LogOs Logistica Ospedaliera Integrata La somministrazione del farmaco informatizzata Doc. di approfondimento

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Premio Innovazione S@lute 2017
Documentazione di progetto della soluzione:
LogOs®
Logistica Ospedaliera Integrata
La somministrazione del farmaco informatizzata
INDICE
1. Descrizione del progetto;
2. Obiettivi del progetto e benefici attesi;
3. Partnership fra erogatore del servizio ed Azienda Sanitaria;
4. Descrizione della tecnologia adottata;
5. Risultati ottenuti.

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1. DESCRIZIONE DEL PROGETTO
Il progetto descritto nel presente elaborato si inserisce all’interno di un modello di logistica sanitaria
integrata denominato LogOs®. Tale modello è finalizzato al miglioramento continuo dei processi di
logistica sanitaria in un’ottica di massima sicurezza per il paziente e di razionalizzazione dei costi
globali d’esercizio.
Le soluzioni a cui si ispira tale modello di logistica sanitaria fanno riferimento ad una nuova
architettura della logistica sanitaria implementata in partnership con le Aziende Sanitarie
utilizzatrici.
Nel mondo sanitario è noto che la frammentazione dei processi di acquisto, stoccaggio, gestione e
distribuzione dei farmaci, porta con sé una moltiplicazione di inefficienze operative e di sperperi
(scaduti, dispersi, ammanchi, rischio di furti, ecc.). Il modello logistico di Log-Os prevede la
razionalizzazione di tutti i processi logistici, gestionali ed operativi mediante il proprio sistema
informativo centrale integrato, operante in logica paperless, che comprende:
• data Center Informatico con annesso sistema di disaster recovery remoto, nativamente
strutturato con architettura tecnica specificatamente ideata per i servizi di Pubblica Utilità,
realizzato in partnership con TIM nel rispetto dei più severi standard di sicurezza informatica;
• hub logistico e centro servizi centralizzati;
• gestione dell’intera filiera logistica a partire dagli acquisti;
• gestione della distribuzione al singolo armadio di reparto;
• sistemi ed attrezzature per attuare la prescrizione digitalizzata e la somministrazione con
identificazione certa del paziente tramite braccialetto digitale;
• dematerializzazione dei documenti con consultazione on line ed archivio informatizzato degli
originali cartacei;
• replicabilità delle soluzioni logistiche adottate anche in altre Aziende Sanitarie con garanzia
di adattamento e personalizzazioni.
Le suddette attività sono integrate perfettamente in un unico pacchetto software all’avanguardia
per contenuti e tecnologie applicate, espandibile a qualsiasi nuova tecnologia, grazie al quale viene
preservata sia la unitarietà della gestione ERP per il gestore logistico, che l’integrazione diretta con
i sistemi informatici contabili e sanitari delle diverse Aziende Sanitarie.
Nel caso specifico dell’Unità Operativa di Cardiologia dell’Ospedale San Giovanni e Paolo di Venezia
(afferente all’Azienda Unità Locale Socio-Sanitaria n. 3 Serenissima della Regione Veneto) è stata
adottata una soluzione logistica informatizzata per la gestione del farmaco che parte dalla
prescrizione ed arriva fino alla somministrazione al paziente, avvalendosi di applicativi software
affidabili e moderni dispositivi tecnologici come armadi robotizzati e carrelli informatizzati forniti da
produttori hardware e software di comprovata esperienza (sistema Buster di GPI).
L’informatizzazione delle terapie, garantisce la piena tracciabilità di tutte le operazioni di
prescrizione e somministrazione ed assicura la minimizzazione del rischio clinico.
Tale sistema permette inoltre una gestione efficiente dei farmaci con rilevanti benefici dal punto di
vista economico ed organizzativo.

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Figura 1 – Organizzazione del sistema
2. OBIETTIVI DEL PROGETTO E BENEFICI ATTESI
Di seguito vengono elencati gli obiettivi del progetto ed i relativi benefici attesi:
1 Riduzione del tempo impiegato da parte del personale infermieristico per la gestione della
logistica di reparto;
2 Riduzione di errori sia in fase di prescrizione che di somministrazione della terapia;
3 Sicurezza e garanzia del rispetto delle norme nella conservazione e movimentazione dei
prodotti farmaceutici anche allo scopo di minimizzare i rischi per gli operatori di reparto
addetti alla gestione logistica;
4 Condivisione di know how, obiettivi aziendali e risorse coinvolgendo il personale
infermieristico e gli operatori socio sanitari in aspetti gestionali strategici;
5 Razionalizzazione delle scorte e dei consumi di beni farmaceutici;
6 Riduzione di scaduti ed ammanchi di merce (i c.d. dispersi, furti o sprechi vari);
7 Creazione di procedure e standard operativi per la gestione del flusso logistico di reparto;
8 Monitoraggio sistematico dei flussi logistici di reparto e completa tracciabilità del farmaco.

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3. PARTNERSHIP FRA EROGATORE DEL SERVIZIO ED AZIENDA SANITARIA
Il progetto è stato implementato in un’ottica di partnership fra la divisione LogOs della Zanardo
Servizi Logistici Spa ed il personale dell’U.O. di Cardiologia dell’Ospedale San Giovanni e Paolo di
Venezia (afferente all’Azienda Unità Locale Socio-Sanitaria n. 3 Serenissima della Regione Veneto).
LogOs-Zanardo ha messo a disposizione il proprio know how maturato negli anni nella gestione
logistica di prodotti sanitari e non sanitari di varie Aziende Sanitarie della Regione Veneto (ospedali
di Dolo, Mirano, Mestre, Venezia, Castelfranco Veneto, Montebelluna, Conegliano, Vittorio Veneto,
ecc.) alle quali vengono garantiti livelli di servizio elevati in un’ottica di collaborazione reciproca.
Il personale dell’U.O. di Cardiologia, sotto la Direzione del dott. Grassi, ha inoltre ampiamente
favorito l’implementazione e l’avvio del progetto garantendo una preziosissima collaborazione per
la gestione di tutti quegli aspetti sanitari necessari per la buona riuscita del progetto.
GPI Spa è stato il provider tecnologico del progetto fornendo ed installando il sistema di armadi
robotizzati e carrelli informatizzati denominato Buster™.
4. DESCRIZIONE DELLA TECNOLOGIA ADOTTATA
La soluzione logistica implementata per la gestione informatizzata del farmaco utilizza i seguenti
tre livelli di tecnologia:
SOFTWARE
L’applicazione software adottata, sicura, modulare e scalabile, gestisce informaticamente tutti i
processi clinici e logistici del farmaco quali prescrizioni terapeutiche e somministrazioni in modo
sicuro e preciso, abbattendo il rischio clinico.
Viene utilizzata un’architettura di tipo web su tre livelli (Database, Application Server e User
Interface), usufruibile mediante un browser web di qualsiasi sistema operativo (Windows, Mac,
ecc.), particolarmente user friendly.
Figura 2 - Interfacce utente
Tale modulo software è integrato con gli armadi robotizzati installati in reparto, permettendo di
gestire, in maniera intelligente ed economicamente vantaggiosa, le scorte di farmaci.

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ARMADIO ROBOTIZZATO
Per lo stoccaggio dei farmaci in reparto viene utilizzato un sofisticato armadio robotizzato. Tale
distributore automatico di farmaci consente al personale infermieristico di espletare le proprie
attività in un ambiente informatizzato, sicuro, di facile utilizzo e dove ogni operazione effettuata ed
ogni movimento del farmaco viene rigorosamente tracciato e registrato.
Figura 3 – Armadio robotizzato
Ogni armadio è basato su due componenti principali:
• un braccio elettromeccanico che movimenta e dispone i prodotti all’interno del distributore;
• un lettore interno di codice a barre a matrice che consente al sistema di identificare
automaticamente le singole confezioni caricate attraverso la lettura dei codici a barre
riportati nelle etichette delle confezioni.
Vengono quindi garantiti:
l’accesso controllato ai prodotti tramite procedure di riconoscimento (nome
utente/password e altri sistemi di autenticazione sicura);
la registrazione di tutte le operazioni effettuate dagli utenti;
l’identificazione sicura dei prodotti caricati ed erogati tramite procedure completamente
automatiche;
l’affidabilità dei dati forniti relativamente alle quantità e ai tempi di permanenza dei farmaci
in giacenza all’interno dei suddetti sistemi;
l’automazione delle operazioni di prelievo e consegna, sulla base di elaborazioni del
fabbisogno farmaceutico del reparto, derivante dall’integrazione con il software di
prescrizione e somministrazione;
la tracciabilità di ogni singola operazione;
l’ottimizzazione delle scorte e degli indici di rotazione dei prodotti farmaceutici;
l’integrazione all’interno del processo logistico di approvvigionamento, consentendo la
misurazione dell’efficacia del processo stesso attraverso una verifica automatica, sistematica
e sicura dei prodotti ricevuti rispetto ai prodotti richiesti (picking list).

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CARRELLO INFORMATIZZATO
Per la fase di somministrazione dei farmaci a paziente viene utilizzato un carrello informatizzato
dotato di un PC integrato (collegato al sistema informativo ospedaliero) e di vani ad accesso
controllato (previa autenticazione) per conservare le sole confezioni farmaceutiche necessarie per
l’espletamento del piano di somministrazione delle terapie.
Figura 4 - Carrello informatizzato
Tutte le operazioni di riconoscimento del paziente e somministrazione vengono effettuate a bordo
letto utilizzando appositi dispositivi mobili collegati alla rete Wireless della struttura ospedaliera
secondo lo schema logico/fisico presentato nella successiva figura 6.
Figura 6 - Il Sistema di prescrizione e somministrazione

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ASSISTENZA E FORMAZIONE
Di fondamentale importanza sia in fase di avvio del progetto che nel corso della normale erogazione
del servizio logistico è l’assistenza e la formazione continua erogata da LogOs-Zanardo all’Azienda
Sanitaria. Si tratta di una serie di servizi fortemente personalizzati che riguardano:
- Servizio di Backoffice & Customer Care con il quale vengono fornite informazioni dettagliate
e tempestive in merito allo stato di evasione delle richieste, alle tempistiche di arrivo dei
prodotti, alla documentazione in archivio, ecc.;
- Servizio di Help Desk informatico di 1 e 2 livello;
- Servizio di Pronto Intervento per urgenze ed emergenze con reperibilità h 24 7x7 per farmaci
“sensibili”e/o salvavita;
- Servizi di formazione tecnico/logistica ed informatica;
- Servizi di manutenzione ed assistenza tecnica ordinaria, straordinaria, evolutiva e normativa.
5. RISULTATI OTTENUTI
Il progetto, avviato nel corso del 2015, è oggi a pieno regime. Di seguito i principali risultati ottenuti
in relazione agli obiettivi prefissati:
1 Si è notevolmente ridotto il tempo impiegato dagli operatori in reparto per le seguenti
attività logistiche ripetitive, grazie all’automazione del processo:
• analisi dei fabbisogni;
• generazione delle richieste di approvvigionamento;
• carico dei magazzini di reparto e verifica della corrispondenza tra quanto ordinato e
quanto ricevuto;
• controllo dei lotti e delle date di scadenza;
• preparazione dei farmaci necessari per l’effettuazione delle somministrazioni.
2 Sono stati riscontrati sostanziali benefici nella gestione del rischio clinico legato alla
prescrizione e alla somministrazione delle terapie farmacologiche, grazie a:
• riduzione significativa degli errori nella fase di prescrizione grazie alle funzioni di
veicolazione della scelta del farmaco da parte del medico;
• riduzione degli errori legati all’interpretazione e alla trascrizione delle terapie;
• drastica riduzione degli errori nella fase di distribuzione e somministrazione grazie alla
rilevazione certa del paziente e del farmaco prescritto.
3 L’innovazione tecnologica conseguita all’installazione degli armadi di reparto robotizzati e
dei carrelli informatizzati, la costante manutenzione degli stessi, nonché il supporto continuo
garantito dagli specialisti di LogOs-Zanardo in materia di sicurezza e trattamento dei prodotti
farmaceutici ha assicurato la certezza del rispetto delle norme nella conservazione e
movimentazione dei prodotti farmaceutici all’interno del reparto ospedaliero;

8. con il supporto incondizionato di
4 Il personale infermieristico e gli operatori socio sanitari che operano nel reparto dell’U.O. di
Cardiologia sono oggi mediamente più attenti a tutta una serie di aspetti tecnico-gestionali
non prettamente clinici, ma comunque determinanti per la buona riuscita del processo di
assistenza e cura dei pazienti;
5 Le scorte di reparto hanno riscontrato una riduzione pari a circa il 30% ed anche i consumi
sono stati razionalizzati;
6 Gli scaduti sono oggi completamente registrati e quantificabili e la percezione di maggiore
controllo ha permesso una sensibile riduzione degli ammanchi di merce;
7 Sono state codificate in partnership LogOs-Azienda Sanitaria una serie procedure operative
per la gestione della logistica di reparto che vengono costantemente aggiornate;
8 Grazie alla garanzia di completa tracciabilità informatica dei farmaci ed alla creazione di una
apposita piattaforma informatica, gli utenti appositamente abilitati effettuano il
monitoraggio in tempo reale di tutto il processo logistico, dall’arrivo del prodotto in
magazzino fino alla consegna all’Unità Operativa di destinazione, per spingersi fino al
paziente oggetto della cura. I dati messi a disposizione dal sistema permettono inoltre di:
• controllare in tempo reale le giacenze sia a livello di magazzino che a livello di reparto;
• elaborare accurate statistiche su giacenze e movimentazioni;
• effettuare proiezioni su consumi e fabbisogni;
• verificare l’appropriatezza delle prescrizioni;
• aggiornare il proprio prontuario farmaceutico di reparto.
TOTALE 2.558,00 €