Che cosa è Alfresco Document Management? A cosa serve? Come lo integro nei miei processi aziendali? Lo scopo del webinar è presentare le più importanti caratteristiche ma anche alcune delle nuove funzionalità di Alfresco, in un ottica pratica di utilizzo all’interno di una realtà aziendale pubblica o privata. Il webinar è diretto verso coloro i quali desiderano approfondire rapidamente e capire di cosa si tratta senza perderci troppo tempo. Una panoramica condensata ma completa di Alfresco Document Management, Web Content Management, e la collaborazione con Alfresco Share. In un'ora.

1. Alfresco, in un ora
Ottobre 2010

2. Agenda
Il contesto: cenni al mondo ECM
Servizi di Content Management
Applicativi Client
Integrazioni
Confronto tra Edizioni
Come proseguire da qui?

3. ECM Tradizionale
3
Alti costi Adozione LimitaComplessità

4. Sfide dal mercato ECM
● Cloud Computing, Mobile,
Banda Larga e Internet
● Cambiamenti demografici
● Nuovo standard
● Adozione Open Source
nelle aziende
● Spinta verso la Riduzione
dei Costi
● La crisi finanziaria 
4

5. Alfresco è...
5
Lower Cost Easier to Use Adopted FasterCosti più Bassi Più Semplice Adottabile
Rapidamente

6. I Numeri di un Successo
● Più di 1200 Clienti
● Più di 150,000 utenti
della comunità open
● Superati i 2 milioni di
download
● Stimati 74000 Siti
● Oltre 1,000,000 di utenti
attivi
6
Global Support

7. Evitare i Costi Nascosti
● Open Standard
o Piattaforma Java EE
o Standard pubblici come
CMIS, JSR-168, Web
Services e REST.
o CMIS 1.0 ready!
o Gira su molti hardware
sistemi operativi e
database diversi
o Nasce con l’idea di
evitare il “vendor lock-in”
7

8. Casi di successo - 1

9. Casi di successo - 2

10. Document
Management
Collaboration
Electronic Records
Management
Workflow
Web Content
Management
Email
Archive
Image
Management
Digital Asset
Management
Piattaforma ECM Completa

11. Due Aspetti
11
Servizi “Content”
Accesso Client
Version
Security
Search
Metadata
Lifecycle
Workflow Renditions
Web Browser
Network Drive
FTP
WebDAV
MS Office
Kofax
Rules / Actions
IBM LotusGoogle Docs
eMail

12. Proprietà e Contenuti di un
Documento
● Gestire ogni contenuto
(.doc .ppt .xls .jpg .mp3, …)
● Metadati – informazioni sul
contenuto
o Nome, Titolo, Creatore,
Quando Creato, Dove, …
● Si può Estendere
o Codice cliente, numero fattura,
protocollo, …
● Supporto per tipi custom
● Supporto agli Aspetti
12
Documento
Proprietà

13. Alfresco: Modello Dati Flessibile
13
Tipo = Report
Attributi del Tipo...
Oggetto
Data Report
Area di Business
Tipo = Contratto
Attributi del Tipo...
Data inizio
Valore
Tipo = Email
Attributi del Tipo...
Oggetto
Mittente
Destinatario
Tipo = Caso
Attributi del Tipo...
Formato
Aspect = Cliente
Attributi dell’Aspect...
Nome Cliente
Numero Cliente
Contatti
Stato

14. Proprietà
Controllo delle Versioni
● Non si traccia il nome!
o Alfresco –v1.ppt
o Alfresco – v1.2.ppt
o 2010-05 Alfresco.ppt
● Si collegano le versioni
● Ripristino delle versioni
precedenti
● Tracciabilità totale (chi
ha fatto cosa e quando)
14
DocumentoVersioni

15. Controllo degli Accessi
● Blocco del file editato
o Stop alla sovrapposizione
● Ruoli degli Utenti
● Sicurezza
o Controllo chi accede
o Controllo che ruolo ha
15
DocumentoVersione
Sicurezza
Blocco Proprietà
Ruoli

16. Ruoli
16

17. Controllo degli Accessi
17
Patti
Risley
VP of HR
Jennifer
Watmore
CEO

18. Archiviazione dei Contenuti
● Conservazione del
contenuto in uno
‘Spazio’
● Navigabile via:
o Cartelle
o Tag
o Categorie
o Filtri (es. ‘favoriti’)
18
Documento
Cartella
Versione
Sicurezza
Blocco Proprietà
Ruoli

19. Trasformazioni e Commenti
● Creare file correlati
● Trasformare in formati
differenti
o es. HTML, PDF, JPG
● Consenti agli utenti di
commentare i contenuti
● Commenti gestititi come
oggetti separati
19
Commenti
Documento
Renditions
Cartella
Versione
Sicurezza
Blocco Proprietà
Ruoli

20. Altri Servizi
20

21. Regole e Azioni
● Le Regole sono
applicate ad uno
‘Spazio’
● Rendono uno spazio
“intelligente” (smart)
● Sono innescate da
eventi
o Inbound – Contenuto arriva in
uno spazio
o Outbound – Contenuto lascia uno
spazio (spostato, eliminato)
o Update – contenuto modificato
21
Regole
Azioni

22. Regole e Azioni
● Le Regole sono filtrate
in base a:
o Tutti gli elementi
o Specifico tipo MIME
o Tipo del Contento
o Categoria
● Possibile avere eventi
multipli
● Possibile definire un
ordinamento tra eventi
22
Bozze
Approvati
Pubblicati
Esempio:

23. Workflow
● I documenti hanno un
ciclo di vita (DLC)
o Sono creati
o Sono revisionati
o Sono approvati
o Sono pubblicati
o ...e sono ancora
revisionati, quindi tutto
ricomincia dall’inizio
23
Regole
Azioni
Workflow

24. Workflow e Business Process
Management (BPM)
● Basato su Jboss jBPM
incorporato
● Capacità BPM
Complete
o Diramazioni, fusioni e
condizioni logiche
o Scripting
● Gestione Ciclo di Vita
o Ruoli, Revisori, Sicurezza,
Cartelle, Commenti, Workflow,
Stati, Audit
24
Crea
Scrive
Revisiona
Commenta
Pubblica
Legge

25. Ricerca
● Cercare con la sintassi e
gli operatori di Google
● Esempi:
o Tipo– type:document
o Proprietà– modified:today
o Data– created:“2009-01-01”
o Testo– text:“alfresco faq”
● Posso combinare i criteri:
o AND, OR, NOT
25
Regole
Azioni
Workflow Ricerca

26. Esempio – name: plan

27. Esempio– modifier: phampton
Trova qualsiasi
oggetto: Blog post,
Documenti, Cartelle,
Forum post, pagine
Wiki, etc.

28. Esempio– name: plan AND
modifier: phampton

29. Storage Policies
● Ovvero “Information
Lifecycle
Management” (ILM)
● Conservazione dinamica
basata su regole
business
● Definisce regole
business
● Riduzione costi senza
impatti sulle prestazioni
29
Regole
Azioni
Workflow Ricerca
Storage
Policies

30. Storage Policies
● Esempi
o Per tipo: grossi file video su dischi
veloci e costosi. Documenti Office
su dischi più lenti ed economici
o Per dipartimento, per età, per tipo
d’utilizzo, ecc…
● Applicare specifico Aspect ai
contenuti per marcarli
● Utilizza Regole e Azioni per
guidare il meccanismo
30
SSD
$$$
FC
Drives
$$
SATA
Drive
$
SSD = Solid State Drives
FC = Fibre Channel
Policy
Rules
Policy
Rules

31. SMTP Listener
Shared Drive
Web
Email
SharePoint / Office
Accedere ai Contenuti Da...

32. Il più diffuso ECM
● Il disco di rete condiviso!?!
● Perché?
o Facile da usare
o Nessun training
o Bassi costi
32
● Difficile trovare i file
● Nessun contesto
● Nessun controllo di
versione
● Sicurezza inadeguata
Problemi...

33. Disco di Rete Condiviso
● CIFS / FTP / WebDAV
o Root URL: <machine
name>AAlfresco
o Esattamente come un disco
condiviso
o Si monta come disco
o Trascinamento file dentro
Alfresco
o Editare i contenuti con altri
programmi
o I folder condivisi possono
essere ‘spazi smart’
o Tutte le Regole sono attive
o I permessi verificati
o Gestione versioni del
contenuto (se attivo)
33

34. Gestione Documenti
34

35. Dettagli Documento
35

36. Project / Team Collaboration
● Cruscotto (dashboard)
personalizzabile
● Ciascun progetto include:
o Document Library
o Calendario
o WIKI
o Blog
o Forum di discussione
o Link a URL esterne
o Data lists
● Ablitato IMAP
36

37. Gestione dei Record
● Prima soluzione RM…
o Open source certificata DoD
o Compatibile CMIS 1.0
● Progettata per essere facile
o Regole di auto-completamento dei
metadati
● Compilare record da…
o Web (dal sito RM o altri Share)
o Email – Supporto IMAP
o CIFS – Disco Rete Condiviso
Supporto
base
per
soluzioni
di
Conservazione
Sos3tu3va

38. Records Management
38

39. La Piattaforma Web
Alfresco Web
Producer
Alfresco Web
Editor
Alfresco Web
Preview
Alfresco Editorial
Repository
Deployment
Work Packages, Renditions
Alfresco Web Delivery
Runtime Repository
CMIS, REST
Web Application

40. Alfresco Web Editor
Editazione
sul posto
Alfresco Web Editor Framework
Editare dalla
lista

41. Modificare i Contenuti

42. Integrazione IMAP
● Server IMAP virtualizzato
● Naviga e accedi ai contenuti
o Aprire Alfresco dal client email
o Navigare spazi e siti Share come
fossero cartelle virtuali
o Vedere I metadati, Link ai contenuti
● “Drag & Drop” per archiviare mail
● Gestione allegati configurabile
● Funziona con tutti i normali client
IMAP, nessun plug-in necessario
42

43. Completa Gestione Contenuti
43
Document
Management
1 Repository
costruito su 1
moderna tecnologia
Records
Management
Collaboration Web Content
Management
Email
Archive

44. “Content Services” per...
44
Shared Drive
WEB
SAP
MS Office
SharePoint
Email
Google Docs
IBM Lotus
Drupal
Kofax
Any CMIS Client
FTP
WebDAV
Joomla

45. ● Controllo automatico su
un solo stack software
o Supporto limitato solo a
sistemi free
● Necessario riavviare il
server
Alfresco Community
Confrontiamo le Edizioni
● Completo Controllo
Qualità manuale / aut.
o Supporto per piattaforme
commerciali
● Clustering applicativo
● Monitoraggio JMX
● Gestione sotto-sistemi
● Storage Policies
Alfresco Enterprise
45

46. ● Sperimentale e senza alcun
supporto
o Nessuna SLA
o Comunità / Wiki
● Nessuna Manutenzione
o Arrangiarsi da soli!
● Installare nuove versioni
● Nessuna garanzia tecnica o
legale
Community
Confrontiamo I Servizi
46
● Supporto tecnico 24x7
o SLA concordate
o Portale di supporto
● Manutenzione Correttiva
o Upgrade, Updates, Hot Fixes
and Back porting
● Manutenzione Evolutiva
● Consulenza specializzata
● Scudo legale
Abbonamento Enterprise

47. Come proseguire?
● Provando Alfresco direttamente...
● “Cloud Trial” di 24 ore, rinnovabili (“zero install”)
o http://bit.ly/EntTrial
o http://bit.ly/RM-Trial
● Scaricare la trial a 30 giorni
o http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/
● YouTube
o http://www.youtube.com/alfresco101
47

48. Molti libri su Amazon

49. Riassumendo
● Alfresco è open standard, ad una frazione del costo
delle soluzioni tradizionali
● Alfresco è progettato per essere una soluzione ECM
completa ed autonoma, altamente integrabile
● Alfresco fornisce estesi servizi di gestione dei
contenuti
● Alfresco è realizzato con una architettura SOA, i cui
servizi sono utilizzabili da qualunque client
● Alfresco lo potete provare subito e decidere da soli!
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50. Domande?
● Forum di discussione Italiano
http://forums.alfresco.com/it/
● Per ulteriori informazioni scrivetemi:
maurizio.turatti@alfresco.com
Grazie!

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