Agility in de organisatie

2. Wat is wendbaarheid
2Remko Boonstra Organisatieadvies
Een concept dat ideeën van flexibiliteit,
evenwicht, aanpassingsvermogen en
coördinatie in één begrip vat. In de context
van organisaties, refereert wendbaarheid
aan het vermogen zich snel aan te passen
aan wijzigingen in de omgeving op een
productieve en kostenefficiënte manier.

3. Dynamiek van
Wendbaarheid
3Remko Boonstra Organisatieadvies
4 Eigenschappen van
Wendbaarheid
veranderende
omgevingsdynamiek
De organisatie
verandert sneller dan
de omgeving
aan die
dynamiek
Evenwicht

4. Waarom wendbaarheid
Van:
• Industriële tijdperk
• Hiërarchie
• Command & Control
• Lokale zandbak
• Dagen en uren
• Stabiel systeem
Naar:
• Informatie tijdperk
• Empowerment
• Kenniseconomie
• Globaal ecosysteem
• Minuten en seconden
• Constante aanpassing
Remko Boonstra Organisatieadvies 4

5. De Weg naar Wendbaarheid
5Remko Boonstra Organisatieadvies
Fundament
Systeembenadering
Competentiebewustzijn
Lerende organisatie
Transparantie
Omgevingsbewustzijn
Leiderschap
Infrastructuur
Waardecreatie
Competentie mgnt
Empowerment
Rolling Forecast
Flexibele inzet
Coördinatie
Partnership
Afstemming
Strat. alternatieven
Vakkundig veranderen
Borging
Gedragspatronen
Innovatie
Aanpassingsvermogen

6. Fundamentele Elementen
6Remko Boonstra Organisatieadvies
• De fundamentele competenties en
kwaliteiten om een “wendbare”
organisatie te bouwen.
• De hoekstenen van de kwaliteiten,
systeem benadering en leiderschap
vormen de basis voor de ontwikkeling van
de tussenliggende.
Competentie
bewustzijn
Lerende
organisatie
Systeem-
benadering
Leiderschap
Omgevings
bewustzijn
Transparantie

7. Systeembenadering
7Remko Boonstra Organisatieadvies
• Een systeem is iedere groep van op elkaar
inwerkende, onderling verbonden of
onderling afhankelijke onderdelen die een
complex en samenhangend geheel
vormen met een specifiek doel
• Systeemdenken is een manier van
observeren, praten en denken over de
verbindingen tussen de onderdelen van
een systeem
• Organisaties zijn systemen

8. Zonder Systeembenadering
8Remko Boonstra Organisatieadvies
• Lineaire oorzaak - gevolg redeneringen
• Door de bomen het bos niet meer zien
• Symptoombestrijding.
Competentie
bewustzijn
Lerende
organisatie
Systeem-
benadering
Leiderschap
Omgevings
bewustzijn
Transparantie

9. Competentiebewustzijn
9Remko Boonstra Organisatieadvies
Wat zijn mijn kerncompetenties en
contextuele competenties, nu en over 3 jaar
en hoe stuur ik dat

10. Zonder
Competentiebewustzijn
10Remko Boonstra Organisatieadvies
• Investering in competenties die op termijn
weinig toegevoegde waarde leveren
• Geforceerde inhaalslag
• Kostenstijging
Competentie
bewustzijn
Lerende
organisatie
Systeem-
benadering
Leiderschap
Omgevings
bewustzijn
Transparantie

11. Lerende Organisatie
11Remko Boonstra Organisatieadvies
• Leren wordt gezien als de gewoonte
kennis te vergaren tijdens het werk
• Mentale modellen zijn open en kunnen
worden aangepast.
• Lakmoes proef : Is leren een onderdeel
van de cultuur of is het opgelegd?

12. Geen Lerende
Organisatie
12Remko Boonstra Organisatieadvies
• Fouten herhalen zich, frustratie.
• Beperkt oplossend vermogen
• Kost het veel geld om vertrekkende
essentiële kennis te vervangen
Competentie
bewustzijn
Lerende
organisatie
Systeem-
benadering
Leiderschap
Omgevings
bewustzijn
Transparantie

13. Transparantie
13Remko Boonstra Organisatieadvies
• Open, eerlijke informatie stroomt op, neer
en zijwaarts door de organisatie
• Directie levert informatie als gewoonte
niet “naar behoefte”.
• “Relevantie” is door de vrager bepaald
• Boodschappers worden niet afgeschoten
• Systembeheer stelt alle betrokkenen tijdig
dezelfde informatie ter beschikking
• Dare to share

14. Zonder Transparantie
14Remko Boonstra Organisatieadvies
• Onvoldoende top-down informatie creeert
afstand, beperkt het gevoel van urgentie
en vertraagd veranderingsprocessen.
• Onvoldoende bottom-up informatie leidt
tot slecht gefundeerde en/of slecht
getimede beslissingen.
• Onvoldoende informatieuitwisseling
tussen groepen vertraagd uitvoering van
kernactiviteiten.
Competentie
bewustzijn
Lerende
organisatie
Systeem-
benadering
Leiderschap
Omgevings
bewustzijn
Transparantie

15. Omgevingsbewustzijn
15Remko Boonstra Organisatieadvies
• Voortdurende extern gericht zijn en het
zich eigen maken van komende
verschuivingen in markt en technologie,
die de organisatie zouden kunnen
beïnvloeden.
• Te laat bemerken of ontkennen stopt
vernieuwing.

16. Zonder
Omgevingsbewustzijn
16Remko Boonstra Organisatieadvies
• Te laat marktinzicht beperkt groeikansen.
• Late onderkenning van bedreigingen
veroorzaakt ernstige verstoring in de
planning en daarmee vaak grote
hersteloperaties.
• Gemiste kansen kunnen tot kostbare
verandertrajecten leiden.
Competentie
bewustzijn
Lerende
organisatie
Systeem-
benadering
Leiderschap
Omgevings
bewustzijn
Transparantie

17. Leiderschap
17Remko Boonstra Organisatieadvies
• Leiderschap dat:
– zich op het creëren van de toekomst richt i.p.v.
te reageren op het verleden
– teamwork en gedeeld leiderschap promoot
om de organisatiedoelstellingen te realiseren
• Leiderschap daagt uit :
– ontkenning, nostalgie en arrogantie
overwinnen
– verder kijken dan ‘Operational Excellence’ en
‘Flawless Execution’

18. Met Managers
18Remko Boonstra Organisatieadvies
• Korte termijn focus dus missen van
strategische kansen
• Command & control belemmerd de
acceptatie en beperkt groeipotentieel.
• Beperkte holistische benadering creëert
zuilen die synergie belemmeren
Competentie
bewustzijn
Lerende
organisatie
Systeem-
benadering
Leiderschap
Omgevings
bewustzijn
Transparantie

19. Infrastructuur voor
Wendbaarheid
19Remko Boonstra Organisatieadvies
• HR processen en systemen om efficiënt en effectief:
– Talent aan te trekken, te leiden, te ontwikkelen en te belonen
– nieuwe structuren te creëren
– mensen zich te laten heroriënteren op andere
werkzaamheden
• Informatiesystematiek t.b.v. communicatie en besluitvorming:
– Financiële en andere organisatiedoelstellingen, indicatoren en
resultaten
– bevat; voor wie, van wie, wat, hoe en met welke periodiciteit
• Business processen en mandaat om tijdige aanpassingen in de
allocatie van mensen en middelen te maken
Waarde-
creatie
Competentie
management
Empower-
ment
Rolling
Forecast
Flexibele inzet
van middelen

20. Focus op Waardecreatie
20Remko Boonstra Organisatieadvies
• Inzet van mensen en middelen wordt los
gezien van afdelingen
– Beperk de functionele macht van de
kolommen
• Systemen, metingen en de primaire
doelstellingen leggen de nadruk op een
functieoverschrijdend beeld van de
waardecreërende activiteiten
– Activity-based boekhouden
– Team doelen en beloning

21. Zonder focus op
waardecreatie
21Remko Boonstra Organisatieadvies
• Verzuiling legt de nadruk op functioneel
succes i.p.v. succes van geheel
• Investeringen en initiatieven met beperkte
bijdrage aan het nettoresultaat.
• De som der delen is kleiner dan het geheel
Waarde-
creatie
Competentie
management
Empower-
ment
Rolling
Forecast
Flexibele inzet
van middelen

22. Competentiemanagement
22Remko Boonstra Organisatieadvies
• Selecteer op talent, kunde en bereidheid om in
een continue veranderende omgeving te
werkend.
• Motiveer mensen door te focussen op sterke
punten, niet op zwakke.
• Ontwikkel mensen door ze passend in te zetten,
niet het volgende treetje op de ladder.
• Gebruik beloningsystemen die een
veranderende omgeving stimuleren.
• De Lakmoes test: Ligt de nadruk bij werving op
A. Functieniveau en taakbeschrijving?
B. Of de persoon (talent, vaardigheden en kennis)?

23. Zonder
Competentiemanagement
23Remko Boonstra Organisatieadvies
• Besteed je veel energie aan het veranderen
van mensen in iets wat ze niet zijn.
• Nieuwe instroom voldoet goed aan de eisen
van gisteren, maar hoe zit het morgen
• Veel medewerkers zijn niet volledig
gecommitteerd, dat heeft impact op
klanttevredenheid en uiteindelijk het
nettoresultaat
Waarde-
creatie
Competentie
management
Empower-
ment
Rolling
Forecast
Flexibele inzet
van middelen

24. Empowerment
24Remko Boonstra Organisatieadvies
• Pantha Rhei.
• Bevorder het nemen van risico, maar beheers
wel.
• Het organisatieontwerp moet flexibele inzet van
mensen en middelen bevorderen.
– Uitdagende opdrachten
– Samenwerking
– Virtuele werkplekken
– Focus op multidisciplinaire teams voor de
kernactiviteiten
• Decentraliseer beslissingsbevoegdheid.
– Gedeeld leiderschap

25. Zonder Empowerment
25Remko Boonstra Organisatieadvies
• vormt het Management de eerste barriere
tegen verandering.
• mislukken projecten door gebrek aan
samenwerking en focus.
• geen risico, geen beloning
Waarde-
creatie
Competentie
management
Empower-
ment
Rolling
Forecast
Flexibele inzet
van middelen

26. Rolling Forecast
26Remko Boonstra Organisatieadvies
• Een halfjaarlijks revisie van het jaarplan is
te weinig in een turbulente omgeving.
• Continue bewaking van de resultaten over
de grenzen van het jaarplan heen is
essentieel voor een agile organisatie.
• Elk kwartaal revisie en minimaal 5
kwartalen vooruit kijken .

27. Zonder Rolling Forecast
27Remko Boonstra Organisatieadvies
• Verlies inzicht in de prestaties naarmate
het fiscale jaar vordert.
• Op basis van het zichtbare heden leer je
de organisatie om te suboptimaliseren
naar de toekomst.
• Voorzienbare verrassingen veroorzaken
een wijziging van prioriteiten.
Waarde-
creatie
Competentie
management
Empower-
ment
Rolling
Forecast
Flexibele inzet
van middelen

28. Flexibele inzet van Middelen
28Remko Boonstra Organisatieadvies
• Zakelijke keuzes met een impact op de
inzet van middelen kunnen gedurende het
jaar worden genomen.
• Ondersteunende processen en
hulpmiddelen om een efficiënte
herallocatie van mensen en middelen te
bevorderen
• De leiding is bereid bestaande projecten
en initiatieven af te blazen of uit te stellen
om een veelbelovende kans te voorzien
van mensen en middelen

29. Zonder flexibiliteit
29Remko Boonstra Organisatieadvies
• Zie je de kansen maar kunt de middelen niet
vrijmaken.
• Snelle concurrenten verslaan je omdat je maar
eens in het jaar middelen kan toewijzen.
• Uitputting van mensen en middelen door nieuwe
verplichtingen in een bestaand plan te passen
met als gevolg time-to-market - en
kwaliteitsissues
Waarde-
creatie
Competentie
management
Empower-
ment
Rolling
Forecast
Flexibele inzet
van middelen

30. Sluit Partnerships
30Remko Boonstra Organisatieadvies
• De beste organisaties zijn succesvol in
het aanvullen van hun competenties
door het aangaan van wederzijds
winstgevende relaties

31. Zonder Partnerships
31Remko Boonstra Organisatieadvies
• Als je alleen innoveert loopt je kans
de markt te missen.
• Zonder de flexibiliteit om, wanneer
nodig, je competentie en/of
capaciteit op te voeren kun je kansen
missen door gebrek aan mensen.
Partnerships Afstemming
strategische
alternatieven
Verander
vakkundig

32. Afstemmen van
Doelstellingen
32Remko Boonstra Organisatieadvies
Visie
Strategische
doelen
Thema’s
KPI’s
Individuele doelen
1 a 3 jaar
zelden
6 a 18 mnd.
12 a 18 mnd.
Snelheid van
verandering
B
S
C
• Al deze doelen moeten op elkaar
afgestemd worden, Balanced Scorecard
met Strategy Mapping biedt hierbij
uitkomst

33. Geen Afstemming van
Doelen
33Remko Boonstra Organisatieadvies
• Geen gedragen integrale visie
• Veel is belangrijk, dus niets belangrijk
genoeg
• Doelstellingen worden niet gebruikt om
prioriteiten te stellen
Partnerships Afstemming
strategische
alternatieven
Verander
vakkundig

34. Ontwikkel Strategische
Alternatieven
34Remko Boonstra Organisatieadvies
• Verschil moet er zijn!
• ook goede strategieën verliezen hun kracht
• Scenario planning
– Tracht niet de toekomst te voorspellen
– Verbeeld en creëer een breed scala aan
mogelijke succesvolle alternatieven
• Committeer je aan een “set” gewenste
toekomsten
• Weersta de krachten die willen investeren in
“wat is” te koste van “wat kan zijn”
• Maak onderscheid tussen risico en nieuw

35. Geen Alternatieven
35Remko Boonstra Organisatieadvies
• Incrementeel denken leidt tot meer van
hetzelfde met hetzelfde resultaat
• Wanneer de breedte van je strategische
alternatieven smaller is dan de
bandbreedte van verandering in de
omgeving wordt je slachtoffer van die
omgeving
Partnerships Afstemming
strategische
alternatieven
Verander
vakkundig

36. Vakkundig Veranderen
36Remko Boonstra Organisatieadvies
• Vermogen om efficiënt en effectief
strategische and organisatorische
initiatieven te plannen en uit te voeren.
• In staat zijn om vastgeroeste elementen
in beweging te krijgen.
• Ontwikkeld normen, systemen en
processen om logheid te voorkomen.

37. Amateuristisch Veranderen
37Remko Boonstra Organisatieadvies
• De status quo wint .
• Revolutionaire verandering nodig om
vastgelopen organisaties los te trekken.
• Verbouwingen blijven iets ouds in een
nieuw jasje.
Partnerships Afstemming
strategische
alternatieven
Verander
vakkundig

38. Borging
38Remko Boonstra Organisatieadvies
• Gedrag wordt verankerd in de beweging van
reactief naar toegankelijk naar generatief.
• Vergroot de kans op innovatieve
ontwikkelingen door:
– meerdere potentiële toekomsten te hebben
– talent blijven voeden
– waarden te handhaven die innovatie
ondersteunen
– gebruik te maken van partners indien nodig
• Door verandering in hoofden en processen te
borgen:
– blijft de efficiëntie hoog tijdens de beweging
– Geen lakse periode na een verandering

39. 10 Wendbaarheid - stoppers
39Remko Boonstra Organisatieadvies
• Te veel prioriteiten
• Ontoereikende informatiestroom
• Centrale command & control
• Ontkenning, nostalgie, en arrogantie
• Slecht talent management
• Geen systeembenadering
• De macht in functionele kolommen
• Op jaarbasis plannen en sturen
• Onvermogen om mensen en middelen
flexibel in te zetten
• Uitgebreide functiebeschrijvingen

40. Remko Boonstra, 2015
remko@remkoboonstra.com
www.remkoboonstra.com