1. Hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật thì được coi là hợp pháp. Đó là:


Hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc hoá đơn do Doanh nghiệp tự
tạo theo quy định của Chỉnh phủ và Bộ Tài chính về in ấn, phát hành,
quản lý và sử dụng hoá đơn.
Biên lai thu phí, lệ phí theo Pháp lệnh Phí, Lệ phí và các Nghị định,
Thông tư hướng dẫn thi hành.
Hoá đơn không hợp pháp là các hoá đơn giả, hoá đơn tự tạo của Doanh nghiệp
nhưng chưa thông báo phát hành, …
2) Khi nói đến hoá đơn, chứng từ hợp lý là muốn nói đến chi phí hợp lý. Chi phí
có hoá đơn hợp pháp vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý, nghĩa là nội dung trên
hóa đơn phải đúng - phù hợp với nội dung kinh doanh và tình hình hoạt động
cũng như hiện trạng của Doanh nghiệp.
Thí dụ, hóa đơn ăn uống mặc dù là hóa đơn hợp pháp nhưng phải xem hóa đơn
ấy có liên quan đến hoạt động SXKD hay không ? Nếu hóa đơn ăn uống là do
bạn chiêu đãi người thân, gia đình, ... không liên quan đến hoạt động SXKD thì
cho dù có hóa đơn hợp pháp cũng không được xem là chi phí hợp lý và không
được hạch toán vào chi phí, giá thành.
Hay như doanh nghiệp không có phương tiện vận tải mà lại có hóa đơn mua
nhiên liệu phục vụ vận tải để kê khai thuế GTGT và hạch toán chi phí là không
hợp lý.
3) Hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hoá đơn phải đảm bảo đầy
đủ
các
chỉ
tiêu
và
yêu
cầu
ghi
trên
hóa
đơn.
Theo luật kế toán 2003: Tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ kế toán là chứng từ
kế toán đó phải có đầy đủ các yếu tố qui định cho 1 chứng từ như: Tên chứng
từ, số hiệu, ngày tháng năm phát hành chứng từ, nội dung thể hiện trên chứng
từ, chữ ký các bên có liên quan...
Chi phí hợp lý, hợp lệ phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp chỉ mới đáp ứng 03
yêu cầu cơ bản. Trong một số trường hợp, chi phí phát sinh còn phải đáp ứng
các yêu cầu khác như: không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, ...),
không vượt mức khống chế (chi phí hội họp, tiếp khách, quảng cáo, ... không

2. vượt quá % trên tổng chi phí). Nếu chi phí phát sinh quá lớn hoặc chi phí đã trả
cho nhiều kỳ thì phải phân bổ dần, ...