Программный комплекс транспортно-экспедиционной деятельности Экспедитор

1. Программный комплекс
транспортно-экспедиционной
деятельности

2. Как оно
есть
Очередность документального
оформления грузоперевозки
1.
Переговоры о намерениях и
деталях перевозки

3. Как оно
есть
2.
Передача реквизитов своей
организации для составления
Заявки и Договора

4. Как оно
есть
На основании достигнутых условий перевозки на
данном этапе Заказчиком перевозки формируется
Договор и Заявка, являющаяся неотъемлемой
частью Договора.
Для оформления документов Заказчиком
Исполнителю (экспедитору) необходимо передать
свои реквизиты (наименование фирмы,
юридический и почтовый адрес, ФИО директора,
номера автотранспортных средств, выделенных
для перевозки, контактные телефоны менеджера и
водителей, и др.)
Обычно используется «рыба» (шаблон)
Договора и Заявки. Переменные данные и
реквизиты на бланках имеют желтый фон. Они
заполняются в ручную или на компьютере.
Отправляются Исполнителю.
3.
Формирование Заявки и Договора
менеджером Заказчика
перевозки

5. Как оно
есть
4.
Получение Заявки

6. 5.
Как оно
есть
Получение Договора

7. Как оно
есть
На данном этапе менеджер
Заказчика формирует Договор и
Заявку на перевозку, используя
полученные от Исполнителя
(Экспедитора) данные и
реквизиты.
Обычно используется «рыба»
(шаблон) Договора и Заявки.
Переменные данные и
реквизиты на бланках имеют
желтый фон. Они заполняются в
ручную или на компьютере.
Отправляются Исполнителю
(Экспедитору).
6.
Формирование и отправка Заявки и
Договора Исполнителю

8. Как оно
есть
7.
Транспортный Заказ

9. Как оно
есть
8.
Договор с Исполнителем

10. Как оно
есть
На данном этапе выполняются
условия, оговоренные в Договоре и
Заявке на транспортно-экспедиционное
обслуживание, Транспортном Заказе и
Договоре международной перевозки
груза.
Использование электронных средств
связи для предварительного получения
образцов сопроводительных и
товарных документов на груз, дает
возможность контролирования
правильности их заполнения и полноты
представления.
9.
На данном этапе происходит
логистическая обработка груза

11. Как
оно
есть
10.
CMR

12. Как оно
есть
11.
Счет-фактура и Акт выполненных
работ от Исполнителя

13. Как оно
есть
На данном этапе менеджер
формирует Счет-фактуру и Акт
выполненных работ для Заказчика,
используя полученные от
Исполнителя (Экспедитора)
документы (CMR).
Обычно используется «рыба»
(шаблон) Счета-фактуры и Акта
выполненных работ. Переменные
данные и реквизиты на бланках
имеют желтый фон. Они
заполняются в ручную или на
компьютере.
Отправляются Заказчику по
почте.
Почтовые конверты
заполняются в ручную.
12.
Формирование Счет-фактуры и
Акта выполненных работ для
Заказчика

14. Как оно есть
13. Счет-фактура и Акт выполненных
работ для Заказчика

15. Как оно есть
14. Акт выполненных работ «с разбивкой
до границы» для Заказчика

16. Как оно есть
15.
Счет-фактура выполненных работ «с
разбивкой до границы» для Заказчика

17. Как оно есть
16.
Финал и почта. Резюме.
На каждой стадии формирования ДОКУМЕНТОВ необходимо
учитывать «человеческий фактор».
1.
На стадии формирования Заявки от Заказчика, менеджер
Заказчика вносит переменные данные (желтый фон) в бланки
Документов. Невнимательность, неаккуратность или
загруженность менеджера могут привезти к ошибкам.
Последствия ошибок могут быть плачевными ( город Brest
есть в РБ и во Франции). И затраты времени.
2.
На стадии формирования Заявки и Договора Исполнителю
менеджер вносит переменные данные (желтый фон) в бланки
Документов. Возможны те же ошибки и описки.
3.
На стадии формирования Акта выполненных работ и
Счета от Исполнителя менеджер вносит переменные данные
(желтый фон) в бланки Документов. Возможны те же ошибки
и описки.
4.
На стадии формирования Акта выполненных работ и
Счета для Заказчика менеджер вносит переменные данные
(желтый фон) в бланки Документов. Возможны те же ошибки
и описки.
5.
Заполнение почтовых конвертов также требует внимания и
затрат времени.

18. Как оно будет
17.
Хочу
Минимизировать влияние «человеческого фактора» и затраты времени на оформление Документов.
Программный комплекс «ЭКСПЕДИТОР» специально создан для упрощения документооборота менеджера по
грузоперевозкам и логистике.
На стадии переговоров мы согласовываем условия перевозки с Заказчиком и Исполнителем.
Реквизиты Заказчика и Исполнителя мы вносим в базу данных. Это позволит в дальнейшей работе вызывать их и
вставлять во все Документы одним кликом.
Нажимаем клавишу «Новый документ» и выбираем из выпадающих окон Заказчика и Исполнителя.
В Заявку вносим переменные данные (ячейки, выделенные желтым цветом).
ПК «ЭКСПЕДИТОР» автоматически (без участия «человеческого фактора» и затрат времени) формирует Документы:
1. Для Заказчика (Заявка и Договор). Заказчик контролирует правильность оформления, подписывает, и отправляет
Документы нам.
2. Для Исполнителя (Заявка и Договор). Вносим сумму фрахта, срок оплаты, и сумму штрафных санкций. Исполнитель
контролирует правильность оформления, подписывает, и отправляет Документы нам.
Также автоматически формируются конверты для Заказчика и Исполнителя.
Распечатываем Документы, вкладываем в конверты и отправляем Заказчику и Исполнителю.
После завершения перевозки, полученные от Исполнителя номер и дату CMR-накладной, вносим их в ПК «ЭКСПЕДИТОР».
Получаем автоматически:
1. Акт выполненных работ и Счет-фактура Исполнителя.
2. Акт выполненных работ и Счет-фактура Заказчику. При необходимости «разбивки до границы» имеем и этот вариант.
3. Печатаем конверты, запечатывает Документы и отправляем.
4. Отдельным файлом формируются:
- Документы по транспортно-экспедиционной деятельности;
- Реестр по транспортно-экспедиционной деятельности за отчетный период.
Т о ч н о с т ь и э к о н о м и я в р е м е н и.

19. Что было
Что есть

20. Что было
Что есть

21. Что было
Что есть

22. Что было
Что есть

23. Что было
Что есть

24. Что было
Что есть

25. Что было
Что есть

26. Что было
Что есть

27. Что было
Что есть

28. Что было
Что есть
Конверты формируются программным
комплексом «Экспедитор»
 Подготовленные документы
запечатывались в конверт.
 Конверт подписывался вручную.

29. Что было
А НИЧЕГО
Что есть
Программным комплексом «Экспедитор» автоматически
формирует свод Документов по транспортноэкспедиционной деятельности для бухгалтерии.

30. Что было
А НИЧЕГО
Что есть
Программным комплексом «Экспедитор» автоматически
формирует Реестр по транспортно-экспедиционной деятельности.