kintone DIY

1. プロジェクト管理DIY
〜つくる編〜
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2. 準備しよう！
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3. プロジェクト管理業務イメージ
• プロジェクト責任者が、プロジェク
トの日程、予算、担当者、タスクの
計画を立てる
• タスクごとの活動状況を記録
• 上長や関連部署とコミュニケーショ
ンしながら作業を進める
• 作業の進捗状況を把握
• 作業の遅れが発生した場合には、タ
スク担当者と調整する
※ プロジェクト管理業務の流れをチャート式で書いてみる事と、業務の洗い出しがしやすくなります
それぞれの活動で行う業務、そして課題と感じている部分を書き出してみましょう！
• プロジェクト遂行中に、定期的にプ
ロジェクト進捗状況の報告書の作成
• プロジェクト完了後に、プロジェク
ト完了報告書を作成
プロジェクト開始 各タスクの対応 進捗の管理 報告書作成
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4. プロジェクト管理に伴う課題イメージ
似たようなプロジェクト
情報を探せない
プロジェクトの全体概要が把握できない
関係者や全体スケジュールを知らないまま
自分のタスクのみ対応する
各プロジェクトで進捗状況が
バラバラに管理されている
他のプロジェクト状況が分からず、
誰にタスクを割り振ればいいか分からない
定例会のためにすべてのプロジェクトの状況を
集約する作業が発生している
提出して…その後どうなってる？
報告書に記載した課題・改善策が
他のメンバーに共有されない
報告書作成のため、
報告書用に情報を転記する手間が発生する
プロジェクト担当者
の課題
プロジェクト責任者
の課題
タスクの依頼内容がメールや、電話、Excel
などバラバラで最新情報が分からない
プロジェクト開始 各タスクの対応 進捗の管理 報告書作成
責任者にタスクの進捗状況を報告しなければならない
報告のために社内に戻る必要がある
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5. 作ってみよう！
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6. 作成するアプリの完成イメージ
データ参照
ルックアップ
ルックアップ：データ参照機能
アクション：自動転記機能
CSV：CSV 形式での書き出し/読み込み
プロジェクト
管理
帳票出力連携サービス
プ
ロ
ジ
ェ
ク
ト
タ
ス
ク
報
告
書
報告書作成
タスク管理
アクション
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7. アプリ作成の手順
アプリ作成
アプリ作成
アプリ作成
データ投入
関連レコードを設定
関連レコードを設定
CSVファイル、もしくはデータ連携ツールで
インポートも可能です
コードをキーにして関連したタスク管理の
データを表示できます
完成！
アクション機能を使って
データの自動転記を設定できます
プロジェクト
管理
報告書作成
タスク管理
ルックアップ機能を使って
紐づくデータ情報を取得できます
コードをキーにして関連したタスク管理の
データを表示できます
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8. プロジェクト管理を作成しよう
～プロジェクト管理に必要な管理項目を洗い出して、フォームに配置する～
プロジェクト名
責任者
担当メンバー
ステータス
開始日
終了予定日
プロジェクト内容
終了日
計画書
予算
実績
関連資料
内容が決まっている項目
（確度やステータスなど）は
ドロップダウンがオススメ
日付項目は日付フィールドや
日時フィールドを利用します
プロジェクト管理アプリ作成画面
kintone DIY 8
プロジェクト
管理
担当者項目には、ユーザー選択
フィールドを利用すると、
kintoneのアカウントを持ってい
るユーザーを選択できます
資料を残したい場合は
添付ファイルフィールドが
あります！
金額項目は数値フィールドを
利用します

9. CSV で作成した表を用意
プロジェクト管理台帳に過去のデータを取り込もう
～CSV ファイル取り込みによるデータ登録～
• すでにプロジェクト管理台帳があったので、フォーマットを揃えてそのまま kintone 化できました
• kintone でプロジェクト管理アプリを先に作成。ファイルの書き出しを行った後のものに
データを当て込めると、エラーなくインポートができます！（Tips-12）
フィールドのタイプを
事前に設定
kintone へ一気に読み込んで
過去のデータも取り込めます！
読み込み画面
アプリ一覧画面
CSV ファイル
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プロジェクト
管理

10. タスク管理を作成しよう
～プロジェクトの個々のタスク状況を管理する項目をフォームに配置する～
プロジェクト名
責任者
担当メンバー
ステータス
開始日
終了予定日
プロジェクト内容
終了日
計画書
予算
実績
関連資料
プロジェクト管理データを呼び出せる
ルックアップを配置
日々のタスク状況を記録す
るためにフィールドをまと
めてテーブル化します
タスク管理アプリ作成画面
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タスク管理

11. 報告書作成アプリから帳票を出力しよう
～kintone のデータから帳票を出力～
• kintone の連携サービスと組み合わせて、報告書作成アプリから帳票が出力できるように設定！
• プロジェクト管理から報告書作成までノンストップで行えるようになりました
帳票出力のサービスと組み合わせて、
kintone から報告書などの帳票を
出力できるようにして、さらに一元的な
管理を目指しました！
※kintone スタンダードコースのご利用となります
※別途連携サービスとのご契約が必要となります
報告書作成アプリ
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報告書
報告書作成
連携サービス画面
連携
サービス
利用

12. DIYで工夫したところ・難しかったところ
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13. 日付の差異や予算比を自動計算したい！
～計算フィールドの活用～
• プロジェクト全体を確認したとき、終了予定日と終了日の差異や、予算と実績の比率を見たいので、
計算レコードを設定して自動計算しました（Tips-9）
プロジェクト管理アプリ プロジェクト管理アプリ作成画面
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プロジェクト
管理
終了予定日と終了日の差異、
予算に対する実績の比率を自動計算するため、
計算フィールドを設定
計算フィールド設定画面

14. プロジェクト管理に紐づけてタスク状況を見たい！
～関連レコードの活用～
• プロジェクト管理を見たときに、紐づくタスクの作業状況を一元的に見たかったので、
関連レコードを設定して別アプリのデータを表示させました(Tips-6)
プロジェクト管理アプリ プロジェクト管理アプリ作成画面
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プロジェクト
管理
プロジェクトNoの一致する
タスク管理のデータを表示
関連レコード設定画面

15. kintone DIY 15
転記作業をなくしたい！
～アクション機能の活用～
• 報告書作成の際、アプリをわざわざ立ち上げるのではなく、アクション機能を使って
ボタンひとつで繋がるようにしました！（Tips-4）
• データの自動転記の設定もできるので、二重入力作業がなくなりました
アクションボタンを設置して、
二重入力作業をなくそう！
転記
プロジェクト管理アプリ
報告書作成アプリ
プロジェクト
管理

16. 16kintone DIY
「登録された日付」の「3日前」に
「担当者」と「部長」に通知を送る、
といった細かい条件を設定できます
作業開始日や作業終了予定日の抜け漏れをなくしたい！
～タスク管理/プロジェクト管理でのリマインダー機能の活用～
• タスク量が多すぎて、作業開始日を忘れてしまう…なんてことや、
終了予定日を忘れてしまうことも…
• 作業日の3日前に自動で通知が飛ぶようにしたところ、対応の抜け漏れがなくなりました
• 通知方法は、メール通知やスマホ通知もあるので、kintone をずっと見ている必要もないので便利！
（Tips-7）
案件管理設定画面
タスク管理

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プロジェクトの状況を色々な角度で可視化したい！
～プロジェクト管理アプリでグラフ集計の活用～
• 担当者別のプロジェクト数や、プロジェクトのステータス状況、予算/実績を集計してグラフに出力しました
• プロジェクトの作業状況が常に把握できるので、より効率的にプロジェクト管理できるようになりました！
• 部署内のすべてのプロジェクトも一目で確認できるので、上長にも見やすいと評判◎
担当者×ステータスの
クロス集計
売上×月別の
縦棒グラフ
ステータス別の
円グラフ
kintone DIY

18. kintone DIY
プロジェクトチームで情報共有するスペースが欲しい！
～ポータル/スレッド機能の活用～
• 作成したグラフ一目で確認できるようにしたり、お知らせ用・報告用・相談用のスレッドを作ったり…
導線をまとめたりして、必要な情報にすぐにたどり着けるようにしました！
案件のステータス別に担当者の名前で抽出したクロス集計のグラフを作成：tips（クロス集計の作成）
各アプリで作成したグラフをポータルに表示：tips（ポータルに張り付け）
コミュニケーションを行えるスレッドの作成：tips（スレッド）
業務で使うもの（顧客管理、案件管理）はアプリとして用意
お知らせ
スレッド
アプリ
プロジェクトの進捗をグラフにして
ポータル画面に表示
スレッドを用いて
コミュニケーションを行う
業務で使うアプリは
この部分に集約 18

19. kintone DIY
SNS のようなコミュニケーションがしたい！
~スペース内の機能であるスレッドの活用~
・アプリのコメント機能だと案件レコードごとのコメントしかできないので
急ぎのメッセージや資料の共有、オンラインでディスカッションをするために
スレッドを活用しました。
・テーマ別に掲示板を立てられますし、スマホからも投稿できるので便利！
・ホウレンソウ(報告 連絡 相談)を全てカバーでき、社内の動きも可視化できます
社内ディスカッションや
コミュニケーションを
行って頂ける機能です
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