Dokumen tersebut memberikan panduan tentang penulisan komunikasi bisnis yang efektif melalui tulisan, visual, dan elektronik. Dokumen tersebut menjelaskan pentingnya merencanakan, menulis, dan menyelesaikan pesan bisnis dengan mempertimbangkan audiens, tujuan, dan citra perusahaan serta menggunakan bahasa yang jelas, sopan, dan konversasional.

1. BUSINESS WRITING
business communication – Oct 27th 2014
Writing, to me, is simply thinking through my fingers – Isaac Asimov

2. WHY WRITTEN
communication?

3. • Recorded
• Controlled
• Formal/Legal
• Emotions can be hidden
Written
• Immediate Feedback
• Interaction
• Rich non-verbal cues
• Emotions displayed
Oral
• Less intimidating
• Improve understanding
• Less time needed to get across a
message
Visual
• Quick
• Persuasive
• Increase accessibility and
interaction through social media
Electronic

6. To Plan
To Write
To
Complete

7. PLAN Put your audience’s shoes!
Goals
Know your
audience

8. WRITE Put your audience’s shoes!
“You” attitude Polite, Positive
Clear,
unbiased
language
Company’s
image
Use
conversational
tone
Plain English /
Bahasa

9. “I” attitude
• C: Halo Mbak, kok jaringan
telepon saya ga dapat sinyal terus
sih?
• A: Ok mbak, kemarin settingnya
gimana, kita lihat dimana mba
salah settingnya.
• C: Maksudnya saya salah? Saya
udah ikutin instruksi dari
manualnya kok.
• A: Ya kita lihat saja Mbak. Apa
setting GPRS nya sudah sesuai
petunjuk?
• C: Ya sudah lah, saya kan sudah
bilang tadi.
“You” attitude
• C: Halo Mbak, kok jaringan
telepon saya ga dapat sinyal terus
sih?
• A: Mohon maaf atas
ketidaknyamanannya Mbak. Kita
lihat settingnya supaya kita tahu
dimana masalahnya ya Mbak.
• C: Oke, makasih Mbak.
• A: Coba Mba pergi ke menu
advanced setting, dan sebutkan
….(dan seterusnya)…
• C: …..

10. Be polite and positive towards your audience
“Sekali lagi, Anda
berhasil memperburuk
website kami dengan
skill programming Anda
yang tidak kompeten.”
“Order kami sudah
tertunda 2 minggu, dan
kami perlu barang kami
sekarang!”
“Masalah departemen
ini adalah kegagalan
dalam mengontrol
biaya”
“Kami akan lapor ke
credit agencies jika Anda
tidak membayar
pinjaman dalam 10
hari”
“Saya capek melihat
begitu banyak
kesalahan dalam blog
customer service”
Keep peace with others if it’s up to you.

11. * Servis HP Anda tidak
mungkin bisa selesai hari ini.
* Pesanan Anda akan siap pada
hari Selasa, apa Anda butuh
pinjaman HP sementara?
# Wah, kita sudah membuang
300 juta untuk iklan di majalah
tersebut.
# Investasi iklan kita senilai 300
juta tidak menghasilkan. Mari
kita telaah pengalaman kita
untuk jadi perbaikan dalam
periklanan perusahaan kita ke
depan.

12. Use CONVERSATIONAL Tone!
Too formal
Conversational
Too casual
Yth. Ibu Nina, // Berikut link video saya sebagai syarat memenuhi UTS
Mata Kuliah Komunikasi Bisnis. // Jika Ibu memiliki pertanyaan terkait
video dan deskripsinya, harap hubungi saya melalui email ini atau nomor
telepon 021-hello.// Demikian email saya, mohon maaf jika ada
kekurangan. // Salam hormat, // Abi Banyuwangi
Yth. Ibu Nina, // Berikut link video saya untuk UTS Mata Kuliah
Komunikasi Bisnis. //
Jika ada masalah terkait link video ini, harap hubungi saya 021-hello. //
Salam hormat,
Abi
Haiiii Bu Ninaaa, // Ini ya Bu link video saya …. // Kalau ada apa2 hubungi
saya ya Bu… hehehe.. Peace, Abi.

13. Use CONVERSATIONAL Tone!
Texting vs
Writing
No long-winded
words
No
preaching/
bragging
Be careful
with
intimacy
Be careful
with
humor

14. Use PLAIN language!
Simple, day-to-day
business
words
Understandable
in the 1st
reading
Audience can
act on plain
language
No need to
reading it over
& over

15. COMPLETE Put your audience’s shoes!

16. • Nama dan alamat perusahaan
pengirim
• Tanggal penulisan surat
• Nama dan alamat penerima surat
• Salam pembuka
• Subyek yang disampaikan
• Isi surat
• Penutup
• Tanda tangan pengirim

17. Pleasant message
Neutral message
Unpleasant message
A letter can
inform: