Voorheen lag dit vast in 75 bestekken. De marktpartijen ontzorgen de gemeenten en voeren de complete PDCA-cyclus uit, naast onderhoud ligt dus ook het beheer bij de aannemer. De gemeente heeft zelf geen directievoerders, toezichthouders en technische beheerders meer in dienst. Het budget is op basis van fixed price, er is geen sprake van meer- of minderwerk. VHG en CROW volgen dit op de voet en ook Binnenlands Bestuur heeft hierover gepubliceerd in het artikel “Wat doen die ambtenaren dan nog?” In Arnhem heeft u de kans van gemeente Haarlem en Cyber Adviseurs zelf te horen hoe het werkt, wat goed gaat na een half jaar werken met deze contracten en waar de uitdaging ligt.

1. Dagelijks beheer en
onderhoud in regie
Gemeente Haarlem
26 november 2015
Nationaal Congres Beheer
Openbare Ruimte
Floris Vosse

2. 2
Introductie

3. Inhoud presentatie
1. Waarom doet Haarlem dit?
2. Contracten en aanbesteding B&O
3. Lessons learned werken in regie

4. Reorganisatie 2 Pijlers
Gebiedsgericht gericht
gebiedsteam
Werken in regie
procesteam

5. Gebiedsontwikkeling en Beheer
5

6. Dagelijks beheer & onderhoud

7. Uitgangspositie beheer en onderhoud
 75 verschillende onderhoudscontracten
 Omvang dagelijks beheer en onderhoud € 35 mio
 “oude OG-rol” beheer niet uitvoerbaar nieuwe
organisatie
 ondoorzichtig geheel van contracten (geen
synergie)
 arbeidsintensieve frequentiebestekken

8. Uitgangspositie beheer en onderhoud
Spaarnelanden
• 100% dochter N.V. van de
gemeente Haarlem
• Uitvoerende bedrijven
gemeente Haarlem
verzelfstandigd
• 25 onderhoudscontracten
op 4 niveau’s
• Omzet vanuit B&O 30 mio
per jaar moest gelijk blijven
8

9. Gemaakte keuzes
• 12 domeinen – 12 contracten
• Dagelijks en groot onderhoud uit elkaar
• Resultaat en Functioneel
• Taakstellend budget
• 4 jaar  2+2
• Stedelijke en bestuurlijke omgeving

10. Beheer en onderhoudsdomeinen
Markt
• openbare verlichting (perceel) ► Volker Infra
• VRI’s (perceel) ► Vialis
• civiele kunstwerken + oevers (perceel) ► Volker Infra
• beweegbare bruggen (perceel) ► Strukton
• riolering + grondwater ► BAM
• asfalt + markeringen (perceel) ► BAM
Spaarnelanden
• afval & reiniging
• elementenverhardingen + straatmeubilair (perceel)
• groen & spelen
• parkeren
• coördinatie piket & meldingen*

11. Proces tot stand komen contracten
1 • Visie
2 • Contract
3 • Resultaat
4 • Budget
5 • Processen
6 • Areaal / overdracht
7 • Aanbesteding en gunning

12. Domein Dienstverleningsovereenkomst
Domein DienstverleningsOvereenkomst
Haarlem
BASISOVEREENKOMST
Annexen
Bijlagen
Vraagspecificatie
“Processen”
(deel B)
Vraagspecificatie
“Algemeen”
(deel A)
Vraagspecificatie
“Resultaten”
(deel C)
Procesbladen Resultaats
bladen

13. Vraagspecificatie algemeen
• Geest van de overeenkomst
– Letter van het contract
• Doelen
– Doel 1: Realiseren vastgesteld Kwaliteitsniveau
– Doel 2: Publieksgericht handelen
– Doel 3: Duurzaamheid en behoud ecologische waarden
Doel 4: De Opdrachtnemer treedt op als
onderhoudsaannemer en Adviseur Domein
– Doel 5: Bestuurlijke gevoeligheid
• Partnerschap
– Huisvaderschap
– Samenwerking

14. Inkoop
• Inkoopstrategie
• MKB + lokale partijen
• Gunnen 100% kwaliteit  Samenwerking
• Presenteren vraagspecificatie algemeen in
aanbestedingsfase (2 bijeenkomsten)
• 5x Europese niet openbare  DDO markt
• 1x Europese niet openbare  Auditbureau
• 6x Inbesteding naar Spaarnelanden

15. Ondertekening december 2014

16. Contractbeheersing

17. Positie procesteam gemeente
17
DDO partner
EMVI plannen +
DDO’s
Auditbureau
EMVI plan + DVO
Procesteam
Gemeente
Gemeente Haarlem

18. Procesteams
18
Procesmanager
Technisch Adviseur Beheerder gebied

19. Contractsturing marktpartij
• Contractpartner borgt zijn eigen kwaliteit d.m.v.
kwaliteitsysteem
• Afwijkingen van werkwijze (proces) dienen apart te worden
vermeld incl. verbetervoorstel (PDCA)
• Beschrijft manier van handelen (werkwijze/proces)
onderdeel kwaliteitsborging
• Nevenopdrachtnemersoverleg raakvlakken tussen domeinen

20. Contractsturing gemeente
• Overleg dagelijkse zaken “operationeel” (domein beheerder)
• Overleg grote lijnen “tactisch” (procesmanager)
• Samenwerkingsmonitor
• Marktpartij rapporteert aan de gemeente over presteren
contract (tactisch en operationeel)
• Auditbureau (adviesbureau) controleert of de processen
doorlopen worden
• Escalatieladder (in samenwerking oneens kunnen zijn) &
Strategisch overleg

21. Communicatielijnen contractsturing
Strategisch
Tactisch
Operationeel
21
Strategisch
Tactisch
Operationeel
Hier en nu
3 Maanden vooruit
1 Jaar vooruit

22. 22

23. Politieke sensiviteit

24. Meldingen

25. Geen meerwerk
Noodzakelijk veiligheid areaalGeen gevolgen taakstellend budget
Noodzakelijk functioneren areaal
Noodzakelijk beeldkwaliteit areaal
Wensen gebieden/wijkraden/burgers
ter verfraaiing areaal (hoger
kwaliteitsniveau dan DDO
Geen gevolgen taakstellend budget
Geen gevolgen taakstellend budget
Preventief beeldkwaliteit,
functioneren of veiligheid areaal
Eventueel gevolgen taakstellend
budget
Eventueel gevolgen taakstellend
budget
Wijzigingen B&O – afwegingskader en
beslisboom DDO

26. Wisselende performance
26

27. Operationeel vs Tactisch handelen

28. Werken in regie (daar ben ik niet meer van)

29. Samenwerken = harmonie

30. Competenties medewerkers
• Regie-academie

31. Succesfactoren
• Hebben en behouden van visie
• Organisatie was ingericht
• Aandacht in de aanbesteding voor doelstelling gemeente
• Team verantwoordelijk voor implementatie (overzicht)
• Samenwerken
Aandachtspunten
• Meenemen medewerkers nieuwe werkwijze (verandering,
achtergrond, cultuur)
• Meenemen management
• Gemeenteraad