1. KEGIATAN BIMBINGAN TEKNIS SIBIMA
KONSTRUKSI
(AHLI TEKNIK BANGUNAN GEDUNG)
TEKNIK PELAPORAN
BALAI PENERAPAN TEKNOLOGI KONSTRUKSI
DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
4. Laporan dalam suatu proyek pekerjaan instalasi mekanikal / elektrikal yang sedang berlangsung sangat dibutuhkan oleh
seorang manajemen operasi. Laporan harus disusun secara periodik dan teratur disertai dengan
masalah yang sedang dihadapi dan usulan solusi dengan alternatifnya. Laporan yang disampaikan tepat waktu
akan menolong menghindari penyimpangan makin jauh dan mencegah timbulnya biaya yang tidak semestinya ataupun
mulurnya jatah waktu yang ditetapkan.
| 4
5. LANGKAH-LANGKAH DALAM PENYUSUNAN LAPORAN YANG
BAIK DAN RAPIH
Laporan yang harus disiapkan oleh seorang pengawas pelaksana untuk
disajikan kepada “manajemen operasi” (atasannya langsung) harus bersifat
objektif atas dasar fakta-fakta yang berkembang selama pelaksanaan
pemasangan lift atau eskalator.;
Laporan harus meliputi kemajuan (progress) pelaksanaan, rencana tahapan
berikut yang akan digarap, kesulitan, penyimpangan dan tentative solusi yang
perlu diusulkan dan kesimpulan singkat;
Laporan tidak perlu basa-basi bergaya sastra agar indah atau enak dibaca, tetapi
tidak pula perlu kata-kata kasar makian ataupun sebaliknya kata-kata pujian
harus dihindari. Sistimatika bentuk laporan disusun dengan nomor-nomor
masalah dan terutama dalam bentuk-bentuk daftar formulir yang baku yang
ditetapkan oleh atau dari perusahaan;
| 5
6. | 6
LANGKAH-LANGKAH DALAM PENYUSUNAN LAPORAN YANG
BAIK DAN RAPIH
Laporan harus diisi lengkap dengan kata-kata dan fakta-fakta. Jika ada daftar
yang tidak ada kaitannyapun harus diberi tanda N/A (not available atau not
applicable), atau diisi TAK (tak ada kaitannya;
Laporan dibuat secara berkala teratur (rutin) dengan bentuk-bentuk khas
mingguan, bulanan, dan laporan akhir (final report), atau komisioning saat
pekerjaan selesai;
Laporan akhir dapat pula disertai dengan pendapat atau usulan dari site
supervisor atas dasar pengalamannya, agar kelak proyek-proyek yang akan
datang lebih berhasil dengan baik.
8. |
Data Laporan Harian
8
Laporan harian mencakup informasi harian mengenai :
Tenaga kerja: tugas, penempatan, dan jumlah;
Bahan: jenis dan jumlah;
Peralatan: jenis, kapasitas, jumlah, dan kondisi;
Perubahan desain, gambar rencana;
Perintah dan persetujuan untuk melaksanakan pekerjaan;
Realisasi pekerjaan, termasuk perbandingan dengan rencana terhadap jenis dan
kuantitas pekerjaan terlaksana;
Cuaca dan kondisi alam yang mempengaruhi pelaksanaan;
Dokumentasi foto hasil pelaksanaan pekerjaan, yang diambil dari satu titik tetap
untuk satu obyek yang sama;
Permasalahan yang mempengaruhi produksi pekerjaan.
9. | 9
Data Laporan Mingguan
Laporan mingguan berupa tabel perhitungan pencapaian kemajuan fisik pekerjaan
(volume dan bobot) setiap mata pembayaran selama satu minggu dengan
memperbandingkan hasil tersebut terhadap Dokumen Kontrak, rencana kerja dan
deviasi, hasil minggu yang lalu, dan kumulatif pencapaian kemajuan fisik terakhir.
Selain hal tersebut diatas, perlu dicantumkan juga mengenai hasil analisa atas
identifikasi permasalahan yang telah dilakukan, dengan mengelompokkan
permasalahan: personil, material, peralatan, dan metoda kerja, beserta upaya
pemecahan permasalahan yang berupa tindakan nyata sesuai action plan yang
telah ditetapkan dalam rapat mingguan.
10. |
Data Laporan Bulanan
Foto
dokumentasi,
rangkuman
kondisi cuaca
harian,
Sketsa
kemajuan
pelaksanaan
pekerjaan;
Sertifikat dan
perincian
pembayaran
bulanan;
Perbandingan
realisasi dan
rencana
kemajuan
pelaksanaan
pekerjaan
(kurva-S), serta
deviasi yang
terjadi;
Review
design, CCO,
dan
perubahan
Kontrak (bila
ada);
Ringkasan
kemajuan
pelaksanaan
pekerjaan;
Laporan bulanan merupakan rangkuman informasi mengenai kemajuan
pelaksanaan pekerjaan bulanan secara teknis, finansial, dan manajemen,
yang antara lain terdiri dari:
10
11. |
Data Laporan Direksi Teknis
Laporan Direksi Teknis mencakup informasi harian mengenai :
Laporan Harian Direksi Teknis (Engineer Daily Report)
dibuat oleh personil inti (key personel), mulai dari inspector,
Engineer (highway, material, bridge, dan structure), site
engineer (Engineer Representative), Pemimpin
Proyek/Bagian Proyek. Laporan Bulanan diperlukan
sebagai dasar pembayaran, terdiri dari rangkuman
data.
Laporan Triwulan merupakan rangkuman laporan bulanan
yang berisi hasil kemajuan pekerjaan triwulan.
Penyusunan laporan triwulan ini sangat dipengaruhi oleh
kelengkapan dan akurasi laporan bulanan yang telah
disusun sebelumnya.
Laporan Akhir merupakan rangkuman seluruh
kegiatan pelaksanaan pekerjaan yang telah
dicapai sampai dengan serah terima pekerjaan
sementara (PHO)
Laporan Khusus dibuat oleh konsultan dan
diserahkan kepada Pemimpin Proyek l atas
kejadian-kejadian yang tidak terduga
11
12. |
Data Laporan Akhir Proyek
Laporan Akhir Proyek disusun oleh direksi pekerjaan berdasarkan Laporan Akhir direksi teknis,
dilengkapi dengan informasi kegiatan yang dilakukan selama masa pemeliharaan sampai
dengan serah terima pekerjaan akhir (FHO). Tambahan informasi ini antara lain terdiri dari:
o Hasil pemeriksaan terhadap pekerjaan pemeliharaan, dan penyelesaian sisa pekerjaan;
o Ringkasan dan perincian perhitungan akhir; dan
o Lampiran tambahan, terdiri dari
• I
C
O
N
Sertifikat
Berakhirnya Masa
Pemeliharaan;
Berita Acara
Penyerahan Akhir
(FHO);
Gambar terlaksana
(as-built drawing);
dan
Dokumentasi photo pada
kondisi awal, selama masa
pelaksanaan, dan akhir
pekerjaan
12
13. Setiap jenis laporan seperti tersebut diatas, kecuali laporan direksi teknis dan
laporan akhir direksi pekerjaan, dibuat dengan melalui 3 (tiga) tahapan proses
sebagai berikut:
Tugas dan Tanggung Jawab Pembuat Laporan
Dibuat oleh penyedia jasa,
Diperiksa oleh direksi teknis, dan
Disetujui oleh direksi pekerjaan
Add Image
Add Image
Add Image
13
14. Proses pembuatan laporan direksi teknis lebih sederhana
Diperiksa untuk
mendapat
persetujuan
direksi
pekerjaan.
Dibuat
langsung oleh
direksi teknis,
dan
14
15. Arsip Dokumen Pelaksanaan
Pekerjaan
| 15
Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan (direksi pekerjaan,
penyedia jasa, direksi teknis, dan perencana), wajib menyimpan dan memelihara
dokumen pelaksanaan pekerjaan selama umur rencana konstruksi atau maksimal
10 (sepuluh) tahun terhitung sejak penyerahan akhir pekerjaan. Hal ini diperlukan
untuk dapat memenuhi ketentuan-ketentuan :
a. UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi
b. PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi
Dokumen pelaksanaan pekerjaan yang harus disimpan oleh direksi pekerjaan dan
diserahkan kepada penyelenggara jalan, antara lain terdiri dari:
a. Dokumen kontrak, termasuk addendum/amandemen;
b. Seluruh laporanpelaksanaan pekerjaan;
c. Seluruh korespondensi selama pelaksanaan pekerjaan;
d. Berita Acara pembayaran, beserta lampirannya;
e. Berita acara dan notulen rapat;
f. Foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan (sebelum, sedang, selesai
dikerjakan);
g. Gambar terlaksana (as-built drawing);
h. Laporan akhir
16. Undang-Undang
UU No. 18/1999 tentang Jasa
Konstruksi
Peraturan
Pemerintah
PP No. 29/2000 tentang
Penyelenggaraan Jasa Konstruksi;
Syarat Umum Dokumen Kontrak
Peraturan Presiden
No. 80/2003 Lampiran I, Bab II.D.2.c
mengenai Laporan hasil Pekerjaan;
Kepmen Kimpraswil
Kepmen Kimpraswil No. 257/2004
mengenai Syarat-syarat Umum
Kontrak, Bab IV.A.26 mengenai
Laporan Hasil Pekerjaan;
Kepmen Kimpraswil No. 349/2004
tentang Pedoman Penyelenggaraan
Kontrak Jasa
| 16
RUJUKAN LAPORAN
Pada prinsipnya, pembuatan laporan telah diatur dan harus mengikuti ketentuan-ketentuan
yang tercakup dalam berbagai keputusan sebagai berikut :
17. Laporan Pengawasan
| 17
Secara keseluruhan lingkup yang masuk dalam pekerjaan pengawasan
proyek adalah meliputi :
Perencanaan (Planning)
Pengorganisasian (Organizing)
Penggerakan (Motivating)
Pengawasan (Controlling)
Rencana terperinci adalah sebuah dokumen dimana di dalamnya
terdapat segala sesuatu yang direncanakan dari awal termasuk segala
usaha yang dilakukan dalam menyelesaikan proyek, meliputi:
Laporan Yang Dihasilkan
Lingkup Kegiatan Pengawasan
Sasaran Dalam Pengawasan
18. Permasalahan Laporan
| 18
Pada umumnya sering dijumpai permasalahan saat pembuatan laporan
suatu pekerjaan pengawasan proyek yang berkaitan dengan masalah:
1. Pembuatan Laporan
2. Pengarsipan Laporan
3. Penyebab Permasalahan
4. Solusi Penanganan Permasalahan
5. Secara garis besar, penanganan permasalahan dan peningkatan kinerja
penyusunan pelaporan dapat difokuskan pada usaha-usaha peningkatan dalam
beberapa aspek sebagai berikut :
Pemahaman Atas Fungsi, Dan Manfaat Serah Terima Pekerjaan
Manajemen Penyusunan Laporan
Koordinasi Yang Efektif
Dukungan Substansi Laporan
20. Berita Acara Pekerjaan (BAP) Pembayaran
Berita acara pekerjaan dibuat atas permintaan pihak direksi proyek
sehubungan dengan tahapan pembayaran angsuran sesuai
persyaratan kontrak.
BAP lebih cenderung sebagai persyaratan administrasi, bukan
merupakan laporan kemajuan pekerjaan.
BAP harus diketahui / disetujui oleh CM atau pihak konsultan.
BAP pada akhir penyelesaian yang bersifat komisioning harus disertai
dengan daftar simak (check list)
PENGOLAHAN DATA
| 20
23. Contoh: DAFTAR SIMAK
(Check List)
Daftar ini berlaku untuk satu (1) unit saja
Nama Pekerjaan : ……………………………………………. Jenis dan Jumlah unit : ……………...……………
Nama Proyek : ………………………………………………………………………………………………………..
Pemilik Proyek : ……………………………………………… Telp : ……………..…....
Fax : ……..……….
Pelaksanaan : tgl : ………………………….…….….….. s/d tgl : …………..………………………...….…
Dilaksanakan oleh : ………………………………………………………………………………………………….…….
Usulan dan Rekomendasi tindaklanjut
1 ……………………..…………………………………………………………………………………………………..
2 ……………………..…………………………………………………………………………………………………..
3 …………………..……………………………………………………………………………………………………..
4 …………………..……………………………………………………………………………………………………..
5 ……………………..…………………………………………………………………………………………………..
Hasil Pemeriksaan Lapangan
No Baik & Baik Perlu Harus
sesuai tidak sesuai Koreksi ganti baru
Bagian I : Machine Room
1 Check the traction sheave, its groove, bearings, etc. ….. ….. ….. …..
2 Check the ropes at dead end hitch (if any) or at top of car ….. ….. ….. …..
3 Check the brake, brake lining/shoes, and spring pressure ….. ….. ….. …..
4 Check the motor, digital-encoder, cummutator ….. ….. ….. …..
5 Check the governor, tripping switch, ropes, retaining jaws ….. ….. ….. …..
6 Check the main switch board, fuse and the balance ….. ….. ….. …..
7 Check the earthling of motor set. ….. ….. ….. …..
8 Check the controller, connection, contact lining. ….. ….. ….. …..
9 Check oil level of machine, rubber cushions, etc. ….. ….. ….. …..
Bagian II : Inside the Car
1 Check the car call buttons : function of all switches ….. ….. ….. …..
2 Check the door gate contact and alignment. ….. ….. ….. …..
3 Check lighting and fan / ventilation. ….. ….. ….. …..
4 Check the car door shoes, door safeties, etc. ….. ….. ….. …..
5 Check the safety door edge, light curtain or light beam. ….. ….. ….. …..
DAFTAR SIMAK
(Check List )
Uraian
| 23
24. No Baik & Baik Perlu
sesuai tidak sesuai Koreksi
Bagian III : On Top of the Car
1 Check inspection switch button, and emergency stop ….. ….. …..
2 Check safety railing, and other protection devices ….. ….. …..
3 Check guide shoes, its pressure and alignment. ….. ….. …..
4 Check emergency access. ….. ….. …..
5 Check thimble rod / shackle / cross B clamp. ….. ….. …..
6 Check rope tension and any defect or corrosion ….. ….. …..
7 Check car sheave (if any). ….. ….. …..
8 Check landing door, hanger, contact and lining. ….. ….. …..
9 Check the safety-device linkages and the tripping switch. ….. ….. …..
10 Check upper limit switches, direction switches ….. ….. …..
Bagian IV : In Pit
1 Check safety guard of counterweight. ….. ….. …..
2 Check the governor idle-sheave. ….. ….. …..
3 Check the safety device (safety block). ….. ….. …..
4 Check the depth of the pit the refuge space ….. ….. …..
5 Check the lower limit switches. ….. ….. …..
6 Check the cat-ladder. ….. ….. …..
7 Check lighting, emergency stop switches ….. ….. …..
8 Check compensation and its tension sheave ….. ….. …..
Bagian V : At Landing Hall
1 Check every door panels and guide shoes,and door speed ….. ….. …..
2 Check the hall call buttons, position indicators ….. ….. …..
3 Check the hall lantern (if any), arrival gong (chime) ….. ….. …..
4 Check the car leveling. ….. ….. …..
Uraian
Contoh: DAFTAR SIMAK
(Check List)
(lanjutan)
25. LAPORAN KEMAJUAN
Laporan rutin harus disiapkan untuk tiap-tiap periode
satu minggu, pada akhir minggu (hari Sabtu) dan
diserhakan kepada Construction Management atau
pemilik proyek (dimana perlu). Ulasan kemajuan
pekerjaan dapat ditulis secara singkat apakah lancar
atau ada halangan selama minggu terakhir. Lihat
contoh formulir no.2.
| 25
Contoh Formulir No.2
LAPORAN MINGGU KE : UNTUK PERHATIAN
PERIODE : Construction Mgt
PAKET : Direksi Proyek
Intern
NO. URAIAN PEKERJAAN VOL SAT BOBOT
FISIK BOBOT FISIK BOBOT FISIK BOBOT
A PEKERJAAN PERSIAPAN
a. Pemasangan Scaffolding Lot 0,50
b. Pemasangan template (lood) Lot 0,20
c. Shop drawing & data lapangan Lot 0,20
d. Mobilisasi, Material handling Lot 2,00
2,90
B PEKERJAAN MEKANIK
a. Pemasangan braket rail Buah 6,10
b. Pemasangan guide rail Buah 10,25
c. Setting mesin Set 15,25
d. Car assembling Set 19,10
e. Ropping Set 5,05
f. Setting counterweight Set 10,20
g. Pemasangan jamb & pintu Set 12,20
h. Governor & safety Set -
78,15
C. ELECTRIK
a. Setting controller Unit 5,50
b. Wirring & Fixtures Unit 2,95
c. Adjusting Unit 2,15
d. Testing / Uji Coba Unit 3,00
13,60
D. PEKERJAAN TAMBAHAN
a. Penarikan Cable power Meter 1,25
b. Grouting / bobok Lot 0,95
c. Pengadaan sub panel Buah 0,20
d. Instalasi penerangan R.M Buah 0,20
e. Tangga monyet Buah 0,90
f. Gudang material Buah 0,95
g. Pintu ruang mesin Buah 0,90
h. Lain-lain Lot -
5,35
JUMLAH 100
Kemajuan pekerjaan telah mencapai prosentase sebesar …. % Minggu yang lalu …. %
Ulasan dan Keterangan :
………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………….
Demikianlah laporan pekerjaan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya
Mengetahui, Dibuat oleh Kontraktor Pelaksana
Construction Management PT. Fadilat Elev ator Rekatama
( …………………………….. ) ( ……………………….. )
KOMULATIF
NO. : …………………………..
LOKASI SEKTOR : ………
PER % MNG LALU PER % MNG INI
KONTRAKTOR LAPORAN MINGGUAN KEMAJUAN PEKERJAAN
PT. FADILAT ELEVATOR REKATAMA
INSTALASI LIFT / ESKALATOR
26. LAPORAN LISAN
Dalam kenyataan yang terjadi dilapangan seorang site supervisor harus segera melapor
keatasannya secara lisan melalui telpon. Dalam hal ini laporan harus diikuti dengan
konformasi tulisan dan dikirim melalui facsimile atau kurir. Terutama menyangkut angka-
angka, data teknis dan jumlah biaya. Bentuk konformasi laporan lisan dapat berupa
contoh formulir no.1, sebagai berkut :
KONFORMASI LAPORAN LISAN
1. Tanggal dilaporkan : …………………. Jam : ………………..
2. Dari (nama) :
3. Nama Proyek :
4. Untuk perhatian :
Manajer operasi Superintendent
Bagian logistik Bagian teknik pendukung
5. Sifat : Segera Keadaan darurat Biasa
Keputusan, perlu / tidak perlu
6. Isi Laporan dan Usulan : ………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Tertanda,
Site Supervisor
Nama :
| 16
27. KONTRAKTOR
PT. FADILAT ELEVATOR
INSTALASI LIFT /
ESKALATOR
NO. :
LOKASI SEKTOR :
LAPORAN BULANAN KEMAJUAN PEKERJAAN
LAPORAN BULANAN KE : UNTUK PERHATIAN
PERIODE : CONSTRUCTION MGT
PAKET : INTERN
Kemajuan pekerjaan :
Telah tercapai …………..…..%, Tertinggal/mendahului ……….. hari
Terdiri dari :
1) Pekerjaan Mekanik ……....%, Seharusnya ………. %
2) Pekerjaan Elektrik ……....%, Seharusnya ………. %
3) Pekerjaan Tambah ………%, Seharusnya ………. %
4) Perlu perpanjangan waktu …….……….. hari
5) Alasan perpanjangan waktu ……………
6) Ulasan : ……………………………………………………………………
…………………………………………………………………….
Tertanda,
Site Supervisor
Nama :
LAPORAN BULANAN
Laporan berkala bulanan adalah
merupakan kesimpulan global dari
ke-4 laporan periode mingguan
terdahulu yang telah terlaksana.
Biasanya laporan bulanan hanya
dilakukan untuk proyek-proyek besar
dimana terdapat beberapa kelompok-
kelompok lift dalam beberapa sektor
dari bangunan.
| 16
28. RAPAT PROYEK
| 28
Rapat proyek perlu diadakan dengan pihak CM dan Direksi
Proyek membahas laporan bulanan kemajuan pekerjaan
ataupun membahas kesulitan-kesulitan yang mungkin timbul.
Rapat sebaiknya dipimpin oleh CM, tetapi notulen rapat
sebaiknya ditulis oleh site supervisor.
Notulen rapat mencakup : tanggal rapat lokasi ruang rapat,
daftar hadir, acara (pokok-pokok) pembahasan, kesimpulan dan
rencana tindakan (action plan) oleh siapa dan kapan
terselesaikan. Notulen harus disebarkan ke semua pihak yang
berkepentingan dengan tanda terima.
29. TERIMA KASIH
BALAI PENERAPAN TEKNOLOGI KONSTRUKSI
DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
balaiptk@gmail.com sibimakonstruksi@gmail.com
