できそうだけど、できない。未だに「紙」は増える一方。 ペーパレスの実践は「フリーアドレス」や「システム化」では無く、仕事のやり方を変える「業務改革」に他なりません。 実際にシンキングリードが取組んだ「ペーパーレス」の事例をご紹介します。

1. S m a r t B u s i n e s s
ペーパーレス化・分業プロセス構築事例

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事例の概要(複合機の統一をきっかけとした大幅な業務改善)
• 年商約500億の専門商社。顧客からの注文や見積依頼の7割以上がFAX、残り
は主に電話⇒現場はマルチタスク。
• 2014年以降、営業事務(内勤）の生産性向上に向けた業務改革の中で、全社
(約40拠点、営業部門約400名が対象)のFAXペーパーレス化が実現した。
• 本事例では、業務改革の一環として下記の様な効果を狙い、成果を上げた
以前の状況 ペーパーレス化後
・個人商店の集まりで生産性が上がらない
－新人の育成に時間が掛かる(専門知識必要)
－退職や特需など、繁閑対応が都度発生
・現場の業務量の把握できず、他のサポートができない
・膨大な書類に囲まれて業務を行っていた
－受信FAXの回収、配布、処理後の保管など
積み上げると膨大なコスト
－後から注文内容について得意先から問合せが
あることも多く、都度倉庫まで捜索に行くことも
・不可能と言われていた分業が実現→組織対応化
－在庫出荷を事務センターで集約トータルでの
スループット向上
－新人の即戦力化
・業務量の見える化実現
⇒業務量や業務品質のマネジメントが可能になった
・書類の問題解消
－離席せずに業務完結
－注文書は名称ルールを統一したPDFで保管し、
検索で即見つけられるように

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業務改革の目的と目標
目標・・・社員一人あたりの生産性の向上
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目的・・・売上と人員増が比例しない仕組みつくり
組織（仕組）みで売っていく（標準化）
指標：売上高/内勤人件費率の改善

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業務改革前の状態
PCで書類作成 印刷 FAX送信
紙
ファイリング
紙
内勤１人平均 1日約49分
全体平均でも 1日約35分
書類作成
FAX送信
ファイリング
問題番号 ８：紙が多い。ＰＣで書類作成⇒印刷⇒FAX⇒保管の動作が非常に多い。
離席
解決案：一連の作業をＰＣ内のみで、出来る様にする。
内・外共通
・FAXサーバーの導入の検討
・書類の（電子）保管ルール作成、統一化
手段
紙
当初の段階ではFAXの送信側のオペレーションに焦点があり、
基幹のFAXサーバーの活用促進を進めた

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2012/7 本社組織改革（内勤組織化）
2012/10 標準化（マニュアル）全社展開
・FAXサーバー活用
・カタログ管理方式
・受発注書類管理方式
・内勤業務フロー
・出荷日報管理方式
2013/3 組織改革 地方展開
2013/6 営業店全社複合機統一
PC-FAX活用
2014/1 分業プロセス開始
（FAX受信ペーパーレス化）
2014/2 本社営業部門
FAX受信ペーパーレス化
2014/4 FAX受信共有フォルダ
の冗長化対応
ペーパーレスオペレーション
マニュアル整備
以降、各拠点
順次ペーパーレス化
業務改革とペーパーレス化の流れ

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分業（ペーパーレス）プロセスによる生産性向上
・本社では、受信FAXを全てペーパーレス化し、大きな成果を上げている
◆受発注業務の効率化 ※書類管理の標準化があったからこそ実現した施策
－ FAX受信：毎日約１２００件分の配布、受渡、格納、廃棄に関わる作業の解消
⇒ 250万/月工数削減（1件：1分） 約5万/月 紙削減
◆新人・中途社員の即戦力化 ・・・ 分業による在庫受注入力集約
－２～３週間で200～500行/日のパフォーマンス＆学習機会
同じ新人の 20～100行程度
◆優先順位の型決めによる業務品質向上
－受付担当は仕入先への発注を優先
・・・ 以前は〆時間を気にして在庫入力を優先し、結果仕入先との注文・回答が遅くなる担当がいた
－鋼管の出荷指示入力優先
・・・ FAX名に“@”を付けて優先的に出荷指示することを型決め
－ＦＡＸステータス見える化 対応スピード向上への取組み
・・・ 受信フォルダに溜まっている、〆時間近くに未着手が多くある などが見える化され、指示・サポートができるようになった
システム操作
商品（記号、カタログ）
全客先
課員ヒアリングより
「曖昧な注文でもあたりがつくよ
うになった」
「（見積集約作業で）めったに
出ないアイテムの仕入先でもす
ぐに分かった」
「客先や案件が全体的に把握
できた」
「この仕組が出来る前と後では
全く違う。すごく良くなった」

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事例の要点
• システム投資をほとんど伴わなずにペーパーレス化、分業を実現
– 必要最低限(共有フォルダの冗長化、デスクトップアプリ活用※)
– ※共有フォルダ上でのドラッグ&ドロップでは共有違反が頻発したため、アプリ導入
• 単なる「ペーパーレス化」ではなく、生産性の向上(業務改革の一環)
– 30万点の取り扱い商品、専門知識、自社在庫、取寄せ、物流コントロール(1日複数便)・・・と
マルチタスク、複数同時進行型の業務を整理し、業務プロセスを変更、在庫、取寄せのオペレーション
による分業実現
– 「受付」(TEL対応、顧客窓口)チームと「在庫入力」(TEL対応なし、全在庫受注対応)に組織分け
– 共有フォルダにて日々の業務量見える化 ⇒ 業務の平準化
• 現場の担当者の抵抗感を抑えた展開
– 最初はペーパーレスFAX(送信)から導入(電子印が好評※アメとムチの“アメ”)
– 元は紙トレイの運用を統一 ⇒ ペーパレス化時フォルダ構成（業務の標準化）