1. Minit Mesyuarat
Fiesta Gala Geologi ‘15
Universiti Kebangsaan Malaysia
Bil 6/2015
Tarikh : 5 Disember 2014
Hari : Jumaat
Masa : 8.30 malam – 10.30 malam
Tempat : Makmal Geostruktur, Bangunan Geologi
 Perkara berbangkit : Menggariskan maklumat dan keperluan program makan malam dan Family
Day
Agenda :
1. Mewujudkan Misi 100K dan misi ini perlu dicapai sebulan sebelum program berlangsung.
2. Menentukan tema bagi makan malam dan hiasan dewan.
3. Setiap ketua pos menerangkan masalah yang dihadapi dan membincangkan cara penyelesaiannya.
Maklumat yang dicapai daripada mesyuarat:
1. Misi 100K diwujudkan oleh Ketua Pengarah program Fiesta Gala Geologi ’15 untuk memastikan
dana yang diperlukan mencukupi sebulan sebelum program berlangsung. Selain usaha daripada
pos pemasaran, ahli jawatankuasa dan majlis tertinggi juga perlu berusaha mencari dana. Setiap
pos diminta untuk cuba mengurangkan bajet yang diperlukan.
Anggaran sumbangan yang akan diterima : RM 98,200.00
Anggaran dana yang diperlukan : RM 98,023.00
Pembayaran yang perlu dilaksanakan :
 Dewan makan malam : RM15,000
 Jamuan makan malam : RM54,000 (850 orang termasuk alumni dan pelajar)
2. Tema bagi makan malam dan hiasan dewan yang dicadangkan :
 Winter
 Garden
 English style
 Retro 90an
Tema makan malam yang telah dipersetujui : Retro 90an

2. 3. Pos pemasaran :
 Membuat penjualan ‘pre-loved items’ atau barangan terpakai di mana-mana karnival
 Hubungi alumni untuk mendapatkan sumbangan
 Cari syarikat yang boleh beri penajaan dan pakej penajaan kepada syarikat yang
menyumbang ialah menjadi perasmi atau tetamu kehormat.
 ‘Street Marketing’ akan dilancarkan sekiranya dana masih belum mencukupi pada bulan
Januari 2015.
Pos tugas-tugas khas :
 Hiasan khemah Family day akan dihias oleh peserta sehari sebelum program berlangsung
 Dewan akan dihias mengikut tema yang telah ditentukan iaitu Retro 90an.
Pos protokol :
 Tetamu akan ditentukan dan akan dijemput untuk menghadiri Family day
 Perasmi untuk Family day ialah Dr Azimah Hassan.
 Pengacara majlis rasmi dan tidak rasmi serta pembaca doa untuk Family day perlu disediakan
 Alumni sukar dihubungi, tetapi ada beberapa alumni dapat dihubungi.
 Gimik perasmian Family day akan dilakukan mengikut tema
 Alternatif lain untuk mencari alumni akan dilakukan kerana 400 alumni perlu dicari sebulan
sebelum program berlangsung
Pos multimedia:
 Poster untuk makan malam telah disiapkan
 Baju rumah sukan akan direka dan disediakan
Pos cenderamata :
 Hadiah bagi pemenang setiap permainan mempunyai tiga tempat pemenang
 Cari syarikat yang boleh menyumbang hadiah atau hamper
 Beberapa kategori anugerah akan diberikan kepada alumni, pesara, tetamu kehormat,
perasmi, dan pelajar yang mendapat dekan.
Pos pogram :
 Padang ragbi UKM akan ditempah sebulan sebelum family day berlangsung
 Peralatan permainan akan disediakan secepat mungkin
 Pelan tindakan perlu disediakan untuk perincian setiap slot
 Pelan kedudukan khemah dan pentas perlu disediakan
 Pelajar tahun 1,2 dan 3 yang akan terlibat dalam Family day
 Nama untuk rumah sukan akan mengikut warna rumah sukan masing-masing
 Pelan tindakan untuk makan malam telah disiapkan dan dimuat naik ke dalam Facebook

3. Pos jamuan :
 Makan tengah hari untuk Family day ialah nasi tomato dan lauk-lauknya iaitu RM4.50
seorang di kafe Kolej Pendeta Zaba
 Roti dan air mineral akan cuba diminta sebagai tajaan daripada syarikat atau alumni
 Menu makan malam akan dipilih mengikut tema
 Makan secara hidangan buffet iaitu RM35 seorang
 Harga yuran makan malam untuk alumni dan pensyarah ialah RM100 dan akan ditetapkan
pertukarannya pada bulan Februari 2015. Bagi pelajar pula RM60 seorang.
Pos logistik :
 Dua bas akan disediakan untuk pelajar dan bagi sesiapa yang mempunyai kenderaan sendiri
tidak perlu menaiki bas supaya dapat mengurangkan kos
 Menyediakan tempat penginapan untuk alumni yang tiba lebih awal
Pos persembahan :
 Senamrobik akan dilakukan oleh pelajar untuk Family day
 Artis jemputan untuk makan malam masih dalam pencarian
Pos teknikal :
 PA system akan dipinjam dari Pusat Kebudayaan atau Palapes UKM
 Sekiranya tidak dapat pinjam, akan disewa.
 Untuk majlis makan malam, walkie talkie dan ‘smoke machine’ akan disediakan
Disediakan oleh:
__________________________
(SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT)
Timbalan Setiausaha
Fiesta Gala Geologi ‘15
Kelab Geologi
Universiti Kebangsaan Malaysia