Программа автоматизации учёта торговых и складских операций для салонов оптики и контактной коррекции.

1. Централизованное web-приложение для ведения складской и торговой деятельности салонов оптик

2. Давайте знакомиться :)
ERP ViSales – это web-приложение (сайт) в интернете, который был
сделан для моих друзей, чтобы они могли вести учёт всех торговых
и складских операций в этой программе. Они начинали свой
бизнес с одного салона оптики, сейчас у них 4 салона, программа
легко справляется с поставленной задачей и позволяет
предоставить свои услуги для других пользователей, в связи с чем я
и задался идеей предоставления коммерческого доступа. Т.к. я все
затраты уже понёс, которые были возможны, то моей целью
является предоставление дешевого доступа к аренде приложения
путём ценового демпинга в целях продвижения продукта. Я ничего
не теряю, если даже не будет продаж.

3. ERP ViSales позволяет вести централизованные продажи и учёт всех
необходимых операций:
1) Складские операции (приход, расход, списание, реализация),
при проведении операций есть возможность формирования и
выгрузки накладной и ценников(большие и маленькие) в Excel.
2) Ведение справочника товаров и услуг.
3) Ведение справочника клиентов.
4) Учёт скидок при реализации/возврате товара.
5) Ведение истории операций с клиентом.
6) Получение ведомостей движения товара и остатков (с
возможностью выгрузки в Excel).
7) Учёт оказания услуг и получение ведомости по ним за период
В общих чертах

4. Разделение ролей
В программе реализовано 2 роли у пользователя:
1) Администратор – человек имеющий полный доступ ко всему и
везде.
2) Продавец – ограниченная учётная запись, в которой можно
проводить операции продажи и принимать заказ-наряды на
изготовление очков.
Роль продавца даже не имеет прав для удаления своих же
операций и не может видеть операции продавца сменщика. Это
всё сделано в целях конфиденциальности и защиты от возможного
мошенничества.

5. Роль администратора
1) Роль администратора начинается с того, что он может заводить пользователей и
салоны в свою организацию самостоятельно, тем самым затраты на ИТ при
расширении/масштабировании бизнеса просто «НУЛЕВЫЕ!!!».
2) Для удобства учёта товаров, администратор имеет возможность разделять товар на
товарные группы (базы), к примеру можно сделать следующее разделение:
а) металлические оправы
б) пластиковые оправы
в) мягкие контактные линзы
г) средства для ухода
…
И в каждую группу вводить нужный товар. В последствии по этим группам можно
запрашивать разные отчёты и ведомости. Количество групп не ограничено.
Есть возможность предоставления/ограничения доступа салона к каждой товарной
группе. Администратор имеет право просмотра и удаления ЛЮБОЙ операции
продавца и администратора в любом салоне организации.

6. Роль администратора: меню
Меню администратора выглядит следующим образом

7. Выбор списка товара, для проведения операций происходит с
автоподстановкой для облегчения ввода
Роль администратора: работа со складом

8. После набора нужного списка товаров, по каждой позиции нужно
указать салон, по которому проводим операцию и тип операции по
каждой товарной позиции
Доступны 3 вида операций:
1) Приход (товара на склад)
2) Списание
3) Возврат (брака от клиента) – при этом необходимо указать клиента
(для ведения его истории)
После проведения операции можно выгрузить ценники и накладную в
формате Excel.
Роль администратора: работа со складом

9. Есть возможность выгрузки остатков либо по всему салону, либо с указанием
нужной товарной группы на указанную дату. Затем полученные данные
можно выгрузить в Excel
Роль администратора: ведомость остатков

10. Ведомость движения товара предусматривает отображение его движения в денежном и количественном
эквиваленте.
Для «Разбора полётов» при инвентаризации реализована функция расшифровки, достаточно щёлкнуть на
любую цифру и будет показано из чего она получилась
Роль администратора: ведомость движения товара

11. В справочнике товара можно удобно вести товар по группам, искать нужный
товар и вносить нужные изменения в его стоимость (щёлкнув мышкой по
названию)
Роль администратора: справочник товара

12. В программе реализована функция переоценки товара заданной датой. Представим, что было бы, если такой функции не было:
(допустим)
1) в марте закупаем очки 3 шт.
2) в течении марта мы продаём клиенту одни очки, стоимостью 1000 руб.
3) в сентябре решаем поднять стоимость на оставшиеся две пары на 5% и изменяем стоимость в справочнике на 1050 руб.
4) Заходим в историю клиента, которому продали очки и видим, что он нам остался должен 50 рублей, хотя на тот момент он с нами
полностью рассчитался.
Поэтому у меня в программе реализован правильный учёт «плавающей» цены. Т.е. учитывает действующую цену на требуемый момент
времени.
Переоценка производится по отфильтрованной части справочника (если же фильтрация не сделана – значит по всему справочнику).
Для этого устанавливаем коэффициент переоценки, затем выбираем дату её проведения и жмём кнопку «Сделать»
ФОРМУЛА: Новая цена = Старая цена * Коэффициент (можно как увеличить, так и снизить стоимость товара)
Роль администратора: справочник товара (переоценка)

13. Справочник клиентов ведётся по организации, поддерживает быстрый
поиск (фильтрацию) и позволяет вносить необходимые изменения
Роль администратора: справочник клиентов

14. У Администратора есть возможность контролировать любые операции в любом своём салоне и при
необходимости удалить её.
Выбрав интересующий нас период операций и салон, мы можем просмотреть проведённые операции,
щёлкнув кнопкой мышки по номеру документа мы можем просмотреть содержимое каждой операции, чтобы
убедиться в верности её выбора. И щёлкнув по кнопочке со знаком «минус» в начале строки, мы можем её
безвозвратно удалить.
Если же операция была сделана Администратором (например: приход товара на склад), то мы ещё
дополнительно имеем возможность повторно сформировать ценники и накладную (на случай если забыли
сразу это сделать)
RDT – от английского «Real Date Time» - реальное время и дата операции (берётся с сервера а не с клиента)
Роль администратора: контроль операций

15. Ведомость оплаты может формироваться как в целом по организации, так и по отдельному салону
Ведомость формируется в разрезе товарных групп за заданный период
Предоплата – денежная сумма, полученная как предоплата при оформлении заказ-наряда на изготовление очков.
Постоплата – денежная сумма доплаченная клиентом при получении заказ-наряда (приём оплаты).
Доплата – разница между суммой заказ-наряда и внесённой суммой предоплаты.
Роль администратора: ведомость оплаты

16. За любой период времени по любому салону можно получить ведомость
предоплаты по заказ-нарядам, для дальнейшего контроля его оплаты.
Роль администратора: ведомость предоплаты

17. Для контроля и оценки эффективности работы мастера в салоне/организации,
имеется возможность формирования ведомости оказанных услуг. Ведомость
может формироваться как в целом по организации, так и по отдельному
салону за любой период времени.
Роль администратора: ведомость оказанных услуг

18. Данный пункт использует накопленную базу операций и позволяет выявить самый «ходовый» товар/услугу
либо в целом по салону, либо с учётом товарной группы, либо только учитывая нужную товарную группу.
Для наглядности данные отображаются в виде графика.
Роль администратора: Аналитика (ТОП 10 товаров)

19. Для анализа эффективности работы продавцов в салоне/организации, есть
возможность просмотра статистики продаж в разрезе продавцов за любой
период времени. С наглядным отображением в графическом виде.
Роль администратора: Аналитика (ТОП продавцов)

20. Для выявления «залежавшегося» товара можно сформировать ведомость в комбинации «салон», «товарная
группа», где выбрав нужные условия и указав интересующее количество дней, можно получить
интересующую Вас информацию
Будет показано наименование товара, его текущий остаток на складе в количественном и денежном
выражении и дата последней (любой) операции с этим товаром (чтобы оценить его возможно сильную
«залежавшесть»)
Роль администратора: Аналитика («Мёртвый склад»)

21. Анализ сезонности спроса позволяет оптимизировать остатки на складе в зависимости от сезона. Этот отчёт
использует накопленную базу данных и позволяет производить анализ по заданному набору товарных
позиций в продаж за каждый месяц в течении заданного года.
Набираем товар для анализа (одну или несколько позиций из справочника) (например линзы «П/Л. CR-39 Sph +2.0 D»),
выбираем анализируемый год и нажимаем кнопку «Получить». В данном случае наблюдаем «пик» спроса в июле месяце
и его спад к сентябрю, что нам позволит на будущий год спрогнозировать его спрос/продажи и иметь нужное количество
товара на складе к моменту «пикового» спроса.
Роль администратора: Аналитика («Анализ сезонности спроса»)

22. Данный раздел меню предназначен для «ветеранов» web-ресурса, т.к. использует накопленную статистику за
предыдущее время. Эта график может Вам показать, оптимально ли подобрано время работы салона, либо оно требует
смещения или оптимизации. Разберём пример: на графике ниже салон работает ежедневно с 9:00 до 19:00
Как видно из графика, до 10:00 было сделано всего 29 продаж, но зато прерывая работу салона в 19:00 мы имеем
задержки с закрытием в 15 продаж, а продажи за последние рабочие полчаса составили 74 !!! Т.е. явно просится вывод,
что работу салона нужно начинать на 1 час позже и заканчивать на 1 час позже. ЗП у продавцов не изменится, а
количество продаж – увеличится.
Роль администратора: Аналитика («Временной разрез продаж»)

23. Роль продавца: меню
Меню продавца выглядит следующим образом:

24. Программа предусмотрена для 2-х видов продаж:
• Продажа с привязкой к клиенту. Подразумевает идентификацию клиента и запись операции в историю
взаимоотношений.
При вводе ФИО клиента программа предложит Вам уточняющий список клиентов, содержащий данный набор букв,
список товара – такой же умный, когда клиент идентифицирован, то можно посмотреть историю
взаимоотношений, нажав кнопку «Акт сверки». Если клиент Вам скажет, что хочет купить линзы и раствор такие же
как в прошлый раз, но названия не помнит – НЕ БЕДА !, щёлкните на номер документа и увидите весь перечень
товара, проданный в прошлый раз.
Оплата при продаже проводится автоматически, если стоит галочка «Оплата». При необходимости можно
сформировать документ «Товарный чек», если поставить нужную галочку. Если у клиента в справочнике заведена
персональная скидка, то она автоматически проставится во все товарные позиции, но это не исключает её
регулировку «в ручную».
Всё это в «ОДНОМ ОКНЕ» !
Роль продавца: продажа (с идентификацией клиента)

25. Если клиент «не постоянный», разовый, то делаем продажу без
идентификации, для учёта реализованной продукции/услуг.
Роль продавца: продажа (без идентификации клиента – на сторону)

26. Оформление заказ-квитанции подразумевает обязательную идентификацию клиента (т.е. либо выбираем клиента из
справочника, либо заносим его в справочник(при отсутствии))
Для оформления нам понадобится:
1) Идентифицировать клиента
2) Сделать набор товара и проставить галочки для его «опознавания» программой (OD – левая линза, OS – правая, ОП – оправа, РМ1 –
работа мастера)
3) Прописать сумму предоплаты, либо сразу же сумму полной оплаты
4) Указать дату готовности (для прописывания в квитанции) – удобный календарик.
5) Нажать кнопку «Оформить ЗАКАЗ-КВИТАНЦИЮ»
Вам выгрузится EXCEL документ, который нужно будет распечатать.
Роль продавца: продажа (оформление ЗАКАЗ-КВИТАНЦИИ)

27. Приём оплаты подразумевает обязательную идентификацию клиента, для приёма оплаты нам необходимо
выбрать дату, которой будем проводить операцию и идентифицировать клиента по ФИО либо номеру
дисконтной карты. Дата выбирается с помощью календарика, выбор ФИО – с помощью уточняющего
выпадающего списка
После того, как идентифицируем клиента, программа сама подставит сумму, необходимую для оплаты. Но
никто не отменял возможность ручной корректировки суммы.
После этого необходимо нажать кнопку «Приём оплаты» и операция будет произведена.
Роль продавца: прием оплаты

28. У продавца есть такой же точно справочник клиентов, как и у администратора.
Справочник клиентов ведётся по организации, поддерживает быстрый поиск
(фильтрацию) и позволяет вносить необходимые изменения
Роль продавца: справочник клиентов

29. В целях удобства «разборов полётов» сделано меню «история операций». В
нём продавец может видеть только свои операции за любой период времени
и согласовывать с администратором удаление ошибочной/(ых) операций. Для
точности идентификации операции, можно щёлкнуть мышкой по номеру
документа и можно будет увидеть его содержимое.
Роль продавца: история операций

30. Для сверки кассы в конце дня у продавца предусмотрена ведомость оплаты по его салону(за которым
закреплён продавец). Ведомость может быть сформирована как за один день, так и за произвольный период.
Ведомость формируется в разрезе товарных групп.
Предоплата – денежная сумма, полученная как предоплата при оформлении заказ-наряда на изготовление
очков.
Постоплата – денежная сумма доплаченная клиентом при получении заказ-наряда (приём оплаты).
Доплата – разница между суммой заказ-наряда и внесённой суммой предоплаты.
Роль продавца: ведомость оплаты

31. ИНСТРУКЦИИ
• В меню у каждой роли есть пункт меню с инструкциями, для
случая «если вдруг забыли».

32. Сравнение цен с конкурентными системами
Не настаиваю на исключительности моей системы, но она вполне имеет право на жизнь и работает. Сравнивать по ценам
не имеет смысла, т.к. в моём случае я трудился один дома над созданием этого продукта, а в случае конкурентов – целая
компания, которым нужно платить ЗП и аренду офиса, поэтому цены не сопоставимы. Программа не продаётся, а только
лишь сдаётся в аренду, что на мой взгляд ещё привлекательнее, т.к. отсутствуют первоначальные расходы на покупку
программного обеспечения и при масштабировании бизнеса затраты тоже «нулевые». Тем не менее можно сравнить
стоимость аренды ПО от 1С»Оптика».
Стоимость беру с сайта http://rarus.ru/1c-retail/1c-roznica-8-optika/
В моём же случае я предлагаю стоимость аренды 2 т.р./мес. за 10 пользователей.

33. Пример расчета арендной платы за ПО в организации
Предположим что имеем организацию с 4 салонами оптики. В каждом салоне оптики
работает посменно(день через день) 2 продавца, т.о. 4*2=8 пользователей. Обязательно
должен быть хотя бы один администратор в организации. Исходя из того, что плата берётся за
каждые 10 пользователей мы может позволить себе 2 администратора (посменно).
Таким образом юридическое лицо, в котором функционируют 4 салона оптики в месяц будет
обходиться арендной платой, составляющей 2 т.р.

34. Развитие и адаптация web-приложения
Проект не стоит на месте и его дальнейшая разработка не
«заморожена». Проект можно «адаптировать» под другие виды
бизнеса, можно «допилить» прислать мне визуализацию и
объяснение отчёта или функционала, который Вы хотели бы видеть
в этом приложении и мы обсудим с Вами возможность его
внедрения (если нововведение будет внедрено, то попадёт в
функционал ко всем организациям).

35. Потребление трафика, удалённая работа.
Благодаря «лёгкому» дизайну страниц приложение отлично
работает на 3G модеме любого сотового оператора. А благодаря
его размещению в общедоступном интернете Вы можете работать
с ним из любой точки мира, масштабирование Вашего бизнеса не
ограничено ничем !

36. Мои контакты:
Коростелев Евгений Николаевич
korosteleff@narod.ru
skype: evgen_inter
Надёжность бизнеса в простоте технологий.