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シェアオフィス管理とBacklogが
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万野潤二
2017/12/01
Smart Design Association
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Smart Design Association
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万野 潤二
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Smart Design Association
福岡移住計画
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Smart Design Association
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Smart Design Association
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シェアオフィスの連携を行なっているプロジェクト。定額
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Smart Design Association
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SALT(福岡市西区今宿)
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シェアオフィス
シェアオフィス事業は東京下北沢から始まり、 2、3年で
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Smart Design Association
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UZU HOUSE 山口下関市
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 daigo front 茨城県北大子
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直営・連携拠点準備中
????? 福岡市
  ????? 京都市
????? ハワイ
東京都下北沢
福岡市今宿
糸島市芥屋
福岡市天神
福岡市能古島
福岡県久留米市
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東京都八重洲
New!
Smart Design Association
シェアオフィスの運用
福岡を中心に沢山あり(増えています)、全てを回って運
用状況を把握することは困難(困ってます)。
各拠点にCM(コミュニティマネージャ)を配置。
各拠点でいろんな問題、課題が出てくる。
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はじめ、Slack、Trello、Appear、Google Drive、IFTTT、
facebook、経営コックピット(自社開発)他 ..とまあ多い。
できるだけ増やしたくない ..
Smart Design Association
Backlogの活用
Backlogはハブ的な存在。
シェアオフィス毎にプロジェクトを作成して管理しています。
理由
- 運営関係者がそれぞれで異なる。 HOOD天神(西日本鉄
道)、DRT(福岡銀行)等。
- 拠点毎のCM(コミュニティーマネージャ)が異なる。
- 単純に拠点毎に分けた方が何かと管理しやすい。
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ど含めると約2年で約120のプロジェクトがバックログで運用されて
います。
Smart Design Association
backlogの活用
機能 用途 メモ
プロジェクト 拠点毎に作成 6拠点のシェアオフィスプロジェクト +α(移住計画、飛
梅、コーポレート、WEB受託案件等)
課題 拠点の問題、改善案、定例ミーティン
グ議事、お問い合わせ対応
一般的な使い方です。 Webhookを使ってSlackに通
知。お問い合わせは全て課題管理。
Wiki 入居手続きなどのルール、マニュア
ル
新しい社員、CM(コミュニティマネージャー)に見ても
らう。とりあえずここ見とけという状態にしています。
Git 各拠点サイトのバージョン管理 シェアオフィスサイトのバージョン管理。
メールによる課
題登録
お問い合わせフォーム
Webhook Slackに更新通知
Smart Design Association
お問い合わせの管理
Smart Design Association
お問い合わせの管理
backlogを活用する以前は社内用 Gmailアカウントに全て集約していた。
もちろんお問い合わせ以外のメールも混在するため訳がわからない。探す時間、返信の有無の確認。
→時間が勿体なさ過ぎる。
転送
転送 転送
転送
転送
Smart Design Association
Backlogの活用
課題登録
Webhook
通知
各拠点のプロジェクトに課題登録
名前
メール
Smart Design Association
お問い合わせの管理
Smart Design Association
唯一の難点?
Smart Design Association
スパム課題が登録されてしまう
(フォームが悪い訳ですが..)
Smart Design Association
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Smart Design Association
契約状態の管理
- 月毎に賃料管理という課
題を作成
- 当月の全ての拠点の契
約状況の変更、入退去情
報などを集約
- 掲載内容を経営コック
ピット(自社顧客管理シス
テム)に反映
- 契約更新の案内を実施
Smart Design Association
Backlogの活用
ご契約・プラン変更
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課題の掲載内容を反映
一括メール配信
契約更新の案内
など
Smart Design Association
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Smart Design Association
オフィス運用の課題解決
多くの拠点を運用する上で、様々な問題、課題が
Slack上で上がる。
Slackでやりがちですがbacklogの課題に持ち込む(状
態と経緯を確実にストック)
都度、課題を作成し議論する(担当者と期日は必ず設
定)
Smart Design Association
以上となりますが最後に、
Smart Design Association
海の見えるオフィスで
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Smart Design Association
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1日無料チケットをお配りします。

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