Tài liệu Tự học MS Project 2007

1. PH N VẦ
Microsoft PROJECT
73

2. Ph n I: Gi i thi u chung Microsoft Projectầ ớ ệ
1. M c đích chung và các yêu c u c a Microsoft Projectụ ầ ủ
Microsoft Project là m t ch ng trình chuyên dùng đ qu n lý các d án, là ch ngộ ươ ể ả ự ươ
trình có nh ng công c m nh và thu n ti n. V i Microsoft Project b n có th làm vi c v iữ ụ ạ ậ ệ ớ ạ ể ệ ớ
nhi u ch đ , nhi u công c , ch c năng tinh vi đ th c hi n các thao tác t o l p và hi uề ế ộ ề ụ ứ ể ự ệ ạ ậ ệ
ch nh trên d án đ ng th i ti t ki m th i gian và ti n b c cho b n.ỉ ự ồ ờ ế ệ ờ ề ạ ạ
M c đích chung c a Microsoft Project 2007 g m:ụ ủ ồ
• T ch c l p k ho ch và qu n lý d án.ổ ứ ậ ế ạ ả ự
• Lên l ch công tác.ị
• Ch đ nh các tài nguyên và chi phí cho các công vi c trong d án.ỉ ị ệ ự
• Đi u ch nh k ho ch đ thích ng v i các đi u ki n ràng bu c.ề ỉ ế ạ ể ứ ớ ề ệ ộ
• Chu n b các báo bi u c n thi t cho d án.ẩ ị ể ầ ế ự
• D trù các tác đ ng đ n ti n đ c a d án khi x y ra nh ng thay đ i có nh h ngự ộ ế ế ộ ủ ự ả ữ ổ ả ưở
l n đ n d án.ớ ế ự
• Xem xét l i d án đ đ i phó v i các tình hu ng ng u nhiên.ạ ự ể ố ớ ố ẫ
• Đánh giá tài chính chung c a d án.ủ ự
• In n các báo bi u ph c v d án.ấ ể ụ ụ ự
• Làm vi c và qu n lý theo nhóm.ệ ả
• Rút kinh nghi m trong khi th c hi n d án.ệ ự ệ ự
Đ ch y Microsoft Project 2007 ph n c ng t i thi u c a máy tính là:ể ạ ầ ứ ố ể ủ
− B vi x a lý 1.2Gb tr lênộ ử ở
− 128 Mb RAM
− Window XP
− c ng >100 MbỔ ứ
Và b n c n có các ph n m m sau:ạ ầ ầ ề
− Ph n m m Microsoft Project 2007ầ ề
− B gõ ti ng Vi tộ ế ệ
Là m t ng i b t đ u s d ng ch ng trình Microsoft Project, b n ch c h n có r tộ ườ ắ ầ ử ụ ươ ạ ắ ẳ ấ
nhi u th c m c v vi c t o và qu n lý m t d án. Cu n sách này s cung c p cho b nề ắ ắ ề ệ ạ ả ộ ự ố ẽ ấ ạ
nh ng khái ni m c b n trong Microsoft Project đ qu n lý d án, sau đó b n s cùng t o,ữ ệ ơ ả ể ả ự ạ ẽ ạ
qu n lý các thay đ i d án thông qua các bài gi ng c a cu n sách. M i bài gi ng là nh ngả ổ ự ả ủ ố ỗ ả ữ
h ng d n c th t ng b c trong vi c t o m i d án, theo dõi ho t đ ng và qu n lý dướ ẫ ụ ể ừ ướ ệ ạ ớ ự ạ ộ ả ự
án.
2. Qu n lý d án là gì?ả ự
Qu n lý d án là m t quá trình l p k ho ch, t ch c, theo dõi và qu n lý các côngả ự ộ ậ ế ạ ổ ứ ả
vi c và ngu n l c đ hoàn thành các m c tiêu đ t ra v i nhi u ràng bu c v th i gian, chiệ ồ ự ể ụ ặ ớ ề ộ ề ờ
phí và tài nguyên. K ho ch c a d án có th ch là đ n gi n, ví d nh m t t p h p nhế ạ ủ ự ể ỉ ơ ả ụ ư ộ ậ ợ ỏ
các công vi c cùng th i gian b t đ u và k t thúc, cũng có th ph c t p g m hàng nghìnệ ờ ắ ầ ế ể ứ ạ ồ
các công vi c và tài nguyên v i chi phí hàng t đôlla.ệ ớ ỷ
H u h t các d án đ u có nh ng đi m chung bao g m vi c phân chia d án thành cácầ ế ự ề ữ ể ồ ệ ự
công vi c nh d dàng qu n lý, l p l ch th c hi n các công vi c, trao đ i v i nhóm vàệ ỏ ễ ả ậ ị ự ệ ệ ổ ớ
theo dõi các ti n trình th c hi n công vi c. M i d án đ u bao g m ba pha chính sau:ế ự ệ ệ ọ ự ề ồ
− L p k ho ch d ánậ ế ạ ự
74

3. − Theo dõi các thay đ i và qu n lý d ánổ ả ự
− K t thúc d án.ế ự
Các pha này càng đ c th c hi n t t bao nhiêu, kh năng thành công c a d án càngượ ự ệ ố ả ủ ự
nhi u b y nhiêu.ề ấ
3. Các nhân t chính t o nên m t d ánố ạ ộ ự
D án c a b n ch có th thành công n u b n hi u rõ đ c 3 nhân t hình thành nênự ủ ạ ỉ ể ế ạ ể ượ ố
m i d án, đó là:ỗ ự
− Th i gianờ : G m th i gian đ hoàn thành t ng công vi c trong m i m t giai đo n.ồ ờ ể ừ ệ ỗ ộ ạ
− Ti n b cề ạ : G m các chi phí tài nguyên: nhân l c, thi t b , nguyên v t li u đ hoànồ ự ế ị ậ ệ ể
thành các công vi c.ệ
− M c đíchụ : M c đích c a các công vi c và k ho ch đ hoàn thành chúng.ụ ủ ệ ế ạ ể
Th i gian, ti n b c và m c đích là chi c ki ng ba chân đ a d án đ n thành công, m iờ ề ạ ụ ế ề ư ự ế ỗ
m t thành ph n đ u có nh h ng đ n hai ph n còn l i. Ba thành ph n này là r t quanộ ầ ề ả ưở ế ầ ạ ầ ấ
tr ng và tr c ti p nh h ng đ n d án, m i quan h gi a ba thành ph n này là khác nhauọ ự ế ả ưở ế ự ố ệ ữ ầ
đ i v i m i d án và nó quy t đ nh t i nh ng v n đ và cách th c th c hi n d án.ố ớ ỗ ự ế ị ớ ữ ấ ề ứ ự ệ ự
4. C s d li u c a Microsoft Project 2007ơ ở ữ ệ ủ
Là m t nhà qu n lý d án, b n s có r t nhi u công vi c đ làm. V y thì Microsoftộ ả ự ạ ẽ ấ ề ệ ể ậ
Project có th giúp gì cho b n? Tr c h t, nó l u tr thông tin chi ti t v d án c a b nể ạ ướ ế ư ữ ế ề ự ủ ạ
trong c s d li u và s d ng các thông tin này đ tính toán, theo dõi ti n trình, chi phíơ ở ữ ệ ử ụ ể ế
c a d án và các thành ph n khác đ ng th i t o ra m t k ho ch cho d án c a b n. Càngủ ự ầ ồ ờ ạ ộ ế ạ ự ủ ạ
nhi u thông tin v d án mà b n cung c p, d án càng đ c th c hi n chính xác b yề ề ự ạ ấ ự ượ ự ệ ấ
nhiêu.
Gi ng nh m t b ng tính, Microsoft Project th hi n k t qu ngay sau các tính toán.ố ư ộ ả ể ệ ế ả
Tuy nhiên k ho ch c a d án s không đ c l p cho đ n khi b n hoàn thành các thôngế ạ ủ ự ẽ ượ ậ ế ạ
tin quan tr ng c a các công vi c.ọ ủ ệ
Microsoft Project l u gi thông tin b n nh p và thông tin nó tính toán trong các tr ngư ữ ạ ậ ườ
nh tên công vi c hay kho ng th i gian th c hi n. Trong Microsoft Project, m i tr ngư ệ ả ờ ự ệ ỗ ườ
đ c th hi n trong m t c t.ượ ể ệ ộ ộ
5. Xem xét d li u b n c nữ ệ ạ ầ
B n có th xem xét th i gian k t thúc c a các công vi c trong hôm nay, ngày mai b nạ ể ờ ế ủ ệ ạ
l i mu n xem xét chi phí công vi c. C s d li u d án ch a đ ng r t nhi u thông tinạ ố ệ ơ ở ữ ệ ự ứ ự ấ ề
nh ng t i m t th i đi m b n có th ch c n m t ph n thông tin. Đ làm đ c đi uư ạ ộ ờ ể ạ ể ỉ ầ ộ ầ ể ượ ề
Microsoft Project cung c p m t s d ng th hi n sau:ấ ộ ố ạ ể ệ
− Các khung nhìn: Th hi n m t t p con c a các thông tin đã đ c đ nh d ng. Víể ệ ộ ậ ủ ượ ị ạ
d s đ Gantt th hi n thông tin v các công vi c.ụ ơ ồ ể ệ ề ệ
− Các b ngả : G m các thông tin đ c đ nh nghĩa ngay ban đ u.ồ ượ ị ầ
− Các thông tin ch n l cọ ọ : cho phép b n ch n l c các thông tin v công vi c hay tàiạ ọ ọ ề ệ
nguyên.
6. H th ng l ch làm vi c c a Microsoft Projectệ ố ị ệ ủ
Cách th c Microsoft Project s d ng h th ng th i gian b t đ u và k t thúc các côngứ ử ụ ệ ố ờ ắ ầ ế
vi c nh th nào? Đi u này đ c tính toán theo các nhân t nh m c đ đ c l p c a côngệ ư ế ề ượ ố ư ứ ộ ộ ậ ủ
vi c, các ràng bu c liên quan, các kho ng th i gian đ t đo n cũng nh các ngày ngh , ngàyệ ộ ả ờ ứ ạ ư ỉ
l .ễ
75

4. 7. M t s t khoá trong Microsoft Projectộ ố ừ 2007
Task Công vi c, nhi m vệ ệ ụ
Duration Th i gian th c hi n công vi cờ ự ệ ệ
Start Ngày b t đ uắ ầ
Finish Ngày k t thúcế
Predecessors Công vi c làm tr cệ ướ
Successors Công vi c k ti pệ ế ế
Task list Danh sách các công vi cệ
Resource Tài nguyên hay nhân l c, máy móc th c hi n các công vi c c a d ánự ự ệ ệ ủ ự
Work S gi công đ c gán đ th c hi n công vi cố ờ ượ ể ự ệ ệ
Unit Kh năng lao d ng c a tài nguyênả ộ ủ
Milestone Lo i công vi c đ c bi t (đi m m c) có Duration=0, dùng đ k t thúcạ ệ ặ ệ ể ố ể ế
các đo n trong d ánạ ự
Recurring Task Công vi c đ nh kỳ, l p đi l p l i nhi u l n theo chu kỳ trong th i gianệ ị ặ ặ ạ ề ầ ờ
th c hi n d án. Ví d các bu i h p giao ban đ u tu nự ệ ự ụ ổ ọ ầ ầ
Shedule L ch trình c a d ánị ủ ự
Std. Rate Giá chu nẩ
Ovr. Rate Giá ngoài giờ
Cost/use Phí s d ng tài nguyênử ụ
Baseline Theo k ho chế ạ
Actual cost Chi phí đã s d ng t i th i đi m hi n t iử ụ ớ ờ ể ệ ạ
Current cost Chi phí đã s d ng t i th i đi m hi n t i + Chi phí còn l i theo th iử ụ ớ ờ ể ệ ạ ạ ờ
đi m hi n t iể ệ ạ
Remaining cost Chi phí c n có đ ti p t c th c hi n d án.ầ ể ế ụ ự ệ ự
Summary Task Công vi c tóm l c: Công vi c mà ch c năng duy nh t c a nó là ch aệ ượ ệ ứ ấ ủ ứ
đ ng và tóm l c th i kho ng, công vi c và chi phí c a các công vi cự ượ ờ ả ệ ủ ệ
khác.
76

5. Ph n II: T o m t d ánầ ạ ộ ự
Th i gian b n xác đinh đ c rõ m c đích c a d án và v ch ra đ c các giai đo nờ ạ ượ ụ ủ ự ạ ượ ạ
chính c a d án cũng chính là lúc b n c n t o ra m t k ho ch cho d án.ủ ự ạ ầ ạ ộ ế ạ ự
Tr c h t, nh p và t ch c các công vi c và kho ng th i gian đ th c hi n chúng.ướ ế ậ ổ ứ ệ ả ờ ể ự ệ
Sau đó kh i t o nhân l c, thi t b , nguyên v t li u và chi phí cho các công vi c. V i nh ngở ạ ự ế ị ậ ệ ệ ớ ữ
thông tin này, Microsoft Project s t o ra m t k ho ch làm vi c, b n ch c n ki m tra l iẽ ạ ộ ế ạ ệ ạ ỉ ầ ể ạ
k ho ch và đi u ch nh khi c n thi t. Ph n này s h ng d n b n t o l p k ho ch dế ạ ề ỉ ầ ế ầ ẽ ướ ẫ ạ ạ ậ ế ạ ự
án bao g m các bài sau đây:ồ
Bài 1: Thi t l p m t d án m i.ế ậ ộ ự ớ
Bài 2: Cách th c nh p và t ch c các công vi c.ứ ậ ổ ứ ệ
Bài 3: Th i gian b t đ u và th i gian k t thúc công vi c.ờ ắ ầ ờ ế ệ
Bài 4: Kh i t o tài nguyên, nhân l c cho công vi c.ở ạ ự ệ
Bài 5: Chi phí cho d án.ự
Bài 6: Xem xét h th ng công vi cệ ố ệ
Bài 7: Cách th c l u d ánứ ư ự
Bài 1: Thi t l p m t d án m iế ậ ộ ự ớ
B c đ u tiên đ t o k ho ch làm vi c là t o ra m t file d li u m i, thi t l p th iướ ầ ể ạ ế ạ ệ ạ ộ ữ ệ ớ ế ậ ờ
gian b t đ u, th i gian k t thúc và nh p các thông tin chung v d án. Sau khi h c xongắ ầ ờ ế ậ ề ự ọ
bài này, b n s có m t file d li u Microsoft Project ch a đ ng tên d án, ngày d ki nạ ẽ ộ ữ ệ ứ ự ự ự ế
b t đ u, ngày d ki n k t thúc, k ho ch d án cũng nh các thông tin khác v d án. Bàiắ ầ ự ế ế ế ạ ự ư ề ự
này g m có 3 đi m chính sau:ồ ể
− T o m i m t d ánạ ớ ộ ự
− Nh p các thông tin quan tr ng v d ánậ ọ ề ự
− Thi t l p h th ng th i gian trong d ánế ậ ệ ố ờ ự
1. T o m i 1 d ánạ ớ ự
Khi b n b t đ u v i 1 d án m i v i Microsoft Project, b n ch có th nh p th i gianạ ắ ầ ớ ự ớ ớ ạ ỉ ể ậ ờ
b t đ u hay th i gian k t thúc c a d án. Microsoft cũng khuyên r ng chúng ta ch nh pắ ầ ờ ế ủ ự ằ ỉ ậ
th i gian b t đ u c a d án và đ t nó tính th i đi m k t thúc sau khi b n đã nh p cácờ ắ ầ ủ ự ể ự ờ ể ế ạ ậ
thông tin v th i gian c a t ng công vi c.ề ờ ủ ừ ệ
Click nút New trên thanh công c hay trong menuụ File, ch nọ New
.
77

6. Trong h p tho iộ ạ Project Information, nh p th i gian b t đ u hay k t thúc t i m cậ ờ ắ ầ ế ạ ụ
Start date hay Finish date cho d án c a b n, và sau đó Click nútự ủ ạ OK.
Click nút Save hay trong menu File, ch nọ
m cụ Save đ l u gi thông tin d án.ể ư ữ ự
Chú ý B n có th thay đ i thông tin v d án c a b n b t c th i đi m nào b ngạ ể ổ ề ự ủ ạ ấ ứ ờ ể ằ
cách ch n m cọ ụ Project Information trên menu Project
78

7. 2. Nh p các thông tin quan tr ng cho d ánậ ọ ự
M i m t d án đ u có m t s thành ph n đ c tr ng nh các công vi c có liên quan,ỗ ộ ự ề ộ ố ầ ặ ư ư ệ
m t s v ng m c s g p ph i khi th c hi n, ng i th c hi n chúng và m c đích c a dộ ố ướ ắ ẽ ặ ả ự ệ ườ ự ệ ụ ủ ự
án. Đ b n có th nh và theo dõi đ c các thông tin này khi c n thi t hãy th c hi n theoể ạ ể ớ ượ ầ ế ự ệ
các b c sauướ
Trên menu File, Click Properties, và sau đó Click tab Summary
Trong Tab Summary, nh p nh ngậ ữ
thông tin liên quan đ n d án, nhế ự ư
ng i l p và qu n lý file d án, m cườ ậ ả ự ụ
đích c a d án, hay b t c đi u gì cóủ ự ấ ứ ề
th gây khó khăn trong quá trình th cể ự
hi n d ánệ ự
Click OK
3. Thi t l p h th ng l ch làm vi cế ậ ệ ố ị ệ
cho d ánự
B n có th thay đ i th i gian làmạ ể ổ ờ
vi c c a d án đ ph n ánh s ngàyệ ủ ự ể ả ố
cũng nh s gi làm vi c c a m iư ố ờ ệ ủ ỗ
ng i trong d án. Microsoft Projectườ ự
thi t l p m c đ nh th i gian làm vi cế ậ ặ ị ờ ệ
cho d án t th 2 đ n th 6, b t đ uự ừ ứ ế ứ ắ ầ từ
8 gi sáng đ n 5 gi chi u.ờ ế ờ ề
B n có th xác đ nh th i gian nghạ ể ị ờ ỉ
nh cu i tu n và các bu i t i cũngư ố ầ ổ ố
nh ngày l hay th i gian đi ngh mát.ư ễ ờ ỉ
Trên menu View, Click Gantt Chart.
Trên menu Tools, Click Change
Working Time.
Trên h p tho iộ ạ Chage Working Time,
ch n l ch làm vi c.ọ ị ệ
• Đ thay đ i th i gian làm vi c c aể ổ ờ ệ ủ
m t ngày trong tu n trong toàn b d án,ộ ầ ộ ự
ch n ngày c n thay đ i, sau đó ch n l aọ ầ ổ ọ ự
ch nọ Default Working Time và ch nh l iỉ ạ
th i gian làm vi c c a ngày đó. Ví d b nờ ệ ủ ụ ạ
mu n ngày th 6 hàng tu n đ u k t thúcố ứ ầ ề ế
vào 4 gi ch ng h n.ờ ẳ ạ
Đ thay đ i th i gian làm vi c c a m t s ngày, ví d nh t th 3 đ n th 6 đ uể ổ ờ ệ ủ ộ ố ụ ư ừ ứ ế ứ ề
làm vi c lúc 9 gi , b n ch c n Click chu t vào ngày th 3, sau đó gi phím Shift vàệ ờ ạ ỉ ầ ộ ứ ữ
Click chu t đ n th 6. Công vi c ti p theo c a b n là thay đ i th i gian làm vi cộ ế ứ ệ ế ủ ạ ổ ờ ệ
Click Nonworking time đ i v i nh ng ngày ngh , hayố ớ ữ ỉ Nondefault working time để
thay đ i th i gian làm vi c c a m t ngày nào đóổ ờ ệ ủ ộ
79

8. Bài 2: Cách th c nh p và t ch c các công vi cứ ậ ổ ứ ệ
Đ u tiên b n hãy li t kê các b c đ hoàn thành d án, b t đ u v i t ng kh i côngầ ạ ệ ướ ể ự ắ ầ ớ ừ ố
vi c và chia nh nh ng kh i công vi c thành nh ng kh i nh h n. C nh v y cho t i khiệ ỏ ữ ố ệ ữ ố ỏ ơ ứ ư ậ ớ
nó đ c chia thành nh ng công vi c nh có th phân giao c th đ c. Cu i cùng nh pượ ữ ệ ỏ ể ụ ể ượ ố ậ
các kho ng th i gian thi t l p cho t ng công vi c.ả ờ ế ậ ừ ệ
Sau khi b n hoàn thành bài này, b n s có m t t p h p các công vi c đ c t ch cạ ạ ẽ ộ ậ ợ ệ ượ ổ ứ
m t cách h th ng và thông tin chi ti t v nh ng công vi c này.ộ ệ ố ế ề ữ ệ
Bài này có 5 đi m chính sau:ể
− Nh p công vi c và th i gian th c hi n.ậ ệ ờ ự ệ
− T o nh ng m c đánh d u.ạ ữ ố ấ
− T o nh ng công vi c đ nh kỳ.ạ ữ ệ ị
− Phân c p công vi c.ấ ệ
− Hi u ch nh h th ng công vi c.ệ ỉ ệ ố ệ
1. Nh p các công vi c và th i gian th c hi nậ ệ ờ ự ệ
M t d án là m t chu i nh ng công vi c có liên quan t i nhau. M t công vi c sộ ự ộ ỗ ữ ệ ớ ộ ệ ẽ
chi m gi m t kho ng th i gian và chúng s đ c theo dõi ti n trình th c hi n. M t côngế ữ ộ ả ờ ẽ ượ ế ự ệ ộ
vi c có th đ c th c hi n trong m t ngày hay nhi u tu n.ệ ể ượ ự ệ ộ ề ầ
B n hãy nh p các công vi c theo th t mà chúng x y ra, sau đó c tính s th i gianạ ậ ệ ứ ự ả ướ ố ờ
đ th c hi n công vi c đó.ể ự ệ ệ
Chú ý: B n không nên nh p ngày b t đ u và k t thúc trong các tr ngạ ậ ắ ầ ế ườ Start và Finish
đ i v i m i công vi c. Microsoft Project tính toán th i gian b t đ u và th i gian k t thúcố ớ ỗ ệ ờ ắ ầ ờ ế
80
• K t lu nế ậ : Qua bài này b n có th n m b t đ c cách th c t o m i m t d án,ạ ể ắ ắ ượ ứ ạ ớ ộ ự
nh p các thông tin quan tr ng và thi t l p h th ng l ch làm vi c cho d án. Đó làậ ọ ế ậ ệ ố ị ệ ự
nh ng b c đ u tiên đ trong quá trình th c hi n d án m t cách hi u qu . Bài ti pữ ướ ầ ể ự ệ ự ộ ệ ả ế
theo s cho b n bi t cách th c nh p và t ch c các công vi c.ẽ ạ ế ứ ậ ổ ứ ệ

9. d a trên m i quan h gi a các công vi c, d a trên các thông tin b n nh p vào. Ph n nàyự ố ệ ữ ệ ự ạ ậ ầ
s đ c nói rõ trong bài sau.ẽ ượ
Trên menu View, Click Gantt Chart.
Trong c tộ Task Name, đánh tên công vi c, và sau đó nh n phím TAB.ệ ấ
Microsoft Project t đ ng nh p th i gian c tính cho công vi c là m t ngày cùngự ộ ậ ờ ướ ệ ộ
v i d u ?ớ ấ
Trong c tộ Duration, nh p th i gian th c hi n công vi c theo tháng, tu n, ngày, giậ ờ ự ệ ệ ầ ờ
hay phút. B n có th s d ng các d u t t sau:ạ ể ử ụ ấ ắ
tháng = mo, tu n = w, ngày = d, gi = h, phút = mầ ờ
Chú ý: Đ ch ra đây là th i gian c tính, đánh thêm d u h i sau kho ng th i gianể ỉ ờ ướ ấ ỏ ả ờ
th c hi n.ự ệ
Chú ý: B n có th thêm m t chú thích cho m i công vi c. Trong c tạ ể ộ ỗ ệ ộ Task Name ,
ch n tên công vi c c n thêm chú thích, sau đó Click nútọ ệ ầ Task Notes. Nh p thông tin chúậ
thích trong h p tho iộ ạ Notes, sau đó Click nút OK.
81

10. 2. T o m c d ánạ ố ự
T o m c d án là m t vi c r t có ý nghĩa trong k ho ch th c hi n d án, ví d nhạ ố ự ộ ệ ấ ế ạ ự ệ ự ụ ư
vi c hoàn thành m t pha chính c a d án. Khi b n nh p kho ng th i gian cho 1 công vi cệ ộ ủ ự ạ ậ ả ờ ệ
là 0 ngày Microsoft Project th hi n 1 bi u t ng m c d ánể ệ ể ượ ố ự trên bi u đ Gantt t i th iể ồ ạ ờ
gian b t đ u công vi c.ắ ầ ệ
B1
B2
Trong c tộ Duration c a công vi c c n t o m c nh p 0 .ủ ệ ầ ạ ố ậ
Nh n phímấ ENTER
Chú ý: Đ hi n th t t c các đi m m c trong khung nhìn, ch n ki u hi n th trongể ể ị ấ ả ể ố ọ ể ể ị
danh sách là Milestones. Đ hi n th l i toàn b các công vi c trong d án, ch nể ể ị ạ ộ ệ ự ọ All task
trong danh sách ki u hi n th .ể ể ị
3. T o các công vi c đ nh kỳạ ệ ị
Công vi c đ nh kỳ là nh ng công vi c th ng xuyên l p đi l p l i, ví d nh 1 bu iệ ị ữ ệ ườ ặ ặ ạ ụ ư ổ
h p giao ban th hai hàng tu n. Công vi c đ nh kỳ có th x y ra hàng ngày, hàng tu n,ọ ứ ầ ệ ị ể ả ầ
hàng tháng hay hàng năm. B n có th xác đ nh kho ng th i gian th c hi n đ i v i m i l nạ ể ị ả ờ ự ệ ố ớ ỗ ầ
công vi c xu t hi n hay th i gian nào nó s x y ra.ệ ấ ệ ờ ẽ ả
B1
B2
Trong c tộ Task Name, ch n n i b n mu n công vi c đ nh kỳ x y raọ ơ ạ ố ệ ị ả
Trong menu Insert, ch nọ Recurring Task.
B3 Trong h p tho iộ ạ Recurring Task Information, đánh tên công vi cệ
B4 Trong ph nầ Duration, nh p th i gian th c hi n công vi c khi công vi c x y ra.ậ ờ ự ệ ệ ệ ả
B5 D iướ Recurrence pattern, Click Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly đ ch nể ọ
ki u xu t hi n c a công vi c theo hàng ngày, hàng tu n, hàng tháng hay hàng nămể ấ ệ ủ ệ ầ .
B6 Phía bên ph iả Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly, xác đ nh t n xu t côngị ầ ấ
vi c x y ra. Ví d n u nh m t công vi c đ nh kỳ xu t hi n vào th hai hàng tu n.ệ ả ụ ế ư ộ ệ ị ấ ệ ứ ầ
B7 D iướ Range of recurrence, nh p ngày b t đ u và sau đó ch n ngày k t thúcậ ắ ầ ọ ế
sau m t s l n x y ra (m cộ ố ầ ả ụ End After) hay công vi c s đ c k t thúc vào th iệ ẽ ượ ế ờ
gian nào (End By).
• N u b n ch nế ạ ọ End after, ch n s l n công vi c x y ra.ọ ố ầ ệ ả
• N u b n ch nế ạ ọ End by, nh p ngày b n mu n công vi c này k t thúc.ậ ạ ố ệ ế
82

11. Chú ý: Đ xem t t c các ph n c a công vi c đ nh kỳ, Click vào d u + g n công vi cể ấ ả ầ ủ ệ ị ấ ầ ệ
đinh kỳ.
4. Phân c p các công vi cấ ệ
Vi c phân c p giúp b n t ch c các công vi c thành nh ng kh i d dàng qu n lý, cácệ ấ ạ ổ ứ ệ ữ ố ễ ả
công vi c đ c t o thành m t h th ng phân c p, công vi c này có th là c p con c aệ ượ ạ ộ ệ ố ấ ệ ể ấ ủ
công vi c khác nh ng cũng có th là c p cha c a m t s công vi c. Th i gian b t đ u vàệ ư ể ấ ủ ộ ố ệ ờ ắ ầ
k t thúc m t công vi c cha đ c tính theo th i gian b t đ u s m nh t và th i gian k tế ộ ệ ượ ờ ắ ầ ớ ấ ờ ế
thúc mu n nh t c a các công vi c con c a nó.ộ ấ ủ ệ ủ
Đ t ch c theo ch đ phân c p, s d ng các nút sau:ể ổ ứ ế ộ ấ ử ụ
C p th p h nấ ấ ơ C p cao h nấ ơ
Hi n th các công vi c conể ị ệ Không hi n th các công vi c conể ị ệ
Hi n th t t c các công vi c conể ị ấ ả ệ
B1 Trên menu View, ch n s đọ ơ ồ Gantt.
B2 Ch n công vi c mà b n mu n nó tr thành công vi c con c a công vi c trênọ ệ ạ ố ở ệ ủ ệ
B3 Click nút . Công vi c này s tr thành công vi c con.ệ ẽ ở ệ
Chú ý: B n có th chuy n đ i c p c a công vi c b ng cách đ t chu t vào ph n đ uạ ể ể ổ ấ ủ ệ ằ ặ ộ ầ ầ
tên công vi c mu n chuy n, khi con tr chuy n sang hình mũi tên hai chi u b n có th kéoệ ố ể ỏ ể ề ạ ể
ra ngoài hay vào trong tuỳ theo c p c a công vi c.ấ ủ ệ
5. Hi u ch nh danh sách các công vi cệ ỉ ệ
Ngay khi b n t o danh sách công vi c, b n có th chia nh ng công vi c l n thànhạ ạ ệ ạ ể ữ ệ ớ
nhi u công vi c con và s p x p l i. B n có th mu n sao chép, xoá hay di chuy n cácề ệ ắ ế ạ ạ ể ố ể
công vi c trong d án c a b n.ệ ự ủ ạ
B1 Trong c tộ ID, ch n công vi c b n mu n sao chép, xoá hay di chuy nọ ệ ạ ố ể
• Đ ch n m t hàng, Click vào s ID.ể ọ ộ ố
• Đ ch n m t s công vi c li n k nhau, đ t chu t vào công vi c đ u, giể ọ ộ ố ệ ề ề ặ ộ ệ ầ ữ
phím Shift và sau đó kéo chu t đ n công vi c cu i.ộ ế ệ ố
• Đ ch n nh ng công vi c không li n k nhau, đ t chu t vào m t công vi cể ọ ữ ệ ề ề ặ ộ ộ ệ
nào đó, sau đó gi phímữ Ctrl và Click chu t vào các công vi c c n thay đ i.ộ ệ ầ ổ
B2 Sao chép, di chuy n, hay xoá công vi c.ể ệ
• Đ sao chép công vi c, Click nútể ệ Copy. trên thanh công c ho c có thụ ặ ể
vào menu Edit, ch nọ Copy Cell.
83

12. • Đ di chuy n công vi c, Click nútể ể ệ Cut. trên thanh công c ho c có thụ ặ ể
vào menu Edit, ch nọ Cut Cell.
• Đ xoá công vi c, trong menuể ệ Edit, ch nọ Delete .
B3 Đ di chuy n nh ng công vi c đã l a ch n, ch n n i b n mu n di chuy n t i.ể ể ữ ệ ự ọ ọ ơ ạ ố ể ớ
B4 Click nút Paste . Trên thanh công c hay trong menuụ Edit, ch nọ Paste.
Chú ý: Đ thêm m i m t công vi c vào gi a nh ng công vi c đã t n t i, Click vàoể ớ ộ ệ ữ ữ ệ ồ ạ
m t s ID nào đó và nh n phímộ ố ấ INSERT. C t ID c a các công vi c phía sau s t đ ngộ ủ ệ ẽ ự ộ
c p nh p l i sau khi b n thêm m i m t công vi c.ậ ậ ạ ạ ớ ộ ệ
− K t lu n: Bài này đ a ra cách th c nh p các công vi c và th i gian th c hi nế ậ ư ứ ậ ệ ờ ự ệ
chúng, t o các m c d án, t o các công vi c đ nh kỳ, phân c p cho các công vi c và hi uạ ố ự ạ ệ ị ấ ệ ệ
ch nh l i danh sách các công vi c. Sau bài này b n có th hi u đ c cách th c nh p và tỉ ạ ệ ạ ể ể ượ ứ ậ ổ
ch c các công vi c.ứ ệ
84

13. Bài 3: Th i gian b t đ u và th i gian k t thúc công vi cờ ắ ầ ờ ế ệ
Ngay sau khi b n t o và phân c p danh sách các công vi c là th i đi m b n xác đ nhạ ạ ấ ệ ờ ể ạ ị
m i quan h gi a các công vi c và th i gian th c hi n chúng. Các m i liên h gi a cácố ệ ữ ệ ờ ự ệ ố ệ ữ
công vi c đ c th hi n b ng các đ ng k t n i. Microsoft t đ ng quy t đ nh th i đi mệ ượ ể ệ ằ ườ ế ố ự ộ ế ị ờ ể
b t đ u và th i đi m k t thúc cho m i công vi c n u chúng có liên quan t i công vi cắ ầ ờ ể ế ỗ ệ ế ớ ệ
khác. Đ i v i nh ng công vi c th c hi n m t cách đ c l p, b n ph i t xác đ nh th iố ớ ữ ệ ự ệ ộ ộ ậ ạ ả ự ị ờ
đi m b t đ u và k t thúc công vi c đó.ể ắ ầ ế ệ
M t đ c đi m thu n l i c a nh ng công vi c có liên k t v i công vi c khác là b t cộ ặ ể ậ ợ ủ ữ ệ ế ớ ệ ấ ứ
khi th i gian th c hi n 1 công vi c thay đ i, th i gian th c hi n c a các công vi c có liênờ ự ệ ệ ổ ờ ự ệ ủ ệ
quan cũng thay đ i theo. B n có th thay đ i h th ng k ho ch các công vi c b ng cáchổ ạ ể ổ ệ ố ế ạ ệ ằ
s d ng các ràng bu c, các công vi c g i lên nhau hay các công vi c b ng t quãng.ử ụ ộ ệ ố ệ ị ắ
Bài này g m 5 đi m chính sau:ồ ể
− Thi t l p m i quan h gi a các công vi c.ế ậ ố ệ ữ ệ
− Các công vi c g i ch ng lên nhau và các công vi c ng t quãng.ệ ố ồ ệ ắ
− Th i gian b t đ u và k t thúc c a m t công vi c.ờ ắ ầ ế ủ ộ ệ
− Xác đ nh h n cu i cùng cho 1 công vi c.ị ạ ố ệ
− Chia m t công vi c thành nhi u ph n.ộ ệ ề ầ
1. Thi t l p m i quan h gi a các công vi cế ậ ố ệ ữ ệ
Đ thi t l p m i quan h gi a các công vi c, chúng ta s d ng các đ ng k t n i.ể ế ậ ố ệ ữ ệ ử ụ ườ ế ố
Tr c h t, ch n nh ng công vi c có liên quan, k t n i chúng và sau đó có th thay đ iướ ế ọ ữ ệ ế ố ể ổ
ki u k t n i. Công vi c có ngày b t đ u và k t thúc ph thu c vào công vi c khác g i làể ế ố ệ ắ ầ ế ụ ộ ệ ọ
công vi c k ti pệ ế ế . Công vi c mà công vi c k ti p ph thu c vào g i làệ ệ ế ế ụ ộ ọ công vi c làmệ
tr cướ . Ví d sau s ch rõ cho các b n th y m i quan h gi a các công vi c, n u b n thi tụ ẽ ỉ ạ ấ ố ệ ữ ệ ế ạ ế
l p m i quan h gi a 2 công vi c là treo đ ng h và s n t ng thì công vi c s n t ng sậ ố ệ ữ ệ ồ ồ ơ ườ ệ ơ ườ ẽ
là công vi c làm tr c, công vi c treo đ ng h s là công vi c k ti p.ệ ướ ệ ồ ồ ẽ ệ ế ế
Sau khi các công vi c đ c thi t l p m i quan h , vi c thay đ i th i gian b t đ uệ ượ ế ậ ố ệ ệ ổ ờ ắ ầ
cũng nh k t thúc c a các công vi c làm tr c s nh h ng đ n th i gian th c hi n c aư ế ủ ệ ướ ẽ ả ưở ế ờ ự ệ ủ
các công vi c k ti p. Microsoft Project m c đ nh đ quan h k t thúc- b t đ u (ệ ế ế ặ ị ể ệ ế ắ ầ Finish-
to- Start) khi t o các liên k t gi a các công vi c. Trong nhi u tr ng h p, m i quan hạ ế ữ ệ ề ườ ợ ố ệ
gi a các công vi c không ph i nh v y, b n có th thay đ i ki u liên k t này theo cácữ ệ ả ư ậ ạ ể ổ ể ế
d ng sau đ phù h p v i mô hình d án c a b n: b t đ u- b t đ u (ạ ể ợ ớ ự ủ ạ ắ ầ ắ ầ Start- to- Start), k tế
thúc- k t thúc (ế Finish- to-Finish), b t đ u- k t thúc (ắ ầ ế Start- to- Finish)
B1 Trên menu View, ch n s đọ ơ ồ Gantt.
B2 Trong c tộ Task Name, ch n hai hay nhi u công vi c b n mu n liên k t v iọ ề ệ ạ ố ế ớ
nhau.
Đ liên k t các công vi c liên ti p nhau, gi phímể ế ệ ế ữ Shift, và sau đó Click chu tộ
vào công vi c đ u tiên và công vi c cu i.ệ ầ ệ ố
Đ liên k t các công vi c cách xa nhau, gi phímể ế ệ ữ CTRL,và sau đó ch n nh ngọ ữ
công vi c b n mu n liên k t v i nhau theo th t công vi c nào ch n tr c s làệ ạ ố ế ớ ứ ự ệ ọ ướ ẽ
công vi c làm tr c, công vi c nào ch n sau s là công vi c k ti p.ệ ướ ệ ọ ẽ ệ ế ế
B3 Click nút Link Tasks .
B4 Đ thay đ i ki u liên k t, Click đúp vào đ ng liê k t gi a 2 công vi c b nể ổ ể ế ườ ế ữ ệ ạ
đang mu n thay đ i.ố ổ
85

14. M t h p tho iộ ộ ạ Task Dependency xu t hi nấ ệ
B5 Trong h p li t kêộ ệ Type, ch n ki u liên k t mà b n mu n, sau đó Clickọ ể ế ạ ố OK.
Chú ý: Đ hu b liên k t gi a các công vi c, ch n các công vi c b n mu n trongể ỷ ỏ ế ữ ệ ọ ệ ạ ố
c tộ Task Name, và Click nút Unlink Tasks . Các công vi c này s đ c s p x p l iệ ẽ ượ ắ ế ạ
d a trên nh ng liên k t và các ràng bu c còn t n t i .ự ữ ế ộ ồ ạ
2. Các công vi c g i ch ng lên nhauệ ố ồ
Sau khi các công vi c đã đ c liên k t v i nhau, b n có th g i ch ng hay thêm m tệ ượ ế ớ ạ ể ố ồ ộ
kho ng tr th i gian gi a 2 công vi c. Trong Microsoft Project, b n có th nh p kho ngả ễ ờ ữ ệ ạ ể ậ ả
th i gian g i ch ng hay th i gian ng t quãng đ i v i các công vi c có liên k t.ờ ố ồ ờ ắ ố ớ ệ ế
B1 Trong c tộ Task Name, ch n công vi c b n mu n thêm th i gian g i ch ng hayọ ệ ạ ố ờ ố ồ
th i gian tr (đây là nh ng công vi c k ti p), và sau đó Click nútờ ễ ữ ệ ế ế Task
Information . B n có th th c hi n thao tác trên b ng cách ch n công vi c vàạ ể ự ệ ằ ọ ệ
trong menu Project, ch n m cọ ụ Task Information
B2 H p tho iộ ạ Task Information hi n lên, Click Tabệ Predecessors.
B3 Trong c tộ Lag, nh p th i gian g i ch ng hay th i gian tr ,ậ ờ ố ồ ờ ễ
• Nh p th i gian g i ch ng theo s âm (ví d , –2d cho 2 ngày g i ch ng)ậ ờ ố ồ ố ụ ố ồ
86

15. • Nh p th i gian tr theo s d ng.ậ ờ ễ ố ươ
Chú ý: Đ nhanh chóng đ a th i gian x p ch ng hay th i gian tr cho m t công vi cể ư ờ ế ồ ờ ễ ộ ệ
k ti p, Click đúp vào đ ng k t n i gi a công vi c đó và công vi c làm tr cế ế ườ ế ố ữ ệ ệ ướ Gantt
Chart, và sau đó nh p th i gian g i ch ng hay th i gian tr trong h p tho iậ ờ ố ồ ờ ễ ộ ạ Task
Dependency.
3. Thi t l p th i gian b t đ u và th i gian k t thúc c a công vi cế ậ ờ ắ ầ ờ ế ủ ệ
B n có th l p k ho ch th c hi n các công vi c hi u qu b ng cách nh p kho ngạ ể ậ ế ạ ự ệ ệ ệ ả ằ ậ ả
th i gian, t o các liên k t gi a các công vi c và sau đó đ Microsoft Project tính toán th iờ ạ ế ữ ệ ể ờ
gian b t đ u và k t thúc cho các công vi c có liên quan. Tuy nhiên b n ph i xác đ nh th iắ ầ ế ệ ạ ả ị ờ
gian b t đ u và th i gian k t thúc cho m t s công vi c.ắ ầ ờ ế ộ ố ệ
Nh ng ràng bu c v th i gian b t đ u hay k t thúc đ i v i m t công vi c đ c g i làữ ộ ề ờ ắ ầ ế ố ớ ộ ệ ượ ọ
nh ng ràng bu c c ng. Do Microsoft tính toán h th ng k ho ch c a b n d a c trênữ ộ ứ ệ ố ế ạ ủ ạ ự ả
nh ng ràng bu c này do đó ch s d ng khi công vi c b ràng bu c v th i gian b t đ uữ ộ ỉ ử ụ ệ ị ộ ề ờ ắ ầ
hay k t thúc.ế
B1 Trong c tộ Task Name, ch n công vi c mà b n mu n xác đ nh th i đi mọ ệ ạ ố ị ờ ể
b t đ u và k t thúc, sau đó Clickắ ầ ế Task Information .
B2 Ch n Tabọ Advanced.
B3 Trong h p tho iộ ạ Task Information , m cụ Constraint type, ch n ki u ràngọ ể
bu c.ộ
4 Ch n ngày trongọ Constraint date, và Click OK
Chú ý: Sau đây là b ng li t kê các ki u ràng bu c:ả ệ ể ộ
Ki u ràng bu cể ộ Ý nghĩa
As soon as possible Công vi c không b ràng bu cệ ị ộ
As Late as possible
Công vi c này ph i b trì ho n càng lâu càngệ ả ị ạ
t t.ố
Finish No Earlier than
Công vi c ph i k t thúc sau ngày tháng chệ ả ế ỉ
đ nh.ị
Finish No Later than
Công vi c ph i k t thúc vào ngày ho c s mệ ả ế ặ ơ
h n ngày tháng ch đ nh.ơ ỉ ị
Must Finish On Công vi c ph i k t thúc chính xác vào ngàyệ ả ế
87

16. tháng đã đ nh.ị
Must Start On Công vi c ph i k t thúc vào ngày tháng đã đ nhệ ả ế ị
Start No Earlier than
Công vi c b t đ u vào ngày tháng ho c mu nệ ắ ầ ặ ộ
h n ngày tháng ch đ nh.ơ ỉ ị
Start No Later than
Công vi c ph i b t đ u tr c ngày tháng chệ ả ắ ầ ướ ỉ
đ nh.ị
4. Xác đ nh h n cu i cho 1 công vi cị ạ ố ệ
Khi b n thi t l p m t h n cu i cho 1 công vi c, Microssoft Project s th hi n m tạ ế ậ ộ ạ ố ệ ẽ ể ệ ộ
d u hi u thông báo n u công vi c trong k ho ch là k t thúc sau th i h n cu i.ấ ệ ế ệ ế ạ ế ờ ạ ố
Vi c thi t l p m t h n đ nh cho 1 công vi c không nh h ng nhi u đ n k ho chệ ế ậ ộ ạ ị ệ ả ưở ề ế ế ạ
công vi c v . Đó là cách Microsoft Project thông báo cho b n bi t r ng công vi c đó sệ ề ạ ế ằ ệ ẽ
k t thúc mà v t quá th i gian h n đ nh đ b n có th đi u ch nh k ho ch h p lý h n.ế ượ ờ ạ ị ể ạ ể ề ỉ ế ạ ợ ơ
B1 Trên menu View, ch n khung nhìnọ Gantt.
B2 Trong c tộ Task Name, ch n công vi c b n mu n thi t l p h n đ nh th iọ ệ ạ ố ế ậ ạ ị ờ
gian.
B3 Ch n nútọ Task Information và sau đó ch n Tabọ Advanced.
B4 Trong ph nầ Deadline, ch n ngày h n đ nh và Clickọ ạ ị OK.
5. Chia m t công vi c thành nh ng ph n nhộ ệ ữ ầ ỏ
B n có th chia nh m t công vi c n u th i gian cho công vi c bạ ể ỏ ộ ệ ế ờ ệ ị
ng t quãng. Đi u này r t có ích, ví d s có th i gian b n t m th iắ ề ấ ụ ẽ ờ ạ ạ ờ
d ng công vi c đang làm đ chuy n sang m t công vi c khác. B n cóừ ệ ể ể ộ ệ ạ
th chia m t công vi c thành nhi u ph n n u c n thi t.ể ộ ệ ề ầ ế ầ ế
Cũng ph i chú ý thêm r ng vi c chia nh 1 công vi c thành nhi uả ằ ệ ỏ ệ ề
ph n không gi ng nh nh ng công vi c đ nh kỳ mà b n đã đ c bi t trong nh ng bàiầ ố ư ữ ệ ị ạ ượ ế ữ
tr c.ướ
88

17. B1 Trên menu View, ch n khung nhìnọ Gantt .
B2 Click nút Split Task hay trong menu Edit ch n m cọ ụ Split Task.
B3 Trên thanh ngang bi u di n công vi c, Click vào ngày b n mu n chia côngể ễ ệ ạ ố
vi c, sau đó kéo ph n còn l i t i ngày b n mu n công vi c l i b t đ u ti p t cệ ầ ạ ớ ạ ố ệ ạ ắ ầ ế ụ
Chú ý B n có th ghép l i các ph n b ng cách kéo các ph n công vi c ch m vào nhau.ạ ể ạ ầ ằ ầ ệ ạ
K t lu nế ậ : Qua bài này b n có th thi t l p m i quan h gi a các công vi c, hi uạ ể ế ậ ố ệ ữ ệ ể
đ c th nào là công vi c g i ch ng hay ng t quãng, thi t l p th i gian b t đ u và th iượ ế ệ ố ồ ắ ế ậ ờ ắ ầ ờ
gian k t thúc c a công vi c, xác đ nh h n cu i cho 1 công vi c và cách chia m t công vi cế ủ ệ ị ạ ố ệ ộ ệ
thành nh ng ph n nh . Bài ti p theo s đ a ra cách kh i t o tài nguyên, nhân l c cho côngữ ầ ỏ ế ẽ ư ở ạ ự
vi c.ệ
Bài 4: Kh i t o tài nguyên, nhân l c cho công vi cở ạ ự ệ
B n nên kh i t o tài nguyên cho các công vi c trong d án đ :ạ ở ạ ệ ự ể
− Theo dõi m c đ s d ng tài nguyên trong d ánứ ộ ử ụ ự
− Theo dõi đ c chi phí cho tài nguyênượ
Bài này bao g m các đi m chính sau:ồ ể
1. T o danh sách các tài nguyênạ
2. Thay đ i th i gian làm vi c cho nhân viên hay máy mócổ ờ ệ
3. Kh i t o các tài nguyên cho công vi cở ạ ệ
4. S a đ i kho ng th i gian th c hi n công vi cử ổ ả ờ ự ệ ệ
5. Ki m tra hi u ch nh vi c kh i t o tài nguyênể ệ ỉ ệ ở ạ
1. T o danh sách tài nguyênạ
B n có th s d ng khung nhìnạ ể ử ụ Resource Sheet trong Microsoft Project đ t o m tể ạ ộ
danh sách các tài nguyên s d ng trong d án nh nhân công, thi t b , nguyên v t li u. Cácử ụ ự ư ế ị ậ ệ
tài nguyên bao g m tài nguyên công vi c và tài nguyên v t li u. Tài nguyên công vi c baoồ ệ ậ ệ ệ
g m con ng i và máy móc, tài nguyên v t li u nh bê tông, g , đinh,....ồ ườ ậ ệ ư ỗ
B1 Trên menu View, ch n khung nhìnọ Resource Sheet.
89

18. B2 Trên menu View, ch t iỉ ớ Table, và sau đó Click Entry.
B3 Trong c tộ Resource Name, đánh tên tài nguyên.
B4 Đ ch đ nh nhóm tài nguyên, trong c tể ỉ ị ộ Group, đánh tên nhóm.
B5 Trong c tộ Type, xác đ nh ki u tài nguyên:ị ể
• V i nh ng tài nguyên là nhân l c hay máy móc, ch n ki u làớ ữ ự ọ ể Work.
• V i nh ng tài nguyên nh nguyên, nhiên v t li u, ch n ki u làớ ữ ư ậ ệ ọ ể Material
B6 V i m i m t ki u tài nguyên công vi c (ng i và máy móc, thi t b ), nh pớ ố ộ ể ệ ườ ế ị ậ
đ n v t i c tơ ị ạ ộ Max. V i ki u tài nguyên này đ n v s d ng đ c tính theo tớ ể ơ ị ử ụ ượ ỷ
l ph n trăm c a giá tr max. Ví d , nh p 100% có nghĩa là th i gian s d ngệ ầ ủ ị ụ ậ ờ ử ụ
toàn b th i gian làm vi c đ i v i m i tài nguyên nào đó.ộ ờ ệ ố ớ ỗ
B7 V i m i ki u tài nguyên nh nguyên, nhiên v t li u, trong c tớ ỗ ể ư ậ ệ ộ Material
Label, nh p đ n v đo cho tài nguyên này, ví d nh đ n v t n.ậ ơ ị ụ ư ơ ị ấ
Chú ý:
• Nhóm tài nguyên đ c dùng đ s p x p, l c hay nhóm các công vi c, ví d nhượ ể ắ ế ọ ệ ụ ư
b n có th xem danh sách nhân viên thu c m t phòng nào đó.ạ ể ộ ộ
• B n không th kh i t o nhóm tài nguyên cho 1 công vi c nào đóạ ể ở ạ ệ
2. Thay đ i th i gian làm vi c cho nhân viên hay máy mócổ ờ ệ
H th ng th i gian làm vi c trong bài h c tr c đ c kh i t o cho t t c các tàiệ ố ờ ệ ọ ướ ượ ở ạ ấ ả
nguyên nh con ng i và máy móc, thi t b . Tuy nhiên b n có th đ nh nghĩa th i gian làmư ườ ế ị ạ ể ị ờ
vi c cho m t nhân viên hay máy móc nào đó đ thích ng v i d án c a b n. L y m t víệ ộ ể ứ ớ ự ủ ạ ấ ộ
d r t đ n gi n nh sau, m t nhân viên A có th i gian ngh mát t i tháng 6 nh ng nhânụ ấ ơ ả ư ộ ờ ỉ ạ ư
90

19. viên B l i là tháng 7 vì v y c n ph i có nh ng th i gian bi u khác nhau đ i v i t ng nhânạ ậ ầ ả ữ ờ ể ố ớ ừ
viên. M t ví d khác n a là máy móc s d ng cũng c n có th i gian b o d ng trong quáộ ụ ữ ử ụ ầ ờ ả ưỡ
trình ho t đ ng.ạ ộ
B1 Trên menu View, ch nọ Resource Sheet, và sau đó ch n tài nguyên b nọ ạ
mu n thay đ i th i gian làm vi c.ố ổ ờ ệ
B2 Trong menu Project, ch nọ Resource Information, và ch n tabọ General
B3 Trong Tab Resource Information, t i h th ng l ch làm vi c, ch n ngày b nạ ệ ố ị ệ ọ ạ
mu n thay đ i.ố ổ
B4 Ch n ki uọ ể Use default, Nonworking time, hay Nondefault .
Khi b n ch nạ ọ Use default, th i gian làm vi c c a ngày ch n s l y theoờ ệ ủ ọ ẽ ấ
th i gian m c đ nh c a h th ng Microsoft Project.ờ ặ ị ủ ệ ố
B5 N u b n ch nế ạ ọ Nondefault t i b cạ ướ 4, nh p th i gian b t đ u vào m cậ ờ ắ ầ ụ
91

20. From và th i gian k t thúc vào m cờ ế ụ To.
Chú ý: N u 1 nhóm tài nguyên có cùng th i gian làm vi c và ngh gi ng nhau, b n cóế ờ ệ ỉ ố ạ
th t o m t l ch làm vi c m i cho chúng. Trên menuể ạ ộ ị ệ ớ Tools, ch nọ Change Working Time.
Click New và nh p tên cho h th ng l ch làm vi c m i.ậ ệ ố ị ệ ớ
3. Kh i t o các tài nguyên cho công vi cở ạ ệ
B n có th kh i t o b t c m t tài nguyên nào cho b t kỳ công vi c nào, b n có thạ ể ở ạ ấ ứ ộ ấ ệ ạ ể
kh i t o nhi u h n 1 tài nguyên cho m t công vi c và xác đ nh tài nguyên đó đ c sở ạ ề ơ ộ ệ ị ượ ử
d ng toàn th i gian hay bán th i gian. N u s kh i t o th i gian s d ng tài nguyên v tụ ờ ờ ế ố ở ạ ờ ử ụ ượ
quá th i gian cho phép (đã đ c thi t l p trong h th ng l ch s d ng tài nguyên),ờ ượ ế ậ ệ ố ị ử ụ
Microsoft Project th hi n m c đ s d ng quá t i tài nguyên đó b ng màu đ trong khungể ệ ứ ộ ử ụ ả ằ ỏ
nhìn Resouce View.
B1 Trong menu View, ch nọ Gantt Chart.
B2 Trong c tộ Task Name, ch n công vi c b n mu n kh i t o tài nguyên, vàọ ệ ạ ố ở ạ
sau đó Click Assign Resources hay trong menu Tools, ch nọ Assign Resources .
B3 Trong c tộ Name, ch n tài nguyên b n mu n kh i t o cho công vi c.ọ ạ ố ở ạ ệ
B4 N u ch s d ng tài nguyên bán th i gian, nh p s ph n trăm s d ngế ỉ ử ụ ờ ậ ố ầ ử ụ
• Đ kh i t o m t s tài nguyên, gi phím CTRL và sau đó Click vào tênể ở ạ ộ ố ữ
c a các tài nguyên.ủ
• Đ s d ng nhi u tài nguyên gi ng nhau (ví d 2 máy xúc), b n nh pể ử ụ ề ố ụ ạ ậ
ph n trăm trong c t Units l n h n 100.ầ ộ ớ ơ
B5 Click Assign.
B6 Click Close.
Chú ý: B n có th thay th tài nguyên này b ng tài nguyên khác. Ch n công vi c cóạ ể ế ằ ọ ệ
ngu n tài nguyên b n mu n thay th . Trong h p tho iồ ạ ố ế ộ ạ Assign Resources, ch n tên tàiọ
nguyên và Click Replace.
4. S a đ i kho ng th i gian th c hi n công vi cử ổ ả ờ ự ệ ệ
Khi b n kh i t o nhi u tài nguyên cho m t công vi c, Microsoft Project t đ ng gi mạ ở ạ ề ộ ệ ự ộ ả
kho ng th i gian th c hi n công vi c. Ví d m t công vi c do 1 nhân viên th c hi n trongả ờ ự ệ ệ ụ ộ ệ ự ệ
m t ngày thì s ch m t n a ngày đ th c hi n n u hai nhân viên cùng th c hi n. N u b nộ ẽ ỉ ấ ử ể ự ệ ế ự ệ ế ạ
mu n gi kho ng th i gian th c hi n cho công vi c đó là nh cũ trong khi v n có thêm tàiố ữ ả ờ ự ệ ệ ư ẫ
nguyên s d ng cho công vi c đó, b n th c hi n nh sau.ử ụ ệ ạ ự ệ ư
B1 Trên menu View, Click khung nhìn Gantt.
92

21. B2 Trong c tộ Task Name, ch n tên công vi c.ọ ệ
B3 Click nút Task Information trên thanh công c hay trong menuụ Project
ch n m cọ ụ Task Information.
Và sau đó chuy n sang Tabể Advanced.
4 Trong h p tho iộ ạ Task Information xoá b d u ki m trong m cỏ ấ ể ụ Effort
driven, và sau đó Click OK.
Bây gi khi b n kh i t o thêm tài nguyên cho công vi c, kho ng th i gianờ ạ ở ạ ệ ả ờ
th c hi n s không thay đ i.ự ệ ẽ ổ
Chú ý: B n có th làm cho t t c các công vi c m i s t o ra khi thêm tài nguyên thìạ ể ấ ả ệ ớ ẽ ạ
th i gian th c hi n s không gi m b ng cách trong menuờ ự ệ ẽ ả ằ Tools, ch n m cọ ụ Options, Click
tab Schedule và sau đó b d u ki m t i m cỏ ấ ể ạ ụ New tasks are effort driven.
5. Ki m tra hi u ch nh vi c kh i t o tài nguyênể ệ ỉ ệ ở ạ
Khung nhìn Resource Usage th hi n t t c các tài nguyên s d ng trong d án. V iể ệ ấ ả ử ụ ự ớ
khung nhìn này, b n có th th y r ng ngu n tài nguyên đ c s d ng nh th nào, nh ngạ ể ấ ằ ồ ượ ử ụ ư ế ữ
ngu n tài nguyên nào có th s d ng đ c ti p, ngu n tài nguyên nào đang b quá t iồ ể ử ụ ượ ế ồ ị ả
93

22. B1 Trong menu View, ch nọ Resource Usage.
Đ có nhi u thông tin h n v vi c s d ng tài nguyên, trong menuể ề ơ ề ệ ử ụ View,
m cụ Table, Click vào b ng b n mu n hi n th trong khung nhìnả ạ ố ể ị Resource
Usage.
B2 Trong c tộ Resource Name, xem l i các công vi c s d ng ngu n tài nguyênạ ệ ử ụ ồ
B3 Đ chuy n đ i ngu n tài nguyên cho m t công vi c, ch n hàng ch a côngể ể ổ ồ ộ ệ ọ ứ
vi c đó và sau đó kéo lên ph n tài nguyên c n chuy n đ i.ệ ầ ầ ể ổ
Chú ý
• Vi c thêm các b ng thông tin hi n th trên không làm thay đ i thông tin v d li uệ ả ể ị ổ ề ữ ệ
mà ch là thay đ i cách th hi n.ỉ ổ ể ệ
• N u m t tài nguyên màu đ và đ m, tài nguyên đó đang b s d ng quá t i.ế ộ ỏ ậ ị ử ụ ả
K t lu nế ậ : Bài này ch cho b n cách t o danh sách tài nguyên, thay đ i h th ng l mỉ ạ ạ ổ ệ ố ầ
vi c cho m t nhân viên hay máy móc, gán tìa nguyên cho công vi c, s a đ i kho ng th iệ ộ ệ ử ổ ả ờ
gian th c hi n công vi c và ki m tra hi u ch nh vi c kh i t o tài nguyên. Bài ti p theo sự ệ ệ ể ệ ỉ ệ ở ạ ế ẽ
bàn v v n đ chi phí th c hi n d án.ề ấ ề ự ệ ự
Bài 5: Chi phí th c hi n d ánự ệ ự
Bài này g m các đi m chính sau:ồ ể
− Kh i t o chi phí cho tài nguyênở ạ
− Thi t l p giá tr n cho m t công vi cế ậ ầ ộ ệ
− Chi phí đ c tính khi nàoượ
− Xem xét giá c a công vi c và c a tài nguyênủ ệ ủ
− Xem xét giá c a toàn b d ánủ ộ ự
1. Kh i t o chi phí cho tài nguyênở ạ
Microsoft Project cho phép b n kh i t o giá v nhân công và các tài nguyên khác đạ ở ạ ề ể
b n có th qu n lý d án m t cách chính xác nh t. b n có th kh i t o các phí chu n, phíạ ể ả ự ộ ấ ạ ể ở ạ ẩ
khoán, phí ngoài gi .ờ
B1 Trên menu View, ch n khung nhìnọ Resource Sheet.
94

23. B2 Trên menu View, ch t iỉ ớ Table, và sau đó ch nọ Entry
B3 Trong c tộ Resource Name, ch n tài nguyên đ đ nh giá.ọ ể ị
B4 Trong c tộ Type, ch nọ Work
n u tài nguyên là ng i hay màế ườ
máy móc, hay ch nọ Material
n u tài nguyên là các nguyên v tế ậ
li u.ệ
B5 V i tài nguyên con ng i hay máy móc, trong c tớ ườ ộ Std. Rate ( phí chu n)ẩ ,
Ovt. Rate (phí ngoài gi )ờ , hay Cost/Use (phí khoán) , nh p phí s d ng tàiậ ử ụ
nguyên.
V i ngu n tài nguyên là nguyên v t li u, nh p đ n v đo c a tài nguyên này,ớ ồ ậ ệ ậ ơ ị ủ
ví d nh t n và sau đó trong các c tụ ư ấ ộ Std.Rate (phí chu n) hayẩ Cost/Use (phí
khoán) nh p phí s d ng.ậ ử ụ
B6 Nh nấ ENTER.
Chú ý: B n có th thi t l p phí chu n và phí ngoài gi m c đ nh khi thêm b t c tàiạ ể ế ậ ẩ ờ ặ ị ấ ứ
nguyên m i nào. Trong menuớ Tools, ch nọ Option và sau đó ch nọ Tab General. Trong các
m cụ Default standard rate và Default overtime rate , nh p giá m i. N u b n mu n l uậ ớ ế ạ ố ư
gi nh ng giá tr này làm giá tr m c đ nh cho các d án v sau thì ch n nútữ ữ ị ị ặ ị ự ề ọ Set as Default.
95

24. N u giá s d ng tài nguyên thay đ i trong quá trình d án, ch nế ử ụ ổ ự ọ Resource Sheet trong
menu View. Trong c tộ Resource Name, ch n tài nguyên và sau đó Clickọ Resource
Information . Sau đó nh p thông tin trong Tabậ Costs.
2. Thi t l p giá tr n cho m t công vi cế ậ ầ ộ ệ
Khi b n bi t chính xác chi phí cho m t công vi c nào đó, b n có th nh p giá tr n choạ ế ộ ệ ạ ể ậ ầ
công vi c đó.ệ
B1
B2
B3
Trong menu View, ch n khung nhìnọ Gantt
Trong menu View, m cụ Table, ch nọ Cost
Trong c tộ Fixed Cost , nh p giá cho công vi c. - Nh nậ ệ ấ ENTER.
3. Chi phí đ c tính khi nàoượ
Trong Microsoft Project, chi phí cho tài nguyên m c đ nh là đ c tính theo ph n trămặ ị ượ ầ
hoàn thành công vi c. Tuy nhiên, b n có th thay đ i ph ng th c tính chi phí tài nguyênệ ạ ể ổ ươ ứ
khi b t đ u s d ng hay khi k t thúc.ắ ầ ử ụ ế
B1 Trong menu View, ch nọ Resource Sheet.
B2 Trong menu View, m cụ Table, ch nọ Entry.
96

25. B3 Trong c tộ Accrue At, ch n ki u b n mu n s d ng.ọ ể ạ ố ử ụ
4. Xem xét chí phí c a công vi c và c a tài nguyênủ ệ ủ
Sau khi b n kh i t o chi phí t i các tài nguyên hay chi phí c đ nh cho các công vi c,ạ ở ạ ớ ố ị ệ
b n có th mu n xem l i t ng chi phí xem có theo d ki n không. N u t ng chi phí cho tàiạ ể ố ạ ổ ự ế ế ổ
nguyên hay công vi c v t quá kh năng tài chính, b n c n ki m tra và đi u ch nh l i chiệ ượ ả ạ ầ ể ề ỉ ạ
phí c a m i công vi c và chi phí cho m i ngu n tài nguyên.ủ ỗ ệ ỗ ồ
B1 Đ xem chi phí cho công vi c, trên menuể ệ View, Click More Views, và sau đó
ch nọ Task Sheet.
Đ xem chi phí tài nguyên, trên menuể View, ch nọ Resource Sheet.
B2 Trên menu View, m cụ Table, ch nọ Cost.
Chú ý:
• B n cũng có th xem quá trình chi phí trong m i công vi c trong khung nhìnạ ể ỗ ệ Task
Usage. Trên menu View, ch nọ Task Usage. Trong menu Format, m cụ Details, ch nọ Cost.
• B n cũng có th xem chi ti t các chi phí cho tài nguyên trong khung nhìnạ ể ế Resource
Usage. Trên menu View, ch n m cọ ụ Resource Usage. Trong menu Format, m cụ Details,
ch nọ Cost.
5. Xem xét chi phí c a toàn b d ánủ ộ ự
B n có th xem chi phí cho d án khi l p, khi d án đi vào ho t đ ng và chi phí đ ti pạ ể ự ậ ự ạ ộ ể ế
t c th c hi n d án. Trên c s đó b n s nhìn nh n đ c qu tài chính hi n t i c a b nụ ự ệ ự ơ ở ạ ẽ ậ ượ ỹ ệ ạ ủ ạ
cho d án là bao nhiêu.ự
B1 Trong menu Project, ch nọ Project Information.
97

26. B2 Ch nọ Statistics.
B3 B n s th y đ c chi phí c a d ánạ ẽ ấ ượ ủ ự
Chú ý
• B n có th so sánh chi phí t i th i đi m ban đ u và th i đi m hi n t i.ạ ể ạ ờ ể ầ ờ ể ệ ạ
• B n có th xem chi phí th c hi n d án còn l i đ đi u ch nh ho t đ ng c a dạ ể ự ệ ự ạ ể ề ỉ ạ ộ ủ ự
án.
98

27. K t lu nế ậ : Trong bài này chúng ta có th th y đ c cách th c kh i t o cho phí cho tàiể ấ ượ ứ ở ạ
nguyên, thi t l p giá tr n cho m t công vi c, thay đ i cách th c chi phí đ c tính, xem xétế ậ ầ ộ ệ ổ ứ ượ
chi phí c a công vi c, c a tài nguyên cũng nh c a toàn b d án. Trong bài sau chúng taủ ệ ủ ư ủ ộ ự
s cùng xem xét l i toàn b h th ng công vi c mà chúng ta đã l p k ho ch.ẽ ạ ộ ệ ố ệ ậ ế ạ
Bài 6: Xem xét h th ng công vi cệ ố ệ
Sau khi b n nh p h t nh ng thông tin v d án, hãy xem xét l i xem chúng có phù h pạ ậ ế ữ ề ự ạ ợ
v i d tính c a b n hay không. N u không hãy ki m tra l i quá trình th c hi n các côngớ ự ủ ạ ế ể ạ ự ệ
vi c. Bài này bao g m các đi m chính sau:ệ ồ ể
− Xem xét toàn b d ánộ ự
− Ki m tra ngày b t đ u và k t thúc c a d ánể ắ ầ ế ủ ự
− Xác đ nh đ ng găng c a d ánị ườ ủ ự
− Chuy n đ i gi a các khung nhìnể ổ ữ
− Xem xét các c t khác nhau trong m t khung nhìnộ ộ
− Th hi n thông tin có ch n l cể ệ ọ ọ
− S p x p thông tin trong m t khung nhìnắ ế ộ
− Nhóm thông tin trong m t khung nhìnộ
1. Xem xét toàn b d ánộ ự
B n có th quan sát th i gian b t đ u, k t thúc d án và th i gian nh ng pha chính x yạ ể ờ ắ ầ ế ự ờ ữ ả
ra trên khung nhìn Gantt.
B1 Trên menu View, ch nọ Gantt Chart.
B2 On the View menu, click Zoom, click Entire project, and then click OK.
99

28. 2. Ki m tra ngày b t đ u và k t thúc c a d ánể ắ ầ ế ủ ự
B n có th xem l i thông tin v ngày k t thúc d án xem có đúng mong đ i c a b nạ ể ạ ề ế ự ợ ủ ạ
hay không.
Trong menu Project, ch nọ Project Information và Click Statistics, ngày b t đ u vàắ ầ
k t thúc d án s đ c hi n th .ế ự ẽ ượ ể ị
3. Xác đ nh đ ng găng c a d ánị ườ ủ ự
Đ ng găng là m t t p h p các công vi c ph i đ c th c hi n đúng ti n đ , nh ngườ ộ ậ ợ ệ ả ượ ự ệ ế ộ ữ
công vi c này s nh h ng l n đ n s thành công c a d án n u có s trì hoãn côngệ ẽ ả ưở ớ ế ự ủ ự ế ự
vi c.ệ
B1 Trên menu View, ch n khung nhìnọ Gantt.
B2 Click nút GanttChartWizard hay trong menu Format, ch nọ
GanttChartWizard.
B3 Theo h ng d n c aướ ẫ ủ GanttChartWizard đ hình thành đ ng găng c aể ườ ủ
các công vi c.ệ
4. Chuy n đ i gi a các khung nhìnể ổ ữ
B n có th th y đ c d án c a b n qua các khung nhìn khác nhau nh :ạ ể ấ ượ ự ủ ạ ư Calendar,
Network Diagram, Task Usage, Resource Usage, Resource Graph...
Trên menu View, ch n khung nhìn mà b n mu n quan sát.ọ ạ ố
N u khung nhìn b n mu n quan sát hi n th i không có trong menuế ạ ố ệ ờ View, Click vào
m cụ More Views đ có nhi u l a ch n. Ch n 1 ki u khung nhìn trong b ng li t kêể ề ự ọ ọ ể ả ệ Views,
sau đó ch nọ Apply.
Chú ý: Thay đ i khung nhìn không làm nh h ng đ n d li u thông tin d án, nó chổ ả ưở ế ữ ệ ự ỉ
thay đ i cách nhìn v d án.ổ ề ự
100

29. D i đây là 8 khung nhìn thông d ng nh t:ướ ụ ấ
Tên khung nhìn N i dungộ
Calendar L ch hàng tháng ch ra các công vi c và khă năngị ỉ ệ
hoàn thành nó.
Gantt Chart Di n t các công vi c và các thông tin có liên quan,ễ ả ệ
m t bi u đ (bi u đ ngang) th hi n các công vi c vàộ ể ồ ể ồ ể ệ ệ
th i gian hoàn thành chúng.ờ
Network Diagram Th hi n d i d ng l i các công tác (s đ m ng)ể ệ ướ ạ ướ ơ ồ ạ
và s ph thu c gi a chúng. Dùng khung nhìn này đ cóự ụ ộ ữ ể
m t cái nhìn bao quát v các công vi c.ộ ề ệ
Task Usage Th hi n danh sách các công vi c đã đ c gán tàiể ệ ệ ượ
nguyên. Dùng khung nhìn này đ th y ngu n tài nguyênể ấ ồ
nào đã đ c gán cho m t công vi c c thượ ộ ệ ụ ể
Tracking Gantt Th hi n danh sách c a công vi c và thông tin cóể ệ ủ ệ
liên quan. Dùng khung nhìn này đ theo dõi ti n trình c aể ế ủ
d án.ự
Resource Graph Th hi n bi u đ phân ph i tài nguyên. Dùng khungể ệ ể ồ ố
nhìn này đ th hi n thông tin v m t tài nguyên d iể ể ệ ề ộ ướ
các tiêu chí khác nhau.
Resource Sheet Danh sách tài nguyên và thông tin liên quan. Dùng
khung nhìn này đ nh p và hi u ch nh các thông tin vể ậ ệ ỉ ề
tài nguyên.
Resource Usage Th hi n danh sách gán tài nguyên cho công vi cể ệ ệ
đ c nhóm d i m i ngu n tài nguyên. Dùng khungượ ướ ỗ ồ
nhìn này đ th hi n chi phí ho c phân ph i gi côngể ể ệ ặ ố ờ
ngoài gi .ờ
More View Cho phép l a ch n các khung nhìn khác c a ch ngự ọ ủ ươ
trình.
5. Xem xét các c t khác nhau trong m t khung nhìnộ ộ
Trong khi l p và theo dõi d án, r t h u ích n u chúng ta có th xem xét thêm nhi u tậ ự ấ ữ ế ể ề ổ
h p các thông tin trong m t khung nhìn. Microsoft Project cung c p m t t p h p các tợ ộ ấ ộ ậ ợ ổ
h p thông tin đ i v i m i khung nhìn:ợ ố ớ ỗ
B1 Trong menu View, ch n khung nhìn b n mu n quan sát.ọ ạ ố
B2 Trên menu View, m cụ Table, ch n b ng b n mu n xu t hi n trong khungọ ả ạ ố ấ ệ
nhìn.
Đ thêm nh ng b ng không n m trong m cể ữ ả ằ ụ Table, ch nọ More Tables,
ch n b ng b n mu n thêm, và sau đó ch nọ ả ạ ố ọ Apply.
6. Th hi n thông tin có ch n l cể ệ ọ ọ
Đôi khi, b n c n theo dõi ch m t s công vi c xác đ nh nào đó, Microsoft cho phépạ ầ ỉ ộ ố ệ ị
b n l c thông tin trong toàn d án đ có đ c nh ng thông tin c n thi t.ạ ọ ự ể ượ ữ ầ ế
B1 Trên menu Project, m cụ Filtered for, sau đó ch n ki u l c.ọ ể ọ
Đ nh p ki u l c hi n th i không n m trong m cể ậ ể ọ ệ ờ ằ ụ Filtered for, ch n m cọ ụ
More Filters.
B2 Ch nọ Apply đ xác đ nh ki u l c.ể ị ể ọ
101

30. B3 Đ th hi n t t c các công vi c tr l i, trên menuể ể ệ ấ ả ệ ở ạ Project và sau đó ch nọ
All Tasks hay All Resources.
Chú ý: B n không th l c các công vi c trong khung nhìnạ ể ọ ệ Resource hay l c các tàiọ
nguyên trong khung nhìn Task.
7. S p x p thông tin trong m t khung nhìnắ ế ộ
B n có th s p x p các công vi c hay tài nguyên theo m t đi u ki n nào đó nh tênạ ể ắ ế ệ ộ ề ệ ư
công vi c, ngày k t thúc, tên tài nguyên. Vi c s p s là r t h u ích khi b n mu n theo dõiệ ế ệ ắ ẽ ấ ữ ạ ố
các công vi c theo th t . Ví d b n có th xem xét công vi c nào nên b t đ u hay k tệ ứ ự ụ ạ ể ệ ắ ầ ế
thúc s m h n.ớ ơ
Vi c s p x p v n đ c duy trì khi b n chuy n đ i gi a các khung nhìn cũng nh đóngệ ắ ế ẫ ượ ạ ể ổ ữ ư
hay l u d án.ư ự
B1 Trên menu View, ch nọ Gantt Chart.
B2 Trên menu Project, m cụ Sort, và ch n ki u s p x p mà b n mu n.ọ ể ắ ế ạ ố
B3 Đ ti n l i trong quá trình s p x p, Microsoft Project cung c p m t ch cể ệ ợ ắ ế ấ ộ ứ
năng tuỳ bi n khi s p x p. Trong menuế ắ ế Project, m cụ Sort, và ch nọ Sort by.
B4 Trong h p tho iộ ạ Sort by, ch n nh ng c t b n mu n s p x p, và ch nọ ữ ộ ạ ố ắ ế ọ
Ascending hay Descending đ xác đ nh ki u s p x p là tăng d n hay gi m d n.ể ị ể ắ ế ầ ả ầ
8. Nhóm thông tin trong m t khung nhìnộ
Trong m t s khung nhìn, b n có th nhóm các công vi c hay tài nguyên theo m t đi uộ ố ạ ể ệ ộ ề
kiên nào đó. Ví d , b n có th xem xét t t c nh ng công vi c có cùng m t kho ng th iụ ạ ể ấ ả ữ ệ ộ ả ờ
gian th c hi n.ự ệ
B1 Đ nhóm thông tin v công vi c, trên menuể ề ệ View, ch n m cọ ụ More Views,
và sau đó ch nọ Task Sheet.
Đ nhóm thông tin v tài nguyên, trên menuể ề View, ch nọ Resource Sheet.
102

31. B2 Trong menu Project, m cụ Group by, và ch n nhóm .ọ
Đ ch n m t nhóm không n m trong m cể ọ ộ ằ ụ Group by, Click More Groups.
B3 Đ tr l i tr ng thái ban đ u, trên menuể ở ạ ạ ầ Project, m cụ Group by và ch nọ
No Group.
K t lu nế ậ : Bài này chúng ta xem xét l i toàn b h th ng công vi c trong d án, ki mạ ộ ệ ố ệ ự ể
tra ngày b t đ u, ngày k t thúc, xác đ nh đ ng găng c a d án, chuy n đ i gi a cácắ ầ ế ị ườ ủ ự ể ổ ữ
khung nhìn, th hi n các thông tin đ c ch n l c, s p x p và nhóm thông tin trong m tể ệ ượ ọ ọ ắ ế ộ
khung nhìn. Trong bài sau chúng ta cùng xem cách th c l u tr và m m t file d án.ứ ư ữ ở ộ ự
Bài 7: Cách th c l u và m k ho chứ ư ở ế ạ
Sau khi đã nh p toàn b các thông tin v công vi c, v tài nguyên, thông tin v chi phíậ ộ ề ệ ề ề
cho d án, b n có th l u gi nó nh là m t k ho ch ban đ u (baseline).ự ạ ể ư ữ ư ộ ế ạ ầ
Đ l u l i nh ng thông tin v d án t i m t th i đi m th c hi n d án, b n có thể ư ạ ữ ề ự ạ ộ ờ ể ự ệ ự ạ ể
l u gi thông tin d ng th i gian chuy n ti p (Interim) và có th so sánh thông tin t i th iư ữ ở ạ ờ ể ế ể ạ ờ
đi m chuy n ti p này v i thông tin d án ban đ u.ể ể ế ớ ự ầ
Trong quá trình th c hi n d án, b n có th so sanh nh ng thông tin hi n t i và thôngự ệ ự ạ ể ữ ệ ạ
tin khi l p k ho ch cho d án.ậ ế ạ ự
Bài này bao g m các đi m chính sau:ồ ể
− L u tr m t k ho chư ữ ộ ế ạ
− L u gi t i nh ng th i đi m chuy n ti pư ữ ạ ữ ờ ể ể ế
− M 1 file d ánở ự
−
1. L u tr m t k ho chư ữ ộ ế ạ
Khi b n đã nh p t t c các thông tin d án và s n sàng đ th c hi n d án, b n có thạ ậ ấ ả ự ẵ ể ự ệ ự ạ ể
l u tr thông tin này nh là thông tin kh i t o k ho ch cho d án. Chính t thông tin kư ữ ư ở ạ ế ạ ự ừ ế
ho ch này b n có th so sánh v i thông tin khi th c hi n d án, và t đó đ đi u ch nhạ ạ ể ớ ự ệ ự ừ ể ề ỉ
h p lý.ợ
B1 Trên menu Tools, m cụ Tracking, và ch nọ Set Baseline.
103

32. B2 Ch nọ Entire project hay Selected tasks đ l u gi toàn b d án hay chể ư ữ ộ ự ỉ
nh ng công vi c đã ch n.ữ ệ ọ
2. L u gi t i nh ng th i đi m chuy n ti pư ữ ạ ữ ờ ể ể ế
Sau khi b n l u tr m t k ho ch cho d án, b n có th l u gi thông tin t i nh ngạ ư ữ ộ ế ạ ự ạ ể ư ữ ạ ữ
th i đi m chuy n ti p. Microsoft Project cho phép b n l u theo ki u chuy n ti p 10 l n.ờ ể ể ế ạ ư ể ể ế ầ
B1 Trên menu Tools menu, m cụ Tracking, và sau đó Click Save Baseline.
Ch nọ Save Interim plan.
B3 Trong m cụ Copy box, ch n tên c a k ho ch t i th i đi m chuy n ti pọ ủ ế ạ ạ ờ ể ể ế
hi n t i.ệ ạ
B4
B5
Trong m cụ Into box, ch n tên c a k ho ch t i th i đi m chuy n ti p ti pọ ủ ế ạ ạ ờ ể ể ế ế
theo.
Ch n toàn b d án hay ch m t ph n các công vi c đã đ c ch n b ng cácọ ộ ự ỉ ộ ầ ệ ượ ọ ằ
l a ch nự ọ Entire project hay Selected tasks. - OK
104

33. Ph n Iầ II: Theo dõi và qu n lý d ánả ự
Gi i thi uớ ệ
Là m t nhà qu n lý d án, b n c n ph i n m b t và đi u khi n đ c các thành ph nộ ả ự ạ ầ ả ắ ắ ể ể ượ ầ
c t lõi c a d án: th i gian, ti n b c và m c tiêu. Vi c đi u ch nh m t thành ph n này số ủ ự ờ ề ạ ụ ệ ề ỉ ộ ầ ẽ
nh h ng tr c ti p t i hai thành ph n còn l i. N u b n có đ c nh ng thông tin luônả ưở ự ế ớ ầ ạ ế ạ ượ ữ
đ c c p nh p, b n s th y đ c tr ng thái hi n t i c a d án và s m có nh ng đi uượ ậ ậ ạ ẽ ấ ượ ạ ệ ạ ủ ự ớ ữ ề
ch nh c n thi t và h p lý. Ph n này s cho b n th y cách th c theo dõi và qu n lý côngỉ ầ ế ợ ầ ẽ ạ ấ ứ ả
vi c trong d án c a b n.ệ ự ủ ạ
Ph n theo dõi và qu n lý d án g m các bài sau:ầ ả ự ồ
Bài 8: Theo dõi quá trình th c hi n các công vi c trong d án.ự ệ ệ ự
Bài 9: Theo dõi m c đ s d ng tài nguyên.ứ ộ ử ụ
Bài 10: Theo dõi chi phí hi n t i và kh năng tài chính.ệ ạ ả
Bài 8: Theo dõi quá trình th c hi n các công vi c trong d ánự ệ ệ ự
Ngay sau khi vi c l p k ho ch k t thúc, công vi c b t đ u đi vào quá trình th c hi n,ệ ậ ế ạ ế ệ ắ ầ ự ệ
b n có th theo dõi th i gian th c t b t đ u cũng nh k t thúc, t l ph n trăm công vi cạ ể ờ ự ế ắ ầ ư ế ỷ ệ ầ ệ
đ c hoàn thành, s gi th c t th c hi n công vi c. Vi c theo dõi các quá trình th c tượ ố ờ ự ế ự ệ ệ ệ ự ế
cho phép b n đi u ch nh các công vi c m t cách chính xác và k p th i.ạ ề ỉ ệ ộ ị ờ
Bài này bao g m các đi m chính sau:ồ ể
− Ki m tra công vi c có đ c th c hi n đúng k ho ch hay không.ể ệ ượ ự ệ ế ạ
− Nh p th i gian b t đ u và k t thúc th c t cho m i công vi c.ậ ờ ắ ầ ế ự ế ỗ ệ
− Nh p kho ng th i gian th c hi n th c t cho công vi c.ậ ả ờ ự ệ ự ế ệ
− C p nh p ti n đ th c hi n công vi c theo t l ph n trăm hoàn thành.ậ ậ ế ộ ự ệ ệ ỷ ệ ầ
− So sánh gi a th i gian th c t th c hi n và k ho ch đ i v i m i công vi c.ữ ờ ự ế ự ệ ế ạ ố ớ ỗ ệ
− So sánh thông tin công vi c th c t và k ho ch.ệ ự ế ế ạ
−
1. Ki m tra công vi c có đ c th c hi n đúng k ho ch hay khôngể ệ ượ ự ệ ế ạ
Đ d án đ c th c đúng ti n đ , ph i đ m b o các công vi c ph i đ c b t đ u vàể ự ượ ự ế ộ ả ả ả ệ ả ượ ắ ầ
k t thúc đúng k ho ch. Khung nhìnế ế ạ Tracking Gantt cho phép b n th y đ c nh ngạ ấ ượ ữ
đi m, nh ng công vi c th c hi n th c t là khác v i k ho ch. B n c n ph i đi u ch nhể ữ ệ ự ệ ự ế ớ ế ạ ạ ầ ả ể ỉ
nh ng công vi c có liên quan, đ a thêm tài nguyên hay b b t nh ng công vi c ch a c nữ ệ ư ỏ ớ ữ ệ ư ầ
thi t đ k p nh ng th i đi m h n đ nh.ế ể ị ữ ờ ể ạ ị
Trong khung nhìn Tracking Gantt, m i m t công vi c đ c th hi n b ng hai đ ng,ỗ ộ ệ ượ ể ệ ằ ườ
1 đ ng th hi n ti n đ th c t , 1 đ ng th hi n ti n đ theo k ho ch. Tr c khi b nườ ể ệ ế ộ ự ế ườ ể ệ ế ộ ế ạ ướ ạ
nh p d li u th c t v công vi c, hai đ ng này có chung th i gian b t đ u và th i gianậ ữ ệ ự ế ề ệ ườ ờ ắ ầ ờ
k t thúc.ế
Khi b n nh p d li u, đ ng th hi n công vi c th c t thay đ i theoạ ậ ữ ệ ườ ể ệ ệ ự ế ổ
B1 Trên menu View, ch nọ Tracking Gantt.
B2 Đ thay đ i nh ng tr ng thay đ i, trên menuể ổ ữ ườ ổ View, m cụ Table, và sau đó
Click Variance.
105

34. 2. Nh p th i gian b t đ u và k t thúc th c t cho m i công vi cậ ờ ắ ầ ế ự ế ỗ ệ
Nh ng công vi c b t đ u và k t thúc mu n s nh h ng t i ti n đ th c hi n c aữ ệ ắ ầ ế ộ ẽ ả ưở ớ ế ộ ự ệ ủ
nh ng công vi c khác. Ng c l i nh ng công vi c k t thúc s m s gi i phóng nh ng tàiữ ệ ượ ạ ữ ệ ế ớ ẽ ả ữ
nguyên mà nó đang s d ng đ ng th i ti n đ d án cũng đ c hoàn thành tr c kử ụ ồ ờ ế ộ ự ượ ướ ế
ho ch. Microsoft Project s d ng nh ng giá tr th c t đ h th ng l i ti n đ th c hi nạ ử ụ ữ ị ự ế ể ệ ố ạ ế ộ ự ệ
nh ng công vi c còn l i c a d án:ữ ệ ạ ủ ự
B1 Trên menu View, ch n khung nhìnọ Gantt Chart.
B2 Trên menu View, m cụ Toolbars, ch nọ Tracking.
B3 Trong c tộ Task Name, ch n nh ng công vi c b n mu n c p nh p ti n đ .ọ ữ ệ ạ ố ậ ậ ế ộ
Đ ch n nhi u công vi c không đ ng k nhau, b m phímể ọ ề ệ ứ ề ấ CTRL, sau đó
ch n các công vi c. Đ ch n nhi u công vi c đ ng k nhau, b m phímọ ệ ể ọ ề ệ ứ ề ấ
SHIFT, sau đó ch n công vi c đ u và công vi c cu i b n mu n c p nh p.ọ ệ ầ ệ ố ạ ố ậ ậ
B4 Click nút Update Tasks trên thanh công c hay trong menuụ Tools, m cụ
Tracking, ch nọ Update Task .
B5 H p tho iộ ạ Update Task hi n lên.ệ
106

35. Trong ph nầ Actual, Ch n ngày b t đ u và k t thúc trong m cọ ắ ầ ế ụ Start and
Finish .
N u b n nh p ngày k t thúc c a công vi c, đ m b o công vi c đó đã đ cế ạ ậ ế ủ ệ ả ả ệ ượ
k t thúc 100%; Microsoft Project s hi u ch nh l i ti n đ th c hi n d án.ế ẽ ệ ỉ ạ ế ộ ự ệ ự
B6 Ch nọ OK.
Chú ý: Vi c nh p ti n đ th c t c a m t công vi c s nh h ng t i ti n đ th cệ ậ ế ộ ự ế ủ ộ ệ ẽ ả ưở ớ ế ộ ự
t c a các công vi c khác. Tuy nhiên, ti n đ th c hi n theo k ho ch là không b thayế ủ ệ ế ộ ự ệ ế ạ ị
đ i.ổ
3. Nh p kho ng th i gian th c hi n th c t cho công vi cậ ả ờ ự ệ ự ế ệ
Khi b n nh p kho ng th i gian th c t th c hi n m t công vi c, Microsoft Project c pạ ậ ả ờ ự ế ự ệ ộ ệ ậ
nh p ngày th c t b t đ u, t l ph n trăm hoàn thành công vi c và kho ng th i gian cònậ ự ế ắ ầ ỷ ệ ầ ệ ả ờ
l i đ th c hi n n t công vi c đó.ạ ể ự ệ ố ệ
B1 Trên menu View, Click Gantt Chart.
B2 Trong c tộ Task Name, ch n công vi c b n mu n nh p kho ng th i gianọ ệ ạ ố ậ ả ờ
th c t đã th c hi n công vi c.ự ế ự ệ ệ
B3 Trên menu Tools, m cụ Tracking, và Click Update Tasks.
B4 Trong m cụ Actual dur, đánh s th i gian đã th c hi n công vi c.ố ờ ự ệ ệ
B5 Ch nọ OK.
Chú ý: N u b n nghĩ r ng công vi c này s đ c k t thúc s m h n so v i k ho chế ạ ằ ệ ẽ ượ ế ớ ơ ớ ế ạ
ban đ u đ nh ra, b n có th nh p m t giá tr m i vào tr ngầ ị ạ ể ậ ộ ị ớ ườ Remaining dur.
4. C p nh p ti n đ th c hi n công vi c theo t l ph n trăm hoàn thànhậ ậ ế ộ ự ệ ệ ỷ ệ ầ
B n cũng có th di n t ti n đ th c hi n c a công vi c theo m c đ hoàn thành:ạ ể ễ ả ế ộ ự ệ ủ ệ ứ ộ
B1 Trên menu View, ch nọ Gantt Chart
B2 Trong c t tên công vi cộ ệ Task Name, ch n công vi c b n mu n c p nh pọ ệ ạ ố ậ ậ
ti n đ . Ch nế ộ ọ Task Information , và sau đó ch n Tabọ General.
B3 Trong m c ph n trăm hoàn thành công vi cụ ầ ệ Percent complete, nh p sậ ố
ph n trăm hoàn thành.ầ
107

36. Chú ý: B n cũng có th s d ng các b c sau đ c p nh p ti n đ hoàn thành côngạ ể ử ụ ướ ể ậ ậ ế ộ
vi c theo t l ph n trăm. Trong menuệ ỷ ệ ầ Tool, m cụ Tracking, ch nọ Update Tasks và sau đó
nh p s ph n trăm công vi c đã đ c hoàn thành.ậ ố ầ ệ ượ
5. So sánh gi a th i gian th c t th c hi n và k ho ch đ i v i m i công vi cữ ờ ự ế ự ệ ế ạ ố ớ ỗ ệ
Trong Microsoft Project b n có th so sánh th i gian th c hi n công vi c th c t và kạ ể ờ ự ệ ệ ự ế ế
ho ch. M t công vi c có th k t thúc s m h n so v i k ho ch hay cũng có th ph i kéoạ ộ ệ ể ế ớ ơ ớ ế ạ ể ả
dài h n.ơ
B1 Trên menu View, Click Gantt Chart.
B2 Trên menu View, m cụ Table, ch nọ Work.
B3 So sánh các giá tr trong các c tị ộ Work, Baseline, and Actual.
Giá tr trong c tị ộ Variance ch ra s khác nhau gi a ti n đ hi n t i và ti nỉ ự ữ ế ộ ệ ạ ế
đ đ c l p trong k ho chộ ượ ậ ế ạ
Ý nghĩa các c t trong b ng:ộ ả
Work: Th i gian th c hi n theo th c t .ờ ự ệ ự ế
Baseline: Th i gian th c hi n công vi c theo k ho ch.ờ ự ệ ệ ế ạ
Variance: Kho ng th i gian thay đ i gi a th c t và k ho ch.ả ờ ổ ữ ự ế ế ạ
Actual: Th i gian th c t đã th c hi n đ c.ờ ự ế ự ệ ượ
Remaining: Th i gian th c t còn l i.ờ ự ế ạ
%W. Coml: S ph n trăm công vi c đã th c hi nố ầ ệ ự ệ
6. So sánh thông tin công vi c th c t và k ho chệ ự ế ế ạ
Đ d án đ c th c hi n đúng ti n đ , b n c n bi t đ c nh ng thay đ i, phát sinhể ự ượ ự ệ ế ộ ạ ầ ế ượ ữ ổ
trong khi th c hi n d án. Microsoft Project cung c p m t ch c năng đ th c hi n đi uự ệ ự ấ ộ ứ ể ự ệ ề
này. Ch c năng này cho b n th y nh ng thay đ i c a công vi c đ b n có th đi u ch nhứ ạ ấ ữ ổ ủ ệ ể ạ ể ề ỉ
các công vi c có liên quan t i chúng, đi u ch nh l i ngu n tài nguyên s d ng hay l c bệ ớ ề ỉ ạ ồ ử ụ ượ ỏ
b t nh ng công vi c không c n thi t đ hoàn thành công vi c đó đúng th i h n.ớ ữ ệ ầ ế ể ệ ờ ạ
B1 Trên menu View, ch n khung nhìnọ Tracking Gantt.
Khung nhìn Tracking Gantt th hi n s thay đ i theo d ng đ h a, đi uể ệ ự ổ ạ ồ ọ ề
này làm vi c quan sát c a chúng ta d dàng h n.ệ ủ ễ ơ
B2 Trên menu View, m cụ Table, và Click Variance.
108

37. K t lu nế ậ : Qua bài này chúng ta có th ki m tra đ c công vi c có đ c th c hi nể ể ượ ệ ượ ự ệ
theo đúng k ho ch hay không, nh p th i gian b t đ u và k t thúc th c t cũng nhế ạ ậ ờ ắ ầ ế ự ế ư
kho ng th i gian th c hi n th c t cho m i công vi c. Bài ti p theo s ch ra cho chúng taả ờ ự ệ ự ế ỗ ệ ế ẽ ỉ
cách th c theo dõi m c đ s d ng tài nguyên trong d án.ứ ứ ộ ử ụ ự
Bài 9: Theo dõi m c đ s d ng tài nguyênứ ộ ử ụ
B n có th c n theo dõi m c đ s d ng tài nguyên trong d án đ có th so sánh v iạ ể ầ ứ ộ ử ụ ự ể ể ớ
k ho ch đ t ra. Đi u này giúp b n th y đ c hi u qu vi c s d ng tài nguyên và có kế ạ ặ ề ạ ấ ượ ệ ả ệ ử ụ ế
ho ch t t h n cho nh ng d án sau này. Bài này bao g m các đi m chính sau:ạ ố ơ ữ ự ồ ể
− Nh p t ng s th i gian th c t s d ng tài nguyên.ậ ổ ố ờ ự ế ử ụ
− So sánh vi c s d ng tài nguyên trong th c t và k ho chệ ử ụ ự ế ế ạ
1. Nh p t ng s th i gian th c t s d ng tài nguyênậ ổ ố ờ ự ế ử ụ
N u k ho ch th c hi n công vi c c a b n đ c xây d ng trên các tài nguyên, vi cế ế ạ ự ệ ệ ủ ạ ượ ự ệ
theo dõi ti n đ d a trên s th i gian hoàn thành công vi c thì b n có th theo dõi đ cế ộ ự ố ờ ệ ạ ể ượ
th i gian s d ng ngu n tài nguyên đó.ờ ử ụ ồ
Khi b n nh p thông tin th i gian th c t s d ng tài nguyên, Microsoft Project s tạ ậ ờ ự ế ử ụ ẽ ự
đ ng tính l i s th i gian còn l i s d ng ngu n tài nguyên đó.ộ ạ ố ờ ạ ử ụ ồ
Trên menu View, ch n khung nhìnọ Task Usage.
Trên menu View, m cụ Table, và ch nọ Work.
Trong c tộ TaskName, c tên công vi c và tài nguyên đ c li t kêả ệ ượ ệ
Đ i v i m i m t tài nguyên, nh p s th i gian th c t s d ng đ th c hi nố ớ ỗ ộ ậ ố ờ ự ế ử ụ ể ự ệ
công vi c.ệ
2. So sánh vi c s d ng tài nguyên trong th c t và k ho chệ ử ụ ự ế ế ạ
B n có th theo dõi vi c s d ng tài nguyên trong th c t và k ho ch. Trong ph nạ ể ệ ử ụ ự ế ế ạ ầ
này b n cũng có th theo dõi đ c s th i gian quá t i đ i v i vi c s d ng tài nguyên.ạ ể ượ ố ờ ả ố ớ ệ ử ụ
B1 Trên menu View, Click Resource Usage.
B2 Trên menu View, m cụ Table, ch nọ Work.
B3 V i m i m t tài nguyên b n có th so sánh chi phí gi a hai c tớ ỗ ộ ạ ể ữ ộ Baseline và
Actual.
B4 Đ m b o r ng các c tả ả ằ ộ Work và Act. Work đ c th hi n trên khung nhìn.ượ ể ệ
Trên menu Format, m cụ Details và ch nọ Work n u nó ch a đ c ch n. Ti pế ư ượ ọ ế
t c nh v y đ ch n c tụ ư ậ ể ọ ộ Actual Work
Ý nghĩa các c t trong b ng:ộ ả
Work: Th i gian th c hi n theo th c t .ờ ự ệ ự ế
Baseline: Th i gian th c hi n công vi c theo k ho ch.ờ ự ệ ệ ế ạ
Overtime: Th i gian ngoài gi .ờ ờ
Variance: Kho ng th i gian thay đ i gi a th c t và k ho ch.ả ờ ổ ữ ự ế ế ạ
Actual: Th i gian th c t đã th c hi n đ c.ờ ự ế ự ệ ượ
Remaining: Th i gian th c t còn l i.ờ ự ế ạ
109

38. %W. Coml: S ph n trăm công vi c đã th c hi n.ố ầ ệ ự ệ
K t lu nế ậ : Bài này đ a ra cách nh p t ng s th i gian th c t vi c s d ng tài nguyên,ư ậ ổ ố ờ ự ế ệ ử ụ
so sánh vi c s d ng tài nguyên trong th c t và k ho ch. Bài ti p theo s nói rõ choệ ử ụ ự ế ế ạ ế ẽ
chúng ta vi c theo dõi chi phí hi n t i và kh năng tài chính c a d án.ệ ệ ạ ả ủ ự
Bài 10. Theo dõi chi phí hi n t i và kh năng tài chínhệ ạ ả
B n có th c n ph i theo dõi các thông tin v chi phí trong nh ng giai đo n nh t đ nhạ ể ầ ả ề ữ ạ ấ ị
c a d án đ có nh ng thông tin tài chính m t cách chính xác nh t. Bài này g m các đi mủ ự ể ữ ộ ấ ồ ể
chính sau
− Nh p chi phí th c t cho công vi c b ng tayậ ự ế ệ ằ
− So sánh chi phí hi n t i và k ho chệ ạ ế ạ
− Xem xét chi phí toàn b d ánộ ự
− Phân tích tài chính v i b ng Earned Valueớ ả
−
1. Nh p chi chí th c t cho công vi c b ng tayậ ự ế ệ ằ
Microsoft Project t đ ng c p nh p chi phí th c t cho công vi c d a theo chi phí vự ộ ậ ậ ự ế ệ ự ề
các tài nguyên s d ng trong công vi c và theo quá trình hoàn thành công vi c. Tuy nhiênử ụ ệ ệ
b n cũng có th nh p chi phí cho công vi c b ng tay.ạ ể ậ ệ ằ
Tr c h t b n c n t t ch đ t đ ng c p nh p chi phí cho công vi c và sau đó b nướ ế ạ ầ ắ ế ộ ự ộ ậ ậ ệ ạ
s nh p chi phí th c t cho công vi c đó.ẽ ậ ự ế ệ
B1 Trên menu Tools, m cụ Options, và ch n tabọ Calculation.
B2 Ch n l a ch nọ ự ọ Manual
B4 Trên menu View menu, ch nọ Task Usage.
110

39. B5 Trên menu View, m cụ Table, ch nọ Tracking.
B6 M t h p tho i xu t hi n.ộ ộ ạ ấ ệ
B7 Trong c tộ Act. Cost, nh p chi phí th c t .ậ ự ế
2. So sánh chi phí hi n t i và k ho chệ ạ ế ạ
Chi phí th c hi n d án theo k ho ch có th s khác v i chi phí th c t th c hi n.ự ệ ự ế ạ ể ẽ ớ ự ế ự ệ
Chính vì lý do đó b n c n ph i theo dõi chi phí th c hi n các công vi c trong qúa trìnhạ ầ ả ự ệ ệ
th c hi n và đ m b o r ng t ng chi phí th c hi n d án s không n m ngoài d ki n.ự ệ ả ả ằ ổ ự ệ ự ẽ ằ ự ế
B1 Trên menu View, ch n khung nhìnọ Gantt Chart.
B2 Trên menu View, m cụ Table, ch nọ Cost.
111

40. B3 So sánh các giá tr t i các c tị ạ ộ Total Cost và Baseline t c là c t t ng chi phíứ ộ ổ
th c t và k ho chự ế ế ạ .
3. Xem xét chi phí toàn b d ánộ ự
V i Microsoft Project, b n có th th y đ c t ng chi phí theo k ho ch, theo th c t ,ớ ạ ể ấ ượ ổ ế ạ ự ế
chi phí đã s d ng và chi phí còn l i đ th c hi n d ánử ụ ạ ể ự ệ ự
B1 Trên menu Project, ch n m cọ ụ Project Information.
B2 Ch nọ Statistics. Chi phí theo k ho ch, th c t và chi phí đ ti p t c th cế ạ ự ế ể ế ụ ự
hi n d án đ c hi n th .ệ ự ượ ể ị
4. Phân tích tài chính v i b ng Earned Valueớ ả
N u b n mu n so sánh ti n trình th c hi n d án mong đ i v i ti n trình th c t vàoế ạ ố ế ự ệ ự ợ ớ ế ự ế
m t th i đi m nào đó, b n có th s d ng b ng Earned Valueộ ờ ể ạ ể ử ụ ả
B n có th s d ng b ngạ ể ử ụ ả Earned Value đ d đoán li u r ng v i tình hình hi n t iể ự ệ ằ ớ ệ ạ
thì công vi c s k t thúc v i m t chi phí v t quá kh năng cho phép hay không. Ví dệ ẽ ế ớ ộ ượ ả ụ
n u m t công vi c đã hoàn thành h n 50% và chi phí th c t là 200$, b n có th th yế ộ ệ ơ ự ế ạ ể ấ
đ c 200$ là nhi u h n, ít h n hay b ng so v i vi c th c hiên 50% công vi c này theo kượ ề ơ ơ ằ ớ ệ ự ệ ế
ho ch. C tạ ộ VAC th hi n s khác nhau v chi phí gi a th c t và k ho ch.ể ệ ự ề ữ ự ế ế ạ
B1 Trong menu View, ch nọ Gantt Chart.
B2 Trên menu View, m cụ Table, và ch nọ More Tables.
B3 M t h p tho iộ ộ ạ Table hi n raệ
112

41. Trong danh sách các b ng, ch n b ngả ọ ả Earned Value, sau đó Click Apply.
B4
Chú ý:
N u c t VAC là âm thì theo ti n đ th c t này thì qu tài chính d đ nh theo kế ộ ế ộ ự ế ỹ ự ị ế
ho ch s âm. Ng c l i, qu tài chính s d ngạ ẽ ượ ạ ỹ ẽ ươ
K t lu nế ậ : Qua bài này chúng ta có th xem xét chi phí toàn b d án, so sánh chi phíể ộ ự
hi n t i và k ho ch, phân tích tài chính cho d án. Bài sau s nói v vi c xem và in cácệ ạ ế ạ ự ẽ ề ệ
báo bi u ph c v cho d án.ể ụ ụ ự
Bài 11: Xem và in các báo bi uể
Vi c in n các báo bi u có th theo các d ng sau:ệ ấ ể ể ạ
o Các báo cáo chu n c a Microsoft Project 2007.ẩ ủ
o Ti n đ chung c a d án.ế ộ ủ ự
o Báo cáo l ch trình các công vi c.ị ệ
o Báo cáo v vi c s d ng tài nguyên và các công vi c.ề ệ ử ụ ệ
o Báo cáo v l ch làm vi c theo tu n, quý, tháng.ề ị ệ ầ
Bài này g m các đi m chính sauồ ể
Các báo bi u chu n c a Microsoft Projectể ẩ ủ
Thi t l p c u hình trang in.ế ậ ấ
In các bi u đ c a d án.ể ồ ủ ự
1. Các báo bi u chu n c a Microsoft Projectể ẩ ủ
Trong menu Reports ch n m cọ ụ Reports
H p tho iộ ạ Reports hi n lên:ệ
113

42. Ý nghĩa c a các b ng l a ch n:ủ ả ự ọ
M cụ Ý nghĩa
Overview Các bi u t ng quan v d ánể ổ ề ự
Current Activities Báo cáo v các công vi cề ệ
Cost Các báo bi u v tài chính c a d ánể ề ủ ự
Assignment Báo bi u v phân b tài nguyênể ề ổ
Workload Báo bi u v vi c th c hi n công vi c và s d ngể ề ệ ự ệ ệ ử ụ
tài nguyên
Custom Báo bi u đ c thi t l p b i ng i s d ngể ượ ế ậ ở ườ ử ụ
2. In các bi u đ c a d ánể ồ ủ ự
Bi u đ ti n đ c a d án th ng đ c in d i 2 d ng chính:ể ồ ế ộ ủ ự ườ ượ ướ ạ
Bi u đ Ganttể ồ
S đ m ng Network Diagramơ ồ ạ
Trong menu File ch nọ Print Preview - Khung nhìn Print Preview hi n th :ể ị
3. Thi t l p c u hình trang Inế ậ ấ
Trong menu File, ch nọ Page Setup
H p tho iộ ạ Page Setup xu t hi nấ ệ
Trong h p tho iộ ạ Page Setup này cho phép thi t l p các tham sế ậ ố
Page: Đ t cách nhìn kh gi y cho trang in.ặ ổ ấ
Margins: Căn l trang in.ề
Header: Các tiêu đ bên trên trang in c a d án.ề ủ ự
Footer: Các tiêu đ bên d i trang in c a d án.ề ướ ủ ự
Legend: Các hình minh h a cho trang in.ọ
View: Thi t l p các c u hình cho trang in.ế ậ ấ
114

43. K t lu nế ậ : Bài này bàn v các báo bi u chu n c a Microsoft Project, thi t l p c u hìnhề ể ẩ ủ ế ậ ấ
trang in và in các bi u đ ph c v d án. Đây cũng chính là bài cu i cùng c a cu n sách.ể ồ ụ ụ ự ố ủ ố
Hy v ng các b n n m v ng đ c các bài h c và d án c a các b n đ c thành công mọ ạ ắ ữ ượ ọ ự ủ ạ ượ ỹ
mãn.
115