1. บทที่ 2 : ระบบการขาย
การขายนั้นสามารถแบงออกไดเปน 3 รูปแบบดังนี้
1. การขายสินคาสําเร็จรูป สวนใหญจะเกิดกับกิจการประเภทขายมาขายไป โดยการขาย
สินคาสําเร็จรูปออกไปผานทางหนาราน เว็บไซต หรือสาขา
2. การขายสินทรัพยถาวร จะเกิดกับกิจการทุกประเภททั้งกิจการผลิต กิจการบริการ และ
กิจการขายมาขายไป โดยขายสินทรัพยถาวรที่หมดสภาพ หรือไมตองการใชงานอีกตอไป เชน ที่ดิน
อาคาร เครื่องจักร อุปกรณสํานักงาน เปนตน
3. การขายอื่นๆ เชน ขายเศษวัสดุ เปนตน
1. ลูกคา (Customer)
เปนการสรางรายชื่อลูกคาเพื่อสะดวกในการติดตอซื้อขายสินคาและบริการ
กิจการสามารถแบงลูกคาออกเปน 2 ประเภทคือ
ประเภทขายครั้งเดียว (One Time Vendor) มักจะใชกับการขายเล็กๆ นอยๆ หรือในกรณี
เรงดวน หรือลูกคาที่ตองการซื้อเพียงครั้งเดียว ดังนั้นกิจการไมจําเปนตองสรางลูกคาใหมทุกครั้งที่ขาย
สินคาและบริการ เพราะจะทําใหฐานขอมูลมีชื่อลูกคามากเกินความจําเปน
ประเภทขายเปนประจํา (Recurring Vendor) มักจะใชกับการขายที่เปนประจํา เชน ขาย
สิน คาและบริการตางๆ เปน ตน หากตองการแบง กลุมลูกคาตามประเภทการขายจึง ควรแบงกลุม
ออกเปน ลู กคาขายปลีก ลูกค าขายสง หรือลูกคาในประเทศ ลู กคา ตา งประเทศ เพื่อใหเกิด ความ
สะดวกในการนําไปวิเคราะหการขายกับลูกคาแตละกลุม
1.1 การสรางขอมูลลูกคาใหม (New Customer)
สําหรับการสรางขอมูลลูกคาใหมนั้นมีขอมูลที่ตองบันทึกขอมูลอยู 6 Tabs ดวยกันคือ
General, Contacts, History, Address Book, Payment และ Notes ดังนี้

2. 2 ธีรเสฏฐ ศิรธนานนท
 General Tab
 ขอมูลการติดตอทั่วไป
Customer ID รหัสลูกคา
Sales GL Account รหัสบัญชีขาย
Sales Rep ID ชื่อผูขาย
Default Price Sheet เลือกตารางราคาขาย
Default Tax เลือกอัตราภาษีเปนภาษีขาย
 ขอมูลการสงเอกสาร
Name/Company ชื่อลูกคา
Address1 ที่อยูลูกคา
นอกจากนั้นจะเปนรายละเอียดการติดตอกับลูกคา เชน โทรศัพท โทรสาร เปนตน
 ขอกําหนดการชําระเงิน
www.thailandaccount.com

3. บทที่ 1 ระบบการขาย 3
Use Default Terms กําหนดการชําระเงินตามคามาตรฐาน
COD Cash on Delivery ผูขายชําระเงินสดเมื่อไดรับสินคา
Prepaid จายชําระลวงหนา
Special Terms กําหนดเงื่อนไขการชําระเงินเฉพาะลูกคาแตละราย
Due on specified date กําหนดวันครบกําหนดชําระเงินที่ตองการ
Due end of month กําหนดวันครบกําหนดชําระเงินเปนวันสิ้นเดือน
Credit Limit จํากัดวงเงินขาย
 Contacts Tab
กด เพื่อโอนขอมูลการติดตอจาก General Tab
กด เพื่อเพิ่มขอมูลการติดตอ
 History Tab
สําหรับดูประวัติการสั่งขาย การออกใบกํากับสินคา และการรับเงิน
www.thailandaccount.com

4. 4 ธีรเสฏฐ ศิรธนานนท
 Address Book Tab
สําหรับบันทึกที่อยูในการจัดสง (Shipping Address) และบันทึกที่อยูในการเรียกเก็บเงิน
(Billing Address) เนื่องจากในบางกิจการอาจกําหนดใหสงของที่คลังสินคาที่อยูในตางจังหวัด แตให
เรียกเก็บเงินที่สํานักงานใหญในกรุงเทพ
 Payment
Cardholder Name ชื่อผูถือบัตร
Credit Card Number เลขที่บัตรเครดิต
Credit Card Expiration วันที่หมดอายุ
Security Code รหัสความปลอดภัย
www.thailandaccount.com

5. บทที่ 1 ระบบการขาย 5
2.2 แสดงรายชื่อลูกคา (Maintain Customer)
จะแสดงรายชื่อของลูกคาทั้งหมดเพื่อดูในภาพรวมวากิจการมีลูกคาเปนใครบาง นอกจากนี้
ยังสามารถแสดงการจัดเรียงขอมูลลูกคาตามรหัสลูกคา ชื่อ ที่อยูได โดยกดที่ Asc (เรียงลําดับตาม
ตัวอักษรจากนอยไปมาก) และ Desc (เรียงลําดับตามตัวอักษรจากมากไปนอย)
รวมทั้งแกไขและลบขอมูลลูกคาโดยกด หรือ เพื่อแกไข และกด เพื่อลบขอมูล
2. ออกใบเสนอราคา (Sales Quotes)
ในการดําเนินการสั่งขายปกติ กิจการสามารถออกใบสั่งขายไปยังลูกคาไดทันที หากเคย
ติดตอกับลูกคามาแลวและทราบรายละเอียดของสินคาและบริการที่จะสั่งขาย เชน ชื่อ ราคา ระยะเวลา
ชําระเงิน เปนตน แตหากยังไมเคยติดตอซื้อขายกัน กิจการจําเปนตองออกใบเสนอราคาตามที่ลูกคา
ตองการ
2.1 เรียกขอมูลลูกคา
Customer ID รหัสลูกคา
Bill to ที่อยูของลูกคา
Ship to ที่อยูสําหรับสงสินคา
Quote Number ใสเลขที่ใบเสนอราคา
กด เพื่อเลือกลูกคา จะแสดงขอมูลในสวนของ Bill to ซึ่งเปนที่อยูของลูกคา
www.thailandaccount.com

6. 6 ธีรเสฏฐ ศิรธนานนท
หากที่อยูของลูกคาเปนที่อยูเดียวกันในการสงสินคา ใหกด ขอมูลที่อยูของลูกคา
จะมาแสดงในที่อยูสําหรับสงสินคาดวย
หากที่อยูของลูกคาเปนคนละที่กับที่อยูในการสงสินคา ใหใสขอมูลที่อยูในการสงสินคา
2.2 ตรวจสอบขอมูล
Store ID รหัสคลังสินคา (ในกรณีที่มีคลังสินคาหลายคลัง สามารถ
เลือกคลังได)
Terms (Due) กําหนดเงื่อนไขในการชําระเงิน
Expiration Date กําหนดวันที่สิ้นสุดการขอใบเสนอราคา
A/R Account รหัสบัญชีลูกหนี้
2.3 บันทึกใบเสนอราคา
Quantity ปริมาณที่ตองการ
SKU รหัสสินคาที่ตองการ
กด เพื่อเลือกรายการสินคาที่ตองการ
Description คําอธิบาย
GL Account รหัสบัญชี
Unit Price ราคาตอหนวย
Tax Rate อัตราภาษีขาย
Amount ผลรวม
Subtotal ผลรวมยอย
Freight คาขนสง (โดยการเลือกวิธีการขนสงใน Carrier)
Sales Tax จํานวนเงินภาษีขาย
Invoice Total ยอดรวม
www.thailandaccount.com

7. บทที่ 1 ระบบการขาย 7
กด เมื่อตองการเพิ่มรายการที่จะขอใบเสนอราคาเพิ่ม เมื่อดําเนินการเสร็จแลว ใหกด
เพื่อบันทึกรายการ
3. ออกใบสั่งขาย (Sales Orders)
กิจการสามารถจัดทําใบสั่งขายไปยังลูกคาได 2 กรณีคือ
3.1 กรณีที่กิจการมีกระบวนการขอใบเสนอราคาจากลูกคา
ใหเขาไปที่ Sales Quotes Manager เพื่อดูรายการใบเสนอราคาทุกใบ
เลือกใบเสนอราคาที่ผานการพิจารณา โดยกดเลือกใบเสนอราคาที่ตองการ หรือกด จะ
แสดงรายละเอียดในใบเสนอราคา
โดยในที่นี้เลือก SQ01 ซึ่งจะสังเกตเห็นไดวา ชอง Close ยังไมไดกาเครื่องหมาย x นั่น
หมายความวาใบเสนอราคาใบนี้ยังมีสถานะเปดอยู หากมีเครื่องหมาย x แสดงวาใบเสนอ
ราคาใบนี้ไดรับการพิจารณาและเปลี่ยนไปเปนใบสั่งขายแลว หรือ อาจจะยกเลิกก็ได
กด เพื่อเปลี่ยนใบเสนอราคาไปเปนใบสั่งขาย
www.thailandaccount.com

8. 8 ธีรเสฏฐ ศิรธนานนท
ใสเลขที่ใบสั่งขายแลว กด เพื่อบันทึกรายการ
และเมื่อกลับไปที่ Sales Quotes Manager แลวจะมีคําวา Yes แสดงในบรรทัดของใบเสนอ
ราคาที่เปลี่ยนไปเปนใบสั่งขายแลว และใบเสนอราคาในชอง Close จะมีเครื่องหมาย x
นอกจากนี้ ร ะบบจะสร า งใบสั่ ง ขายที่ เ ปลี่ ย นมาจากใบเสนอราคา มาแสดงอยู ใ น SO
Manager เพื่อใหเรียกขอมูลใบสั่งขายนั้นขึ้นมาพิมพและลงนาม สงไปใหลูกคา
3.2 กรณีที่กิจการจัดทําใบสั่งขายโดยตรง
ใหเขาไปที่ Sales Orders จะแสดงรายละเอียดที่ตองบันทึกขอมูล
เรียกขอมูลลูกคา
Vendor ID รหัสลูกคา
Bill to ที่อยูของลูกคา
Ship to ที่อยูสําหรับสงสินคา
SO Number ใสเลขที่ใบสั่งขาย
www.thailandaccount.com

9. บทที่ 1 ระบบการขาย 9
กด เพื่อเลือกลูกคา จะแสดงขอมูลในสวนของ Bill to ซึ่งเปนที่อยูของลูกคา
หากที่อยูของลูกคาเปนที่อยูเดียวกันในการสงสินคา ใหกด ขอมูลที่อยูของลูกคา
จะมาแสดงในที่อยูสําหรับสงสินคาดวย
หากที่อยูของลูกคาเปนคนละที่กับที่อยูในการสงสินคา ใหใสขอมูลที่อยูในการสงสินคา
ตรวจสอบขอมูล
Store ID รหัสคลังสินคา (ในกรณีท่ีมีคลังสินคาหลายคลัง สามารถ
เลือกคลังได)
Terms (Due) กําหนดเงื่อนไขในการชําระเงิน
Expiration Date กําหนดวันที่สิ้นสุดการขอใบเสนอราคา
A/R Account รหัสบัญชีลูกหนี้
บันทึกใบสั่งขาย
Quantity ปริมาณที่ตองการ
SKU รหัสสินคาที่ตองการ
กด เพื่อเลือกรายการสินคาที่ตองการ
Description คําอธิบาย
GL Account รหัสบัญชี
Unit Price ราคาตอหนวย
Tax Rate อัตราภาษีขาย
Amount ผลรวม
Subtotal ผลรวมยอย
Freight คาขนสง (โดยการเลือกวิธีการขนสงใน Carrier)
Sales Tax จํานวนเงินภาษีขาย
www.thailandaccount.com

10. 10 ธีรเสฏฐ ศิรธนานนท
Invoice Total ยอดรวม
กด เมื่อตองการเพิ่มรายการที่จะขอใบเสนอราคาเพิ่ม เมื่อดําเนินการเสร็จแลว ใหกด
เพื่อบันทึกรายการ
4. การรับของ (Receive)
เมื่อกิจการไดส่งขายสินคาไปแลวขั้นตอนตอไปก็คือการออกใบกํากับสินคา
ั
ใหเขาไปที่ SO Manager เพื่อดูรายการขอใบสั่งขายทุกใบ
กด เพื่อเปลี่ยนแปลงวันที่ไดรับสินคา จะแสดงหนาตางเพื่อใหแกไขวันที่
จากนั้นใหแกไขวันที่ท่ตองการแลวกด
ี  เพื่อบันทึกรายการ
กด เพื่อออกใบกํากับสินคา
ใสปริมาณสินคาในชอง Quantity แลวกด เพื่อออกใบกํากับสินคา
www.thailandaccount.com

11. บทที่ 1 ระบบการขาย 11
5. การออกใบวางบิล ()
หลังจากสั่งขายสินคาและออกใบกํากับสินคาแลว กิจการจะนําใบกํากับสินคามาวางบิลเพื่อ
เรียกเก็บเงินคาสินคา
ใหเขาไปที่ออกใบวางบิล โดยระบบจะแสดงรายชื่อลูกคามาใหเลือก
เลือกลูกคาที่ตองการออกใบรับวางบิล
กด เพื่อแสดงใบกํากับสินคาที่ไดรับทั้งหมดของลูกคารายนั้นๆ
เลือกใบกํากับสินคาที่ตองการวางบิล แลวกด Submit เพื่อบันทึกการวางบิล ซึ่งใบกํากับ
สินคาที่รับวางบิลนี้จะถูกสงไปรอเรียกเก็บเงิน
6. การเรียกเก็บเงิน (Pay Bills)
เมื่อครบกําหนดระยะเวลาการเรียกเก็บเงิน ใหเขาไปทําการเรียกเก็บเงินที่ ระบบการเงิน แลว
เลือกชําระเงินตามใบแจงหนี้
www.thailandaccount.com

12. 12 ธีรเสฏฐ ศิรธนานนท
กด เพื่อเลือกลูกคาที่จะจายเงิน ระบบจะแสดงขอมูลลูกคาและยอดเงินที่มีกําหนดตอง
รับเงิน
เมื่อเลือกลูกคาแลว ระบบจะแสดงรายการใบกํากับสินคาที่ไดวางบิลไวใหเลือกวาจะเก็บเงิน
ใบกํากับสินคาใบไหน และจํานวนเงินเทาไร
ใสจํานวนเงินที่เรียกเก็บ (สามารถแบงเก็บเงินเปนบางสวนได) แลวใหกาเครื่องหมาย x ใน
ชอง Pay
กด เพื่อบันทึกรายการรับเงิน
7. การรับเงินมัดจํา (Customer Deposits)
ในกรณีที่การขายสินคาหรือบริการนั้น ผูขายตองการใหลูกคาวางเงินมัดจําไว
www.thailandaccount.com

13. บทที่ 1 ระบบการขาย 13
กด เพื่อเลือกลูกคา ระบบจะแสดงขอมูลลูกคาเมื่อเลือกลูกคาแลว ใหใสเหตุผลพรอม
จํานวนเงินที่มัดจํา
และเมื่อไดรับชําระคาสินคาและบริการแลว สวนที่เหลือจากเงินมัดจํา ใหเลือกจายเงินมัดจํา
คืน (Customer Refunds)
เลือกลูกคาที่ตองการรับเงินมัดจําคืน
ใสจํานวนเงินที่ตองการคืนเงินมัดจํา แลวใหกาเครื่องหมาย x ในชอง Pay
กด เพื่อบันทึกรายการรับเงินมัดจําคืน
www.thailandaccount.com