Financiele Functies

1. Financiele
Functies
Achtergrondinformatie

2. Afdeling en functies
Hoe is de financiële afdeling
opgebouwd?
Om wat voor functies gaat het?
Let op de grootte van de organisatie
Bij kleinere organisaties vaak bredere
functies

3. Financiële Afdeling
Crediteuren = inkoop
Debiteuren = verkoop
Projectadministratie, bijzondere vorm
Salarisadministratie (meestal HRM)
Grootboek, alles komt samen
Aansturing door een Hoofd Financiële
Administratie, evt. met Teamleiders

4. Crediteurenbeheer
Verwerking en controle van de volledige crediteurenadministratie
Coderen en boeken van inkomende facturen
Controleren op prijzen en goederenontvangst
Oplossen van afwijkingen met de afdeling inkoop
Facturen klaarzetten voor betaling
Contact met leveranciers omtrent betaling, beheer van het
leveranciersbestand
Verzorgen van de rapportages omtrent het crediteurenverloop
Afhandelen van aanmaningen in overleg met leveranciers en
incassobureaus
Boeken en coderen van kas, bank en giro
Verrichten van controles op de crediteurenafdelingVerwerken van de
inkoopfacturen
Verzorgen van de betalingen
Nieuwe trend: scannen van facturen

5. Debiteurenbeheer
Facturatie, opmaak van verkoopfacturen
Verwerking en controle van de volledige
debiteurenadministratie
Verzorgen van het debiteurenbeheer
Debiteuren schriftelijk en mondeling aanmanen
Debiteuren aanmelden voor gerechtelijk incasso
Verzorgen van periodiek rapportages (o.a. verloop van de
debiteurenportefeuille)
Onderhouden contacten met de kredietverzekeraars en
incassobureaus (o.a. toetsing polisvoorwaarden,
limietaanvragen, beoordeling debiteuren, etc.)
Opstellen van rapportages (DSO)
Creditcontrol: liquiditeitsoverzichten, beheer cash flow, afdekken
valuta- en renterisico’s

6. Grootboekbeheer
Verzorgen van de grootboekadministratie
Verzorgen van de grootboekafsluiting
Verzorgen van diverse interne controles
Aansluitingen subadministraties, ook de loonjournaalposten
Assisteren bij de periodieke afsluitingen
Verzorgen van financiële rapportages (balans, verlies- en
winstrekening)
Opstellen van balansspecificaties
Beheren van de vaste activa
Tussenrekeningenbeheer
Opstellen van fiscale aangiften (BTW, VPB)
Verbeteren van administratieve processen
Tijdig, betrouwbaar en juist opleveren van grootboek aan Planning &
Control

7. Projectadministratie
Verzorgen van de projectadministratie
Alle facturen (materialen, uren, andere kosten) op een project
boeken
Coderen van facturen (naar project en kostensoort)
Inboeken facturen (naar project en kostensoort)
Doorbelasten kosten van overige zaken naar project
Doorbelasten uren naar project
Begroting
Volgen van het project in de tijd
Overzicht (onderdeel van de financiële rapportages) aanmaken met
daarin vermelding van totale kosten per project, totale kosten per
periode etc.
Overzicht bijhouden met betrekking tot afgesloten contracten en
gefactureerde werkzaamheden
Onderhouden contact met projectmanagers

8. Afd. Planning & Control
Leiding door de Controller
Eén of meerdere Assistent Controllers
Soms noemen we hen medewerker
planning & control
Soms nog een Financieel Directeur
(vooral strategie)

9. Planning & Control
Aan de slag met het kloppend grootboek = maandafsluitingen
Maandelijkse vergelijking met de begroting, verklaring van de afwijkingen
Opstellen van jaarrekeningen
Consolidatie van financiële gegevens van holding en werkmaatschappijen
Coördinatie van de budgetcyclus
Opstellen van de begroting
Cost accounting, het maken van diverse calculaties
Verzorgen van diverse financiële analyses en rapportages (kostensoorten, omzet)
Beschrijven en onderhouden van Administratieve Organisatie en de Interne Controle
Inrichten van de Administratieve Organisatie en de Interne Controle
Opstellen en verbeteren van Management Informatie Systeem
Betrokken geweest bij de implementatie van een nieuw financieel pakket
Ontwikkelen van kostprijsmodellen
Fiscale aangiften
Cash flow analyses
Investeringsanalyses
Bijzondere projecten: implementaties nieuwe software, aanpassingen administratieve
organisatie, aankoop van een bedrijf, boekenonderzoeken.

10. Financial Accounting /
Management Accounting
Financieel: is gericht op de balans en
verlies- en winstrekening (vermogen,
cash flow, liquiditeit)
Management Accounting of Business
Control: is analyse van de business
(marges, kostprijs, kritische
succesfactoren, financiële
stuurgetallen)

11. Diverse
organisatievormen
1 locatie, of meerdere vestigingen /
kantoren, soms regio indeling
Rapporteren aan het buitenland,
deadlines
Shared Service Center: centralisatie,
en de (Business) Controllers
decentraal

12. De Assistent Accountant
(RA / AA)
Verschil controle (= RA)- en
samenstelpraktijk (= AA)
AA kan een hele administratie aan,
inclusief het volledige jaarwerk en de
fiscale aangiften
Gaat wel om de statutaire jaarrekening
Voordeel: !!! MULTI-INZETBAAR !!!

13. Administratieve organisatie
/ Interne Controle
Wat wil het management
gerapporteerd hebben?
Hoe moet de AO hierop aangepast
worden?
IC: kwestie van 4-ogen-principe
toepassen
Compleet handboek met beschrijving
van alle processen

14. ERP systemen
Steeds meer geïntegreerde
softwaresystemen in plaats van stand alone
financiële pakketten
Vergt een andere werkwijze van de financial
Voorbeelden ERP: SAP, Oracle, JD Edwards,
Navision
Voorbeelden andere pakketten:
Accountview, Exact

15. Salarisadministratie: een
vak apart!
Verwerking en controle van de salarisadministratie
Controle en wijziging van voorschotnota bedrijfsvereniging en nota's
pensioenfonds
Aan- en afmelding ziekenfonds, bedrijfsvereniging en pensioenfonds
Aangifte loonbelasting
Jaarwerk ten behoeve van de belastingdienst, bedrijfsvereniging en
pensioenfonds
Contacten onderhouden met bedrijfsvereniging en medewerkers
Ziek- en herstelmeldingen
Controle van de ingevoerde personeels- en salarismutaties
Betrokken geweest bij de implementatie van een nieuw salarispakket
Aansluiting maken tussen de salarisadministratie en de financiële
administratie
Verwerken van (onkosten)declaraties personeel
Fiscale regelingen
Kennis CAO
Ook vaak: pensioenen, ziektekosten, verlofregistratie
Verschil SA in huis / uitbesteed !