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Jbug福岡#3 Backlogを活用したシェアオフィス管理

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シェアオフィス管理とBacklogがいかに相性がいいかを語ったプレゼン資料になります。

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Jbug福岡#3 Backlogを活用したシェアオフィス管理

  1. 1. Smart Design Association シェアオフィス管理とBacklogが いかに相性がいいかを語る 株式会社スマート・デザイン・アソシエーション 万野潤二 2017/12/01
  2. 2. Smart Design Association アジェンダ 自己紹介 SDAと福岡移住計画の紹介 シェアオフィスの運営 backlogの活用(お問い合わせ管理、契約状況の管理、課題の管理)
  3. 3. Smart Design Association 自己紹介 万野 潤二 福岡生まれ福岡育ち 2004年 paperboy&co.(現GMOペパボ)入社 2005年 ロリポップ!・ムームードメインの WEBチームリーダー 2006年 チカッパ!レンタルサーバーのプロジェクトマネージャー 2012年 minneのローンチメンバーエンジニア 2016年 スマート・デザイン・アソシエーション( SDA)に入社 社員は10名。現在はディレクター(代表以外は全員ディレクター)。ウェブマーケティング、シェアオフィス運営、 福岡移住計画や求人サイト飛梅など自社メディア運営、バックヤードエンジニアと幅広く ..
  4. 4. Smart Design Association 福岡移住計画 https://fukuoka-ijyu.jp/ 移住体験から福岡の良さ・魅力を伝え、地方へ移住す るための「居・職・住」に関する情報を提供。 弊社代表の須賀大介が福岡に移住したことがきっか けで運営開始。
  5. 5. Smart Design Association 飛梅 https://www.tobiume.org/ 飛梅(トビウメ)は福岡に移住する人/福岡に住む人、 そして福岡の地元の事業者のための仕事情報サイト。 福岡に特化した求人情報を掲載しており、自社の求人 にも活用。 ※「飛梅」の名称は太宰府天満宮に了承頂いております。
  6. 6. Smart Design Association +Wander(プラスワンダー) https://pluswander.com シェアオフィスの連携を行なっているプロジェクト。定額 30,000円でどの拠点でも利用できるサービス。現在、 SDA関連オフィスが6拠点、連携拠点が6拠点。福岡を 中心に国内は東京、山口、島根、茨城、海外拠点とし てシンガポールがあります。 19年春までに、さらに2~5拠点増えます。 ※定額利用はSDA関連オフィス。連携拠点はドロップイン半額で利用可
  7. 7. Smart Design Association どんなシェアオフィス?
  8. 8. Smart Design Association SALT(福岡市西区今宿)
  9. 9. Smart Design Association Diagonal Run 東京(東京八重洲)
  10. 10. Smart Design Association UZU HOUSE(山口下関市) ※連携拠点. +Wander会員ならドロップイン利用が400円/day!
  11. 11. Smart Design Association SALTでのヌーラボ社員総会の様子 https://nulab-inc.com/ja/blog/nulab/nulabgm2017/
  12. 12. Smart Design Association シェアオフィス シェアオフィス事業は東京下北沢から始まり、 2、3年で 急増中。 backlogは利用していたものの、 WEB受託案件でしか 活用されていなかった状態。
  13. 13. Smart Design Association 増え続けるシェアオフィス.. 連携拠点 UZU HOUSE 山口下関市 MIKKAICHI LABO 島根出雲市  daigo front 茨城県北大子 DISTRICT6 シンガポール 直営・連携拠点準備中 ????? 福岡市   ????? 京都市 ????? ハワイ 東京都下北沢 福岡市今宿 糸島市芥屋 福岡市天神 福岡市能古島 福岡県久留米市 17年12月 東京都八重洲 New!
  14. 14. Smart Design Association シェアオフィスの運用 福岡を中心に沢山あり(増えています)、全てを回って運 用状況を把握することは困難(困ってます)。 各拠点にCM(コミュニティマネージャ)を配置。 各拠点でいろんな問題、課題が出てくる。 主に使用しているコミュニケーションツールは backlogを はじめ、Slack、Trello、Appear、Google Drive、IFTTT、 facebook、経営コックピット(自社開発)他 ..とまあ多い。 できるだけ増やしたくない ..
  15. 15. Smart Design Association Backlogの活用 Backlogはハブ的な存在。 シェアオフィス毎にプロジェクトを作成して管理しています。 理由 - 運営関係者がそれぞれで異なる。 HOOD天神(西日本鉄 道)、DRT(福岡銀行)等。 - 拠点毎のCM(コミュニティーマネージャ)が異なる。 - 単純に拠点毎に分けた方が何かと管理しやすい。 その他にも福岡移住計画、飛梅、 WEB受託案件、不動産事業な ど含めると約2年で約120のプロジェクトがバックログで運用されて います。
  16. 16. Smart Design Association backlogの活用 機能 用途 メモ プロジェクト 拠点毎に作成 6拠点のシェアオフィスプロジェクト +α(移住計画、飛 梅、コーポレート、WEB受託案件等) 課題 拠点の問題、改善案、定例ミーティン グ議事、お問い合わせ対応 一般的な使い方です。 Webhookを使ってSlackに通 知。お問い合わせは全て課題管理。 Wiki 入居手続きなどのルール、マニュア ル 新しい社員、CM(コミュニティマネージャー)に見ても らう。とりあえずここ見とけという状態にしています。 Git 各拠点サイトのバージョン管理 シェアオフィスサイトのバージョン管理。 メールによる課 題登録 お問い合わせフォーム Webhook Slackに更新通知
  17. 17. Smart Design Association お問い合わせの管理
  18. 18. Smart Design Association お問い合わせの管理 backlogを活用する以前は社内用 Gmailアカウントに全て集約していた。 もちろんお問い合わせ以外のメールも混在するため訳がわからない。探す時間、返信の有無の確認。 →時間が勿体なさ過ぎる。 転送 転送 転送 転送 転送
  19. 19. Smart Design Association Backlogの活用 課題登録 Webhook 通知 各拠点のプロジェクトに課題登録 名前 メール
  20. 20. Smart Design Association お問い合わせの管理
  21. 21. Smart Design Association 唯一の難点?
  22. 22. Smart Design Association スパム課題が登録されてしまう (フォームが悪い訳ですが..)
  23. 23. Smart Design Association 契約状況の管理
  24. 24. Smart Design Association 契約状態の管理 - 月毎に賃料管理という課 題を作成 - 当月の全ての拠点の契 約状況の変更、入退去情 報などを集約 - 掲載内容を経営コック ピット(自社顧客管理シス テム)に反映 - 契約更新の案内を実施
  25. 25. Smart Design Association Backlogの活用 ご契約・プラン変更 ・退会 etc.. 課題の掲載内容を反映 一括メール配信 契約更新の案内 など
  26. 26. Smart Design Association オフィス運用の課題解決
  27. 27. Smart Design Association オフィス運用の課題解決 多くの拠点を運用する上で、様々な問題、課題が Slack上で上がる。 Slackでやりがちですがbacklogの課題に持ち込む(状 態と経緯を確実にストック) 都度、課題を作成し議論する(担当者と期日は必ず設 定)
  28. 28. Smart Design Association 以上となりますが最後に、
  29. 29. Smart Design Association 海の見えるオフィスで ワークしてみたくないですか?
  30. 30. Smart Design Association シェアオフィスSALTのドロップイン 1日無料チケットをお配りします。

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