Deze presentatie werd gegeven op de voorjaarsbijeenkomst van de Adlib gebruikersgroep. Deze vond plaats op 28 maart 2019 in het Nieuwe Instituut te Rotterdam.

2. NAAR
VAN:
ADLIB MIGRATIE EN UPDATE
Wouter de Voogd, Functioneel Manager

3. ADLIB INFRASTRUCTUUR
Definities (mijn bewoordingen ):
Adlib “core software”- motor van Adlib (versie 7.5)
Adlib “applicatie” – interface van Adlib (versie 4.5.2)
AIS – Adlib Internet Server, interface voor presentatie
op web of leeszaal
API – software om Adlib data beschikbaar te stellen
aan de derde partijen/externe systemen (bv website)
Axiell Collections- Nieuwe Axiell interface die draait
op Internet browser

4. VOORGESCHIEDENIS
• Adlib in SMA in gebruik sinds 2002!
• Regelmatig updates aan Core software gedaan
• Maat-/configuratiewerk in de applicatie
• Oudere versie van AIS in gebruik
• Oudere API’s
• Uitgangspunt: functieneutrale migratie, verdere
verbeteringen ná update uitvoeren. Gaan werken
met de standaard uitgeleverde versie.
• Belangrijke afweging: partiële update of gehele
update

5. WAAROM APPLICATIEUPDATE
• Gebruik verbeterde Bruiklenenmodule (In en Uit)
• Standaard registratie van verpakkingen
• Deze update nodig om Track/Trace mogelijk te maken (Axiell Move)
• Grote uitdaging: onze standplaatscodering migreren naar nieuwe
dataset “Standplaatsen/verpakkingen” en hiërarchisch converteren
• barcoderen van objecten en standplaatsen/verpakkingen
• Simpeler meegaan met de laatste standaarden en updates van Axiell
• Alle data technisch laten checken door Axiell en filteren waar nodig
• Alle geconverteerde data inhoudelijk doorlopen met de afdelingen, welke
data en maatwerk is (nog) relevant, welke kan weg
• Axiell Collections kunnen gaan gebruiken
• Nieuwe API’s: sneller en met meer functionaliteiten
• Met “opgeschoonde” data ook AIS 5 in gebruik genomen
• Gebruiksvriendelijkere interface voor eindgebruikers
• Hele ICT structuur rond Adlib en SQL database (incl testomgevingen)
opruimen en schoon kunnen beginnen

6. PROCES
1. Axiell: data analyse, oude applicatie- en maatwerkanalyse
2. Terugkoppeling naar afdelingen ook ivm maatwerk
3. Gedetailleerd afspreken met Axiell wat in conversie 1 moet
worden geconverteerd, veld voor veld, vooral bij afwijkingen
4. 1e Conversie in Testomgeving
5. Afdelingen mappingformulier invullen: valt alle data op zijn
plek in nieuwe applicatie
6. Afdelingen: inhoudelijke steekproeven doen (vergelijk oude
Adlib met Conversie 1)
7. Conversie 1 rapport Axiell analyseren (60+ pagina’s!)
8. Evaluatie afdelingen en terugkoppeling resultaten Axiell
conversie rapport
9. Aanpassingen voor conversie 2 doorspreken met Axiell
Bovenstaande herhalen bij conversie 2 en definitieve conversie

7. BETROKKENHEID AFDELINGEN
• Inhoudelijke controle van de verschillende conversies
• Uitgangspunt, oud maatwerk gaat niet mee (beter opnieuw
opzetten dan migreren)
• Steekproeven in nieuwe Adlib
• Leren werken met nieuwe applicatieomgeving
• Printformats evalueren en vernieuwen
• Opschonen pointerfiles van tevoren
• Opschonen data van tevoren
Uitdaging:
• hoe de input van zowel afdelingen als Axiell administratief
bijhouden
• Hoe alle terugkoppelingen bijhouden
• Hoe afdelingen betrokken houden bij lang conversie project
• Uitleg aan management waarom proces zoveel tijd in beslag
neemt

8. ADLIB MIGRATIE EN UPDATE
Adlib (oud)
OUD: 506
Collectievelden
op 24 tabbladen
Adlib
(nieuw)
NIEUW: 646
Collectievelden
op 29 tabbladen
Migratie van:
Object collectie: 103500 records
Verzending objecten: 6030 records.
Uitgaande bruiklenen: 2200 records,
Tentoonstellingen: 159300 records,
Personen/instelling: 231450 records,
Thesaurus: 45220 records,
Bibliotheek cat.: 236900 records,
Afbeeldingen: 300.000 afbeeldingen
datamigratie
mapping

9. ADLIB MAPPING EN MIGRATIE
Oud
Nieuw
nieuw
Is 1 op 1 mapping, maar steekproeven doen om extra zeker te zijn

10. ADLIB MIGRATIE EN UPDATE
Oud
nieuw
oud nieuw
Geen Identifier (URL) meer, repro ref. moet uniek zijn terwijl Identifier dat niet was

11. CONVERSIE STANDPLAATSCODE
oud nieuw
Adlib gaat helaas niet overal even handig om met hiërarchische
standplaatsen, Sorteren/zoeken etc. soms complex

12. VOORBEELD
MIGRATIERAPPORT
Terugkoppeling
afdeling

13. KOPPELINGEN ADLIB
Adlib
DMS (360)
Collectie Online
AIS
Collections
API
API
API
API
Deze koppelingen gelden voor Adlib oud en nieuw

14. TIPS
• Goede verslaglegging van al het maatwerk bijhouden
• Betrokkenheid afdelingen/key users essentieel, anders niet beginnen
• Betrokkenheid is lastig want men kan zich niet voorstellen dat dit HUN Adlib is,
pas na livegang realiseert men het pas goed
• Interne en externe projectleider nodig om proces aan de gang te houden
• Ruime tijd nemen voor input afdelingen
• Minimaal 3 conversies: 1e is kennismaking
2e is verbeterde versie, 3e is definitieve conversie
• Alleen maatwerk meenemen als het echt noodzakelijk is
• Inzet ICT en 3e partijen (website, koppeling DMS) goed op elkaar af stemmen
• Mandaat Management om snel stappen te kunnen zetten
• Strippenkaart bij Axiell kopen voor onvoorziene zaken die snel gedaan moeten
worden (ook na conversie)
• Goede afstemming met ICT, zeker voor livegang
• Uitgebreid draaiboek maken voor livegang, volgorde stappen is essentieel!
• Aparte testomgevingen opzetten voor proefnemingen gekoppelde systemen
• Vaste assistent voor zo’n complex proces is noodzakelijk (maar die had ik niet…)
Wouter de Voogd w.devoogd@stedelijk.nl

15. En straks van een
Naar een
IPA!
Proost straks