Makalah mengenai bagaimana Manajemen Koleksi Elektronik yang dilakukan oleh BIT LIPI

1. 1
LAPORAN OBSERVASI
MANAJEMEN KOLEKSI ELEKTRONIK DI BIT LIPI BANDUNG
Mata kuliah :
MANAJEMEN KOLEKSI ELEKTRONIK
Nama Kelompok :
Surindu rembulan 210210160012
Rizky Nofit Maulana 210210160016
Fachri Nur Fauzan 210210160068
Chrisna Adhi Pranoto 210210160084
Gelina Sima Margaretha 210210160096
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2018

2. ii
Daftar isi
DAFTAR ISI……………………………………………………… ii
BAB I. PENDAHULUAN
PENDAHULUAN………………………………………………….1
BAB II. PROFIL BALAI INFORMASI TEKNOLOGI LIPI
2.1 Profil UPT-LIPI Bandung.............................................................2
2.2 Sejarah UPT-LIPI Bandung..........................................................3
2.3 Jumlah Koleksi Cetak dan Non-Cetak..........................................4
2.4 Jumlah Staff………………..........................................................4
2.5 Fasilitas dan Layanan di BIT-LIPI …..........................................5
BAB III. PEMBAHASAN
PEMBAHASAN……………………………………………………7
BAB IV. KESIMPULAN & SARAN
KESIMPULAN…………………………………………………….9
SARAN…………………………………………………………….9
BAB V. LAMPIRAN
LAMPIRAN………………………………………………………10

3. 3
BAB I
PENDAHULUAN
Manajemen Koleksi Elektronik merupakan suatu hal yang sangat berperan
penting dalam pengumpulan, pengolahan serta pelestarian koleksi-koleksi
berbentuk elektronik dalam sebuah lembaga serta dapat digambarkan sebagai
cerminan lembaga tersebut terhadap pengolahan koleksi yang dihasilkan dan
dikumpulkan. Hal ini menjadi sorotan utama dalam pengelolaan koleksi elektronik
terutama dalam lembaga bidang ilmu pengetahuan yang notabene hampir seluruh
koleksinya berbentuk elektronik, karena koleksi-koleksi elektronik ini akan
menjadi sumber daya yang penting bagi pengembangan ilmu pengetahuan di masa
mendatang.
Balai Informasi Teknologi (BIT) LIPI merupakan sebuah Unit Pelaksana
Teknis (UPT) dari LIPI yang mengelola, mengembangkan serta melayani informasi
teknologi dan kepustakaan bidang teknologi untuk keperluan penelitian LIPI.
Sehingga tentu Manajemen Koleksi Elektronik yang diterapkan oleh BIT berjalan
dengan baik dan lancar, yang maka dari itu tujuan observasi kami adalah untuk
mengetahui sejauh mana BIT LIPI telah mengembangkan dan menerapkan
Manajemen Koleksi Elektronik nya dalam melaksanakan fungsi serta tugasnya
sebagai UPT yang mendukung LIPI dalam hal sarana Koleksi Elektronik. Serta
untuk melakukan pembelajaran langsung di lapangan tentang Mata Kuliah
Manajemen Koleksi Elektronik dengan mendatangi serta mengobservasi langsung
Balai yang menangani koleksi-koleksi elektronik.

4. 4
BAB 2
PROFIL BALAI INFORMASI TEKNOLOGI LIPI
2.1 Profil UPT BIT-LIPI Bandung
a. Visi UPT BIT-LIPI
Menjadi rumah produksi yang handal dalam bidang informasi teknologi
untuk tercapainya masyarakat informasi.
b. Misi UPT BIT-LIPI
Memberikan kontribusi dalam pengembangan IPTEK, SDM bidang
pengelolaan informasi teknologi, dan ekonomi rakyat melalui layanan
informasi teknologi berbasis multimedia.
c. Alamat lengkap UPT-LIPI Bandung
Komplek LIPI Gedung 40 Jalan Cisitu Sangkuriang 21/154D
Dago, Coblong, Kota Bandung.
d. Jam Buka UPT BIT-LIPI Bandung
Senin s/d kamis : 08.00-15.00 WIB
Jum’at : 08.00-11.00, 13.00-15.00 WIB
E. Struktur Organisasi UPT BIT-LIPI Bandung
Tommy Hendro
Kepala UPT BIT-LIPI
Subbagian tata usaha
Dina Lasyana, SE
Abdurrahman
Prasetya
Seksi pendayagunaan
kolekasi
Kamaludin, S.Sos
Kelompok jabatan
fungsional
Fitri Laksmi P,S.E
Seksi
pemasyarakatan
dan kerjasama
Penny S Putri, M.sn
Seksi pengolahan
sistem informasi
teknologi

5. 5
2.2 Sejarah
Unit Pelaksana Teknis (UPT) Balai Informasi Teknologi (BIT) Lembaga
Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) merupakan sebuah balai yang mengurusi dan
mengelola koleksi-koleksi elektronik dari LIPI. Pada Awalnya UPT BIT LIPI
merupakan sebuah Perpustakaan Pusat untuk keperluan riset LIPI, namun
kemudian berpindah ke Lembaga Geologi dan Pertambangan Nasional LIPI dan
menjadi perpustakaan dari lembaga geologi tersebut dengan SK Ketua LIPI No.
31/KEP/D5/71.
Kemudian tahun 1972, Perpustakaan ini berubah menjadi Perpustakaan
Sentral yang statusnya langsung berada di bawah direktur Pusat Riset Nasional
dengan SK Ketua LIPI No. 78/KEP/D.5/72. Pada tahun 1980 dengan SK Deputi
Ketua LIPI Bidang Teknologi No. 363/KEP/Y.1/1980, tugas pokok, keanggotaan
dan tata kerja Komisi Perpustakaan ditetapkan kembali.
Dengan adanya Keputusan Presiden No.1 Tahun 1986 tentang LIPI,
Keberadaan Perpustakaan Sentral LIPI mengalami perubahan dengan berganti
nama menjadi Bidang Jasa Informasi Teknologi PDII-LIPI, paralel dengan Bidang
Penyebaran Informasi Ilmiah, Bidang Perpustakaan, Bidang Sarana Teknis
Dokumentasi dan Informasi serta Bidang Pengembangan Informasi Ilmiah, Kelima
bidang ini berada langsung dibawah Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah LIPI.
Walaupun berubah-ubah dan berganti nama sejak dulu, secara historis tujuan dari
lembaga ini adalah untuk mengembangkan layanan keluar berbagai informasi
produk teknologi yang dihasilkan oleh Pusat-Pusat Penelitian dari Bidang Ilmu
Pengetahuan Teknik dan Informasi Teknologi yang meliputi kedeputian Bidang
Ilmu Pengetahuan Alam, Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik dan Bidang Jasa Ilmiah.
Tanggal 12 Juni 2002, dengan SK Kepala LIPI No. 1026/M/2002 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Balai Informasi Teknologi, tidak lagi menjadi Bidang di
Lingkungan Pusat Dokumentasi dan Informasi Imiah LIPI. Melalui SK tersebut
Kepala LIPI mengemukakan bahwa BIT LIPI mempunyai tugas untuk
melaksanakan pengembangan, pelayanan informasi dan kepustakaan di bidang
teknologi. Sehingga Kepala UPT Balai Informasi Teknologi LIPI akan dibantu
oleh :

6. 6
• Sub bagian Tata Usaha
• Seksi Pendayagunaan Koleksi Informasi Teknologi
• Seksi Pengelolaan Sistem Informasi Teknologi
• Seksi Pemasyarakatan dan Kerja Sama
• Kelompok Jabatan Fungsional
2.3 Jumlah Koleksi Cetak & Non-Cetak
LIPI pada awalnya memiliki koleksi cetak yang dominan dibandingkan
koleksi non cetak/ elektroniknya. Mengikuti perkembangan teknologi,
dilakukanlah alih bentuk koleksi menjadi koleksi elektronik namun tidak
menghilangkan koleksi cetak yang sudah ada. Koleksi yang banyak terdapat di BIT
LIPI adalah jurnal yang berbentuk cetak dengan adanya perubahan koleksi yang
awalnya koleksi fisik menjadi koleksi elektrnoik/film. Bentuk fisik koleksi tersebut
sudah berkurang banyak dikarenakan BIT LIPI lebih banyak melanggan jurnal
elektornik. Saat ini Lembaga tersebut sudah memiliki koleksi 20 juta koleksi
elektronik dan 20 juta koleksi cetak.
Untuk koleksi sendiri PKIT dibawah BIT sudah melakukan alih media
untuk koleksinya. Diantaranya 300 dalam bentuk film dokumenter, dan beberapa
juga diantaranya di alih mediakan menjadi flip book. Selain itu BIT LIPI juga sudah
melakukan pembelian sebanyak 20 Koleksi, dan 20 pertukaran koleksi.
2.4 Jumlah Staff
Jumlah Staff yang ada di UPT BIT LIPI adalah 42 Staff yang terbagi dalam
3 Seksi yaitu Pengolahan Sistem Informasi dan Teknologi (PSIT), Pendayagunaan
Koleksi Informasi dan Teknologi (PKIT) dan Pemasyarakatan dan Kerjasama (PKS)
untuk mengurusi serta bekerja sesuai konsentrasi keahliannya.
Seksi-Seksi tersebut dibagi sesuai dengan keahliannya yaitu:
1. PSIT mengurus dan terfokus pada Desain Komunikasi Visual, Seni dan
Infografis.
2. PKS mengurus tentang komunikasi terutama pada humas dengan pihak
eksternal.
3. PKIT mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan pengadaan dan
pengolahan teknis sumber-sumber informasi teknologi.

7. 7
2.5 Fasilitas dan Layanan di BIT-LIPI
UPT BIT-LIPI Bandung memiliki berbagai layanan dan fasilitas yang dapat
dipergunakan. Secara khusus layanan yang diselenggarakan di UPT-BIT LIPI yaitu :
a. Layanan Perpustakaan
BIT-LIPI memiliki ribuan koleksi sumber informasi teknologi dalam
bentuktercetak dan elektronik. Yang bisa diakses dengan mudah.
b. Layanan Pembaca
Dengan suasana yang nyaman pengunjung bisa mencari informasi
dengan fasilitas yang disediakan berupa ruang ber AC, katalog elektronik, dan
fotokopi
c. Konsultasi Pustaka Teknologi
Layanan ini membantu pengunjung yang belum akrab dengan tekhnik
mencari informasi di perpustakaan, untuk mendapatkan informasi yang sesuai
kebutuhan.
d. Layanan komersialisasi Hasil Riset
Layanan ini membantu pengunjung untu melakukan komersialisasi
hasil riset yang di hasilkan oleh instansi. Layanan ini berupa lokakarya yang
dipandu oleh para pakar dalam bidang knowledge management dan knowledge
marketing.
e. Layanan Kreasi Informasi
Layanan ini berupaya untuk membantu instansi dalam mencari
informasi yang dibutuhkan untuk keperluan perencanaan teknologi, teknologi
proses, hasil teknologi,
f. Layanan dan Pelatihan Pengelolaan Sumber Informasi
Untuk membantu pengembangan sistem informasi manajemen di
instansi, UPT-BIT LIPI menyediakan layanan dan pelatihan pengelolaan
perpustakaan (Katalogisasi, klasifikasi, dan lainnya).
g. Otomasi Perpustakaan
Era digitalisasi yang merambah berbagai bidang tak terkecuali pada
perpustakaan, untuk mengimbangi transformasi teknologi informasi kian

8. 8
akseleratif, UPT BIT-LIPI membuat layanan ini untuk memoderenisasi
perpustakaan.
h. Layanan Pelatihan Teknik Presentasi
Pelatihan ini memberikan cara bagaimana menghilangkan ketaktan
ketika berbicara didepan public. Selain itu, diajarkan pula bagaimana
mempersiapkan, menyusun, dan menyampaikan presentasi yang menarik, serta
bagaimana cara menggunakan berbagai alat bantu presentasi yang efektif.
i. Layanan Pelatihan Multimedia
Penyampaian informasi dengan kemasan yang efektif merupakan
sebuah keharusan. Teknologi multimedia memberikan banyak pilihan untuk
menyampaikan informasi. Apakah itu tentang program-program baru,
company profile, pelatihan fotografi, video shooting untuk dokumentasi,
pelatihan pengolahan informasi berbasis multimedia.

9. 9
BAB III
PEMBAHASAN
Awalnya, LIPI lebih banyak memiliki koleksi cetak dibandingkan koleksi
non-cetak atau elektroniknya. Dengan seiring perkembangan teknologi, maka
dialihkanlah ke bentuk koleksi elektronik namun tidak menghilangkan koleksi
cetak yang sudah ada. UPT Balai Informasi Teknologi (BIT) LIPI memiliki satuan
tata usaha dan 3 seksi lainnya yang dimana memiliki bentuk koleksinya masing-
masing, yaitu: PSIT (Pengelolaan Sistem Informasi Teknologi Multimedia/ Film),
PKIT (Pendayagunaan Koleksi Informasi Teknologi), PKS (Pendidikan dan Kerja
Sama yang isinya seperti diklat/ kepelatihan)
Pada awal tahun 1980-an, LIPI disebut sebagai perpustakaan central koleksi
bidang teknologi se-LIPI bahkan se-Indonesia. Koleksi yang ada yaitu berupa
jurnal-jurnal yang dimana tidak dipunyai di perpustakaan lain. Koleksi tersebut ada
hingga tahun 2000-an.
Di awal tahun 2000, diadakan re-organisasi dimana LIPI sudah tidak fokus
pada perpustakaannya melainkan ke rumah produksi yang ada di PSIT itu sendiri.
Rumah produksi yang dimaksud adalah membuat film mengenai IPTEK dan hasil
penelitian yang ada di LIPI. Terdapat 300 bentuk film dokumenter dan beberapa
diantaranya dialih mediakan menjadi flip book. Jadi yang awalnya memiliki koleksi
cetak, dialih fungsikan menjadi koleksi elektronik berupa bentuk film. Tetapi
koleksi cetak juga tidak berkurang banyak. Yang melakukan biasanya staff dari
LIPI yang memiliki background di dunia perfilman.
Kegiatan alih media yang dilakukan oleh BIT LIPI merupakan salah satu
metode dalam manajemen koleksi. Menurut Syihabuddin (2003), manajemen
koleksi melibatkan serangkaian proses yang menjadi lebih efisien dengan adanya
teknologi komputer dan komunikasi yang menghimpun informasi,
mengkoordinasikan komunikasi, menyusun kebijakan, evaluasi dan perencanaan.
Tidak hanya mendayagunakan teknologi di bidang film saja, tetapi LIPI
juga melanggan koleksi elektronik lainnya berupa jurnal elektronik. Koleksi
elektronik tersebut hanya dapat di akses di wilayah LIPI saja, karena koleksi-

10. 10
koleksi yang berasal dari pembelian dan produksi sendiri tersebut disimpan di
server LIPI pusat di wilayah Jakarta. Saat ini, LIPI sudah memiliki koleksi
sebanyak 20 juta koleksi elektronik dan 20 juta koleksi cetak. Selain itu BIT LIPI
juga sudah melakukan pembelian sebanyak 20 Koleksi dan 20 pertukaran koleksi.
Saat ini mulai ada pembagian dimana dulu koleksi jurnal hanya dimiliki BIT
LIPI saja, tetapi sekarang dapat di publish ke umum dan tempat dimana masih
terdapat koleksi cetaknya. Agar mudah di akses secara umum, LIPI menggunakan
RDA setelah sebelumnya menggunakan AACR. Dengan RDA dapat dikatalog-kan
dengan lebih lengkap sampai ke dalam filmnya ikut masuk dalam katalog.
Kedepannya, sistem koleksi elektonik akan diolah dengan RDA (resources
document and acsess). Koleksi cetak tersebut akan direposisi karena akan diganti
dengan koleksi elektronik atau film. Sumber koleksi elektronik tersebut dari LIPI
dibagian sains direct.
Selain melakukan pembelian dan pembuatan sendiri koleksi elektroniknya,
BIT LIPI juga melakukan pertukaran koleksi dengan lembaga-lembaga lainnya.
Salah satunya adalah melakukan pertukaran koleksi elektronik dengan Dinas
Pariwisata Yogyakarta pada tahun lalu. Selain itu BIT LIPI juga mengadakan
sebuah acara yang bernama Pekan Film. Acara tersebut adalah sebuah kegiatan
screening film yang berasal dari koleksi BIT LIPI sendiri, sasaran utamanya adalah
anak-anak SMA di Kota Bandung. Acara Pekan Film ini berlokasi di gedung
Sinema 40 milik BIT LIPI sendiri. Namun ada juga acara yang mana BIT LIPI
mendatangi lembaga-lembaga lain, acara tersebut bernama Pojok LIPI dengan
konten yang hampir sama dengan Pekan Film.
Berbagai kegiatan alih media yang dilakukan oleh BIT LIPI merupakan
serangkaian proses dalam melakukan manajemen koleksi. Kegiatan-kegiatan
tersebut bertujuan agar koleksi-koleksi yang dipunya tidak rusak termakan oleh
waktu, dan memudahkan masyarakat dalam mengakses informasi yang dibutuhkan.

11. 11
BAB IV
KESIMPULAN & SARAN
Kesimpulan
Manajemen koleksi adalah pengorganisasian dan pembinaan yang
mencakup prinsip-prinsip pengembangan koleksi, pemenuhan kebutuhan para
pemustaka sebagai tujuan utama, mengusahakan cara alternative memperoleh
dokumen dan informasi guna melengkapai koleksi yang telah ada (Ray. Harrod’s
Prytherch, 1995). Dari pengertian tersebut terlihat bahwa kegiatan-kegiatan yang
dilakukan oleh BIT LIPI dalam hal alih media, publikasi media, hingga
pengembangan koleksi termasuk kedalam sebuah kegiatan manajemen koleksi.
Kegiatan-kegiatan tersebut bertujuan untuk memperkaya koleksi-koleksi terutama
dalam hal koleksi elektronik yang dimiliki. BIT LIPI sendiri lebih giat untuk
memproduksi sendiri koleksi elektronik dari sebuah karya tulis. Kebanyakan dialih
mediakan menjadi sebuah film dokumenter.
Tidak hanya memproduksi sendiri, tapi juga melakukan pertukaran koleksi,
salah satunya dengan Dinas Pariwisata Yogyakarta pada tahun lalu. Dalam hal
penyadaran masyarakat agar koleksi tersebut dapat dimanfaatkan dengan baik, BIT
LIPI memberikan berbagai kemudahan dengan penggunaan secara online, untuk
film dokumenter beberapa sudah bisa dilihat langsung melalui Youtube Channel
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Selain itu BIT LIPI juga membuat berbagai
acara menarik diantaranya acara Pekan Film dan Pojok LIPI.
SARAN
Dengan dikemasnya informasi kedalam bentuk yang lebih mudah dalam
proses penyampaian informasinya kepada pengguna, seperti yang telah dilakukan
BIT-LIPI ini maka kita sebagai pengguna dan pencari informasi haruslah
memanfaatkan segala kemudahan yang telah dibuat oleh BIT-LIPI ini dengan
semaksimal mungkin selain informasi-informasi yang ada didalam BIT-LIPI ini
sudah terjamin kredibilitasnya kita juga bisa mendapatkan informasi dengan lebih
menyenangkan karena dengan adanya sentuhan teknologi.

12. 12
BAB V
LAMPIRAN
Suasana ruangan koleksi yang ada di BIT-LIPI Bandung

13. 13
Ruang sinema, merupakan ruangan yang disediakan oleh BIT-LIPI
untuk pengunjung yang diperuntukan sebagai tempat menonton koleksi
film edukasi yang dimiliki BIT-LIPI, ruangan sinema ini lebih mirip
seperti mini bioskop sehingga pengunjung bisa merasa nyaman
menonton koleksi film yang ada.

14. 14
koleksi cetak yang dipunya oleh BIT-LIPI, terlihat berantakan di
beberapa sisi karena BIT-LIPI sedang melaukan reposisi pada
koleksinya agar pengguna lebih mudah dalam mencari koleksi yang
dibutuhkannya.

15. 15
Berikut adalah Youtube Channel milik LIPI.

16. 16
Daftar Pustaka
Mcleod, Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Prehilindo.
Syihabuddin Qaylubi, DKK. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan Dan Informasi.
Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab IAIN Sunan
Kalijaga.
Victor Edwin Ohoiwutun, Desie M.D. Marouw, Melky Turang. 2014. "PENGARUH
MANAJEMEN KOLEKSI PERPUSTAKAAN TERHADAP MINAT BACA MAHASISWA
JURUSAN ILMU KEPERAWATAN UNIVERSITAS KATOLIK DE LA SALLE MANADO."
Acta Diurna Volume III No.2.