EAD in de praktijk

1. EAD in de praktijk

2. Wat is EAD ? Encoded Archival Description nonproprietary encoding standard for machine-readable finding aids in XML -formaat gebaseerd op ISAD(G) vanaf 199 8

3. Toegangen Nationaal Archief

4. DTNA: Digitalisering Toegangen Nat. Archief Productie Beheer Publicatie synchronisatiemodule stylesheets editor strategieën en tools

5. Werkvoorraad: ca. 6000 bestaande toegangen

6. Onderdelen van een toegang

7. Onderdelen <eadheader> “titelblad”: ABS/Archeion <archdesc> <did> “archiefgegevens”: ABS/Archeion <descgrp> “inleiding” <dsc> “eigenlijke inventaris”

8. <eadheader> voor titelblad

9. <archdesc> voor archiefgegevens

10. Kengetallen archiefgegevens / titelblad voorwerk: 2 uur export: 1 uur voor het gehele bestand van 6000 toegangen

11. Digitaliseren van de inleidingen digitale bestanden (WordPerfect, Word) papieren toegangen overtypen OCR spellingscontrole oude spelling lijsten en tabellen

12. ISAD(G): elements of description Identity statement area Context area Content and structure area Conditions of access and use area Allied materials area Notes area Description control area

13. citaat EAD tag library When converting finding aids to an ideal EAD markup , some shifting of text or addition of data may be necessary to conform to the DTD's sequencing of elements and the consignment of certain elements to specific settings.

14. Inleiding archief Dumas

15. pre-<dsc> formulier voor de “inleiding”

16. Kengetallen inleiding kaal pre-<dsc> formulier <15 minuten abstract 5 – 30 minuten inleiding opknippen >15 minuten – 2 dagen conform ISAD(G)-elementen

17. Digitaliseren van de eigenlijke inventarislijsten 4 strategieën: digitale bestanden (WordPerfect, Word) papieren toegangen direct in EAD-XML overtypen papieren toegangen overtypen in Word OCR (zelden)

18. Gedrukt in tabelvorm (1867)

19. Getypt: per doos beschreven (1953)

20. Getypt: door / map-nummering (1974)

21. Geprint: vanuit Word en WordPerfect (2002)

22. Aanpak digitale bestanden (legacy) (strategie 1) maken van scripts afsplitsen eigenlijke inventarislijsten scripten inventarislijsten tot EAD-XML-bestanden samenvoegen met “inleidingen” valideren en corrigeren EAD-XML-bestanden

23. Probleemgevallen bij scripten (strategie 1)

24. Aanpak papieren toegangen (strategie 2 – 4) direct overtypen in XML na precoderen 900 woorden per uur = 35 à 400 inv.nrs. overtypen (tab separated) 1075 woorden per uur = 40 à 450 inv.nrs. OCR met spellingcontrole 725 woorden per uur = 25 à 320 inv.nrs.

25. Direct in EAD-XML (eerst precoderen) (strategie 2)

26. Overtypen TAB separated (stategie 3)

27. Kengetallen (direct in EAD-XML) (strategie 1) Precoderen 1 uur - 3 dagen Controle op zicht layout en spelling; 1 uur à 2 dagen Technische controle 5 minuten – 1 dag

28. Kengetallen: legacy en tab separated (strategie 2 – 3) conversie en merging Word-toegangen (legacy) ettelijke uren per batch tab separated < 30 minuten per batch correctie Word-toegangen (legacy) ettelijke uren per toegang tab separated 15 minuten à 2 uur

29. Aanbevelingen bestaande Word-toegangen omzetten (1): legacy bestanden niet doen ! precoderen als A2A (2) Procrustes-gevallen tab separated (3) ’t minst bewerkelijk

30. Stand van zaken 1970 toegangen online oftewel 32% van de totale werkvoorraad voornamelijk grote toegangen 1.227.000 inv.nrs. oftewel 51% van de totale werkvoorraad prioriteiten: meest geraadpleegd archieven eerst aansluiting bij lopende projecten

31. Conclusies Conversie kan relatief snel, zelfs indien men al hoge standaarden wil voldoen Tempo bepaald door: omvang inventaris afwijkingen van de norm Afwijkingen relatief zeldzaam Niettemin: conversie is kostbaar (tijd !)

32. Presentatie Stylesheets nodig voor presentatie html pdf Stylesheets baseren zich op richtlijnen

33. XSLT voor html

34. XSLT voor pdf

35. Vragen / informatie [email_address] 070 – 331 5439 projectleider h enny.van.schie @nationaalarchief.nl 070 – 331 5548 [email_address]