2019 Event Planning kit
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NASA International Space Apps Challengeの「2019 Event Planning Kit」の翻訳。 （Google先生に頑張っていただきました） ご自由に利用してかまいませんが、そのことによるいかなる損害やトラブルの責任は一切負いかねますので予めご了承ください。 協力：宇宙に親しみ楽しむ会 委員会
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2019 Event Planning kit
- 2. 8年目を迎えたNASAのInternational Space Apps Challengeは、世界中の都市のコーダー、科学者、デザ イナー、ストーリーテラー、メーカー、ビルダー、技術者、 その他のチームがNASAの無料でオープンなデータに 取り組み、 地球と宇宙の世界の現実問題に取り組む ための国際的なハッカソンです。 Space Apps 2018には、75か国で200以上のイベントに 18,000人以上が参加しました。 2019年のテーマやカテゴリなどについては、引き続き このWebサイトにアクセスし、Space AppsのTwitter フィード（@SpaceApps）を購読してください。 2
- 4. 世界にはあなたのアイデアが必要 Space Appsを使用すると、参加者はさまざまなアプリケーションのプロジェク トに命を吹き込むことができます。 今年、革新的で創造的なアイデアがコミュニティにもたらすものを楽しみにし ています。 Space Appsは、私たちの宇宙の最大の課題に対する解決策を体験し、実験 し、探求するグローバルコミュニティのチャンスです！ Space Appsの8年目のカウントダウンが続くと、コミュニティでSpace Appsイベ ントを開催したり、スリーブをロールアップして参加したり、学生、専門家、エ ンジニア、メーカー、アーティスト、コーダーを支援したり、 勇敢なストーリー テラーがSpace Appsに移動します。 4
- 5. イベントプランニングキット このプランニングキットは、都市でのInternational Space Apps Challengeの計 画に関心のあるチームをガイドおよびサポートするために開発されました。 キットには次のセクションが含まれています。 •Space Appsについて •市内のホストSpace Appsへの申請 •登録 •会場 •コミュニケーションとアウトリーチ •課題、ソリューション、および賞 •アジェンダとタイムライン •イベントのドキュメント • 連絡先 5
- 7. Space Appsとは何ですか？ NASA International Space Apps Challenge（または Space Apps）は、2019年10月18日から20日にかけて 世界中の都市で48時間にわたって開催される国際的 なハッカソンです。 このイベントは、私たちが現在地球と宇宙で直面して いる課題に対するオープンソースのソリューションを生 み出すことを目標とする共同問題解決を包含していま す。 今年のイベントの詳細については、こちらをご覧くださ い。 http://2019.spaceappschallenge.org 7
- 8. Space Appsの歴史 2012年 2013年 2014年 2015年 2016年 2017年 2018年 会場の数 25 83 95 133 161 187 200 参加者の数 2,000 9,000 8,200 13,000 16,000 25,000 18,000 国の数 - 44 47 - - 69 75 8
- 9. ハッカソンとは何ですか？ 伝統的に、ハッカソンは、ソフトウェア開発者、エンジニア、技術 者、デザイナー、科学者、そして世界にすぐに影響を与えたいと いう情熱と希望を持っている人など、志の高いボランティアの才 能とイニシアチブを利用する技術開発マラソンです。 ハッカソンは誰でも参加でき、イベント終了までにグローバルな 課題に対する真の解決策を開発することに焦点を当てていま す。 毎年のInternational Space Apps Challengeでは、NASAが課題を 設計し、私たち（グローバル組織チーム）は世界中のローカル ホストと協力して、チームが48時間にわたって集中してソリュー ションを設計するイベントを実施します。 9
- 10. あなたの街のホスト 10
- 11. ホストSpace Appsへの適用 Space Appsイベントをホストするローカルリードとして申請する前に、次の質問を検討してくださ い。 1. このイベントを実行するのに十分な時間はありますか？* 2. イベントのロジスティクスをサポートするために他に誰が必要ですか？ 3. イベントを可能にするために、どの組織またはスポンサーと提携できますか？ 4. 48時間のイベントを開催できる会場はありますか？この会場には、すべての参加者が利用 できる十分なインターネット帯域幅がありますか？ 5. イベント参加者にとって重要な他のロジスティクス要素は何ですか？ （すなわち、交通機関 へのアクセス、食品オプションへのアクセスなど） 6. このイベントのボランティアと審査員をどのように集めて整理しますか？ *注：Space Appsハッカソンのローカルリードとしてのサービスには、多大な時間のコミットメント が必要です。ローカルリードは、イベントの計画に少なくとも週10時間を費やすと予測していま す。この時間は、開催日に近づくにつれ増加します。ただし、イベントをサポートするために強力 なローカルチームを構築する場合、チームメンバー間で時間と作業を共有できます。 11
- 12. 適用：ローカルリード/ホストアプリケーション 市内でSpace Appsイベントを開催することに興味がある人は、ローカルリード/ホストアプリケー ションを完了する必要があります。 予定している人は、次のリンクを使用して申請できます。 https://2019.spaceappschallenge.org/lead 申し込みが承認されると、イベントの計画を開始できます。特定のLocationページは、2019年7 月にspaceappschallenge.org Webサイトに掲載されます。ページを編集し、ローカルイベントに関 する情報を追加する方法について説明します* 。spaceappschallenge.orgのLocationページは、 参加者がイベントにサインアップできる唯一の場所であるため、これは重要です。 参加者のサインアップを促すために、すべてのアウトリーチおよびPRの資料に現在地のリンクを 含めることをお勧めします。 *注：リードは、参加者および潜在的なスポンサーに詳細情報を提供するために、独自のSpace Appsイベント用に独立したWebサイトを作成できます。 ただし、イベントに登録するすべての参 加者はspaceappschallenge.orgサイトを介して行う必要があるため、spaceappchallenge.orgにロ ケーションページを入力する必要があります。 12
- 13. 参加者登録 13
- 14. 登録：参加者 参加者は、イベントの前に事前登録するか、イベントの現場で登録することができます。 登録は、イベントの数週間前に、http：//spaceappschallenge.orgのLocationページでご利用いた だけます。 参加者は他のウェブサイトで登録することはできません。 NASAの規制により、Space Appsイベントでは、参加者に参加費を請求することは許可されてい ません。 Locationページで、イベントに対応できる人数を指定する必要があります。 参加者が20人しかないイベントもあれば、400人以上の参加者がいるイベントもあります。 参加 者の数は場所によって異なります。 以前のイベントに基づいて、事前登録者の50〜60％が実際に出席し、サインアップしていない 一部の参加者はイベント当日に現れると推定しています。 これは、ローカルイベントごとに異な ります。 あなたが彼らに対応する収容力がある場合、ローカルリードはあなたのイベントでサイトに追加 の人々を登録できます。 定員を超えると予想される場合は、事前にサインアップした人を優先 する必要があります。 14
- 15. 登録：参加者（続き） 会場の入り口に登録デスクを設置することをお勧めします。 少なくとも1人の人が利用できるようにします。 • 参加者リストを介してRSVPを使用して直接参加者にチェック インしてもらう • 事前に登録していない人を登録します（注：インターネットに アクセスできるコンピューターを提供して、RSVPを取得してい ない場合に、Space AppsのLocationページから登録できるよ うにします） • 名札を渡すか、出席者に記入してもらう • 参加者を、セットアップ、個人的なアイテムの配置などができ る場所に誘導します。 • 質問に答えます 15
- 16. 会場 16
- 17. 会場の選択 Space Appsイベントを成功させるには、会場の選択が不可欠です。場所、雰囲気、公共交通機 関や地元のレストランへの近さを考慮してください。優れた会場オプションには、コミュニティセン ター、会議センター/会議室、大学キャンパスなどがあります。 最高の会場とは… • 土曜日と日曜日は終日利用できる（週末の場合は金曜日/土曜日） • ブリーフィング、プレゼンテーション、表彰式のために、すべての参加者を1つの大きな部屋 に収容する適切な能力を備えている • 参加者が夜通し仕事をするために24時間アクセスできる（希望する場合） • 公共交通機関で簡単にアクセスできます（お住まいの地域で利用可能な場合） • 建物に簡単にアクセスできる（セキュリティの高い建物ではない） • 週末全体の接続性を確保するためのITサポートを持っている（または提供できるようにす る） • 飲食物を許可する • 小グループでの集まりやブレーンストーミングのためのテーブルと椅子を用意する • 簡単にアクセスできるトイレがある • ごみを捨てるためにごみ箱を用意する 17
- 18. 会場：接続ガイドライン インターネット接続は、ハッカソンの基本的な要件です。 接続が良好であれ ばあるほど、イベントは成功します。 以下を確保することにより、参加者のエクスペリエンスを改善します。 • すべての参加者の電気/プラグへのアクセス • すべての参加者がインターネットを同時に積極的に使用するための十分 な帯域幅 • 参加者が使用できるIPアドレスが多数あります（たとえば、多くの参加者 が複数のIPアドレスを必要とする2〜3台のデバイスを持ち込む場合があ ります） • 利用可能なWi-Fi（および必要に応じてパスワード） • ビデオ/ウェブストリーミングの容量 • 国際的なSpace Appsイベントとのライブオンライン接続の容量 • プレゼンテーションおよび授賞式のための十分なAV能力 18
- 19. 会場：推奨用品 出席者は、ノートパソコンを持っている場合は自分のノートパソコンを持参し てください。 予備の消耗品を用意することも検討することをお勧めします。 以下は含めることが推奨される消耗品のリストです。 • 電源タップ • 延長コード • 投影スクリーン（空白の壁でもかまいません） • マイク/演壇 • USBドライブ • テーブル/椅子（会場から提供されない場合） • 名札ステッカー • ラップトップ/プリンター（登録テーブルおよびその他のイベント管理用） • 事務用品（ペン、鉛筆、蛍光ペン、付箋、ホッチキス、紙） • ホワイトボード/黒板/大きな紙 • 乾式消去ペン/チョーク/マーカー 19
- 21. コラボレーターのアウトリーチ International Space Apps Challengeのイベントの 一部に地元の組織を招待することを検討するこ ともできます。 また、ソフトウェアおよびテクノロジー企業、通 信会社、NGO、市民社会組織、官公庁、大学な どに手を差し伸べることも考えられます。 各ローカルリードは、それぞれのローカルコラ ボレーターアウトリーチ活動に責任を負います。 21
- 22. 参加者のアウトリーチ International Space Apps Challengeは、単なるコーダーや開発者以上のものを探していることを 忘れないでください！イベントをサポートできる宇宙探査、環境、社会的ニーズに熱心な人を探 しましょう。 次のチャネルを介してイベントのマーケティングを検討してください。 • テクノロジーと非テクノロジーのミートアップにより、ネットワークと人との出会い • 技術関連のメーリングリスト（イベントの少なくとも1か月前に開始） • 地元の大学のメーリングリスト • 技術関連のブログ（または適切な個人ブログ） • イベントプランニングサイト • Twitter –ハッシュタグ#spaceapps • 興味があるかもしれない友人への個人的な招待 • 参加者がイベントを友人に売り込むのを支援します（イベントについて説明し、時間と場所を 含む短いピッチを提供します） 出発点としてwww.spaceappschallenge.orgにリストされているリソースを使用してください。 22
- 23. ボランティア活動 各ローカルリードは、ボランティアの組織化にも責任を負います。 次のようなイベントを実行する必要がある人について考えてください。 • 登録サポート • 食料やゴミなどのロジスティックス管理を支援する人々 • イベント後のクリーンアップ • 質問に回答できる人 • オーディオ/ビジュアル機器の管理を支援する人々 これらは提案であることを忘れないでください。 特定のイベントや固有の場 所に適したボランティアの数を考慮してください。 23
- 24. メディアのアウトリーチ イベントのメディアアウトリーチを管理するためのいくつかの提案を次に示します。 プレスリリース チャレンジの少なくとも4週間前に、サンプルプレスリリースをローカルリードに配布します。 それらのリリース を地元のメディアアウトレット（プレス、テレビ、オンラインメディア）と共有し、イベントの報道に招待することが できます。 プレスリリースを現地の言語に翻訳することもできます。 ウェブサイト 自分のWebサイトからInternational Space Apps Challenge Webサイトにリンクします。 ブログ/ツイーティング 地域、国、および国際的な技術ブログに手を差し伸べ、チャレンジについて投稿するよう依頼します。 Webサイトおよび登録ページへのリンクを含めます。 公式twitterアカウントは@spaceappsです。 すべてのツ イートに#spaceappsを使用します。 自分の組織のブログとTwitterストリームにチャレンジについて投稿し、地元のパートナーに同じことを依頼し てください。 Webサイト/登録ページhttp://spaceappschallenge.orgへのリンクを含めます。 24
- 25. ソーシャルメディアのアウトリーチ イベントのソーシャルメディアエンゲージメントの管理に関するいくつかの提案を以下 に示します。 ソーシャルメディアの使用 International Space Apps Challengeについての言葉を広めるためのプラットフォームと してブログ投稿とTwitterを使用することに加えて、イベントに関してできる限りソー シャルメディアを使用して会話を行うことを選択できます。 双方向の対話は、参加者 と関心のある一般の人々を引き付ける効果的でやりがいのある方法であり、その多 用により、International Space Apps Challengeは世界中でより豊かな体験になります。 ツイッター 前述のように、＃SpaceAppsハッシュタグは世界規模のイベントの規則ですが、自分 の場所にのみ適用されるロジスティック更新を伝えるために、＃SpaceApps [location] を標準として使用することも検討できます（例：ベーグルやコーヒー 1階はここ #SpaceApps Bangladesh！#SpaceAppsBD）。 すべてのローカル電子通信および印刷 物にこのセカンダリハッシュタグを含めることをお勧めします。 25
- 26. 26
- 28. 課題 • NASAは毎年開催されるSpace Appsイベントの課題を開発しています。 チャレンジステートメントは、Space Appsイベントの約1か月前に spaceappschallenge.orgに投稿されます。 • Space Appsの多くの都市では、非公式のイベント前のミートアップを開催 します。参加者は、参加者が集まって課題についてブレーンストーミング し、チームを形成し始めます（ただし、ソリューションで作業を開始するの ではなく、イベントで発生します！） 。 • 地元の専門家や科学者を招待して、参加者に課題のテーマについて話 し、彼らのブレインストーミングを促してください。 Space Appsグローバル オーガナイズチームは、イベント前のミートアップ計画ガイドを8月にリード が利用できるようにします。 • スマートフォンアプリケーションだけではありません！ International Space Apps Challengeでは、チームは一般に利用可能なNASAデータを利用して、 あらゆる種類の革新的なソリューションを設計します。 28
- 29. ソリューション/プロジェクト イベント中、参加者は、NASAが発行した特定の課題の1つを解決することに 焦点を当てたプロジェクトチームを編成します。 少なくとも1人の参加者を含 むプロジェクトチームは、そのプロジェクトをその参加者の場所での賞の対 象にします。 プロジェクトが賞を受賞するか、グローバルジャッジの資格を得るには、プロ ジェクトページからSpace Apps Challenge Webサイトに提出する必要がありま す。 プロジェクトページには、ソースコードリポジトリやハードウェア回路図な どの元のリソースへのリンクを含める必要があります。 ソリューションは、 オープンソースイニシアチブ（http://opensource.org/licenses/alphabetical）に よって決定されたオープンソースライセンスに基づいてライセンスされている かどうかを判断するためにのみ受け入れられます。 チャレンジを開始する前 に、これらの要件について参加者に伝えることが重要です。 29
- 32. アジェンダとタイムライン 32
- 33. イベントアジェンダの例 1日目 09:00 登録 10:00 スケジュールとロジスティクス の発表 10:30 主題の専門家からの解説 11:00 開発を開始 12:30 昼休み 13:30 開発の続き 16:30 オプションの進捗状況説明、 さらに開発 18:30 夕食休憩 20:00 さらに開発 2日目 10:00 ロジスティクスの説明＆更新 10:15 開発を開始 12:00 提出期限 12:00 昼休み 13:30 プレゼンテーション 15:00 審査、投票 15:30 表彰式 16:00 イベント後の懇親会 33
- 34. タイムライン International Space Apps Challengeまで2〜3か月 • Locationページが、参加者が必要とするすべての関連情報で完全に最新であることを確認 してください。 • 会場を確認し、適切な容量とインターネット帯域幅があることを確認します。会場の開放が 許可されている時間を確認します（参加者が尋ねずに夜中にとどまることを想定しないでく ださい）。登録の制限やその他の詳細を確認するために、各会場でチェックインします。 • 登録と出席を奨励するためにアウトリーチを開始します。 • チャレンジへの参加について組織のブログに投稿し、http：//spaceappschallenge.org Webサ イトと参加者登録にリンクします。 • 地元の技術ブロガーに連絡して、チャレンジについて投稿するよう依頼してください。 • イベントに参加する可能性について地元の主題の専門家に連絡して、投稿されたチャレン ジのいずれか、またはあなたの場所が取り組みたい他のプロジェクトについて助言してくだ さい。 • ホストの会場でのセキュリティ要件を考慮してください（たとえば、IDが必要です）。 • あなたの会場に地元の食べ物の選択肢を考えてください。食事を提供する必要はありませ んが、参加者は近くの食事オプションにアクセスできる必要があります。 34
- 35. タイムライン（続き） International Space Apps Challengeまで1〜2か月 • メインストリームPRの開始-プレスリリースをローカルメディアに送信します。 必要に応じて、報道関係者への招待状を拡大します。 • イベントの司会者として行動するために、地元の組織チームのメンバー、 開発者、または主題の専門家を確保します。 • チャレンジはイベントの約1か月前に公開されます。 参加者がチームを形 成し、課題についてブレーンストーミングするために、イベント前のミー ティングを開催することを検討してください。 • 審査員を招待して、グローバルおよびローカルに決定された審査基準を 配布します。 • 地元の優勝チームの賞を決定します（提供する予定がある場合、それは 完全にあなた次第です）。 35
- 36. タイムライン（続き） International Space Apps Challengeまで2週間 • 必要な音声ビデオサポートを確認します。 • 出席を予定しているVIPスピーカーまたはメンター、および課題について話すため に現地にいる可能性のある地元の科学者や専門家を確認します。 International Space Apps Challengeまで1〜2週間 • チャレンジの開始時刻と終了時刻、場所の住所、セキュリティ情報、および受付 の詳細（該当する場合）を記載して、Locationに登録されているすべての人に確認 メールを送信します。 • 帯域幅の可用性（十分なIPアドレス、パスワード、アクセスポイントなど）を確認し ます。 • 必要な追加アイテム（マーカー、紙、電源タップ、名札など）を購入します。 36
- 37. タイムライン（続き） International Space Apps Challenge当日 • チェックイン時に使用する登録スプレッドシー トをダウンロードします。 • スペースとAV機器が適切にセットアップされ ていることを確認します。 • 適切な場所に看板を設置してください。 37
- 38. イベントのドキュメント 38
- 39. イベントのドキュメント イベントのソーシャルメディアチャンネルを共有して、Twitter、Tumblr、Facebook、Instagram、そ の他の関連プラットフォームでフォローできるようにします！ Twitter：#SpaceAppsを使用して、参加者、パートナー、およびボランティアに彼らの関与につい てツイートすることを奨励します。 これを行う際には、写真やビデオを投稿して世界中の人々に イベントで何が起こっているのかを伝えるように勧めてください。 ブログ：イベントについてブログを書く場合は、web@spaceappschallenge.orgにブログをメールし てください。ブログを拡散できます。 ブログのトピックは次のとおりです。 1. イベント前：計画はどうですか？ 詳細は何ですか？ 特別ゲストはいますか？ この詳細のい ずれか/すべてを提供してください！ 2. イベント中：ステータスの更新が必要です！ プロジェクトはどうなっていますか？ 素晴らしい 瞬間はありましたか？ チャレンジへの参加についてブログに参加者とパートナーを奨励します。 それらを共有すること を期待していることを彼らに知らせてください！ 39
- 41. Space Apps後のプロジェクトの奨励 多くのSpace Appsコミュニティは、International Space Apps Challengeから生まれる可能性の高いプロジェクトを成長、育成、 加速する方法に関心を持っています。 2015年に、Space Appsで構築されたプロジェクトを次のレベルの 開発に活用することに関心のあるSpace Appsオーガナイザーま たはコミュニティメンバー向けに、イベント後の促進Space Apps Acceleration Toolkitを開発しました。 あなたまたはあなたの地域コミュニティの人々がSpace Appsか ら生まれたプロジェクトのサポートに興味がある場合は、ツール キットをチェックして、matt@spaceappschallenge.orgに連絡して 詳細を確認してください。 41
- 42. ありがとうございました！ International Space Apps Challengeの成功は、 あなたのようなローカルリードの情熱と関与に 完全に依存していることを認識しています。 あ なたのコミットメントと参加に感謝します！ 42