Презентация продукта RAMDOC (Система электронного документооборота)

1. Автоматизация работы
с документами

2. Система RAMDOC — это…

3. О системе:
RAMDOC — это решение для российского
рынка СЭД на платформе Open Text ECM.
Open Text ECM — платформа для управления
неструктурированной информацией, которая
обеспечивает возможности управления метаданными и
хранения документов, коллективной работы с
документами, записями, создания и управления
потоками работ, обмена сообщениями, работы в
проектной команды, управления базой знаний, бизнес-
процессами, отчетами и анализом контента и др.

4. Система идеально подходит для компаний:
• более 100 пользователей
• с большим объемом регистрируемых документов
• с территориально-распределенными подразделениями,
участвующими в документообороте
• стремящимся к увеличению своей капитализации на рынке
.

5. Преимущества системы:
• Поддержка платформы крупнейшим мировым вендором ECM.
• Независимость от интегратора
• Соответствие законодательству и нормативным актам РФ
• Масштабируемость. Рост и расширение системы вместе с компанией
• Гибкость. Система настраивается и адаптируется под компанию
• Нет ограничений по объему документов и количеству пользователей
• Интеграция с большинством современных систем через различные API
интерфейсы, вэб-сервисы
• Поддержка SAP. Единственная поддерживаемая SAP AG интеграция с SAP ERP
• Сертификация. Система сертифицирована под ФСТЭК на защиту
персональных данных в соответствии с ФЗ

6. Соответствие законодательству и стандартам:
• Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ Об
архивном деле в Российской Федерации
• Федеральный закон 152 от 27.07.2006 «О персональных данных»
• Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти,
утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15
июня 2009г. № 477, с изменениями внесенными Постановлением
Правительства Российской Федерации от 7.09.2011 г. № 751
• Требованиям к информационным системам электронного документооборота
федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе
необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен
(Приказ МИНИСТЕРСТВА СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ N 221 от 2 сентября 2011 г)
• DoD 5015.02, MoReq2
• Сертификат соответствия ФСТЭК по требованиям безопасности информации
№ 2651 (действителен до 01 июня 2015 г.)

7. Результаты внедрения:
• Сокращение операционных расходов. Внедрение решения позволит
централизовать работу ряда служб, что тем самым позволит сократить затраты на
персонал
• Соответствие требованиям законодательства. Система сертифицирована под
ФСТЭК и соответсвует ФЗ «О персональных данных», а также законодательству РФ в
сфере ведения документооборота на предприятии
• Повышение производительности труда сотрудников за счет уменьшения времени
на поиск необходимых документов, оптимизации бизнес-процессов компании
связанных с документооборотом
• Сокращение административных расходов. Архивация устаревших и редко
используемых данных обеспечивают сокращение расходов на администрирование
корпоративной информационной системы в целом, снижают время резервного
копирования, ожидание простоя системы в случае необходимости восстановления
базы данных, минимизируют затраты на приобретение дополнительного
оборудования, а также в целом способствуют развитию информационного
ландшафта компании. В следствии этого – снижение затрат на IT
• Масштабируемость решения. Возможность масштабировать решения без падения
производительности системы
• Интеграция. За счет наличия открытых интерфейсов возможность интеграции
практически с любыми другими корпоративными системами

8. Цены и сроки:
Число пользователей — 100.
Функциональность — организационно-
распорядительная документация, канцелярия, архив
документов.
Объем регистрируемых документов — 24 000 в год.
• срок внедрения – от 4 месяцев
• стоимость решения с внедрением – от 6 000 000 рублей

9. Функциональные возможности

10. Подходы к созданию решения:
1 Максимальное использование базовых функциональных возможностей
платформы Open Text
2 Использование интеграционных возможностей платформы Open Text
3 Приоритет доработок, обеспечивающих наиболее важную и востребованную
функциональность на рынке
4 Возможность дальнейшего наращивания функциональных возможностей
продукта

11. Жизненный цикл документов:
• Разработка
• Документооборот
• Архивное хранение

12. Пользователи:
• возможность синхронизации с каталогами LDAP или AD
• возможность объединения пользователей в группы. Один
пользователь может входить в несколько групп
• функциональные роли – доступность тех или иных операций
• возможность индивидуальной настройки прав доступа
• иерархия подчинѐнности
• роль - Администратор группы
• управление через консоль управления Windows

13. Регистрация документов:
• единые правила регистрации
• возможность организации «единого окна»
• гибкие механизмы формирования регистрационных индексов
• организация «очередей регистрации»
• возможность автоматической классификации текстовых
документов
• поддержка протоколов межведомственного электронного
взаимодействия (МЭДО, СМЭВ)

14. Очередь документов из разных источников,
поступающих на регистрацию.

15. Регистрация документов

16. Предварительное рассмотрение
• возможность определения дальнейшего порядка прохождения
входящего документа внутри организации без вынесения
резолюции

17. Документы на рассмотрении

18. Резолюции и поручения
• Работа с поручениями и резолюциями
• Возможность создания «ближнего круга» у каждого
пользователя
• Возможность самостоятельного создания типовых резолюций
• Иерархия связности поручений
• Правило видимости сверху вниз
• Указание ответственного исполнителя
• Возможность прикрепления документа к поручению

19. Поручения
Содержательная часть поручения:
формирование – выбором из списка «типовых резолюций»
• возможен ручной ввод содержательной части
Предопределенные типы поручений:
не требующие ответа
• требующие ответа
требующие подготовить проект документа

20. Создание поручения

21. Мастер создания поручений по документу

22. Дерево поручений
Генеральный директор
1-ый Заместитель Генерального директора
2-ой Заместитель Генерального директора

23. Контроль хода исполнения поручений
Состояния поручений :
«Новое» поручение. Поручение еще не просмотрено адресатом.
• Поручение «В обработке». Поручение открыто адресатом
(ответственным исполнителем), т.е. принято в обработку.
• Поручение «Обработано». Ответственный исполнитель поставил
отметку о том, что поручение «Выполнено».
• Поручение «Завершено». Инициатор поручения поставил отметку
о том, что его поручение выполнено.
Возможны различные настройки статусных схем.

24. Поиск по документам

25. Архив
Ведение номенклатуры дел:
для каждого подразделения независимо
• единая для всей организации
• документы формируются в дела, дела разбиваются на тома
• открытые и закрытые тома, правила закрытия и открытия томов
• создание пользовательских тематических классификаторов
Экспертиза ценности:
не требующие ответа
• требующие ответа
требующие подготовить проект документа

26. Развитие решения. Ближайшие перспективы
• создание механизма заместителей
• автоматизация деятельности коллегиальных органов
(формирование повестки дня совещания, ведение сводного
перечня поручений по итогам совещания, контроль исполнения)
• создание механизма формального согласования документов
• создание механизма формального переноса сроков
• создание механизма действий «по умолчанию»
• уведомления о наступлении событий – а почему бы не
позвонить пользователю?

27. Архитектура

28. Подсистемы
Подсистема доступа
Бизнес-приложения

29. Используемые веб-сервисы
Используемые базовые сервисы
Metadata Services Search Services Records Services Archiving Services
Encryption Compression Single Instance ArchiveLink
Storage Management Backup High-availability / Failover ….
Amazon Windows
S3 Azure
Slide 29 Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.

30. Поддерживаемые платформы
data SQL
• «Тонкие» клиенты
document server (Web-browsers)
• Windows, linux, iOS, Android, etc…
index server

31. Поддерживаемые платформы
Поддерживаемые
data SQL
серверные платформы:
• Windows
• Sun Solaris
• HP-UX Itanium
document server • IBM AIX
• Linux: SuSE, Red Hat
index server

32. Поддерживаемые платформы
data SQL
Поддерживаемые СУБД
• Oracle
• Microsoft
document server
index server

33. Поддерживаемые платформы
data SQL
• Verity,
• Открытое API для
подключения других
систем индексации
document server
index server

34. Интеграция с офисными приложениями
• «WEB Distributed Authoring and Versioning
(WebDAV)
• Open Document Management API (ODMA)

35. Возможные источники документов
Сканированные документы
Образы Текст
Факсы
Электронные документы
Звук
Электронная почта
WWW
Видеоизображения

36. Размещение компонент
• при обслуживании
до 200 пользователей
• с интенсивностью запросов –
до 7000 документов в час

37. Размещение компонент
• при обслуживании
от 200 до 500 пользователей
• с интенсивностью запросов –
до 20 000 документов в час

38. Размещение компонент
Пользователи
1Gbps
1Gbps
Аппаратные
средства
балансировки
нагрузки
1Gbps
1Gbps WEB-Сервера • при обслуживании
уровня доступа.
Один Сервер на
более 500
... каждых 500 пользователей
пользователей
1Gbps
1Gbps
SQL Server
Серверные
компоненты
• с интенсивностью
Организован в
отказоустойчивый
RAMDOC запросов – более
Организованы в
кластер
отказоустойчивый 20 000 документов
Сервера
управления
1Gbps
1Gbps кластер
в час
хранилищем
документов
Организованы
в
отказоустойчи
вый кластер To storage/Ethernet/FCAL etc..
To storage/Ethernet/FCAL etc..
Хранилище
документов fault-
tolerant SAN/NAS...

39. Пример территориально-распределенной структуры

40. Наши офисы:
Санкт-Петербург
ул. Обручевых, д. 1
Тел.: (812) 740-38-38
Факс: (812) 327-83-18
Москва
Волгоградский пр., д. 2
Тел./факс: (495) 221-17-18
Красноярск
г. Красноярск, ул. Башиловская, 1«А»
(территория завода СВЭМ), строение
7, 3 этаж комнаты 15,6,2
Тел.: (391) 226-48-46
(391) 226-48-47

41. Спасибо за внимание