Что ждет ритейл: состоится ли «2020 без бумаги»? Динамика использования ЭДО.
Презентация Экспедирование Пример работы
1. 1
Пример работы с программой
«Экспедирование и грузоперевозки»
ООО «Программы для бизнеса»
г.Саратов,пр.Кирова,11б,оф.21
Тел:+7 (8452) 26 – 56 – 95, 73 – 54 - 49
www.prog4b.ru
2. 2
Содержание
Экспедирование и грузоперевозки
1. Начало работы с программой
2. Поступление заказа на перевозку
3. Учет оказания услуг
4. Список «Заявки на перевозку»
5. Путевой лист
6. Управление взаиморасчетами с заказчиками и перевозчиками
7. Учет операций по расчетному счету
8. Учет операций по кассе
9. Начисление зарплаты водителям
10. Учет ремонта автомобилей
3. 3
Начало работы с программой
Рабочий стол программы предоставляет доступ к
основным функциям системы и позволяет быстро вводить
документы необходимые для работы: заявки на перевозку,
счета, акты заказчику и перевозчику, путевые листы и
счета фактуры. В разделе Аналитическая информация
представлен ряд типовых отчетов, позволяющих
проанализировать работу компании.
Экспедирование и грузоперевозки
6. 6
Для работы с программой сначала нужно ввести остатки
топлива в баках автомобилей, а также долги контрагентов
на момент начала работы. Для этого необходимо выбрать
в основном меню «Предприятие» пункт «Ввод начальных
остатков». Открыв список документов «Ввод начальных
остатков топлива в баке автомобиля», мы добавляем
новый документ, в котором указываем марку топлива,
автомобиль и остаток топлива.
Экспедирование и грузоперевозки
9. 9
Долги контрагентов: вводится оформлением
специального документа «Ввод начальных остатков
по взаиморасчетам» .
Количество наличности в кассе и на расчетном
счету в банке: Вводятся оформлением
соответственно документами приходный-кассовый
ордер и поступление на расчетный счет;
Начальные показания спидометра автомобиля:
показания заносятся при оформлении первого
путевого листа.
Экспедирование и грузоперевозки
11. 11
Поступление заказа на перевозку
Для оформления сделок с контрагентами создается
документ «Заявка на перевозку». На рабочем столе
необходимо нажать кнопку «Заявка на перевозку» и в
списке заявок, с помощью кнопки добавить, создать
новый документ. На закладке «Заказчик» оператор
(менеджер или логист) заносит информацию маршруте,
заказчике, договоре с заказчиком, стоимость перевозки.
Также в документе можно указать статус заявки: на
рассмотрении, согласована, отказано, выполнено долга
нет, обработана.
Экспедирование и грузоперевозки
12. 12
Документ «Заявка на перевозку»
(верхняя часть документа)
Экспедирование и грузоперевозки
13. 13
На закладке «Перевозчик» необходимо указать название
компании перевозчика, договор, сумму, которую
необходимо оплатить перевозчику.
Если организация сама занимается перевозкой груза, то в
разделе «Перевозчик» необходимо установить флаг
«Перевозку осуществляет организация», информация
будет заполнена автоматически.
Экспедирование и грузоперевозки
15. 15
На закладке «Затраты» можно отобразить
дополнительные затраты по перевозке груза. В табличной
части мы указываем дату, когда произошди затраты, вид
затрат и сумму.
Экспедирование и грузоперевозки
17. 17
На закладке «TIR и разрешения» можно вносить информацию
по всем нормативным документам, которые используются при
перевозке.
Закладка «Оплаты» позволяет заносить не
задокументированные оплаты поступившие от заказчика и
оплаты производимые организацией стороннему перевозчику.
Закладка «Дополнительно» служит для внесения данных,
необходимых при расчете заработной платы водителя или
менеджера.
Закладка «Файлы» служит для прикрепления к документу
внешних файлов, сопроводительным документам к заявке:
сканы документов, текстовые файлы и прочее.
Экспедирование и грузоперевозки
18. 18
Также в заявку на перевозку необходимо занести
данные по грузам, товарам и адресам погрузки /
разгрузки. Табличная часть адресов погрузки и
разгрузки заполняется на основании данных о
грузоотправителе и грузополучателе.
Соответственно, адрес погрузки выбирается из
адресов погрузки грузоотправителя, а адрес
разгрузки – из адресов грузополучателя.
Экспедирование и грузоперевозки
19. 19
Документ «Заявка на перевозку»
(табличная часть документа)
Экспедирование и грузоперевозки
20. 20
После заполнения данных в документе «Заявка на
перевозку», Вы можете с помощью кнопки «Печать»
вывести на печать следующие документы:
Акт заказчика.
Акт перевозчика.
Заявка перевозчика с непосредственным перевозчиком.
Товарно-транспортная накладная (Типовая
межотраслевая форма №1-Т).
Товарно-транспортная накладная (Приложение №4 к
правилам перевозок грузов автомобильным
транспортом).
Экспедирование и грузоперевозки
21. 21
Учет оказания услуг
Для фиксации факта оказанных услуг по перевозке, на
основании заявки на перевозку возможно формирование
документов «Счет на оплату», «Реализация товаров и
услуг» и «Счет-фактура». Для этого необходимо в разделе
«Документы заказчика» нажать кнопку «Оформить
документы», указав при этом вид документа. Нажав
кнопку «Оформить» мы получаем готовый документ,
который можно распечатать и отправить заказчику.
Экспедирование и грузоперевозки
22. 22
Документ «Заявка на перевозку»
(Оформление документов по заявке)
Экспедирование и грузоперевозки
25. 25
Документ «Счет-фактура» можно ввести на основании
проведенного документа «Реализация товаров и услуг»
нажатием ссылки «Ввести счет-фактуру».
Экспедирование и грузоперевозки
26. 26
В случае оказания услуг организации контрагентом,
необходимо оформить документ «Поступление товаров и
услуг» . Для этого необходимо в разделе «Документы
перевозчика» нажать кнопку «Оформить документы»,
указав при этом вид документа. Нажав кнопку
«Оформить» мы получаем готовый документ, который
можно распечатать и отправить перевозчику.
Экспедирование и грузоперевозки
27. 27
Документ «Заявка на перевозку»
(Оформление документов по заявке)
Экспедирование и грузоперевозки
29. 29
Список «Заявки на перевозку»
В списке документов «Заявка на перевозку»
оператор может отслеживать информацию о
состоянии каждогой заявки т.е. статус выполнения,
задолженности заказчика перед организацией,
задолженности организации перед перевозчиком (в
случае, если он сторонний), ожидаемой и
фактической комиссии и ожидаемом проценте
рентабельности документа.
Экспедирование и грузоперевозки
31. 31
Цветовая подсветка заявок в списке заявок позволяет
наглядным образом отражать текущий статус заказа на
перевозку. Приоритет окраски соответствует следующему
рисунку: Важность статуса заявки убывает сверху вниз. т.
е. если выполняются условия статуса «Выполнена долга
нет», а также выполняются условия статуса «Документы
отправлены», то заявка окраситься в фиолетовый, т. к.
статус «Выполнена долга нет» важнее статуса
«Документы отправлены».
Экспедирование и грузоперевозки
32. 32
Путевой лист
После создания документа «Заявка на перевозку»
оператор может оформить документ «Путевой
лист». Табличная часть документа представляет
собой подробную расшифровку планового движения
автомобиля с указанием наименования груза,
заказчика, адреса погрузки, адреса разгрузки,
пройденного расстояния и т.д. В состав путевого
листа может входить несколько заявок на
перевозку.
Экспедирование и грузоперевозки
34. 34
В документе «Путевой лист» Вы можете расчитать расход
топлива для автомобиля по норме, а затем внести уже
фактические показатели по расходу и остатку топлива.
Оформленный путевый лист можно вывести на печать.
Экспедирование и грузоперевозки
35. 35
Управление взаиморасчетами с заказчиками и
перевозчиками
Данная подсистема позволит Вам вести полный учет
взаиморасчетов организаций с заказчиками и
перевозчиками, в случаях, если организация не является
самостоятельным перевозчиком.
Также в программе предусмотрено создание документов
«Платежное требование» и «Платежное поручение».
Экспедирование и грузоперевозки
36. 36
Учет операций по расчетному счету
Факт поступления оплаты от заказчика безналичным
расчетом фиксируется в программе с помощью документа
«Поступление на расчетный счет». Этот документ Вы
можете ввести как вручную, так и на основании
выбранной заявки на перевозку. В документе «Заявка на
перевозку» необходимо нажать кнопку «Действия»
выбрать пункт «На основании» и ввести документ
«Поступление на расчетный счет». Программа сама
заполнит все необходимые реквизиты, Вам необходимо
только заполнить сумму поступления.
Экспедирование и грузоперевозки
39. 39
Оплату организацией перевозчику безналичным
расчетом в программе фиксирует документ «Списание с
расчетного счета». Списание с расчетного счета
осуществляется аналогично занесению документа
«Поступление на расчетный счет».
Экспедирование и грузоперевозки
41. 41
Результаты по взаиморасчетам с контрагентами можно
проанализировать в отчете «Ведомость по расчетам с
контрагентами». Для формирования отчета необходимо
перейти на рабочем столе в раздел «Аналитическая
информация» и выбрать отчет «Взаиморасчеты с
контрагентами», затем необходимо указать временной
период и нажать кнопку «Сформировать».
Экспедирование и грузоперевозки
44. 44
Учет операций по кассе
Для фиксирования факта поступления оплаты от
контрагента наличными в кассу, в программе создан
документ «Приходный кассовый ордер».
Для этого необходимо открыть документ «Заявка на
перевозку» нажать кнопку «Действие» и «На основании»
ввести документ «Приходный кассовый ордер». Программа
автоматически заполнит докумет Вым останется только
указать сумму поступления, кассу и ввести коментарий.
Полученный документ можно вывест на печать.
Экспедирование и грузоперевозки
47. 47
Информацию о получении оплаты от контрагента мы
можем увидеть в отчете «Взаиморасчеты с
контрагентами», сформировать данный отчет можно из
раздела «Аналитическая информация» или через пункт
меню «Отчеты».
Экспедирование и грузоперевозки
49. 49
Выдача наличных из кассы, например необходимо выдать
водителю в рейс деньги на транспортные расходы, в
программе фиксируется документом «Расходный кассовый
ордер». В меню «Операции» необходимо выбрать пункт
«Документы», выбрать документ «Расходный кассовый
ордер». В открывшемя окне «Документы Расходный
кассовый ордер», с помощью кнопки «Добавить»,
необходимо ввести документ.
Экспедирование и грузоперевозки
51. 51
В открывшейся форме, при выдаче денежных средств с
сотруднику, необходимо установить флаг «Взаиморасчеты
с сотрудниками». В документе необходимо указать
сотрудника, выданную сумму и вид затрат. Готовый
документ можно вывести на печать.
Экспедирование и грузоперевозки
53. 53
Погашение долга сотрудника перед организацией, по
выданному авансу, производится оформлением документа
«Авансовый отчет». Для создания документа вручную
необходимо перейти в меню «Касса» и создать документ
«Авансовый отчет». В созданном документе, укажите
сотрудника и сумму аванса. В разделе «Документ аванса»
необходимо указать документ «Расходный кассовый
ордер», по которому был выдан аванс и введите
необходимый документ из списка «Документы Расходный
кассовый ордер»
Экспедирование и грузоперевозки
55. 55
В нижней части формы документа располагаются таблицы
Товары, Оплата, Прочее в которые необходимо указать
информацию от том, куда была потрачена сумма по
данному авансу. В таблице Товары мы указываем, что
водитель купил Дизельное топливо (ЕН 590) 100 литров по
30 руб./л., программа расчитывает сумму затрат водителя и
указывает остаток денежных средств. Информацию по
выданным денежным средствам можно увидеть в отчетах
«Отчет по взаиморасчетам с сотрудниками» и
«Подотчетные суммы», данные отчеты можно
сформировать в разделе «Аналитическая информация» .
Экспедирование и грузоперевозки
59. 59
Информацию по оборотам и остаткам денежных средств в
кассе и на расчетном счету Вы можете увидеть в
Ведомости по денежным средствам, данный отчет
формируется в разделе «Аналитическая информация» -
отчет «Движение денежных средств»
Экспедирование и грузоперевозки
61. 61
Начисление зарплаты водителям
Начисление зарплаты водителю в программе
производится оформлением документа «Начисление
зарплаты». Зарплата в конфигурации начисляется за
период равный календарному месяцу. Основная часть
документа это табличная часть, в которую заносится
информация о водителе и сумма заработной платы,
назначенная водителю. Данная табличная часть
может заполняться автоматически, при нажатии
кнопки «Заполнить».
Экспедирование и грузоперевозки
63. 63
При нажатии кнопки «Заполнить...» в таблицу
документа попадают все водители организации из
справочника «Сотрудники и контактные лица», у
которых стоит галочка «Участвует в расчете з/п».
Если выделить сотрудника в таблице и нажать
кнопку «Расшифровка расчета» программа покажет
отчет из каких документов была получена сумма,
рассчитанная автоматически.
Экспедирование и грузоперевозки
65. 65
Сумма зарплаты для водителя будет рассчитана
исходя из ставки водителя и пройденных
километров с грузом и без, по всем заявкам на
перевозку за выбранный период;
Экспедирование и грузоперевозки
67. 67
Учет ремонта автомобилей
Для учета затрат на ремонт автомобиля в программе
создается документ «Заявка на ремонт». В меню
«Предприятие» необходимо выбрать «Ремонт» и
создать документ «Заявка на ремонт». В форме
документа, в верхней части, необходимо указать
автомобиль, водителя, внести причину ремонта,
начало и окончание ремонта. Если ремот
осуществляет организация, то необходимо
установить флаг «Ремонт собственными силами».
Экспедирование и грузоперевозки
69. 69
Документ «Заявка на ремонт»
(верхняя часть документа)
Экспедирование и грузоперевозки
70. 70
В нижней части формы документа располагаются
таблицы Неисправности и работы, З/ч и материалы .
В таблице Неисправности и товары мы указываем в
описание неисправности и указываем необходимые
работы и стоимость по ремонту. В таблице З/ч и
материалы необходимо указать стоимость деталей,
которые необходимо заменить. Программа автоматически
рассчитываю сумму затрат на ремонт, Сумма
документа.При ремонте собственными силами в
формировании проводок участвуют только данные в
таблице «З/ч и материалы».
Экспедирование и грузоперевозки
73. 73
Информацию по затратам на ремонт отображается в
отчете по затратам на ремонт Авто. Данный отчет можно
сформировать в разделе «Аналитическая информация» и
в пункте меню «Отчеты».
Экспедирование и грузоперевозки
75. 75
ООО «Программы для бизнеса»
Контакты
г. Саратов пр. Кирова, 11б, офис 21
Тел. +7 (8452) 26 – 56 – 95, 73 – 54 – 49
www.prog4b.ru
Мобильное место водителя
