Microsoft Access adalah program aplikasi basis data relasional yang ditujukan untuk perusahaan kecil dan menengah. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk menginput, memperbarui, dan menghapus data serta membuat laporan. Dokumen ini menjelaskan pengertian, komponen, dan cara kerja Microsoft Access seperti membuat tabel, query, form, dan laporan.

1. MS ACCESS

2. Pengenalan Microsoft Access
Andri Firdaus S.Kom.

3. 1. Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi
basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan
perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari
beberapa aplikasi Microsoft Office.
2. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan
juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan
pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke
dalam Microsoft Office System 2007.
Pengertian Microsoft Access

4. Tujuan
• Melakukan pengoperasian program
• Pengolahan Basis data.
• Melakukan input data.
• Melakukan Update data
• Melakukan Hapus data

5. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan
microsoft Access diantara dapat melakukan proses penyortiran
pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan
data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar
pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.
Dasar-Dasar Microsoft Access

6. Pengertian Tabel, Field dan Record
• Fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel
• Record adalah isi dari data yang dimiliki oleh tabel
• Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields

7. Tipe Data Dalam Access
• Text (paling umum digunakan)
• Memo (mirip dengan text)
• Number (data numerik)
• Date/time (nilai tanggal dan waktu)
• Currency (mata uang)
• AutoNumber (angka urut dan angka acak)
• Yes/No (menampung 2 jawaban pasti)

8. Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Taskbar Windows
95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Start -> Program -> Program MS-Access.

9. Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak
dialog yang memiliki tampilan awal, terdiri dari 3 bagian

10. 1. Panel Template Categories
Panel ini berisi kelompok-kelompok template database.

11. 2. Daftar Template
Berisi nama-nama template database dari kelompok template yang ada di panel
Template Categories.

12. Open Recent Databases
Berisi nama-nama file database yang pernah dibuka.

13. Membuat Database
Pada halaman awal Ms Access, pilihlah kelompok Featuring Lanjutkan dengan New Blank Database
pada panel sebelah kanan, Anda akan diminta untuk memberikan nama file database yang akan dibuat.
Kemudian Create

14. Agar dapat bekerja dengan Access, Anda perlu memahami bidang kerja Access 2007
tersebut. Secara umum bidang kerja tersebut diperlihatkan dalam gambar di bawah ini.
Masing-masing bagian mempunyai fungsi sendiri-sendiri.

15. Office Button
Tombol Office berada di pojok kiri atas. Jika Anda klik tombol ini akan tampil
sederetan menu-menu seperti diperlihatkan pada gambar di bawah ini.

16. Quick Access Toolbar
Merupakan sederetan ikon-ikon yang berada di samping tombol Office, yang
memungkinkan akses ke suatu menu dengan sekali klik. Secara default, Quick
Access Toolbar ini hanya memuat tombol-tombol Save, Undo, dan Redo. Meski
demikian, Anda masih dapat menambahkan tombol-tombol lain ke dalam Quick
Access Toolbar ini dengan mengklik tombol Customize Quick Access Toolbar
yang ada di sebelah kanan.

17. Title Bar
Title bar berada di bagian paling atas bidang Access. Bagian ini menunjukkan kepada
pengguna nama program aplikasi dan juga file database yang sedang dibuka.

18. Ribbon
Merupakan seperangkat menu yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan fungsi
yang dibawanya. Menumenu tersebut dibagi dalam kelompok tab.

19. Sizing Button
Berada di pojok kanan atas. Gunanya untuk melakukan minimize, maximize, restore,
dan menutup bidang Access.

20. Panel Navigasi
Panel navigasi ada di bagian kiri bidang Access. Berisi nama-nama objek database
yang telah dibuat. Meliputi tabel, form, query, report, dan lainlain.

21. Status Bar
Status bar berada di bagian paling bawah dari bidang Access 2007. Fungsinya
menampilkan pesan-pesan, indikator, progress dari aktivitas yang Anda lakukan
pada menu-menu Access

22. 1. Icon Perintah Pada Tab Home

23. 1. a. Group Views
Datasheet View: digunakan untuk menampilkan data dalam
bentuk standar
PivotTable View: digunakan untuk menampilkan database dalam
bentuk kompilasi, dimana pada tampilan ini hanya memungkinkan
untuk menampilkan nama field data saja.
Pivot Chart View: digunakan untuk menampilkan data ke dalam
bentuk diagram, untuk data yang berkaitan dengan perhitungan
angka yang dimanipulasi melalui Query.
Design View: digunakan untuk tampilan data yang memungkinkan
user untuk merancang field serta mengatur tipe data pada setiap
field.

24. 1. b. Group Clipboard
Umumnya icon perintah di group Clipboard
ini berfungsi untuk mengolah seputar papan
klip. Secara awam, setiap data yang di-cut
dan di-copy akan tersimpan di dalam
Random Access Memory (RAM).

25. Font: digunakan untuk memilih jenis huruf.
Font Size: digunakan untuk memilih mengatur ukuran huruf.
Bold: digunakan untuk menebalkan teks terpilih dalam database
Italic: digunakan untuk memiringkan huruf.
Underline: digunakan untuk memberi tanda garis bawah pada data
terpilih.
Align Text Left: digunakan untuk mengatur teks rata kiri.
Align Center: digunakan untuk mengatur teks rata tengah.
Align Text Right: digunakan untuk mengatur teks rata kanan
Font Color: digunakan untuk mengatur warna huruf
Gridlines: digunakan untuk mengatur garis grid di bagian tepi kotak
data.
Alternatif Fill/Back Color: digunakan untuk mengatur serta memilih
warna latar setiap cell data
1. c. Group Font

26. 1. d. Record
Refresh All: digunakan untuk menata-ulang susunan data.
New: digunakan untuk memasukkan record baru.
Save: digunakan untuk menyimpan record dari datasheet yang sedang aktif.
Delete: digunakan untuk menghapus record dari data yang terpilih.
Total: digunakan untuk menjumlah record yang terdapat dalam datasheet aktif.
Spelling: digunakan untuk mengecek ejaan kata dari suatu data.
More: berisi menu-menu yang mendukung pengaturan datasheet, seperti mengubah ukuran datasheet, dll.

27. 1. e. Group Short & Filter
Ascending: digunakan untuk mengurut data berdasarkan urutan abjad dari A-Z.
Descending: digunakan untuk mengurut data berdasarkan urutan abjad dari Z sampai A.
Clear All Short: digunakan untuk membersihkan semua kriteria penyortiran
Filter: digunakan untuk menyaring data sesuai dengan kriteria tertentu.
Selection: digunakan untuk memilih tampilan data yang sesuai dengan data terpilih saja.
Advanced: untuk memilih pengaturan lanjutan yang berkaitan dengan masalah penyaringan data.
Toggle Filter: untuk menerapkan semua pengaturan penyaringan data.

28. 2. Fungsi Icon pada Tab Create

29. 2. a. Group Tables
Table digunakan untuk membuat tabel database baru. Selanjutnya user pada tabel kosong baru.
Table Templates membuat tabel database baru berdasarkan contoh yang sudah tersedia di MS Access
Sharepoint Lists digunakan untuk membuat daftar titik penyimpanan data yang sedang dibuat.
Table Design untuk digunakan untuk merancang tabel yang dibutuhkan dalam suatu database.

30. 2. b. Group Form
Icon Form digunakan untuk membuat formulir database baru.
Split Form digunakan untuk suatu formulir sehingga menjadi dua formulir yang berbeda.
Multiple Items digunakan untuk membuat form yang bisa menampilkan isi database yang telah dimasukkan.
PivotChat digunakan untuk membuat grafik berdasarkan suatu database.
Blank Form untuk membuat formulir yang kosong sehingga user bisa mendesain sendiri suatu formulir yang diinginkan.
More Form untuk digunakan untuk menampilkan daftar perintah yang diguakan untuk memilih daftar form lainnya.
Form Design digunakan untuk mendesain form sesuai dengan keinginan user.

31. 2. c. Group Reports
Report digunakan untuk membuat format laporan dalam versi standar MS Access 2007
Labels digunakan untuk membuat label dari database yang sedang aktif.
Blank Report digunakan untuk membuat format laporan yang kosong sehingga user bisa membuat
format laporan yang diinginkan.
Report Wizard digunakan untuk membuat format laporan berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam
MS Access 2007.
Report Design digunakan untuk merancang format laporan sesuai dengan keinginan user.

32. Query Wizard digunakan untuk membuat query berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam MS
Access 2007 sehingga user bisa dengan mudah dalam membuat sebuah query
New Object: Query digunakan untuk membuat query baru sesuai dengan keinginan pengguna.
Macro digunakan untuk membuat objek macro, merupakan tool yang digunakan untuk membuat
perintah tertentu pada sebuah database.
2. d. Group Other

33. MEMBUAT TABEL
 Pada menu Home klik panah icon View lalu klik icon Design View

34.  Tampilan awal menjadi Design View. Isi File Name dan Data Type sesuai
bentuk table yang akan dibuat.

35.  Klik Datasheet View sehingga muncul dialog Save, kemudian klik
tombol Yes.

36.  Isi Tabel Mahasiswa

37. MEMBUAT QUERY
Klik menu Create  Klik icon Query Design

38.  Akan muncul dialog Show Table, pilih Table_Mahasiswa,
kemudian klik tombol Add dan Close.

39.  Tampilan Query dalam bentuk Design View, masukan semua Field dari
Table yang sudah dibuat

40.  Klik Run untuk menjalankan Query

41. TERIMA KASIH