Smart Design Association
シェアオフィス管理とBacklogが
いかに相性がいいかを語る
株式会社スマート・デザイン・アソシエーション
万野潤二
2017/12/01

Smart Design Association
アジェンダ
自己紹介
SDAと福岡移住計画の紹介
シェアオフィスの運営
backlogの活用（お問い合わせ管理、契約状況の管理、課題の管理）

Smart Design Association
自己紹介
万野 潤二
福岡生まれ福岡育ち
2004年 paperboy&co.（現GMOペパボ）入社
2005年 ロリポップ！・ムームードメインの WEBチームリーダー
2006年 チカッパ！レンタルサーバーのプロジェクトマネージャー
2012年 minneのローンチメンバーエンジニア
2016年 スマート・デザイン・アソシエーション（ SDA）に入社
社員は10名。現在はディレクター（代表以外は全員ディレクター）。ウェブマーケティング、シェアオフィス運営、
福岡移住計画や求人サイト飛梅など自社メディア運営、バックヤードエンジニアと幅広く ..

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福岡移住計画
https://fukuoka-ijyu.jp/
移住体験から福岡の良さ・魅力を伝え、地方へ移住す
るための「居・職・住」に関する情報を提供。
弊社代表の須賀大介が福岡に移住したことがきっか
けで運営開始。

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飛梅
https://www.tobiume.org/
飛梅（トビウメ）は福岡に移住する人／福岡に住む人、
そして福岡の地元の事業者のための仕事情報サイト。
福岡に特化した求人情報を掲載しており、自社の求人
にも活用。
※「飛梅」の名称は太宰府天満宮に了承頂いております。

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+Wander（プラスワンダー）
https://pluswander.com
シェアオフィスの連携を行なっているプロジェクト。定額
30,000円でどの拠点でも利用できるサービス。現在、
SDA関連オフィスが6拠点、連携拠点が6拠点。福岡を
中心に国内は東京、山口、島根、茨城、海外拠点とし
てシンガポールがあります。
19年春までに、さらに2~5拠点増えます。
※定額利用はSDA関連オフィス。連携拠点はドロップイン半額で利用可

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どんなシェアオフィス？

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SALT（福岡市西区今宿）

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Diagonal Run 東京（東京八重洲）

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UZU HOUSE（山口下関市）
※連携拠点. +Wander会員ならドロップイン利用が400円/day！

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SALTでのヌーラボ社員総会の様子
https://nulab-inc.com/ja/blog/nulab/nulabgm2017/

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シェアオフィス
シェアオフィス事業は東京下北沢から始まり、 2、3年で
急増中。
backlogは利用していたものの、 WEB受託案件でしか
活用されていなかった状態。

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増え続けるシェアオフィス..
連携拠点
UZU HOUSE 山口下関市
MIKKAICHI LABO 島根出雲市
daigo front 茨城県北大子
DISTRICT6 シンガポール
直営・連携拠点準備中
????? 福岡市
????? 京都市
????? ハワイ
東京都下北沢
福岡市今宿
糸島市芥屋
福岡市天神
福岡市能古島
福岡県久留米市
17年12月
東京都八重洲
New!

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シェアオフィスの運用
福岡を中心に沢山あり（増えています）、全てを回って運
用状況を把握することは困難（困ってます）。
各拠点にCM（コミュニティマネージャ）を配置。
各拠点でいろんな問題、課題が出てくる。
主に使用しているコミュニケーションツールは backlogを
はじめ、Slack、Trello、Appear、Google Drive、IFTTT、
facebook、経営コックピット（自社開発）他 ..とまあ多い。
できるだけ増やしたくない ..

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Backlogの活用
Backlogはハブ的な存在。
シェアオフィス毎にプロジェクトを作成して管理しています。
理由
- 運営関係者がそれぞれで異なる。 HOOD天神（西日本鉄
道）、DRT（福岡銀行）等。
- 拠点毎のCM（コミュニティーマネージャ）が異なる。
- 単純に拠点毎に分けた方が何かと管理しやすい。
その他にも福岡移住計画、飛梅、 WEB受託案件、不動産事業な
ど含めると約2年で約120のプロジェクトがバックログで運用されて
います。

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backlogの活用
機能 用途 メモ
プロジェクト 拠点毎に作成 6拠点のシェアオフィスプロジェクト +α（移住計画、飛
梅、コーポレート、WEB受託案件等）
課題 拠点の問題、改善案、定例ミーティン
グ議事、お問い合わせ対応
一般的な使い方です。 Webhookを使ってSlackに通
知。お問い合わせは全て課題管理。
Wiki 入居手続きなどのルール、マニュア
ル
新しい社員、CM（コミュニティマネージャー）に見ても
らう。とりあえずここ見とけという状態にしています。
Git 各拠点サイトのバージョン管理 シェアオフィスサイトのバージョン管理。
メールによる課
題登録
お問い合わせフォーム
Webhook Slackに更新通知

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お問い合わせの管理

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お問い合わせの管理
backlogを活用する以前は社内用 Gmailアカウントに全て集約していた。
もちろんお問い合わせ以外のメールも混在するため訳がわからない。探す時間、返信の有無の確認。
→時間が勿体なさ過ぎる。
転送
転送 転送
転送
転送

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Backlogの活用
課題登録
Webhook
通知
各拠点のプロジェクトに課題登録
名前
メール

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お問い合わせの管理

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唯一の難点？

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スパム課題が登録されてしまう
（フォームが悪い訳ですが..）

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契約状況の管理

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契約状態の管理
- 月毎に賃料管理という課
題を作成
- 当月の全ての拠点の契
約状況の変更、入退去情
報などを集約
- 掲載内容を経営コック
ピット（自社顧客管理シス
テム）に反映
- 契約更新の案内を実施

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Backlogの活用
ご契約・プラン変更
・退会 etc..
課題の掲載内容を反映
一括メール配信
契約更新の案内
など

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オフィス運用の課題解決

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オフィス運用の課題解決
多くの拠点を運用する上で、様々な問題、課題が
Slack上で上がる。
Slackでやりがちですがbacklogの課題に持ち込む（状
態と経緯を確実にストック）
都度、課題を作成し議論する（担当者と期日は必ず設
定）

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以上となりますが最後に、

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