Plan Do Check Action (PDCA)

1. 1
Plan Do Check Action
By: Ir. EL Darud Budi Waluyo, ST, IPP.

2. 3
No personal attack
HP Silent Partisipasi aktif
Satu diskusi
Role Of The Game
Open Mind
On Time

3. Objective
• Memahami supervisory dan peran katalis Anda baik
sebagai Manager, Superintendent, maupun Team Leader
• Mengenal dan memahami value serta budaya sebagai
acuan leading others and manage work
• Mengembangkan Leadership & Management Skill untuk
mendukung performance dan tantangan yang dihadapi
dalam pengembangan diri, orang lain, dan team.
• Mempelajari perangkat (tool) yang diperlukan guna
menerapkan keterampilan yang dipelajari, ditempat kerja

4. 5
Kelompok 1 Kelompok 2
 Provide Vision
 Pursue Opportunities
 Inspire
 Lead Improvisation
 Do right things
 Provide Resources
 Reduce Risk
 Coordinate
 Provide Structure
 Do things right
Synergy
Empowerment
Achievement
Teamwork
Jazz of Innovation
Effectiveness
People Leader Itu?
Fungsi Managerial
Fungsi Leadership

5. 6
Lead People
01
Lebih Produktif, Loyal, Semangat
Manage Work 02
Pencapaian Kinerja
Continuous Improvement
Pencapaian Kinerja
02
Hasil nya
Hasil nya
Managemen adalah seni untuk menentukan goal yang ingin dicapai dan kemudian
menentukan cara mencapai dengan cara yang paling efektif dan efisien
TW. Taylor
Kepemimpinan (Leadership) adalah seni membuat orang lain menyelesaikan
sesuatu yang anda inginkan, karena keinginan dan kemauannya”
Dwight D. Eisenhower

6. 7
Jim Kouzes and Barry Posner
 Clarify The values
 Set the Example
 Envision the Future
 Enlist Others
 Search for Opportunities
 Experiment and Take Risk
 Foster Collaboration
 Strengthen Others
 Recognize
Contributions
 Celebrate the Values &
Victories

7. 8
Kita berada di badai perubahan
 Apa saja yang berubah dari global, organisasi, cara
kerja, team, tempat kerja yang berdampak pada Anda?
 Dunia telah berubah, bukan lagi yang besar yang
menang, namun siapa yang better, faster and cheaper
yang akan menang
 Jika leader ingin tetap relevan dengan perubahan,
satu-satu nya yang perlu dilakukan adalah challenge
process kerja Anda saat ini

8. 9
5th Commitment Search For Opportunity
Mencari peluang dengan mencari cara-cara inovatif untuk terus bertumbuh dan berkembang

9. 10
Salah satu tool yang bisa membantu Anda
dalam challenge the process adalah dengan
PDCA

10. 11

20. 21

21. 22

22. 23
 Tema PDCA bisa didapatkan dari melihat gap performance antara aktual
performance dengan target performance
 Tema juga bisa didapat dari melihat pemborosan di organisasi. Ingat 7 Waste, yaitu
 over production,
 waiting,
 transportation,
 over processing,
 inventory,
 rework,
 motion
 Jika Anda terlalu banyak melihat masalah dan perlu focus untuk memilih masalah
mana yang perlu diperbaiki, pilih dengan seberapa serius masalah tersebut
mempengaruhi biaya, keamanan, kualitas, seberapa cepat masalah tersebut perlu
diselesaikan, dan pilih masalah dengan less effort dan high impact
 Jangan lupa libatkan bos atau client dari saat mapping masalah yang akan diimprove
 Cari penyebab masalah (akar masalah), Anda bisa menggunakan fish bone, flow
analysis, etc

23. 24
Kolom masalah : Identifikasi masalah-masalah yang ada di pekerjaan Anda, contoh KPI-KPI yang belum achieve
Kolom kepentingan : tentukan kepentingan masalah tersebut harus diselesaikan, apakah tinggi – Menengah – Rendah
Kolom Urgensi : tentukan seberapa urgen masalah tersebut harus diselesaikan apakah Tinggi – Menengah – Rendah
Kolom kecenderungan : jika masalah tersebut dibiarkan apakah kondisinya akan semakin Parah – Sama – Semakin Baik
Dengan mempertimbangkan kepentingan, urgensi dan kepentingan, masukan ke dalam matrix di sebelah kanan
Exercise
Silahkan identifikasi masalah di departemen Anda, dan kemudian tentukan kepentingan, urgensi dan kecenderungannya. Kemudian tentukan satu
masalah yang akan diselesaikan

24. 25
Jika Anda sudah menentukan masalah mana yang perlu diselesaikan, maka mengidentifikasi akar masalahnya
Salah satu tool yang bisa digunakan adalah Fishbone
Takeaway Note :
1. Mulai dulu tuliskan masalah di kepala ikan
2. Mulai dengan mengidentifikasi permasalah
dengan pertanyaan, permasalahan tersebut
disebabkan oleh faktor apa (Man, Machine,
Material, Methode, Mother Nature)
3. Selalu identifikasi permasalahan dari faktor Man
pada tahapan terakhir
4. Penyebab umum pada faktor Man biasanya
adalah tingkat kompetensi, moral
5. Penyebab umum pada faktor machine biasanya
adalah fungsi, properly, capabilitas
6. Penyebab umum pada faktor material biasanya
adalah ketersediaan, kualitas
7. Penyebab umum pada faktor mother nature
biasanya adalah iklim

25. 26
Exercise
Tuliskan permasalahan Anda tadi pada kolom Plan, dan tentukan smart target serta analisa akar masalahnya di form berikut

26. 27
Ingat kegagalan implementasi idea bisa disebabkan oleh team
tidak tahu goal dari improvement yang dilakukan, team tidak
bisa melakukan action plan yang menjadi tanggungjawabnya,
team tidak komitmen, tidak dilakukan monitoring dan tidak
dicatatkan dalam visual dashboard

27. 28
1. Libatkan stakeholder untuk mendiskusikan solusi permasalahan
2. Gerakan proses diskusi dengan memanfaatkan six thinking hat dan gunakan flow diskusi dengan step
berikut :
Tanyakan ke semua orang
perasaannya seperti apa
dengan masalah yang
dihadapi
Tanyakan kepada semua
orang, apa saran atau solusi
versi Anda?
Tanyakan kepada semua
orang, apa fakta, atau situasi
yang mereka ketahui tentang
masalah tersebut
Tanyakan kepada semua
orang, pros atau
keunggulan dari masing-
masing ide
Tanyakan kepada semua
orang, cont atau
kekurangan dari masing-
masing ide
Setelah
mempertimbangkan
pros dan const, ajak
semua orang untuk
merencanakan action
plan
Exercise
Latihan memimpin brainstorming dengan menggunakan Six Thinking Hat

28. 29
Exercise
Dengan menggunakan six thinking hat, tuliskan solusi atas permasalahan di langkah #2

29. 30
 MANFAAT Memeriksa kemajuan implementasi dan keefektifan hasilnya
 Lakukan dengan Mengawasi kemajuan dari rencana implementasi, ruba
h rencana jika diperlukan, Mengawasi hasilnya (Effectiveness)
 Monitor kinerja setelah solusi diterapkan; monitoring kinerja dilakukan
setelah solusi diterapkan dengan melihat pergrakan hasil sesuai dengan
data pembanding diawal seberapa lama perlu di
monitoring hasil kinerja setelah penerapan
 Cek hasil (actual vs target), cek hasil terhadap target harus disesuaikan
dengan pembanding data diawal sebelum RCPS dilaksanakan
 Cek kembali diagram sebab akibat jika diperlukan

30. 31
Monitoring Pencapaian
Jangan lupa untuk melakukan monitoring pencapaian continuous improvement yang dilakukan. Gunakan proporsi 40% persiapan rapat, 20% rapat dan
40% tindak lanjut. Gunakan daftar periksa rapat berikut

31. 32
 MANFAAT Melakukan tindak lanjut berdasarkan hasil pengecekan
 Point penting di tahap Act Mengevaluasi hasil, Penyeragaman Penyele
saian Masalah yang efektif ATAU Memulai PDCA lagi, Lakukan 2 &
3 Jika hasilnya tidak sesuai

32. 33

33. 34
1. Standarisasi proses ; menstandarkan ukuran proses yang telah terbukti berhasil misal: suhu, alat,
letak.dll.
2. Standarisai hasil ; menstandarkan hasil PDCA yang terbukti berhasil meningkatkan kinerja misal :
waktu pengiriman, OEE, down time, kualitas dll.
3. Bentuk standarisasi bisa meliputi Standar kerja / instruksi kerja, SOP (standar operasional
prosedur), Standarisasi target, A3 report, One point lesson (OPL), dll…
Standarisasi Hasil Improvement

34. 35
6th Commitment Experience & Take Risk
Experience dan mengabil resiko secara konstan untuk menghasilkan keuntungan-keuntungan kecil dan belajar
dari kesalahan
Innovation
============
Creativity
+
Execution
Anyone can steal your Idea, but no one can steal your execution

35. 36
Old Thinking : Kita lakukan!
New Thinking : Eksekusi akan gagal tanpa
rencana perorangan & tanggung jawab team
Lakukan Weekly Performance
Discussion
• Report on Last Weeks
Commitment.
• Review Scoreboard. Ambil
pelajaran dari kesuksesan
dan kegagalan
• Singkirkan yang tidak perlu
dan BUAT KOMITMEN BAR
A high performance, highly
accountable work team
Ciptakan Irama
Akuntabilitas

36. 37
SID Bahasa Indonesia.wmv