2. 2
Latar Belakang
Sebagai pelaksanaan dari ketentuan Pasal 42 Undang-Undang
Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, dan untuk menjamin
terlaksananya tertib administrasi dan tertib Penatausahaan barang milik
negara/daerah, maka telah diterbitkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 6
Tahun 2006 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D)
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun
2008.
Peraturan tersebut pada dasarnya merupakan penyatuan peraturan-
peraturan mengenai Pengelola Barang Milik Negara (BMN) yang telah ada
sebelumnya. mengatur hal-hal yang belum tertampung dalam peraturan-
peraturan yang ada sebelumnya, dan memberikan landasan hukum yang
lebih kuat dalam mewujudkan tertib administrasi dan tertib pengelolaan
BMN/D dapat diwujudkan. Oleh karena itu, dengan adanya PP Nomor 6
Tahun 2006 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D)
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun
2008 diharapkan Pengelolaan dan pengadministrasian BMN/D semakin
tertib, baik dalam hal pengadministrasiannya maupun pengelolaannya,
sehingga di masa mendatang dapat lebih efektif dan efisien.
Adapun pengertian Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D) sesuai
dengan pasal 1 angka 10 dan 11 Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004
adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN/D atau
berasal dari perolehan lain yang sah. Selanjutnya, dalam pasal 2 ayat (2) PP
Nomor 6 Tahun 2006, dari pengertian BMN/D yang berasal dari perolehan
lain yang sah dimaksud dirinci dalam 4 bagian, yaitu:
a. Barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan/sejenisnya,
b. Diperoleh sebagai pelaksanaan perjanjian/ kontrak,
c. Diperoleh berdasarkan ketentuan undang-undang, dan
3. 3
d. Diperoleh berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh
kekuatan hukum tetap.
Menindaklanjuti ketentuan dalam PP Nomor 6 Tahun 2006
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun
2008, telah diterbitkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor
120/PMK.06/2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara yang
bertujuan mewujudkan tertib administrasi dan mendukung terwujudnya tertib
Penatausahaan BMN, namun demikian masih perlu dibuat suatu pedoman
Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) yang mengatur lebih teknis
tentang prosedur/tatacara penatausahaan Barang Milik Negara.
Untuk mengimplementasikan PP Nomor 6 Tahun 2006 tersebut, salah
satunya maka dibuatlah Pedoman Kerja dalam Penatausahaan Barang Milik
Negara di lingkungan Universitas Negeri Jakarta. Penatausahaan BMN
meliputi pembukuan, inventarisasi dan pelaporan BMN yang di dalamnya
juga termasuk barang persediaan. Dalam rangka mewujudkan tertib
administrasi, penatausahaan BMN melaksanakan tugas dan fungsi akuntansi
serta pelaporan BMN sebagai bahan penyusunan neraca satker.
Sedangkan penatausahaan BMN dalam rangka mewujudkan tertib
pengelolaan BMN adalah menyediakan data agar pelaksanaan pengelolaan
BMN dapat dilaksanakan sesuai dengan azas fungsional, kepastian hukum,
transparansi, efesiensi, efektif, akuntabilitas dan kepastian nilai.
Tujuan
Pedoman kerja Penatausahaan Barang Milik Negara di lingkungan
Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Universitas
Negeri Jakarta, ini bertujuan untuk memberikan petunjuk umum dan khusus
bagi pelaksanaan penatausahaan Barang Milik Negara yang berada di
lingkungan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas
Negeri Jakarta dalam rangka mewujudkan tertib administrasi dan
mendukung terwujudnya tertib pengelolaan BMN dan pelaporannya.
4. 4
Ruang Lingkup
Pedoman kerja penatausahaan Barang Milik Negara berlaku untuk
seluruh pelaksanaan penatausahaan Barang Milik Negara pada Sub Bagian
Perlengkapan Biro Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri
Jakarta (mengacu pada ps. 3 PMK 120/PMK.06/2007), sedangkan sasara
penatausahaan BMN di lingkungan BAUK meliputi:
1. Semua BMN dari pembelian atau peroleh atas beban Anggaran
Pendapatan Bukan Negara (APBN)
2. BMN Berasal dari perolehan lainnya yang sah, meliputi barang yang
diperoleh dari hibah/sumbangan/sejenisnya, diperoleh sebagai
pelaksanaan perjanjian/kontrak, diperoleh berdasarkan putusan
pengadilan yang telah memperoleh ketentuan hukum yang berada dalam
penguasaan Universitas Negeri Jakarta.
5. 5
PROSEDUR KERJA
I. PENDATAAN DAFTAR BARANG RUANG (DBR)
1. Membuat tim penatausahaan Barang Milik Negara dibawah koordinasi
Kabag UHTP (mentor)
2. Menyusun Rencana Kerja pelaksanaan Penatausahaan Barang Milik
Negara
3. Mengumpulkan dokumen sumber
4. Menyiapkan data awal dari daftar barang yang akan dibuat Daftar
Barang Ruangan
5. Menyiapkan Kertas Kerja Pembuatan Daftar Barang Ruangan (DBR)
beserta petunjuk pengisiannya.
6. Menyiapkan format untuk mendata barang yang berada dalam ruangan
sesuai kondisi sekarang .
7. Melakukan pemetaan yaitu : a) menyiapkan denah lokasi, b) memberi
nomor dan nama ruangan dan penanggungjawab ruangan pada denah
lokasi
8. Mendata barang sesuai dengan kondisi yang ada dalam ruangan.
9. Mencatat hasil pendataan ke dalam format Daftar Barang Ruangan
(DBR).
10. Mengelompokkan Barang sesuai kodefikasi barang, identitas (merek,
spesifikasi) dan keterangan yang ada.
11. Membandingkan data DBR hasil cek lapangan dengan data DBR yang
sudah ada dalam aplikasi, dengan tahapan sebagai berikut:
a. Lihat data BMN pada DBR hasil cek lapangan secara urut
b. Mencari kemungkinan kemiripan BMN yang ada pada DBR hasil cek
lapangan dengan DBR yang sudah ada, dilihat dari merk, spesifikasi
tahun perolehan dan keterangan yang ada.
6. 6
c. Apabila pada DBR yang lama tidak ada maka cari dalam Register
Transaksi Harian (RTH), transaksi pembelian, hibah masuk dan
reklasifikasi masuk mulai dari tahun 2008 sampai dengan 2013.
d. Apabila diketemukan BMN yang dicari pada RTH tetapi kemiripan
hanya dari merk atau spesifikasi maka pilih Nomor Urut Pendaftaran
(NUP) terbesar yang tahun perolehannya lebih muda.
12. Mencatat hasil perbandingan antara DBR hasil cek lapangan dengan
DBR yang sudah ada.
13. Menyesuaikan DBR hasil perbandingan di dalam aplikasi.
14. Mencetak DBR yang sudah sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
15. Memasang Label pada barang sesuai daftar DBR yang sebenarnya.
16. Menyampaikan laporan secara berkala kepada atasan langsung
II. PERPINDAHAN BARANG
1. Penanggung Jawab Ruangan melaporkan usulan perpindahan barang
kepada Kepala BAUK dengan melampirkan format usulan.
2. Kepala BAUK mendisposisikan kepada kepala Bagian UHTP untuk
mendata barang yang akan dipindahkan.
3. Kabag UHTP mendisposisikan kepada Subag Perlengkapan untuk
mendata barang yang akan dipindahkan.
4. Subbag perlengkapan bersama dengan penanggung jawab ruangan
melakukan proses perpindahan barang dari ruangan asal ke ruangan
yang dituju.
5. Subbag perlengkapan membuat Berita Acara perpindahan barang yang
ditandatangani oleh masing-masing penanggung jawab ruangan
(Penanggung Jawab Ruangan Asal dan penanggung jawab ruangan
yang dituju) dan diketahui oleh Kepala BAUK.
6. Subbag perlengkapan merubah daftar barang ruang (DBR) pada
aplikasi untuk masing masing ruangan baik ruangan asal dan ruangan
yang dituju.
7. 7
7. Subbag perlengkapan mencetak daftar barang ruang (DBR) yang baru
untuk mengganti DBR yang lama agar dipasang kembali pada ruangan
masing-masing.
III. BARANG RUSAK
1. Penanggung jawab ruangan mendata barang yang sudah rusak berat
atau sudah tidak dapat digunakan.
2. Penanggung jawab ruangan melaporkan daftar barang rusak berat
tersebut kepada Kepala BAUK dengan mencantumkan sedikitnya nama
barang, Nomor Urut Pendaftaran (NUP), merk/spesifikasi, tahun
perolehan dan kode barang sesuai dengan yang ada pada DBR.
3. Kepala BAUK mendisposisikan kepada Kabag UHTP untuk mengecek
daftar usulan barang rusak dari Penanggung Jawab ruangan.
4. Kabag UHTP mendisposisikan kepada subag Perlengkapan untuk
memeriksa kebenaran dari usulan penanggung jawab ruangan.
5. Subbag perlengkapan mendata barang yang diusulkan oleh
penanggung jawab ruangan untuk kemudian dilakukan pengecekan
kesesuaian antara laporan dengan kondisi yang sebenarnya.
6. Subbag perlengkapan membuat laporan hasil pengecekan kesesuaian
antara laporan dengan kondisi yang sebenarnya kepada Kepala BAUK
mengenai kondisi barang yang diusulkan oleh penanggung jawab
ruangan.
7. Kepala BAUK mempertimbangkan hasil laporan tersebut, apabila
barang tersebut masih bisa diperbaiki akan diusulkan perbaikan, dan
apabila barang tersebut dalam hal diperbaiki nilai ekonomisnya besar
maka akan disimpan pada gudang perlengkapan untuk dilakukan
usulan penghapusan.
IV. PENGHAPUSAN
Penghapusan sarana dan prasarana merupakan kegiatan
pembebasan sarana dan prasarana dari pertanggungjawaban yang berlaku
8. 8
dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Tujuan penghapusan
adalah: 1) untuk mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi
kerugian/pemborosan biaya pemeliharaan sarana dan prasarana yang
kondisinya semakin buruk dan tidak dapat digunakan lagi. 2) Meringankan
beban kerja pelaksana inventaris, 3) membebaskan ruangan dari
penumpukkan barang-barang yang tidak digunakan lagi, 4) membebaskan
barang dari tanggungjawab pengurus kerja.
Tata cara Penghapusan
1. Satker/Pengurus barang menyusun daftar barang yang akan
dihapuskan, tahun pemerolehan, nomor aset/nomor urut pendaftaran,
spesifikasi/identitas teknis, jenis, kondisi, jumlah nilai buku dan/atau
nilai perolehan.
2. Satker/pengurus mengusulkan penghapusan ke Kuasa Pengguna
Barang/WKPB yang dilampiri daftar barang yang akan dihapuskan.
3. Kuasa Pengguna Barang/ Kepala BAUK mendisposisikan usulan
penghapusan ke Kabag UHTP untuk ditindaklanjuti
4. Kepala BAUK membuat Panitia Penghapusan
5. Panitia meneliti barang-barang yang akan dihapus
6. Panitia Membuat Berita Acara Penelitian
7. Pembantu Rektor II/Ketua Panitia mengusulkan kepada Sekretaris
Jenderal Depdiknas Biro Perlengkapan
8. Menteri Pendidikan Nasional mengeluarkan Keputusan Penghapusan
dengan catatan dilelang atau dihapuskan.
9. Kalau dilelang Dinas Pendidikan membentuk Panitia Lelang
1) Panitia pelelangan meminta bantuan Kantor Lelang Negara
setempat untuk melelang barang yang dihapus
2) Penjualan melalui Kantor Lelang Negara, dan dana hasilnya disetor
ke Kas Negara setempat
3) Pejabat Kantor Lelang Negara membuat risalah lelang berikut bukti
setoran hasil lelang kepada sesjen
10. Bila barang dimusnahkan membentuk panitia pemusnahan
9. 9
11. Barang yang telah dihapus, dikeluarkan dari buku induk dan buku
golongan barang inventaris.
FORMAT DAFTAR BARANG RUANG
(DBR)
Nama UPB : NAMA RUANGAN :
Kode UPB : KODE RUAGAN :
NO.
No.
Urut
Pedaf
taran
Nama
Barang
Identitas Barang jumlah Penguasaan Ket
(NUP) Merk/Type
Kd
Barang
Th.
Perl
Jakarta, .....
Penanggungjawab Ruangan
...........................................
NIP .....................................
10. 10
FORMAT USULAN PERPINDAHAN BARANG
Nama Ruangan: KODE RUANGAN :
NO.
No. Urut
Pedaftaran
(NUP)
Nama
Barang
Identitas Barang
Nama Ruan Dokumen
usulan
gan yang dituju
Kode
Ruangan
Yang
dituju KeteranganMerk/Type
Kd
Barang
Th.
Perlh
Jakarta, ............
Penanggungjawab
Ruangan
...........................................
NIP .
11. 11
FORMAT LAPORAN BARANG RUSAK
Nama UPB : NAMA RUANGAN :
Kode UPB : KODE RUANGAN :
NO.
No.
Urut
Pedaf
taran
Nama
Barang
Identitas Barang jumlah Penguasaan Ket
(NUP) Merk/Type Kd Barang
Th.
Perl
Jakarta, ........
Penanggungjawab Ruangan
...........................................
NIP .....................................
12. 12
FLOWCHART PENDATAAN DAFTAR BARANG RUANG (DBR)
No. Tim Ka UHTP
Subbag
Perlengkapan Ka. Biro
Mendata BMN
Sesuai Kondisi
Mengusulkan
Tim
Pemataan
Mengumpulkan
Data Sumber,
data awal
Menyusun
Pelakssanaan
Membuat Tim
Kerja
Mecatat hasil
pendataan ke
dalam blanko
DBR sesuai
kondisi yang ada
Mebandingkan DBR
lama dengan DBR
baru
RTH
Mulai
Bila Tidak ada
Merek/sp
esifikasi,
perolehan
keteranga
n
14. 14
FLOWCHART PERPINDAHAN BARANG
No. Ka. Biro Ka UHTP
Subbag
Perlengkapan
Penanggung Jawab
Ruangan
Membuat
disposisi
Melakukan
perpindahan
Mencetak dan
Memasng
Kembali DBR
Membuat Berita
Acara Perpindahan
Merubahan DBR
Melaporkan usul
perpindahan
dokumenMembuat
disposisi
Mulai
Selesai
15. 15
FLOWCHART LAPORAN BARANG RUSAK
No. Ka. Biro Ka UHTP
Subbag
Perlengkapan
Penanggung
Jawab Ruangan
Menerima laporan
barang rusak
Membuat disposisi
ke Subbag
Perlengkapan
Mendata barang
yang rusak
Membuat
disposisi
Mendata barang
yang rusak
Membuat
Laporan hasil
pencekan
Mempe
rtimba
ngkan
Selesai
Masuk gudang
proses
penghapusan
Mulai
Tidak bisa diperbaiki
bisa diperbaiki
1
1
Perbaikan
16. 16
FLOWCHART PENGHAPUSAN
No. KPB/Unit Kerja PgB/F &P
Panitia
Penghapusan KPB/WR
Mulai
Daftar usulan
penghapusan
Daftar usulan
penghapusan
- Surat
Permohonan
-Rincian data
barang
Menyusun
Daftar usulan
Mengadakan
penelitian
Dokumen usulan
penghapusan
Menyusun dan
mengusulkan
Dokumen
usulan
Dokumen
usulan
Dokumen
usulan
Selesai
1
2
3
4
5
6
7
17. 17
KEGIATAN
1. Mengusulkan penghapusan barang/menindaklanjutai hasil inventarisasi
- Surat permohonan
- Rincian data barang
2. Menyusun daftar barang untuk dihapuskan
- Disposisi
- Daftar barang dari unit kerja
3. Mengadakan penelitian ulang/verifikasi terhadap barang yang akan
dihapuskan
- Berita Acara Penelitian
- Daftar barang
4. Menyusun dan mengusulkan daftar barang yang diusulkan/tolak untuk
dihapuskan
- Laporan hasil Penelitian
- Dokumen dari instansi terkait
5. Mengusulkan penghapusan barang dan menginformasikan ke unit kerja
- Daftar barang yang dihapuskan
- Surat
6. Menetapkan penghapusan
- Surat Keputusan
7. Menindaklanjuti pemindahtangan
18. 18
DAFTAR PUSTAKA
1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara,
2. PP Nomor 6 Tahun 2006 jo. PP 38/2008 tentang Penatausahaan
Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D)
3. Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan
Barang Milik Negara/Daerah.
4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 78 Tahun 2014 Tentang Tata Cara
Pelaksanaan Penghapusan Barang Milik Negara.
5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 29 Tahun 2010 Tentang
Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara.
6. Prosedur Operasional baku Penghapusan Barang Milik Negara IPB
