Come l’Information Technology può rendere i processi amministrativi più efficienti e trasparenti Un sistema informativo per tracciare le attività e i tempi

1. LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Come l’Information Technology può rendere i processi
amministrativi più efficienti e trasparenti
Un sistema informativo per tracciare le attività e i tempi
Francesco Ferrante
01 luglio 2014
MAS
Master in Management delle Aziende Sanitarie
I edizione
Master Universitario di II livello
2013-2014

2. 2LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
I ritardati pagamenti della Pubblica
Amministrazione, e del Servizio Sanitario
Nazionale in particolare, derivano da:
Un problema sempre più attuale
Crisi Economica
Disequilibrio strutturale
conti
Inefficienze organizzative

3. 3LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Il tempo medio di pagamento dei
fornitori dal ricevimento della
fattura si assesta nei primi mesi
del 2014, su base nazionale, poco
sopra i 200 giorni (*)
Dimensioni del problema nel settore Sanità
*rilevazione Assobiomedica sui pagamenti delle Aziende Sanitarie Pubbliche

4. 4LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
La situazione pero è molto variabile da regione a
regione
e da struttura a struttura
Dimensioni del problema nel settore Sanità

5. 5LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Una possibile soluzione
Ridurre/eliminare
inefficienze
organizzative
Visione per
processi

6. 6LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Analisi dell’organizzazione
Strutturale
Direzione Generale
(Direttore)
UO0
Direzione Sanitaria
(Direttore)
UO1
Direzione Amministrativa
UO2
Gestione Risorse
Finanziarie
(Dirigente)
UO2.3
….
(Dirigente)
UO2.n
Affari Legali e
Generali
(Dirigente)
UO2.2
Gestione Risorse
Umane
(Dirigente)
UO2.1
Distretti sanitari Dipartimenti SanitariOspedali
Distretto n
(Dirigente)
UO1.n
Gestione Risorse
Finanziarie
(Dirigente)
UO1.n.n
Farmacia
(Dirigente)
UO1.n.3
Gestione Risorse
Umane
(Dirigente)
UO1.n.1
Protocollo
(Dirigente)
U=2.99
Protocollazione
(Funzionario)
PL2.99.1
Controllo di
Gestione
(Funzionario POC)
U2.3.2
Contabilità
(Funzionario POC)
UO 2.3.1
Controllo Budget
(Funzionario)
PL2.3.1.2
Pagamenti e
Tesoreria
(Funzionario)
PL2.3.1.3
Registrazioni
contabili
(Funzionario)
PL2.3.1.1
Gestione gare
acquisto
(Funzionario)
PL1.n.3.2
Magazzino
(Funzionario)
PL1.n.3.1
Funzionario POC
Ragioniere 1 Ragioniere 2
Controller 1 Controller2
Contabilità UO 2.3.1
Ruoli/Risorse umane
Registrazioni contabili
PL2.3.1.1
$
Pagamenti e tesoreria
PL2.3.1.3
MICROSOFT CORPORATION
Controllo Buget
PL2.3.1.2
Posti di Lavoro (PL)
Sistema informativo
Contabile PCPC
Attrezzature da ufficio
Risorse strumentali

7. 7LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Analisi dell’organizzazione
Funzionale
A0
Gestione
Protocollo
A1
Gestione
Magazino
A3
Controllo
Amministrativo
A4
Registrazioni
contabili
Fattura Fornitore
Personale
Personale
Attrezzature
Attrezzature
Verifica fornitura
Verifica Amm.va/Contabile
Personale
Attrezzature
Personale
Attrezzature
A5
Pagamenti e
Tesoreria
Scrittura prima nota
Mandato di
pagamento
Personale
Attrezzature

8. 8LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Analisi dell’organizzazione
Processi
Arrivo
Registrazione Attesa pazienti
Vista e
prescrizione
Uscita
Intervento e
Ospedalizzazione
Ricovero
DegenzaProntoSoccorso

9. 9LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Un sistema informativo per tracciare e
monitorare i processi
Principali caratteristiche
sistema web-based
scalabilità
parametrizzazione utenti
sistema avanzato di alerting (dashboard, mail, sms)
individuazione immediata del responsabile di ogni step del processo;
avvio step anche in maniera automatica e/o temporizzata;
interfacciamento con altre Sistemi informativi aziendali;
composizione grafica dei processi;
controllo grafico dello stato degli iter;
reportistica di controllo

10. 10LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Processo di riferimento
Arrivo fattura
Controllo
fornitura
Controllo
contabile
Registrazione
movimento
contabile
Registrazione
pagamento
Controllo e
autorizzazione
pagamento
Contenzioso
Mandato di
pagamento per
Tesoreria
ProtocolloMagazzinoUff.LegaleControllo
Amministrativo
UfficioRagioneria
Interruzione
processo per
verifca

11. 11LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Mappare il nuovo processo

12. 12LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Mappare il nuovo processo

13. 13LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Mappare il nuovo processo

14. 14LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Mappare il nuovo processo

15. 15LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Mappare il nuovo processo

16. 16LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Istanza del processo creato

17. 17LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Istanza del processo creato

18. 18LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Un sistema informativo per tracciare e monitorare
i processi
Istanza del processo creato

19. 19LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
Vantaggi del Sistema
Efficienza – non richiede sforzi aggiuntivi al personale
dell’azienda anzi riduce notevolmente sia il carico di
lavoro che la percentuale di errori
Efficacia – il tracciamento informatico dei processi,
l’esecuzione automatica di alcuni step e il sistema di
alerting consente l’abbattimento massiccio dei tempi di
latenza delle varie pratiche
Trasparenza - Un sistema di tracciamento dei processi
come quello appena illustrato permette anche di
rispondere agli obblighi di trasparenza ai quali la PA deve
sottostare (Decreto Legislativo n. 33 del 14 marzo 2013).

20. 20LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit
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