08
Samenwerken met bedrijven: Merca Dreo Sep'08
 
Delen Is Vermenigvuldigen 50 Waardevolle Ervaringen
Delen Is Vermenigvuldigen 50 Waardevolle ErvaringenDelen Is Vermenigvuldigen 50 Waardevolle Ervaringen
Delen Is Vermenigvuldigen 50 Waardevolle Ervaringen
 
50 Praktijkervaringen die Kadenza verzamelde om Business Intelligence succesv...
50 Praktijkervaringen die Kadenza verzamelde om Business Intelligence succesv...50 Praktijkervaringen die Kadenza verzamelde om Business Intelligence succesv...
50 Praktijkervaringen die Kadenza verzamelde om Business Intelligence succesv...
 
Drie Fiscale Maatregelen Innovatie
Drie Fiscale Maatregelen InnovatieDrie Fiscale Maatregelen Innovatie
Drie Fiscale Maatregelen Innovatie
 
Pres Synthetron Engagement And Change , 8.2009.Jc
Pres Synthetron Engagement And Change , 8.2009.JcPres Synthetron Engagement And Change , 8.2009.Jc
Pres Synthetron Engagement And Change , 8.2009.Jc
 
Case 4: Invoering Basel II bij ABN-Amro
Case 4: Invoering Basel II bij ABN-AmroCase 4: Invoering Basel II bij ABN-Amro
Case 4: Invoering Basel II bij ABN-Amro
 

Rio Roadmap Intelligent Organization

  • 1. EclectiC International B.V. Committed to Sustainable Ambitions White Paper RIO® - Roadmap Intelligent Organization Ramond Leenders Bart Peute Erik van Winden Januari 2009 -1- Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
  • 2. RIO® - Roadmap Intelligent Organization Inhoud Samenvatting Inhoud .................................................................... 2 Organisaties hebben moeite om daadwerkelijk Samenvatting ......................................................... 2 voordeel te behalen uit de investeringen in Business Introductie.............................................................. 2 Intelligence (BI). Een adequate toepassing van BI Valkuilen ................................................................ 3 vraagt een georganiseerde BI functie, waarin business Roadmap Intelligent Organization (RIO®)................. 6 en IT samenwerken op het gebied van RIO® in de praktijk .................................................. 9 informatiemanagement. Het RIO® model biedt Conclusie .............................................................. 11 handvatten voor het organiseren van deze BI functie Referenties ........................................................... 11 en geeft inzicht in de stappen om te groeien in volwassenheid op zeven verschillende dimensies (‘PRODUCTS’). Toepassing van het RIO® model met een integrale aanpak ten aanzien van deze dimensies leidt tot een optimaal rendement uit het BI budget met als resultaat een intelligenter en effectiever opererende organisatie. Introductie Business Intelligence (BI) is inmiddels een bekend begrip binnen veel organisaties. In de afgelopen jaren is volop geïnvesteerd in BI initiatieven. Zo blijkt uit marktonderzoeken dat de financiële sector wereldwijd in 2006 circa zes miljard dollar aan BI heeft uitgegeven. Als gevolg van de kredietcrisis is de verwachting dat de BI uitgaven voor deze sector nog verder zullen stijgen en in 2012 rond de negen miljard zullen bedragen. Desondanks zijn nog weinig organisaties erin geslaagd om daadwerkelijk voordeel te behalen uit relevante BI investeringen. Dikwijls -2- Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
  • 3. blijven organisaties steken bij de realisatie van een Valkuilen datawarehouse en inzet van ‘state of the art’ rapportages. Andere aspecten, waaronder In de loop der jaren zijn vele verschillende definities datakwaliteit en afstemming ten aanzien van opgetekend voor het begrip BI. Een van de eerste besluitvorming, worden onvoldoende georganiseerd definities is afkomstig van Greene (1966): "The om daadwerkelijk toegevoegde waarde uit BI te processed information of interest to management halen. BI is namelijk meer dan alleen het toegankelijk about the present and future environment in which maken, analyseren en begrijpen van één van de the business is operating." Toch lijkt het erop dat belangrijkste bronnen binnen de organisatie: ruwe reeds in de 19e eeuw aan BI werd gedaan. Hoe heeft data. Drijfveer is juist het kunnen omzetten van deze anders een vooraanstaande Franse mijndirecteur, data naar informatie die kan leiden tot acties gericht Henri Fayol, de naar zijn overtuiging belangrijkste op sturing van processen en gerelateerd aan management activiteiten kunnen uitvoeren: doelstellingen en risico’s.  Plannen en voorspellen  Coördineren Een adequate toepassing van BI vereist een goede  Vergelijken van de uitvoering met opgestelde organisatie van de BI functie waarbij transparantie en plannen een integrale aanpak de sleutelwoorden vormen. In deze paper wordt aan de hand van het RIO® model Zeker is dat sinds de 19e eeuw door organisaties inzicht gegeven hoe de BI functie binnen een bedrijf wereldwijd veel geld is geïnvesteerd in BI. Zoals ook naar een hoger volwassenheidsniveau kan groeien. uit onderzoeken blijkt, is het gewenste effect in meer Met een goede organisatie wordt minder geld verspild dan de helft van de gevallen uitgebleven en sterker aan niet waardevolle BI toepassingen en wordt de nog, is zelfs verlies geleden als gevolg van niet toegevoegde waarde fors verhoogd. adequate toepassing van BI. ‘On track’ en ‘in control’ Eén van de valkuilen waardoor BI niet het gewenste effect heeft, wordt veroorzaakt doordat aan een te groot aantal informatiebehoeften wordt voldaan met veelal losstaande rapportages. Een situatie waarin het goed mogelijk is dat het overzicht zoek raakt en geen Figuur 1 Volwassenheidsfasen RIO® eenduidig antwoord kan worden gegeven op -3- Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
  • 4. verschillende informatiebehoeften. Risico hierbij is of nooit wordt meegenomen in een business case dat door deze situatie juist een averechts effect voor BI. Als de business case voor een BI project ontstaat: foutieve besluiten. überhaupt al wordt gemaakt, dan richt deze zich met Een informatiebehoefte dient gerelateerd te zijn aan name op het terugdringen van het aantal FTE’s dat het meten van de performance ten aanzien van een gemoeid is bij het vervaardigen van rapportages en bedrijfsdoelstelling als afgeleide van de strategie (‘on het verkorten van de doorlooptijd die het track) of ondersteuning bieden in de monitoring van vervaardigen vraagt. Wellicht nog aangevuld met risico’s binnen processen (‘in control’). Alle andere enkele kwalitatieve aspecten rondom BI. Het is informatiebehoeften zijn niet relevant. De huidige correct om uit te gaan van kostenbesparing in de situatie leert ons dat in veel organisaties geen gebrek processen als gevolg van BI, één van de doelstellingen is aan antwoorden afkomstig uit BI-toolings, maar het is uiteindelijk om de efficiency te verbeteren. niet zeker is of wel de juiste vragen worden gesteld. Nauw verbonden aan procesoptimalisatie is het managen van risico’s in processen. Uiteindelijk is elk risico te kwantificeren, waarbij moet worden toegegeven dat dit niet in alle gevallen een sinecure is. Toch is dit de insteek die moet worden gekozen om een goede business case te kunnen maken. Bijvoorbeeld risico A kan elke dag optreden en heeft een negatieve waarde van € 1.000,- per gebeurtenis. Indien dit risico niet adequaat wordt gemanaged, kost dit mogelijk op jaarbasis € 365K. De moeite waard dus om te managen en een rapportage voor te realiseren. Figuur 2 Informatiebehoeften en BI focus Naast het kwantificeerbaar maken van risico’s geldt Business case ook voor de opbrengsten een dergelijke aanpak. Zo De ‘Return On Investment’ (ROI) van BI bepalen is niet kan bijvoorbeeld na analyse van verzamelde data eenvoudig, immers wat levert een goede beslissing worden besloten een nieuw product aan het porfolio op? Deze vraag is in veel gevallen moeilijk te toe te voegen voor het bereiken van een nieuwe beantwoorden. Eenvoudiger is het om te berekenen doelgroep. De prognoses voor beoogde hoeveel de kosten bedragen van een foutieve verkoopresultaten zijn de becijfering van de beslissing. Wellicht is dat de reden dat de ROI zelden opbrengsten. -4- Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
  • 5. Het hanteren van deze aanpak helpt in het toegankelijkheid van de rapportages voor de prioriteiten stellen van verschillende BI initiatieven. gebruiker juist verkleint. Stel dat in dezelfde organisatie risico B een negatieve waarde van € 20K per gebeurtenis heeft, waarbij deze Alignment eenmaal per jaar kan optreden. Bij beperkte Samenwerking en afstemming tussen verschillende capaciteit zou het initiatief om risico A te managen partijen binnen dezelfde organisatie is niet altijd voorrang moeten krijgen boven risico B. eenvoudig. Hierin schuilt gelijk een van valkuilen voor BI. Eenduidigheid van definities komt onder druk te Tooling staan indien geen afstemming plaats vindt. Hierdoor In veel organisaties geldt: zonder inzet van een wordt het nagenoeg onmogelijk om de ‘single version datawarehouse en een rapportage tool waarschijnlijk of the truth’ te rapporteren. Consequentie is dat geen BI. Echter, één van de valkuilen is de focus op stuurindicatoren niet vergelijkbaar zijn en daardoor louter de techniek, waarbij de ontwikkelaars zichzelf telkens weer discussie kan ontstaan over de waarheid verliezen in de optimalisatie en verfijning van van de cijfers in plaats te spreken over de acties die rapportages en de architectuur en/of instellingen van moeten worden ondernomen. Het gebrek aan het datawarehouse. Het merendeel van de gebruiker eenduidige definities is niet de enige oorzaak voor het is informatieconsument en is gebaat bij een ontbreken van één waarheid. Op het moment dat eenvoudige en overzichtelijke rapportage zonder data uit verschillende bronsystemen wordt behoefte te hebben aan een groot scala aan geëxtraheerd blijkt uit ervaring dat afstemming tussen uitgebreide functionaliteiten. Op basis van ervaringen de verschillende gegevens, bijvoorbeeld is de inschatting dat meer dan 80% van het budget klantcoderingen, niet in overeenstemming zijn. Ook wordt gespendeerd aan 20% van de functionaliteit. hier geldt dat afstemming vereist is om de Met de andere 20% van het budget wordt dus 80% fragmentatie van informatie en het ontstaan van van de functionaliteit gerealiseerd. Veelal komt dit informatie silo’s tegen te gaan. Bij het gebrek aan door eindeloze doorontwikkeling van rapportages om afstemming ontbreekt een geïntegreerd zicht op uitzonderingsgevallen automatisch mee te nemen stuurindicatoren, wat juist de kracht vormt van een evenals het toevoegen van extra functionaliteit. Voor datawarehouse. beide geldt dat de vraag moet worden gesteld wat de meerwaarde hiervan is. Uitzonderingsituaties zijn over Een tweede valkuil op het gebied van alignment is het het algemeen duidelijk te herkennen en daarmee te gebrek aan samenwerking en afstemming tussen IT managen, terwijl een uitgebreide functionaliteit de afdeling en de business professionals. Dit leidt tot onduidelijkheid ten aanzien van eigenaarschap van de -5- Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
  • 6. informatie, waardoor onjuiste keuzes worden Intelligence Competence Center, afgekort BICC) een gemaakt gedurende de realisatie van rapportages en organisatie onderdeel, waarin professionals het gebruik ervan onvoldoende wordt gestimuleerd. vanuit drie verschillende expertises samenwerken (figuur 3): Cultuur  business Een laatste reden die de kans van slagen hindert is dat  analytisch BI niet leeft binnen de organisatie. Vaak bestaan losse  IT initiatieven op het gebied van BI, maar vervolgens is binnen de organisatie onvoldoende draagvlak om BI projecten succesvol af te ronden. Het probleem zit vaak in het gebrek aan het besef dat‘Meten is weten’ en het besef welke persoonlijke voordelen kunnen worden behaald met BI. Daarnaast ontbreekt het dikwijls aan een duidelijke vertaling van de strategie van de organisatie naar meetbare doelstellingen. Als gevolg daarvan blijven de BI initiatieven regelmatig beperkt tot de implementatie van een BI tooling door de IT afdeling en het gebruik daarvan door slechts enkele business professionals, vaak alleen de key Figuur 3 Drie competenties van een BICC users uit de projecten. De bovenstaande valkuilen geven aan dat een Vanuit het RIO® model wordt dit gedachtegoed daadwerkelijke succesvolle toepassing van BI volledig onderschreven. Het succes van de BI functie is afhankelijk is van meerdere factoren. De crux ligt in de evenredig afhankelijk van de verwevenheid van organisatie van BI en de afstemming tussen business en IT ten aanzien van organisatie, technologie en gebruikers. informatiemanagement. De vraag waarmee veel organisaties worstelen is hoe deze verwevenheid te Roadmap Intelligent Organization (RIO®) organiseren. Het RIO® brengt daarbij uitkomst. Conform het gedachtegoed van Bill Hostmann Het RIO® model richt zich op de organisatie van de BI (Gartner Research) is de BI functie (Business functie. Het model helpt bij het vaststellen van de volwassenheid van de BI functie in de organisatie en -6- Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
  • 7. geeft inzicht in welke stappen zijn vereist om te informatiemanagement en –systemen. In onze groeien naar de gewenste mate van volwassenheid. benadering is de volwassenheid van de BI organisatie een proces en biedt het groeimodel houvast voor de In het model zijn in totaal zeven dimensies organisatie om ambities te bepalen en een beschreven (‘PRODUCTS’): stappenplan te formuleren. In het RIO® model zijn de  PRoces niveaus van het CMM overgenomen.  Organisatie  Data De tweede bouwsteen is gebaseerd op het concept  Users business-alignment. Over het feit dat IT  Cultuur implementaties gepaard zouden moeten gaan met  Technologie inachtneming van de reeds aanwezige processen  Strategie binnen de organisatie is de afgelopen jaren voldoende geschreven. De basis van business-alignment kan De groei in volwassenheid vraagt een integrale aanpak worden omschreven als een evenwichtige balans ten aanzien van deze dimensies. tussen organisatiestrategie, IT-strategie, organisatie- infrastructuur, IT-infrastructuur en processen. Deze Achtergrond RIO® balans kan worden bereikt door middel van een De eerste bouwsteen van het RIO® model is strategische koppeling en functionele integratie gebaseerd op de aspecten volwassenheid en groei. tussen de verschillende dimensies in een organisatie. Groeimodellen geven richtlijnen bij de ontwikkeling Het RIO® model maakt gebruik van verschillende van processen. Het meest bekende groeimodel in de dimensies waarlangs BI kan worden georganiseerd. De software-industrie is het Capability Maturity Model dimensies zijn ontleend aan verschillende (CMM). Dit model is tot stand gekomen door een groeimodellen, waaronder het Business-IT Alignment samenwerking tussen de Amerikaanse overheid en model van Scheper (2002). Een nieuwe dimensie, het Software Engineering Institute (SEI). Het model ‘Data’, is toegevoegd aangezien de kwaliteit en wordt gebruikt om de volwassenheid van een proces eenduidigheid van data van wezenlijk belang zijn in de in een organisatie te meten aan de hand van vijf organisatie van BI. niveaus. Een organisatie kan vervolgens met duidelijk voorgeschreven stappen groeien naar een hoger Vanwege de bewezen kracht van het CMM model en niveau, waarbij het oude niveau als basis wordt het Business-IT Alignment model zijn beide modellen behouden. Sinds de introductie is het CMM geïntegreerd in één model voor de organisatie van de uitgegroeid tot een gevestigd model in de wereld van BI functie; het RIO® model. -7- Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
  • 8. RIO® doelstellingen zich bevindt. Vervolgens kan het ambitieniveau Het voornaamste doel van RIO® is inzicht geven in hoe worden vastgesteld door te bepalen welke BI functie de BI functie in een organisatie goed kan worden het beste past bij de organisatie en aansluit bij de georganiseerd en daarmee naar een hoger strategie. Bij het vaststellen van de ambitie is het van volwassenheidsniveau kan groeien. belang de samenhang tussen de verschillende dimensies in ogenschouw te nemen. Om dit doel te bereiken is het ten eerste van belang Het heeft immers geen zin om op technisch vlak een de huidige situatie ten aanzien van de BI functie in vooruitstrevende koers te varen en verder geen kaart te brengen. Met het RIO® kan per dimensie de inspanning te doen om de cultuur ten aanzien van BI status worden vastgesteld en over het geheel worden naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen. bepaald op welk volwassenheidsniveau de organisatie Gevolg is namelijk dat gebruik van BI rapportages Figuur 4 RIO® Model -8- Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
  • 9. achterblijft en daarmee de meerwaarde van BI niet Fase 3. Defined ten volle wordt benut. Bij deze fase is sprake van standaardisatie. BI initiatieven worden centraal gecoördineerd en Tot slot biedt RIO® houvast om een gedegen ingevuld conform een standaard projectaanpak en stappenplan uit te zetten, waarbij de stappen voor de ontwikkelmethodiek. verschillende dimensies als deelprojecten kunnen worden beschouwd. Een stapsgewijze groei naar een Fase 4. Managed hoger volwassenheidsniveau biedt een solide basis Bij deze fase neemt de verwevenheid tussen business voor een gezonde BI omgeving. en IT verder toe en worden BI initiatieven meer vanuit business perspectief benaderd, waarbij ook Kenmerken RIO® fasen eigenaarschap voor BI activiteiten naar de business Het RIO® model is langs twee assen opgesteld, verschuift. horizontaal staan de verschillende niveaus van volwassenheid en op de verticale as de dimensies Fase 5. Embedded (‘PRODUCTS’) met betrekking tot de BI functie. Tijdens deze fase draait het om verfijning van de BI organisatie. Business en IT kennen een gezamenlijke Fase 1. Initial verantwoordelijkheid voor de BI organisatie waarbij BI Deze fase wordt gekenmerkt als chaotisch en ad hoc. ook op bestuurlijk niveau is geïntegreerd en de De BI activiteiten en organisatie daarom heen kennen externe omgeving wordt meegenomen. geen enkele mate van structurering. Elke ontwikkeling op het gebied van BI gebeurt op ad hoc basis, waarbij consistente ondersteuning door BI tooling en/of RIO® in de praktijk standaarden ontbreekt. Het RIO® model is reeds een aantal malen succesvol Fase 2. Repeatable ingezet binnen organisaties. Bij een Europees breed Het kenmerk van deze fase is professionalisering. opererende organisatie heeft het onder andere ertoe Binnen een organisatie is sprake van diverse BI geleid dat de besluitvorming en planning ten aanzien initiatieven waarbij een overkoepelende aanpak en van BI initiatieven is geformaliseerd. Voorheen sturing ontbreken. In deze fase worden BI werden BI initiatieven opgepakt naar volgorde van ontwikkelingen projectmatig aangepakt. binnenkomst of naar willekeur van het BI ontwikkelteam. Ondanks het beleid om louter rapportages te ontwikkelen die bedrijfsbreed konden -9- Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
  • 10. worden ingezet, werd elke informatiebehoefte zonder Het RIO® model is naast toepassing in de praktijk ook controle aan de wensenlijst toegevoegd. Daardoor zijn besproken en gevalideerd met een aantal docenten alsnog veel lokale rapportage wensen ingevuld. en hoogleraren van HBO en universiteiten in In de nieuwe situatie worden nieuwe aanvragen voor Nederland. rapportages in een eenvoudige template beschreven. Alle nieuwe en gewijzigde informatiebehoeften Transparantie worden door de regionale informatiemanagers Belangrijk voor een goede werkende BI functie is de verzameld en afgestemd. Vervolgens worden de verwevenheid die wordt gerealiseerd tussen business ontwikkelingen ingepland in de release kalender en IT ten aanzien van informatievoorziening. Hierbij waarin vier keer per jaar een ‘go live’ moment is geldt dat transparantie een vereiste is. Dat houdt vastgelegd. Het inplannen gebeurt op basis van de onder meer in dat de strategie van een organisatie beschikbare capaciteit en de door de stuurgroep eenduidig moet zijn vastgelegd en is vertaald naar gestelde prioriteiten. Deze besluitvorming is succesfactoren (KPI’s) op de verschillende niveaus; bovendien transparant gemaakt via een toelichting strategisch, tactisch en operationeel. Een voorbeeld van de besluiten aan de business professionals. De uit de praktijk waarbij dit goed is ingericht vinden we afwegingen voor de besluitvorming en de rollen in de automotive industrie. Een vooraanstaand daarbij, zijn bovendien eenvoudig beschreven en automerk heeft zichzelf tot doel gesteld vanaf 2010 voor iedereen in de organisatie inzichtelijk. De structureel de nummer 1 positie te bekleden in het stuurgroep bestaat uit zowel IT managers als Gartner Kwadrant met betrekking tot bestuurders uit de business. klanttevredenheid. Deze strategische doelstelling is vertaald naar verschillende KPI’s die bijdragen aan het Het resultaat van deze formalisering is dat business en bereiken van deze positie. Voor de telefoniste in een IT gezamenlijk besluiten over de te realiseren call center betekent dit dat de telefoon binnen zes informatiebehoeften. Met als gevolg dat alleen seconden moet worden beantwoord en dat het budget wordt besteed aan de rapportages die het management van het call center daarop zal sturen. meest bijdragen aan de business. Daarmee wordt geen onnodig geld meer uitgegeven aan de Naast transparantie in de vertaling van strategie naar ontwikkeling van niet waardevolle BI en is de eenduidige KPI’s op verschillende niveaus, is het doorlooptijd waarin de belangrijke rapportages belangrijk de besluitvorming en rolverdeling binnen worden gerealiseerd fors gereduceerd. de BI organisatie duidelijk vast te leggen. - 10 - Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
  • 11. Integrale aanpak - Door business en IT afgestemde De integrale aanpak ten aanzien van de verschillende prioriteitsstelling ten aanzien van dimensies uit het RIO® model is een tweede informatievraagstukken. belangrijke voorwaarde voor een goed werkende BI - ‘On track’; informatiebehoefte is gerelateerd functie. Als het belang van sturing op performance aan het meten van de performance ten niet wordt gedragen door de medewerkers in de aanzien van een bedrijfsdoelstelling als organisatie, zal de automotive organisatie uit het afgeleide van de strategie. voorbeeld niet of nauwelijks in staat zijn haar doel te - ‘In control’; informatiebehoefte biedt realiseren. Ondanks dat managers en medewerkers ondersteuning in de monitoring van risico’s wellicht beschikken over eenvoudige toegang tot de binnen processen op tactisch en operationeel relevante informatie. niveau. - BI proces is volledig geïntegreerd in alle lagen Als groei op één van de ‘PRODUCTS’-dimensies de van de organisatie. overhand heeft zal het rendement niet maximaal zijn Het RIO® model leidt tot toenemend actiegericht en de last op het BI budget wellicht onevenredig handelen van de organisatie waardoor het rendement hoog. Door de dimensies op elkaar af te stemmen kan op BI investeringen wordt verhoogd. een simpele maatregel, zoals bijvoorbeeld het geven van trainingen aan gebruikers meer rendement Referenties opleveren dan bijvoorbeeld de aanschaf van een nieuw software pakket terwijl het volledige potentieel van het huidige product nog niet wordt benut. Carnegie Mellon University Software Engineering Institute (SEI) (2006). Capability Maturity Model Integration (CMMI-DEV. V1.2) Conclusie Scheper, W.J. (2002). Business IT Alignment: oplossing BI is niet alleen tooling. Het is een proces dat ertoe voor de productiviteitsparadox. Oratie: Utrecht, bijdraagt dat de organisatie intelligenter en Nederland. effectiever kan opereren. De BI functie die dit proces ondersteunt, kan worden georganiseerd met behulp Greene, (1998). Gilad & Gilad. Kennisportal.com. van het RIO® model (Roadmap Intelligent Organization). Met een volwassen BI functie kunnen Knapik,Datamonitor (2008). Business Intelligence in de volgende voordelen worden behaald: Retail Banking. - 11 - Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
  • 12. Bill Hostmann (2007), Gartner. BI Competence Centers: From ‘Should we?’ to ‘How should we?’ NCC & Sybase (2006). Business Intelligence Results of the rapid service. Trifkovic, Datamonitor (2007). Business Intelligence: Global Market Forecast Model (Interactive Model). - 12 - Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.
  • 13. Auteurs Ramond Leenders, BI thought leader en directeur Solutions bij Eclectic, is sinds eind jaren ’90 in diverse rollen onafgebroken actief geweest in het BI vakgebied. Het merendeel van de opdrachten is uitgevoerd bij internationale organisaties, waarbij Ramond gedurende de laatste jaren als business consultant verantwoordelijk was voor het organiseren van de BI functie Bart Peute, is sinds eind 2008 als BI consultant werkzaam. Hij heeft zich de afgelopen periode met name gericht op het gebruik van management informatie en de organisatie daarvan binnen Nederlandse ziekenhuizen. . Erik van Winden, als senior BI professional actief. Hij heeft een jarenlange ervaring in het BI werkveld, voornamelijk als solution architect. Erik heeft bovendien vanuit een adviesrol organisaties ondersteund in het stroomlijnen van BI processen. - 13 - Copyright © 2010 Eclectic International B.V. All rights reserved.