Artikel geschreven door Tom Verhoeve van Proven Partners.

1. Sector
Steeds meer organisaties voe-
ren het nieuwe werken in. Het
nieuwe werken bespaart immers
veel geld. Dure vierkante meters
worden afgestoten en de overge-
bleven vierkante meters worden
flexibel ingericht. Ook in de di-
gitale werkomgeving wordt ge-
werkt aan de mogelijkheid tot
plaats- en tijdonafhankelijk wer-
ken. Zo zijn organisaties goed
op weg met het digitaliseren van
formele processen. Daarmee ont-
staat ruimte om flexibeler te wer-
ken. Tegelijkertijd merken we dat
daarbij onvoldoende aandacht is
voor de ondersteuning van infor-
mele processen.
Fysiek en digitaal, de ontmoetin
In de meeste nieuwe werken concepten niet ter zake doende informatie en mede- het wel zaak om te kijken naar de mate
staat de ontmoeting centraal. De coffeecor- werkers ervaren een informatieovervloed. waarin medewerkers digitaal vaardig zijn.
ner speelt daarin de belangrijke hoofdrol. In het afschaffen van de email ligt volgens Digitaal (informeel) samenwerken blijkt
De bureauwerkplekken zijn steeds vaker ons niet de oplossing. Ons inziens is dit voor veel mensen lastig te zijn. Het meren-
groepswerkplekken, een enkele concentra- een kans voor social media. deel van de medewerkers ervaart een drem-
tieruimte daar gelaten. Daarnaast wordt de pel met deze nieuwe manier van werken.
fysieke omgeving vaak aantrekkelijk inge- Social media Social media wordt gezien als een extra be-
richt, met veel aandacht voor kleur, kunst Social media zijn hot. Je struikelt op het lasting op de werkdruk. Zij moeten bewust
en planten. Gek eigenlijk dat digitale wer- internet over alle verschillende tools die gemaakt worden van de mogelijkheden die
komgevingen daarentegen niet aantrekke- ogenschijnlijk hetzelfde doen: mensen geboden worden en hoe dat hen helpt om
lijk zijn. Daar staat duidelijk de informa- verbinden rond een bepaald thema of rond hun huidige werkdruk te verminderen.
tieverwerking centraal. Waar is de digitale een bepaalde informatiedrager (Youtube
equivalent van de coffeecorner? Hoe kan voor video’s, Flickr voor foto’s, Diigo voor Voorbeeld: Yammer als coffeecorner
in de digitale werkomgeving ontmoetingen favoriete websites). Sommige van deze Eind 2008, na jaren van testen op indivi-
worden gefaciliteerd? functionaliteiten zijn zeer nuttig in een dueel niveau, hebben wij als organisatie
De ontmoeting staat in de fysieke omge- digitale werkomgeving. Twee voorbeel- besloten om social media structureel in te
ving niet voor niets centraal. De gedachte den met Yammer1 zijn uitgewerkt. Social zetten. Als groep hebben we die tools ge-
is dat hiermee de kennisdeling wordt gesti- media biedt met name een uitkomst voor kozen die het beste passen bij onze werk-
muleerd. Dat informatie informeel uitge- informele afstemming. Interactie die je zaamheden en de doelen die we willen be-
wisseld wordt zodat nieuwe dwarsverban- bij voorkeur niet in de grote boze buiten- reiken. Overigens worden tot op de dag van
den kunnen worden gelegd. Overigens is wereld pleegt, maar juist binnen het eigen vandaag deze tools -zelfs bij ons- niet door
wel degelijk een digitale coffeecorner in ge- vertrouwde en beveiligde domein ('binnen iedereen optimaal ingezet.
bruik. De mailvoorziening vervult nu deze deze 4 muren'). Intern dus. Voordat je als Ongeveer twee maanden na deze afspraak
rol. De e-mail wordt daardoor bevuild met organisatie social media introduceert, is kwam opeens Yammer binnen. In nog
30 NR 265 - 2011 WEEKBLAD FACILITAIR

2. Foto: Creative commons licentie: minister president
Sector
 Minister-president Rutte geniet tussen de in- den met elkaar en de organisatie.
terviews door van een kopje koffie. Overigens hebben de lcd-schermen hierin
een cruciale rol. Deze schermen vergroten
hangen. Deze schermen kunnen voor de toevalligheid dat een collega de vraag
meerdere doeleinden gebruikt worden. ziet.
Zo wordt op Prinsjesdag de troonrede ge-
toond, waardoor direct de effecten voor hun Voorbeeld: Sociale digitale vaardigheden
klanten worden besproken binnen de ken- Bij de introductie van een nieuw intranet
nisafdelingen die op die etage gehuisvest is de cursus sociale digitale vaardigheden
zijn. Zij kunnen daardoor sneller een ge- verzorgd. Het doel was om de medewer-
wogen reactie formuleren op de kabinets- kers digitaal vaardiger te maken, zodat ze
voorstellen. de nieuwe functionaliteiten in het intranet
Deze organisatie bedient met ongeveer 350 optimaal wisten te gebruiken. De cursus
medewerkers een nog grotere groep klan- was niet verplicht. Desondanks heeft onge-
ten op een veelvoud aan onderwerpen. Me- veer de helft van de organisatie de cursus
dewerkers werken steeds vaker op locatie gevolgd. In groepen van tien mensen werd
bij de klant, of zijn aanwezig op een con- gedurende zes weken negen competenties
gres. Regelmatig signaleren zij zaken bij in de praktijk gebracht. Drie keer kwam de
de klant of op het congres die relevant zijn groep fysiek bij elkaar, voor de rest werden
voor collega’s. Of hen wordt specifieke vra- ze op afstand ondersteund en hielpen ze
gen gesteld die zij niet één-twee-drie kun- elkaar. De competenties waaraan gewerkt
nen beantwoorden. Met andere woorden, werd waren :
de medewerkers hebben elkaar nodig bij - open houding (inleven, luisteren, flexi-
het ondersteunen van hun klanten. bel);
Wij hebben geadviseerd om op de aanwezi- - organiseren (prioriteren, zelfstandig wer-
ng centraal
ge lcd-schermen ook de activity stream van ken, gegevens analyseren);
Yammer te tonen. Een medewerker plaatst - samenwerken (collegiaal handelen, ken-
de vraag die hij niet direct kan beantwoor- nis delen, klantgericht opstellen).
den op Yammer. Deze wordt daardoor ook Mede dankzij deze cursus is niet alleen de
direct geprojecteerd op de lcd-schermen implementatie van het vernieuwde intranet
geen drie dagen was iedereen op dit plat- op kantoor. Doordat de schermen hangen soepel verlopen, maar weet men veel beter
form actief. Maar iedereen vanuit een an- in de ontmoetingszone houden ze de col- de weg in het digitale landschap. Medewer-
dere invalshoek waardoor de spelregels niet lega’s niet van het werk. Tegelijkertijd is kers ervaren dat ze het werk in minder tijd
meer helder waren. Wat kon je nu verwach- er een grote kans dat een collega de vraag en op een leukere manier gedaan krijgen. 
ten van je collega’s als je deze tool gebruikt? wel ziet. Deze collega beantwoordt ofwel
Daarop hebben we met elkaar afgesproken direct deze vraag ofwel schiet iemand aan 1
Yammer is vergelijkbaar met Twitter of Facebook,
dat Yammer onze vervanging is van het kof- die het antwoord wel heeft. In feite wordt in maar is alleen toegankelijk voor mensen met een e-
fieapparaat. Met ons kantoorloze bestaan deze situatie the wisdom of the crowd aan- mailadres binnen hetzelfde e-maildomein. Dus ieder-
een ontzettend nuttige toevoeging. Dat be- gesproken, waarbij de crowd zich in deze een met een *@provenpartners.nl adres heeft toegang
tekent dat het niet verplicht is om te gebrui- situatie beperkt tot collega’s. tot de Proven Partners Yammer.
ken. Niemand hoeft acties op te pakken die Een extra voordeel is (bijvoorbeeld als op
daar worden geplaatst. Alles mag geplaatst kantoor niemand de vraag kan beantwoor-
worden, zin en onzin. Direct nadat we die den) dat deze vragen ook op andere loca-
afspraak hadden gemaakt, haakten drie col- ties kunnen worden gelezen. Je bent dus
lega’s af. Zij vonden die vrijblijvendheid niet afhankelijk van de schermen, alhoewel
maar niets. Inmiddels zijn ook zij weer ze de toevalligheid vergroten dat iemand de
aangehaakt. Ze kregen het idee informatie vraag ziet. Het stimuleert het gebruik van
te missen. Blijkbaar heeft die informele in- Yammer.
teractie ook toegevoegde waarde. Kortom, door het inzetten van Yammer:
1. krijgt de organisatie meer inzicht in de
Voorbeeld: Yammer als versneller vragen die leven bij de klant,
Bij de herhuisvesting van een semi-over- 2. verbetert de snelheid van antwoorden Tom Verhoeve
heidsorganisatie zijn in de ontmoetings- naar de klant, en is vanuit Proven Partners bezig met de digitale
zones op alle etages lcd-schermen opge- 3. voelen medewerkers zich meer verbon- aspecten van het nieuwe werken.
WEEKBLAD FACILITAIR NR 265 - 2011 31