Worksite Wellness Toolkit for Community Based Organizations


Published on

The Worksite Wellness toolkit was designed to serve as a resource guide for community-based organizations in order to implement worksite wellness activities and programs at little to no cost. Worksite wellness is the promotion of employee health at the worksite.

1 Like
  • Be the first to comment

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Worksite Wellness Toolkit for Community Based Organizations

  1. 1.               WORKSITE WELLNESS TOOLKIT   A Resource Guide for Community‐Based Organizations  1   
  2. 2.   Table of Contents   Introduction to Toolkit ……………………………………………………………………………………………3 Steps to Worksite Wellness ...............................…………………………………………………....5 Section I: Getting Started with Worksite Wellness ………………………………………………...6   Starting a Worksite Wellness Program ………………………………………………………............6   Step One: Gaining Administrative Support ……………………………………………………………6   Step Two: Creating a Cohesive Wellness Team …………………………………………………….7   Step Three: Collecting Data ………………………………………………………………………………....8   Step Four: Carefully Crafting an Operating Plan ……………………………………………………14   Now What? Next Steps for Worksite Wellness……………………………………………………..16  Section II: Resources and Recommendations.................……………………………………......17   Health Screenings & Walking Programs ……………………………………………………............17   Fitness & Community Centers, Lunch & Learns, Newsletters, & Stair Use ………..…18  National Health Observances …………………………...................................................….19   Ten‐Minute Challenge, Stress Management, Stress‐Less Challenge,   Employee Assistance Programs, Massages...............................................................20  Intramural League, Hulu Exercise, Windowsill Gardens, & Five a Day Challenge.....21  Team Challenges ......................................................................................................22    Appendices Table of Contents………………………………………………………………………………...II   Appendix A: Sample Invitation for Employee Participation ......................................III   Appendix B: Local Fitness and Community Centers...................................................IV   Appendix C: Healthier Food Options..........................................................................VI   Appendix D: Encouraging Stair Use............................................................................VIII   Appendix E: Five a Day Challenge ..............................................................................X     This toolkit can be found on the Community of Wellness website:    2  
  3. 3. Introduction to the Toolkit   The Worksite Wellness Toolkit for CBOs is a resource designed to help your workplace promote wellness and improve employee health. Inside, you will find:   Program ideas to use at your workplace  Tips to make your work environment healthier  Resources to guide your worksite wellness activities to success   What is Worksite Wellness? Worksite wellness is a broad term that refers to health promotion related initiatives in the workplace. These initiatives may include employer programs, policies, and activities that are aimed to improve health and overall wellbeing of employees. Examples of worksite wellness programs include changing policies such that healthy snacks are available in vending machines, promoting healthy eating by providing healthy foods at meetings, promoting physical activity by making stairwells more accessible and attractive, and providing smoking cessation programs or resources. Worksite wellness initiatives vary by organization depending on size, infrastructure, and resources. Not all worksite wellness programs will be the same. The resources provided in this toolkit are for worksite wellness committees to use as they see fit, and can be adapted to fit the specific needs of the organization.  Why Worksite Wellness?  Health promotion is a vital component of ensuring physical and mental wellbeing. Health promotion includes providing resources, education, and services to maintain or improve one’s current health status and prevent future disease, illness, and disability.  More than 75% of health care costs in the United States is spent on patients with chronic conditions, which are also the nation’s leading causes of death and disability. Chronic conditions result in preventable deaths, lifelong disability, and enormous health care costs1. These conditions include heart disease and stroke, obesity, diabetes, arthritis, cancer, and respiratory diseases. The CDC has identified                                                                                        1  The Power of Prevention. (2009). National Center for Chronic Disease Prevention and Health Promotion, Department of Health and Human Services.‐Power‐of‐Prevention.pdf.    3  
  4. 4. four modifiable health risk behaviors as significant causes for chronic disease, including lack of physical activity, poor nutrition, tobacco use, and alcohol consumption.  Fortunately, the power of disease prevention and health promotion can yield significantly positive results both in regards to patient health and financial costs. Worksite wellness programs serve as community‐based disease prevention and health promotion practices.  Working actively to ensure the decline of such conditions can not only decrease the financial burden that individuals and society pay of unnecessary health costs but also improve workplace productivity due to fewer absences and create an environment that promotes active and healthy lifestyles.  Individuals with full‐time positions spend an average of forty hours of the week at the workplace. Often, employees are faced with the challenge of finding time to take care of their health on a day‐to‐day basis. However, there are numerous ways that one can improve current health without sacrificing time, energy, or expenses. Worksite wellness programs can improve employee health, reduce costs, increase workplace productivity, and create an environment that encourages active and healthy lifestyles.  What are the benefits of having worksite wellness? Financial: Worksite wellness programs help employers and organizations save money because it is a good return on investment. Wellness programs are designed to act as preventative health measures by providing resources to address health issues early on before they become costly diseases. By reducing behavioral risk factors, wellness programs aim to not only reduce disease and improve worker quality of life, but also to control health care spending2.   Healthy workers: Healthy workers have been found to be happier, more productive, and have fewer absences from work than less‐healthy workers. Stress, unhealthy lifestyles, poor health, and job dissatisfaction affect one’s life professionally and personally. Employees with multiple risk factors such as these can experience a productivity loss of as much as 6‐12% on the job3.  Furthermore, effective wellness programs have been found to decrease sick days and disability by as much as 25%. Worksite wellness programs work to improve employee health, and subsequently improve organizational capacity.                                                                                             2  Building a Healthier Workplace, Workplace Wellness Guide. Building a Healthier Chicago.  3  Burton, W., Chen, C., Conti, D., Shultz, A., Pransky, G., Edington, D. The association of health risks with on‐the‐job productivity. Journal of Occupational Environmental Medicine, 47, 769‐777.  4  
  5. 5. Steps to Worksite Wellness  Step One: CEO/Administration Support Gaining the support from the CEO and/or administration of your organization is a key component to the success of wellness initiatives. Support from the CEO/administration can facilitate programs and activities by enabling wellness activities to occur at the worksite, implementing policy changes at the workplace, and by providing overall support and encouragement for the health promotion efforts of employees.  Step Two: Creating a Cohesive Wellness Team A wellness team or wellness committee is an integral part of facilitating worksite wellness programs and activities. The committee may lead organizational aspects of the initiatives such as assessing employee interests, inviting health professionals to provide services at the workplace, implementing policy changes, and advertising different activities to the rest of employees.   Step Three: Collecting Data to Drive Health Efforts Before starting projects and activities, it is important to assess the workplace. One method is to conduct an environmental scan, during which the physical attributes of the workplace are assessed. For example, one may take note of whether the workplace is located next to a park, or if the stairs are clearly visible from the elevator, or what kinds of foods are offered in the vending machines. Another important part of data collection is to assess the interests of employees.   Step Four: Creating an Operating Plan After assessing the workplace and the interests of employees, the next step is to create an operating plan in order to specify what resources are available, create a timeframe, and allow others to gain a sense of the direction of the worksite wellness projects.    Next Steps:   Choosing Appropriate Interventions Based on the employee interest survey data, the next step is to select the most appropriate wellness programs and activities to offer.   Creating a Supportive Environment Once activities and programs have begun, encourage employees to participate or continue to encourage employees who have already started participating in order to maintain interest and enthusiasm.   Carefully Evaluate Outcomes  Evaluation of outcomes is important in order to determine whether certain programs or activities were effective in meeting preset goals.  Evaluation can happen in a few different ways, depending on the operating plan.       5  
  6. 6. Section I: Getting Started with Worksite Wellness   This section includes:   Recommended steps for beginning and maintaining worksite wellness programs  Resources for conducting an environmental scan and assessing employee interests Starting a Worksite Wellness Program  Worksite wellness programs can be extremely effective and beneficial, but they require planning and careful implementation in order to maximize the potential to promote and improve employee health. The steps in this guide will assist by identifying best practices and identifying resources for your organization. The Wellness Council of America4 has identified seven specific components of worksites that help ensure worksite wellness programs that yield positive results. These components include:  1. CEO/Administration Support  2. Creating cohesive wellness teams  3. Collecting data to drive health efforts  4. Carefully crafting an operating plan  5. Choosing appropriate interventions  6. Creating a supportive environment  7. Carefully evaluating outcomes Step One: Gaining Administrative/Managerial Support  In 2007, Americans spent $2.2 trillion on healthcare, and employees paid nearly one‐third of this total cost. Currently, the bulk of much health care spending goes to treatment for preventable conditions such as obesity, heart disease, type II diabetes, and stroke. In particular, obesity, which has associated medical conditions, is on the rise. Obesity‐related conditions alone are estimated to account for nearly 30% of the increase in health care spending since 19875. If employers or administration staff understand the financial benefits of worksite wellness, they may be more likely to support the efforts of the group in the workplace, which is a critical component of worksite wellness committees, and the success of the wellness programs or activities. If there is more than one administrative leader or manager at your worksite, aim to present the worksite wellness initiative to as many as possible.                                                                                         4  Big steps for small businesses. (2008). The Workplace Wellness Magazine, volume 7. The Wellness Council of America.  5  Building a Healthier Workplace, Workplace Wellness Guide. Building a Healthier Chicago.    6  
  7. 7. Calculate and provide a cost‐analysis of the benefits of support a health promotion effort in the workplace. For specific cost calculations to estimate the costs of lifestyle factors and preventable disease, visit This tool includes calculations for chronic conditions, lifestyle factors, and the impacts of workforce productivity in addition to avoidable health care costs.  Next, clarify the mission of the worksite wellness program by describing visualized successful outcomes and benefits and how they can influence the organization. Be prepared to clarify request and or resources that may be needed to start the program.  Step Two: Creating a Cohesive Wellness Team/Committee  What is a Wellness Committee?  A wellness team or committee is a group of employees who share a common goal of improving the health and well‐being of the workplace. Membership is typically diverse, including employees from a variety of departments or positions of the organization.   What does a Wellness Committee do?  The purpose of the wellness committee is to organize and initiate changes to the environment, policy, and practices regarding employee health in the workplace. These can include organizing activities or events geared toward health promotion and raising awareness about specific health issues.   How Much Time Will it Take?  Wellness committee members can expect to give about one to two hours per month to the efforts of the wellness committee at a minimum. This time is spent attending meetings, organizing events, and participating in new initiatives. However, the amount of time one can expect to devote to a wellness committee depends heavily on the level of commitment and extent of activities and programs desired to be implemented at the workplace and as such will vary by organization.    Wellness Advocate  Identify one person to serve as the advocate or coordinator for wellness by coordinating efforts within the workplaces to establish a wellness committee. These efforts can include promoting the wellness committee and gauging interest. This role may be extended once a Wellness Committee has been created to include coordinating responsibilities for activities and projects. Consider posting fliers, postcards, or invitations to generate interest among employees.   See Appendix A for a sample. Structuring the Wellness Team   1. Determine the number of members that is most appropriate for you committee based on the size of your organization. It is best to have at least four people if you have a small organization. It is also ideal to recruit a variety of people from different positions and sections of the workplace in order to maintain an inclusive diversity of interests and ideas.  7  
  8. 8. 2. Create a mission statement. A mission statement should be clearly written and is essential to ensure  that everyone is on the same page as far as the purpose of the Wellness Committee.     Example Mission Statement:  The mission of our wellness committee is to establish and maintain a workplace that encourages  environmental and social support for a healthy lifestyle.    To encourage employees personal and professional productivity, and physical and mental well‐ being, the  mission of the Wellness Committee shall be to foster a worksite culture that supports anyones desire to make  healthy lifestyle choices5.   3. Determine the logistics of meetings. Create a meeting schedule or timeline for the committee that best suits the organization.  Step Three: Collecting Data to Drive Health Efforts  The environmental scan, identification of readiness indicators and employee interest survey are important assessments to conduct at the workplace. Environmental Scan An environmental scan can include identifying specific environmental resources within the workplace. For example, are the stairs readily visible in the building? Are there bike racks outside of the workplace? This will require physically walking through the workplace to identify environmental factors related to health promotion.  An example of an environmental scan from the New York Department of Health is provided on  page 9.  Employee Interests & Readiness Indicators  Assess employee interest and readiness indicators within your organization by administering a survey that can identify the current needs and interests of the group.  This survey should ask employees about specific programs or health related issues that they would be interested in participating in or addressing at the workplace. Surveys can be filled out anonymously on paper or electronically using a web‐based survey engine.   The survey engine Pollograph ( is recommended to use. This survey engine is free, easy to access and to create surveys and the surveys can be longer than ten questions (Survey Monkey’s free account use limits surveys to ten questions). It should be noted, however, that the free account use with Pollograph limits survey responses to 200 responders, so if your organization is larger or you plan on assessing more than 200 people, a different mode of surveying individuals is recommended.   An example of a readiness indicators and employee interest questionnaire can be found on page  11. The web‐based version of this questionnaire can be found at:  8  
  9. 9. Example of Environmental Scan    9  
  10. 10.   10  
  11. 11. Employee Interest & Readiness Indicators  Worksite Wellness: Employee Interest Form  This information is completely anonymous and reviewed by the Wellness Committee to measure needs and  interests to create an effective worksite wellness program. Thank you for your participation!   Please indicate how likely you would be to participate in each of the following programs if they were offered at  your worksite during the next year.             Very Unlikely  Unlikely   Likely    Very Likely   Educational Programs  Back safety   Heart Disease prevention        Cancer prevention  Cold/Flu prevention and treatment  Headache prevention and treatment  Stroke prevention  Cholesterol reduction  Substance use  Home safety     Depression management  Financial management  Job stress management  Parenting   Managing chronic health conditions  Managing chronic pain  Controlling anger/emotions  Smoking cessation     Fitness Programs  Discounted fitness club or   gym membership rates  On‐site exercise equipment   Stretching programs  Walking programs  Dance lessons        Nutrition Education Programs  Healthy cooking   Healthy eating choices  Healthy snacks and menu’s  Vending machine healthy choices  Weight management programs  11   
  12. 12.  Screening Programs Blood pressure checks Blood sugar checks  Would you consider participating in a program… Before work (early morning) During lunch After work (evening)   Would you buy healthy snacks at the worksite if they were available (for example, low fat yogurt, milk, dried fruit and nut mix, fresh fruit, pretzels, instead of candy, chips, cookies, cupcakes, etc.)?  Not at all    Not too often    Some of the time   Definitely If there was a wellness resource center at work (an area with books, recipes, videos, and other items for use by employees who want to learn more about health and wellness issues and choices), would you use this kind of resource center?   Not at all    Not too often    Some of the time   Definitely If the Wellness Committee wanted to get out information about their activities, news, or tips about healthy lifestyle choices, what would be your preferred way to get that information (choose one)?  A dedicated bulletin board  Weekly emails  A flyer/newsletter  On the internet  Discussion at staff meetings   Other: ________________  What other activities or programs do you think should be offered at your worksite to create a healthier work environment?    Does your worksite have staff meetings with food provided? Please describe the food that is typically offered at meetings (i.e., pizza, sandwiches, potluck‐style).    Would you be willing to have healthier food options available at staff meetings?   Does your worksite hold celebrations with staff members? Please describe the food that is typically offered at celebratory events.   12  
  13. 13.  Would you be willing to have healthier food options available at staff celebrations?     How many days a week do you bring your own lunch or snacks to work?   How many days a week do you buy a lunch at your worksite?   How many days a week do you eat food for lunch from a restaurant?                       Survey questions adapted from Wellness Councils of America 2005 and Worksite Wellness for Tompkins County             13  
  14. 14. Step Four: Crafting an Operating Plan  Goals Employees may set specific objectives for the wellness program that include activities, programs, and evaluation measures. By using the data from the environmental scan and employee interest and readiness indicator survey, the committee may decide upon which health initiatives they can pursue based on the interest level and resources available at the workplace. Detailing a plan for the wellness program that includes long‐term and short‐term goals, perceived barriers, perceived methods of overcoming identified challenges, maintaining interest and incentives, and needed resources (time, people, etc.) may be helpful in tracking the progress of your initiatives. It is important to begin with short‐term, achievable goals and build on these based on desired long‐term outcomes.  Goals may be specific in order to successfully evaluate the workplace activities and programs.   Examples of goals include:  • Have healthy food options available at monthly meetings  • Engage at least half of all employees in at least one worksite wellness activity or program  • Create water‐stations on all floors   • Improve blood pressure for employees by the end of 12 months  Categorize all current and future goals and activities as either6 :  • Education/Awareness: providing knowledge  • Skill building: get employees to be actively involved in changing their behavior  • Work environment: changes in the workplace that support the initiative  Timeframe Map out initiatives by creating a timeline that will present a realistic view of how to implement and evaluate a program. Timelines enable employees to see what and how initiatives will be accomplished, and who will be leading them. Budget Estimate a budget for your worksite wellness activities. Many activities and programs can be done at no cost, but your organization may choose to implement activities that come at a small cost.  Evaluation Evaluation Measures will be based on pre‐determined goals specified earlier. Evaluation will be discussed further in this guide, but employees should plan on setting aside time and methods for evaluation from the beginning of the process.                                                                                         6 Building a Healthier Workplace, Workplace Wellness Guide. Building a Healthier Chicago.   14  
  15. 15. Sample Template of Operating Plan Goal 1: Encourage employees to increase their physical activity   Goal 2: Encourage healthier eating habits of employees Goal 3: Goal 4:   Operating Plan Goal 1. Encourage employees to increase their physical activity   Objectives  Programs  Timeline Roles/Responsibilities Communication  Evaluation  Strategies A. Engage  5 A Day  May‐June  LK: Communicate with  Dept mtgs.  Use 5 A Day ___(number)  Challenge  employees; AG:    Program of employees  Circulate newsletter &  Bulletin board  Evaluation  to participate  logs   in physical  HULU  Ongoing  JB: Find programs  Email  Ongoing; activity  Group  online; HG: Reserve    Participant programs at  Exercise  space; LK:  Newsletter  feedback  the workplace  Communication     Intramural  June‐August  LK: Contact other  Flyers   Employee B.  Increase the  Sports  organizations; HG:  participation  amount of  reserve park space; physical  BP: Equipment & activity for  scheduling each employee           Goal 2. Encourage healthier eating habits of employees  Objectives  Programs  Timeline  Roles/Responsibilities Communication  Evaluation  Strategies A. Increase  Offer  Ongoing  LK: Contact Admin to  Dept mtgs.   the average  healthier  discuss ordering   number of  food options  operations; LP:  Bulletin board fruits or  at meetings  Estimate price   vegetables  comparisons   Email eaten by  Offer  Ongoing       employees  healthier  Newsletter   snacks in   B. Decrease  vending  Flyers  the number   machines of employees  Lunch &  April‐June     who report  Learn: rarely eating  Cooking a healthy diet   Class           15  
  16. 16. Now What? Next Steps for Worksite Wellness  Choosing Appropriate Interventions As defined in the operating plan, activities and programs that have been selected should be put into action. Not all activities may be identified in the early planning stages; new ideas for the worksite can always be added based on the needs and interests of employees.   Creating a Supportive Environment Employees can create a supportive environment for healthy choices. Participation in activities, praise, recognition, and encouragement are a few ways that the workplace can become a health‐friendly environment.  Carefully Evaluating Outcomes Evaluation is a key component for worksite wellness in order to determine the effectiveness of the workplace initiatives. The process may be integrated in the operating plan, but it is important to remember to look back at the data and evaluate the worksite wellness programs and activities.    Sustainability Maintaining the Efforts of Worksite Wellness  Communicate the wellness programs and activities to employees by posting flyers, posters, or  distributing postcards   Create a Wellness Bulletin Board that posts information and photos about current and future  programs in addition to past activities  Provide positive reinforcement for employees who participate in the activities  Keep administration/management updated and informed about all wellness initiative activities,  plans, and successes!   Ways to Promote Healthy Behavior7 Incentives can be a great way to engage employees and increase participation. Examples include:  Offering flexible work hours to allow for physical activities during the day  Achievement awards: verbal praise and tokens of achievement for those who have reached  personal goals (try not to focus on those who attain the “most” but on those who have been  making the most significant behavior changes)  Participation in workshops or exercises can be seen as paid breaks  Gift cards that have been donated from local businesses  Reduced premiums   Well days/time off                                                                                          7  Building a Healthier Workplace, Workplace Wellness Guide. Building a Healthier Chicago.  16  
  17. 17. Section II: Resources & Recommendations   This section includes:   Suggestions for worksite wellness programs, activities, and ideas   Examples of activities and programs   Resources for getting started  There are many ways worksite wellness programs can engage employees and promote health. The following section provides suggested ideas for activities and programs that are of little to no cost to organizations. Further resources for the following wellness program ideas are included in the appendices of the toolkit.  Health Screening Opportunities The Wellness Committee may agree to provide health‐screening opportunities for employees. Screenings may include blood pressure, cholesterol, and body mass indexes (BMIs) that can be done in the workplace. When offering this program, it will be important to provide information for employees to learn what these numbers or results mean for their health.  One way to have health screenings at the workplace at no cost is to invite local nursing students to conduct the screenings. Students typically have to fulfill a particular project or service. Contact your local schools of nursing, community hospital, or community health center for health screenings.   Walking Programs  Walking can be a great way to improve health. A regular routine of brisk‐paced  walking daily can help employees lose weight, lower cholesterol, strengthen their  hearts, and reduce the likelihood of serious health problems later on.  The President’s Council on Physical Fitness and Sports recommends 30 minutes each  day on at least five days per week. However, any increase in walking can promote  good health!  • A Buddy System can be a great way for employees to work together by encouraging each  other and providing accountability for any walking program.  • Competitions can serve as team‐building efforts as well as challenge employees to improve  their health.  • Walk Across Illinois is a free program that encourages Illinois residents to incorporate  walking into their daily activities. Challenge employees to develop healthy lifestyles through  physical activity, while also learning about the environment and Illinois history!  • Map out on‐site or nearby neighborhood trails or walking routes and host daily or weekly  17  
  18. 18. lunch walks. Group walks can be informal during breaks, or employees can have Walk‐and‐ Talk Meetings as an alternative to office meetings. The American Heart organization  provides great resources for such programming. Resources: Local Fitness & Community Centers  Many fitness centers and community organizations offer discounted rates to the  public, and many times are free! Fitness classes are a great way to get employees  together and participate in physical activity.   See Appendix B for local fitness center and community resources.  Lunch and Learns Lunch and Learns can take on a few different forms, including:   • Informal lunch meetings that provide a healthy lunch for employees (or have employees bring  their own meal), while also offering educational information during the meal (breast cancer  awareness, nutrition, etc.)  • Cooking lessons during the lunch hour can be demonstrated by a guest or an employee who has  their own favorite healthy meal   • Host potluck lunches during which employees bring their own healthy dish to share and consider  compiling recipes to create an office cookbook to sell! Profits can be directed towards future  health promotion efforts.  See Appendix C for alternative food options for meetings and local healthier food options for meetings.  Newsletter Circulating a newsletter can be a good way to communicate with employees. This can be a quarterly or monthly newsletter depending on resources and can be used to provide employees with current health studies or findings and tips or recommendations for healthier lifestyles. The newsletter may cover topics in physical activity, nutrition, stress reduction, and other topics such as tobacco cessation, medical self‐care, and weight management. Encourage Stair Use Encourage the use of stairs instead of elevators by creating motivational signs and strategically placing them in hallways and inside elevators.  Sample motivational signs and links to resources are included in this guide in Appendix E.   18  
  19. 19.  National Health Observances One way to frame activities, programs, and projects is to use national health observances as a guide. Each month has specific health themes (e.g., October is National Breast Cancer Awareness Month). Each month also has several days or a week that have individual health themes. Use the national health observances to create awareness about certain health topics. The following table lists a few of the health themes from the National Wellness Institute’s calendar.    2011 National Wellness Institute’s Health & Wellness Observances  Month  Theme January  Cervical Health Awareness Month, National Blood Donor Month February  Heart Month, National Cancer Prevention Month, Wise Health Consumer Month March  American Red Cross Month, National Colorectal Awareness Month, National Nutrition  Month April  National Alcohol Awareness Month, Stress Awareness Month, National Minority Health  & Health Disparities Month, National Occupational Therapy Month May  Asthma & Allergy Awareness Month, Better Sleep Month, Clean Air Month, National  High Blood Pressure Education Month, National Mental Health Month, National  Physical Fitness & Sports Month  June  Professional Wellness Month July  UV Safety Month August  National Immunization Awareness Month September  America on the Move‐ Month of Action, Fruit & Veggie Month, National Cholesterol  Education Awareness Month, National Food Safety Month, Whole Grains Month October  Eat Better, Eat Together Month, American Heart Walk, Health Literacy Month November  American Diabetes Month, Great American Smoke Out  December  International AIDS Awareness Month  Resources:   19  
  20. 20. Ten‐Minute Challenge The Ten‐Minute Challenge is an activity developed by Eat Smart Move More North Carolina and encourages employees to practice health‐enhancing behaviors such as eating smart, moving more, quitting now, and managing stress. Each week, the challenge focuses on one specific health behavior. Background information and tips are provided to employees on how to fit these behaviors into their busy schedules. Participants earn points each time they practice a Ten‐Minute Tip. The website includes links to read‐to‐use resources including a challenge overview, poster, sign‐up sheet, log, four newsletters, evaluation, and certificates. Resources:   Stress Reduction and Management  Stress can have a large influence on health. Stress affects one’s mental and physical well‐being. Stress has been connected to hypertension, heart disease, high blood pressure, muscular‐skeletal problems, and a variety of other health concerns. Introduce simple techniques to manage stress at work, such as desktop yoga, breathing exercises, stretching exercises, and other coping mechanisms.  Resources: Stress‐Less Challenge The Stress‐Less Challenge is an activity that is part of Eat Smart Move More North Carolina. The challenge provides employees with the opportunities to practice stress‐reduction.  The website includes links to read‐to‐use challenge overview, poster, sign‐up sheet, participant instructions, stress‐less log, four newsletters, stress less certificate, and evaluation.  Resources:  Massages at the Workplace Many massage schools offer free massages at the workplace as a way to give students hands‐on experience.  Invite massage therapists to set up a station at your worksite and offer employees free massages to reduce stress and promote mental and physical wellness. Contact one of the many massage schools in the Chicago area.   20  
  21. 21. H.R. (Employee Assistance Program) Contact your Human Resources department to learn about your Employee Assistance Program (EAP) that may provide employees with support to maintain a healthy, balanced work and personal life. EAP is an employee benefit that provides consultation and counseling.  Intramural League Start an intramural sports league among local organizations. Each organization could create their own team (or pair‐up with another local organization) and compete against other organizations in any sport.  The Chicago Park District (contact resources in Appendix B) can provide access to  appropriate facilities (i.e., field house during cold weather, park space during warmer  months).    HULU Exercise Access exercise videos and programs for free online using HULU! Get a group together and start an informal and fun work‐out in the workplace. Yoga or tai chi are also available. On the Hulu website, go to “Browse TV – By Genre – Health & Fitness” to see a complete list of programs.  Resources:‐and‐Leisure/Health‐and‐Fitness?type=tv  Windowsill Gardens Employees can start their own garden at work by creating windowsill gardens. These consist of growing and nurturing a variety of herbs that can grow in small pots on a windowsill. These herbs or vegetables can be used when making healthy food! To minimize costs, cups can be used for pots, and seeds can be purchased at most hardware stores.  Five a Day Challenge Adopted from the Texas Department of Health’s program, the Five a Day Challenge is a month‐long activity that challenges employees to eat five fruits and vegetables a day, engage in a form of physical activity five times a week, and do five activities a week to reduce stress level. Participants may keep a weekly log of their success. Participants may also consider blogging each day about their successes or challenges. It should be made clear, however, that this is an activity that will not be monitored by employers and is not meant to be a means of tracking employee behaviors.  See Appendix E for a sample participant log, educational information, newsletter, and evaluation.     21  
  22. 22. Team Challenges Team or individual challenges are a great way to get employees involved in taking on health promotion initiatives at the workplace. Friendly challenges can make activities fun and engage people who otherwise might not be interested in participating.  Create teams of employees to compete in health‐related challenges. Teams should be made up of employees from different departments or sections of the organization to make each team as diverse as  possible.   Adopted from the popular television show, a “biggest loser challenge” creates teams of  employees to compete in losing weight in a healthy and positive way. Teams can aim to  lose weight by taking on healthy‐eating challenges, exercise challenges, and more.  Resources:‐wellness‐programs‐3.html                           22  
  23. 23. Appendices: Table of Contents  Appendix A: Sample Invitation for Employee Participation ………………….III   Appendix B: Local Fitness and Community Centers ………………………………IV   Appendix C: Healthier Food Options ……………………………………………………..VI    Appendix D: Encouraging Stair Use ……………………………………………………….VIII   Appendix E: Five a Day Challenge......…………………………………………………......X      II  
  24. 24. Appendix A: Sample Invitation for Employee  Participation     Below is a sample template for marketing the wellness programs to employees. This template can be   modified to fit the organization’s needs.             You are invited… Date:  To participate in [your  Time:    organization]’s worksite  Describe the activity/program:     wellness program!  Questions:  [contact person]  Phone:  Email:    III  
  25. 25. Appendix B: Local Fitness & Community Centers   Local Fitness and Community Center Directory & Program Information   Kelly Hall YMCA  824 N. Hamlin | Programs: Youth sports, day camp, youth development programs, FREE family nights, computer classes, parenting and health workshops, senior activities, gymnasium, fitness center, technology center, food pantry, youth/teen lounge, community room. Discounted membership rates available. Includes quality fitness center and year‐round child‐care center.  McCormick Tribune YMCA  1834 N. Lawndale Ave | | (773) 235‐2525 Programs: FREE fitness classes with membership. FREE family nights.  Chicago Park District Humboldt Park Field House 1440 N. Sacramento Ave | (312) 742‐7549 Programs: Low cost fitness center, seasonal sports and fitness programs   Smith Park Field House 2526 W. Grand Ave | (312) 742‐7534 Programs: Sports and fitness classes   Clemente High School Pool 2334 W. Division | (312) 742‐7538 | Programs: Free public access to indoor swimming pool   The Greater Humboldt Park Diabetes Empowerment Center 2753 W. Division | (773) 342‐0855 | M‐F 9:00‐5:00pm Programs: Services and programs are free and open to the public  Dance‐ aerobics M‐W‐F 6:30‐7:30 | 1440 N. Sacramento Yang Style Tai Chi M‐W 6:00‐7:00pm | 2753 W. Division  Yoga & Resistance Training T‐TH 1:00‐2:00pm, & T 6:00‐7:00pm | 2753 W. Division     IV  
  26. 26. AfriCaribe Cultural Center 2547 W. Division | (773) 879‐2123 | Programs: music and dance lessons are available for youth and adults.    Rumble Arts Center 3413 W. North Ave | (773) 278‐4441 | Programs: Rumble Arts offers donation based classes in art, music, dance, yoga, martial arts, writing, and performance in addition to special workshops and cultural events. The organization has an open door policy and sliding scale fees.  Carroll Care Center 3334 W. Carroll Ave| (773) 823‐1116 | Programs: youth boxing program, ex‐offender program, open community lab, and a recreational program which offers movie teen night, praise and hip hop dance classes, and entrepreneurial and non‐violence workshops.  Community Health Clinic 2611 W. Chicago | (773) 395‐9900 ext 19 | Programs: Community Health is Illinois’ largest free health clinic for the uninsured and offers free classes in smoking cessation, nutrition, exercise, and healthy mind and body.  Erie Family Health Center 2750 W. North Ave| (312) 432‐7446 | Programs: high quality, culturally sensitive, bilingual health care services regardless of ability to pay. Also offers nutrition and exercise classes.   Union League Boys and Girls Club Lafayette School 2714 W. Augusta Blvd| (773) 534‐9576 | Programs: open to youth ages 6‐18 years old at an annual membership fee of $5.00. Clubs offer classes and programming in sports, health, and life skills.   Barreto Boys and Girls Club  1214 N. Washtenaw Ave| (773) 772‐2187 | Programs: open to youth ages 6‐18 years old at an annual membership fee of $5.00. Clubs offer classes and programming in sports, health, and life skills.       V  
  27. 27. Appendix C: Healthier Food Options Food at meetings and staff lunches does not always have to be unhealthy. The table below lists alternative food options that are not necessarily more expensive8.  Food and Beverage Options     Choose…  Instead of… For Beverages       water, coffee, tea, 100% fruit or vegetable juices  soda pop or fruit flavored drinks    low‐fat or skim milk  whole or 2% milk            For Breakfasts fresh fruits, dried fruits, unsweetened juices  sweetened canned fruits and juices    low‐fat yogurt  regular yogurt    small bagels (3 1/2 or smaller)  regular bagels    small or mini muffins  regular or large muffins    low‐fat granola bars  doughnuts, pastries, croissants    toppings of light margarine, low‐fat cream cheese, jam, or jelly  regular butter, cream cheese, peanut butter    unsweetened cereals  sweetened cereals    whole grain waffles and French toast  waffles or French toast made from white bread    lean ham or Canadian bacon, vegetarian sausage or bacon substitutes  bacon or sausage         For Lunches or Dinners       salads with dressings on the side  salads with added dressing    low‐fat or fat‐free salad dressing  regular salad dressing soups made with vegetable puree or skim milk  soups made with cream or half and half     pasta salads made with mayonnaise or cream pasta salads with low‐fat dressing  dressing    sandwiches on whole grain breads  sandwiches on croissants or white bread    lean meats, poultry, fish, tofu  high‐fat and fried meats     baked potatoes with butter, sour cream, and bacon baked potatoes with vegetable toppings  bits    steamed vegetables  vegetables in cream or butter sauce    whole grain bread or rolls  white bread or rolls    margarine  butter lower fat and calories desserts: fresh fruit,  higher fat and calories desserts: ice cream, cheese low‐fat ice cream, low‐fat frozen yogurt,  cake, pies, cream puffs, large slices of cake sorbet, angel food cake with fruit topping                                                                                           8 Guidelines for Offering Healthy Foods at Meetings. (2004).  University of Minnesota School of Public Health.  VI  
  28. 28. Local Healthier Restaurants Jimmy John’s Sandwiches  Janik’s Café 2029 W. Division (773)‐489‐5646  2011 W. Division (773)‐276‐7930      Subway  Sultan’s Market 2512 W. North Ave (773) 227—8276  2057 W. North Ave (773) 235—3072      Flying Saucer   Café Central 1123 N. California Ave (773) 342‐9076  1437 W. Chicago (312) 243‐6776 *Organic with vegan options      Knock Box Café Handlebar Bar & Grill   1001 N. California Ave (773) 360‐8325 2311 W. North Ave (773) 384‐9546   *Vegan, vegetarian, seafood  The Bite   1300 N. Milwaukee (773) 772‐2483   *Vegan, vegetarian VII  
  29. 29. Appendix D: Encouraging Stair Use   There are a lot of great ways that an organization can promote stair well use over the elevator. The resource link provides access to two PDF files that each contain sixteen different stair‐use promoting signs as well as further ideas for encouraging employees to take the stairs. Each sign is colorful and creative and can be printed and posted around the workplace!   Resources:                VIII  
  30. 30. IX  
  31. 31. Appendix E: Five a Day Challenge Appendix includes: sample log for employees, educational information, newsletter for participants, & program evaluation  Sample 5 A Day Log Sheet  Take the 5 A Day – 5 A Week Challenge!   Circle: Week   1   2   3   4   5 Mark down the 5 fruits and vegetables that you ate everyday for the week:  Monday  Tuesday  Wednesday  Thursday  Friday  Saturday  Sunday 1.  1.  1.  1.  1.  1.  1. 2.  2.  2.  2.  2.  2.  2. 3.  3.  3.  3.  3.  3.  3. 4.  4.  4.  4.  4.  4.  4. 5.  5.  5.  5.  5.  5.  5. Mark the physical activity you engaged in each day for 5 days:  Monday  Tuesday  Wednesday  Thursday  Friday  Saturday  Sunday 1.  2.  3.  4.  5.  6.  7. Mark the stress relief activity you performed each day for 5 days:  Monday  Tuesday  Wednesday  Thursday  Friday  Saturday  Sunday 1.  2.  3.  4.  5.  6.  7.         X  
  32. 32. The 5 A Day Challenge should also provide nutrition, physical activity, and stress relief education. Provide information to participants at the beginning of the challenge. Sample 5 A Day Information Sheet   What is a Serving of Fruits and Vegetables? 1. Medium fruit or ½ cup of small or cut‐up fruit 2. 3/4 cup of 100% fruit juice 3. 1/4 cup of dried fruit 4. ½ cup of raw or cooked vegetables 5. 1 cup of raw leafy vegetables (lettuce, spinach) 6. ½ cup of cooked beans or peas (lentils, pinto beans, black beans)  Physical Activity The following chart is designed to give you an idea of the various forms of exercise that can be performed. The duration listed is the amount of time recommended for the optimal beneficial effect on the body. New recommendations suggest activities be done so that you accumulate 30 minutes of physical activity each day to help reduce your risk of numerous chronic diseases.  Activity + Duration Aerobics     45 min Baseball/Softball   7 innings Basketball     ½ hour Brisk Walking     1 hour Canoeing/Kayaking   2 hours Climbing Up Stairs   20 min Cycling       ½ hour Cycling (Stationary Bike) ½ hour Football     1 hour Golf, (No Cart)     9 holes Golf (With Cart)   18 holes Jogging      ½ hour Running     15 min Skating/Rollerblading   45 min Soccer       ½ hour Swimming Laps    ½ hour Tennis       1 hour           XI  
  33. 33. Do something relaxing five days this weekSuggestions:  * Take a bubble bath * Tell three jokes or share three cartoons  * Work on a hobby * Take a walk  * Plan a vacation * Give a sincere compliment  * Plan a day at the park * Listen to music or a relaxation tape  * Watch the sunset or sunrise * Take a drive in the country  * Buy a tape or CD * Go to a movie  * Go window shopping * Shop for and/or tend to your plants  * Send a card * Read a mystery or romantic book  * Go out for Sunday brunch * Buy a new magazine  * Get a massage * Write a letter  * Take a parents night out * Look at photo album  * Watch the stars (star gazing) * Play a board game  * Go on a picnic * Frame some pictures  * Play with your pet * Play music  * Take part in faith activities / Meditate * Visit a museum  * Sing out loud * Give someone a gift  * Volunteer your time * Paint a picture  * Cook/ Try a healthy new recipe * Visit a neighbor or shut‐in  * Other ‐ your choice  Lighten Your Load Studies show that 75% to 90 % of visits to primary care physicians are for stress‐related problems. Over 89% of adults describe experiencing high levels of stress, and most say they are under much more stress now than they were five or 10 years ago!  Tips to Handle Stress and Relax 1. Talk to someone about what is bothering you 2. Do something to get your mind off the stressful situation: walk, read, watch a movie 3. Make a to do list: organize your activities 4. Accept and be ready for change 5. Start a hobby or join a community group 6. Take a long bath or get a massage 7. Take care of yourself (eat right & exercise)          XII  
  34. 34. Sample 5 A Day ‐ 5 A Week  Newsletter Why Emphasize Fruits and Vegetables? Most experts suggest we increase the amount of vegetables and fruits we eat each day. They make this recommendation because vegetables and fruits are:  ‐  low in fat  ‐  good sources of fiber  ‐ rich in many of the vitamins and minerals we need for good health  ‐  good sources of other compounds that may reduce the risks of some types of cancer  What is a serving? Vegetables: 1 cup raw leafy greens; ½ cup other vegetables, cooked or chopped raw; 3/4 cup 100% juice Fruits: 1 medium piece of fruit; ½ cup chopped, cooked, or canned fruit; 3/4 cup 100% juice  Getting the Most out of Vegetables When vegetables are boiled in water, some of the nutrients are lost. Here are some ways to prevent that from happening:  SERVE THEM RAW.   • Try a platter of cut‐up raw vegetables or a tossed salad with a low‐fat dip, such as plain low‐fat  yogurt mixed with curry powder or dill with dinner.   • Take along some snow peas, cherry tomatoes, or cut‐up zucchini to snack on at work or on the  road.  SERVE THEM MICROWAVED OR STEAMED.   • Nutrients aren’t lost as readily when vegetables are microwaved or steamed.   • Turn your saucepan into a steamer by inserting an inexpensive metal rack. Steam briefly so  vegetables stay crunchy.  SERVE THEM STIR‐FRIED.   • Vegetables will keep most of their nutrients if they are chopped into bite‐size pieces and  immediately stir‐fried in a non‐stick skillet with only a small amount of oil.  SAVE THE SKIN!    • You’ll get more fiber from vegetables (and fruits) if you can eat the skin.  • Liven up your lunch time vegetable salad with slices of colorful fruit.  • Try something new for a mid‐day snack; a crisp apple, tangy orange or sweet raisins.  • .Grill kabobs of sliced fruit (pineapple, pear, grapes), chicken chunks, onion, zucchini, and  peppers (green, red, or yellow) with a dash of soy sauce for a colorful dinner time treat.   Brave Beginnings to Get You Exercising Getting Started Don’t try to make up for the last five days of inactivity during your first day of exercise! Begin slowly, gradually increase the time you exercise. Allow your body to adjust to the new active you! Get your doctor’s OK before you begin, especially if you’re over 35.   XIII  
  35. 35. Exercise Regularly A warm‐up will help prevent muscle soreness and injury. It will also prepare your body’s most important muscle, the heart, for exercise. Although a minimum of 30 minutes of continuous movement is recommended for cardiovascular improvement, beginners may not be able to exercise that long. Your cool‐down should gradually slow down your exercise pace, allowing your heart rate to return to normal. Your cool‐down should also include some stretching to promote flexibility.  Be Careful Injuries are avoidable! The majority of fitness injuries are caused by overuse and abuse. Remember, pain is not the name of the game.  Avoid Shortcuts Shortcuts simply do not work. There are no machines and exercise gadgets that exercise for you while you relax! The efforts and energy for exercise must come from you.   Look for Results Benefits of regular exercise, begin safely and continue regularly, can include: improved physical condition and physical appearance, lower risk for high blood pressure and cardiovascular disease, weight loss (when combined with wise eating habits), and a more positive mental outlook.  Action Steps Use the guidelines above to answer the following questions: 1. What activities do you enjoy? 2. What new fitness activities would you be willing to try? 3. Have you asked your doctor if it is OK to begin an exercise program? 4. What’s the best time of day for you to exercise regularly?  Remember Record your weekly exercise activities on your 5 A Day ‐ 5 A Week log sheet. After a few weeks you should be able to identify the fitness activities you prefer and regular time that fits into your schedule.         XIV  
  36. 36. Sample 5 A Day Program EvaluationWe want your opinion of the Five a Day ‐ Five a Week Program. Please answer the following questions to let us know what we did well and what areas need attention. Please answer the following questions by circling your response. Your feedback is important!  Program Content           Agree     Neutral   Disagree  1. The materials were easy to read.      1   2   3   4   5 2. The materials were useful.        1  2   3   4   5 3. The materials were easy to understand.     1  2   3   4   5 4. The staff were helpful and friendly.       1  2   3   4   5 5. The staff were available to answer questions.    1  2   3   4   5  Program Action            Agree    Neutral    Disagree 1. It was easy to eat five or more servings of fruits and   1  2   3   4   5 vegetables a day for one month. 2. It was easy to exercise five times a week for a month. 1  2   3   4   5 3. The prizes were an incentive for joining the program. 1  2   3   4   5 4. The prizes were an incentive to finish the program.   1  2   3   4   5 5. This program was fun.         1  2   3   4   5  6. This program was educational.       1  2   3   4   5 7. I purchased the following number of my fruits and vegetables most days of the week from the on‐site cafeteria: (Circle one of each)  Daily:     None   1‐2 servings   2‐3 servings   3‐4 servings   4‐5 servings  Weekly:   None   1‐2 servings   2‐3 servings   3‐4 servings   4‐5 servings  Personal Action           Agree     Neutral   Disagree 1. I noticed a change in my daily eating choices.    1  2   3   4   5 2. I noticed a physical change after the month long  program.             1  2   3   4   5 3. I feel better now after completing the program.   1  2   3   4   5 4. I will continue to exercise five times a week.     1  2   3   4   5 5. I will continue to eat five or more servings of fruits  And vegetables per day, every day.      1  2   3   4   5 **OVER**  XV  
  37. 37. 6. I adopted the following physical activity routine: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 7. I adopted eating the following fruits and vegetables regularly: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________  Program Follow Up 1. The program would be more effective if: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 2. The materials would be more effective if: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 3. I will be able to continue the program on my own if: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________  4. Please contact me in three months to see how I am doing. (Optional) Name Program Email Phone Thank you for your participation!      Adopted from the Texas Department of Health  XVI  
  38. 38.   XVII