Agatha操作ガイド応用編

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Copyright 2017 © Agatha Inc.
Agatha 操作ガイド応用編
Agatha 操作ガイド
応用編
R2.5：2017 年 7 月 24 日
アガサ株式会社

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目次
目次..............................................................................................................................................2
1 Agatha 操作ガイド応用編の概要........................................................................................3
2 操作の説明...........................................................................................................................7
2.1 文書分類リスト機能 ....................................................................................................7
2.1.1 【文書分類作成事前準備】国及び施設の作成・編集 ........................................7
2.1.2.1 マスター設定で「国及び施設」の作成・編集 ............................................7
2.1.2.2 ワークスペースで「国及び施設」の選択・編集 ........................................9
2.1.2 文書分類リストの作成・削除・停止.................................................................11
2.1.2.1 既存の文書分類リストをコピーして作成..................................................17
2.1.2.2 文書分類リストの編集................................................................................18
2.1.2.3 文書分類リストの削除................................................................................18
2.1.2.4 文書分類の停止...........................................................................................19
2.1.2.5 文書分類の再開...........................................................................................21
2.2 メタデータ（文書の属性情報）................................................................................22
2.2.1 メタデータを設定する .......................................................................................22
2.2.1.1 メタデータを作成する................................................................................22
2.2.1.2 メタデータグループを作成する.................................................................24
2.2.1.3 メタデータグループを設定する.................................................................25
2.2.2 メタデータの編集方法 .......................................................................................26
登録した文書のメタデータの情報を変更する ..........................................26
メタデータの設定を変更する ....................................................................27
メタデータグループの設定を変更する .....................................................29
2.3 委員会名メタデータの活用方法................................................................................30
2.4 表示項目の設定・編集...............................................................................................32
2.5 パスワードポリシーの変更 .......................................................................................34
2.6 ファイルが追加・更新されたらメールで通知する..................................................36
2.7 メールテンプレートの変更 .......................................................................................39
2.8 ホームページ（全ワークスペースの情報を 1 つの新着画面に統合） ...................39
2.9 文書リンク .................................................................................................................40
2.10 特定文書一覧を自動エクスポート........................................................................42
3. お問合せ.............................................................................................................................42

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1 Agatha 操作ガイド応用編の概要
Agatha 操作ガイド応用編では、Agatha のオプション機能の操作方法を説明します。基本機能については、Agatha 操作ガイド基本編をご覧く
ださい。オプション機能を利用するには、オプション契約が必要です。オプション契約の詳細については、サポートにお問い合わせください。
機能
基本機能及び
オプション機能の分類
アクセス権グループによる分類備考
基本
オプショ
ン
Readers Writers
ﾜｰｸｽﾍﾟｰｽ
管理者
ﾏｽﾀｰ
管理者
一般ユーザー（編集・閲覧）機能
フォルダ作成・削除〇〇
フォルダアップロード〇
文書登録（文書分類なし）〇〇〇
文書登録（文書分類あり）〇〇〇
文書閲覧〇〇〇〇
文書編集〇〇〇
文書のコピー〇〇〇
文書のダウンロード〇〇〇〇
新版をアップロード〇〇〇
Word を PDF に変換〇〇〇
Agatha で作成した PDF を削除〇〇〇
文書削除〇〇〇

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ワークフロー（レビュー依頼、承認申
請、確定、ドラフトに戻す）
〇〇〇
確定に戻す（マイナー版を削除）〇〇〇
文書・フォルダリンクの取得〇〇〇
レビュー・承認の実施〇〇〇〇
共同レビュー〇〇〇〇
電子署名〇〇〇〇
属性の編集〇〇〇
属性の閲覧〇〇〇〇
お知らせを作成〇〇〇
お知らせの閲覧〇〇〇〇
変更履歴を閲覧〇〇〇
監査ログを閲覧（文書編集やワークフ
ローのアクションを記録）
〇〇〇
監査ログを閲覧（「文書を開く」のア
クションも記録）
〇〇〇
文書一覧をエクスポート〇〇〇
Word/PPT 及び PDF ファイルをブラ
ウザで開く
〇〇〇〇 Excel 対象外
ファイルダウンロード不可〇〇〇〇
管理者機能
ワークスペースの作成・管理〇〇
マスターのユーザー登録・管理〇〇

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ワークスペースのユーザー登録・管理〇
フォルダ固有のアクセス権管理〇〇
ワークフローの取消〇〇
監査ログを閲覧（「マスター・ワーク
スペース」のアクションを記録）
〇〇
マスター・ワークスペースの監査ログ
に「ファイルを開く」、「システムに
アクセス」を記録
〇〇
文書分類の管理〇〇〇
マスター管理者はマスターのみ。ワー
クスペース管理者はワークスペースの
み
メタデータの管理〇〇〇
み
画面表示の変更〇〇
アクセス権の作成・変更〇〇〇
み
パスワードポリシーの変更〇 R2.4~。アガササポートのみ
ファイルを登録・変更した場合のメー
ル通知管理
〇〇〇
R2.4～。マスター管理者はマスターの
み。ワークスペース管理者はワークス
ペースのみ
メールテンプレートの変更〇 R2.4~。アガササポートのみ
ホームページ〇 R2.4~。アガササポートのみ

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文書リンク〇〇 R2.4～
特定文書一覧を自動バックアップ〇 R2.5~。アガササポートのみ
テンプレート
ベーシック〇
TMF DIA Ref. Model（英語）〇
TMF DIA&製薬協（日本語）〇
申請文書〇
オリジナル〇

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2 操作の説明
2.1 文書分類リスト機能
文書分類リスト機能とは、大分類・中分類・小分類の文書の分類や、国やサイト（施設）ご
との分類を作成する機能です。分類毎に文書をグループ化表示したり、ソート、絞り込み表
示をさせることが可能です。また、分類毎に文書を保存するフォルダを指定することができ
ます。
TMF テンプレートや申請文書管理テンプレートなどのテンプレートには、予め文書分類リ
ストが設定されています。予め設定された文書分類リストに、文書分類を追加、削除、変更
して、お客様の運用に沿った文書分類リストを利用することができます。
Basic テンプレートには、文書分類リストは設定されておりませんので、お客様の運用に合
わせて、柔軟に文書分類リストを作成し、利用することができます。
本機能は、オプション追加契約ユーザーの管理者が文書分類リストの作成・編集が可能です。
文書分類は、ワークスペースレベルで定義することができます。
2.1.1 【文書分類作成事前準備】国及び施設の作成・編集
国や施設ごとの分類を使用する場合、「国及び施設」の設定を行います。（国や施設ごとの分
類を使用しない場合は、この設定は必要ありません。）
施設ごとの分類を使用する場合は、国の設定が必須です。
2.1.2.1 マスター設定で「国及び施設」の作成・編集
初めにマスター設定で「国及び施設」の作成を行います。
トップページ左ナビゲーションの設定（歯車マーク）をクリックし、マスターデータ管理画
面を表示し、「マスター設定」-「国及び施設」タブをクリックします。「国名を追加」（また
は「施設名を追加」）をクリックします。

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クリックすると「国の追加」（または「施設名の追加」）画面が開きますので必須項目を入
力し、状態が有効にチェックされていることを確認し、「国の保存」（または「施設名の保
存」）をクリックし、登録をします。
※「国（施設）リストから選択」機能は各ワークスペースの「国」設定の際に利用します。
※ 例えば、施設の名前欄には施設の正式名称を入力し、施設コードは短縮した表記を入力し、画面表示やフォルダ名に
は施設コードを使用することができます。
編集する場合は、編集したい列の「操作」-「編集」画面をクリックすると「国（又は施設）
の追加」画面が表示され編集が可能になります。

9 |
編集を行い、「国(又は施設）の保存」をクリックし、編集を終了します。
※文書分類フォルダに文書がある場合、国名・国コード、施設名・コードの変更はできま
せん。
・国または施設の無効
編集画面で「状態」の「無効」にチェックをした場合、国(又は施設)の列の左にマー
クが表示され、分類リストの対象外になります。
2.1.2.2 ワークスペースで「国及び施設」の選択・編集
次にワークスペースで、「国及び施設」の選択を行います。
トップページ左ナビゲーションの設定（歯車マーク）をクリックし、マスターデータ管理画
面を表示し、「（ワークスペース選択」」-「国及び施設」タブをクリックします。「国名を追
加」（または「施設名を追加」）をクリックします。
「国(又は施設)の追加」画面が開くので、「国（又は施設）リスト」から追加をクリックし
ます。

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左にある「国名」ボックスから追加したい国(又は施設)を選択します。
（複数施設を選択する場合は、「Shift キー」を押しながら選択してください。）
右向き矢印「→」をクリックします。
※国（又は施設）の選択を解除したい場合は、左ボックスの「選択した国（又は施設）名」
から国(又は施設)を選択し、左向き矢印「←」をクリックします。
国（又は施設）の選択が完了したら、「国（又は施設）の保存」をクリックします。

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2.1.2 文書分類リストの作成・削除・停止
文書分類リストは、ワークスペースごとに作成します。
※ あるワークスペースで作成した文書分類リストをエクスポートし、他のワークスペースにも使えるよう
にする機能は、現在開発中です。現時点では、ワークスペースごとに、文書分類リストの作成が必要
です。
「設定」-「ワークスペース管理」-「（ワークスペース選択）」-「文書分類」タブをクリック
すると、ワークスペースの文書分類リストの設定ページが表示されます。
「＋新しい分類を追加」ボタンをクリックします。
クリックすると、「文書分類を追加」画面が表示されますので、各項目を入力します。

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No 入力項目名説明
① 大分類大分類名
② 中分類中分類名
③ 小分類小分類名
④ レベル文書分類のレベルを設定できます。
・標準（トップレベル）
・国（標準レベルの下位のレベル）
・施設（国レベルの下位のレベル）
※レベルを用いると、以下のように階層で文書分類を設定できま
す。国レベルの分類は、文書を登録する際に国名（又は国コード）
を選択します。施設レベルの分類は、文書を登録する際に国及び施
設名（又は施設コード）を選択します。
標準
―国 A
―施設 Z
－施設 Y
―国 B
－施設 X
－施設 V
※国・施設はマスター設定の「国及び施設」で設定すると表示がされます。
⑤ 文書のメタデータグル
ープ
メタデータの設定が可能です。
⑥ ファイル名のルール文書管理画面「名前」に表示される文書名です。
文書名を統一したいとき等「名前」を設定してください。
空欄の場合は、アップロードした時の文書名が登録され
ます。
⑦ フォルダ文書を保存するフォルダ階層位置です。
入力方法は次ページ「「⑦フォルダ」「⑨未登録表示フォ
ルダ」の入力について」をご参照ください。
⑧ 未登録の表示文書が未登録の場合、「名前」（文書名）に表示する名前を
設定できます。（図【3】参照）
空欄の場合は文書管理画面の一覧に表示されません。
⑨ 未登録表示フォルダ ⑧を表示するフォルダ階層位置
空欄の場合は文書管理画面の一覧に表示されません。
入力方法は次ページ「「⑦フォルダ」「⑨未登録表示フォ
ルダ」の入力について」をご参照ください。

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※反映先画面リスト表示

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■「⑦フォルダ」「⑨未登録表示フォルダ」の入力について
アシスト機能を利用し入力を行います。
※[施設.名前] または、[施設.コード]を入力する場合は、④レベルの選択で
「施設」を選択します。
選択をすると、アシストメニューに、「施設」及び「国」が追加され選択が可能となります。
[国.名前]、[国.コード]を入力する場合は、④レベルで「国」を「選択」します。
選択すると、アシストメニューに「国」のメニューが追加されます。
入力欄に「 [ (半角の大カッコ)」を入力すると、以下のようなメニューが表示されますの
で、分類を選択します。（※属性は利用しません。）
続いて、「 . (半角のピリオド)」を入力し、メニューを表示し、選択します。

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「 ] (半角の大カッコ)」で閉じます。
続けて階層を入力する場合は、「 / (半角スラッシュ)」をいれ上記の手順で入力します。
使用できる入力形式は以下のとおりです。
入力形式画面の表示
[分類.大分類] 大分類
[分類.中分類] 中分類
[分類.名前] 小分類
[分類.ID] 分類 ID（システムが自動生成）
[属性. ID]
[属性.名前]
[属性.副題又は詳細]
メタデータ管理機能（オプション）を
利用の場合のみ、使用できます。
[施設.名前] 施設名
[施設.コード] 施設コード
[国.名前] 国名
[国.コード] 国コード

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例）「各種契約書類に関する記録＞治験調整業務委嘱＞治験調整業務委嘱依頼書」を
施設毎のフォルダを作成する場合
・フォルダ表示例
・リスト表示例
施設ごとに作成したい場合は
「施設」を選択
未登録と表示し、フォルダ表示で分類を表示させる

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2.1.2.1 既存の文書分類リストをコピーして作成
コピーしたい分類リストの「コピー」をクリックします。
「分類をコピー」画面が表示されるので、編集し、「変更を保存」をクリックする。
コピーした分類リストが登録されます。

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2.1.2.2 文書分類リストの編集
※すでに文書が登録されている分類リストは編集ができません。
編集したい分類リストの「編集」をクリックします。
「文書分類を編集」画面が開くので、編集を行い「変更を保存」をクリックします。
2.1.2.3 文書分類リストの削除
文書が登録されていない分類リストは削除が可能です。
削除したい分類リストの「削除」をクリックします。
「この分類を削除します。よろしいですか？」の画面が表示されるので「確認」をクリック
すると、分類リストが削除されます。

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2.1.2.4 文書分類の停止
文書分類の停止（非表示）・再開（再表示）が可能です。
文書登録されている場合も、停止・再開は可能です。
尚、停止をすると、大分類・中分類・小分類のプルダウンに表示されなくなります。
例）Site＞A＞02 共通文書＞02.01 IB、プロトコルなど＞治験薬概要書
「大分類：02 共通文書、中分類：02.01 IB、プロトコルなど、小分類：治験実施概要書」
という文書分類の設定があり、文書が登録されています。
「設定」－「該当文書分類のあるワークスペース」－「文書分類」タブをクリックし、文書
分類設定画面を表示します。該当の文書分類の「停止」ボタンをクリックします。

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停止の認画面が表示されるので、コメントを入力し、確認をクリックします。
文書分類の「停止」ボタンは「再開」に変わり、文書分類が「停止」します。登録されてい
た文書が非表示になります。
文書登録画面の大分類・中分類・小分類のプルダウンメニューからも停止した文書分類が非
表示になります。

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※文書分類を停止した際のコメントは、「設定」－「該当文書分類のあるワークスペース」
－「監査ログ」タブをクリックすると確認が可能です。
2.1.2.5 文書分類の再開
文書分類を再開する場合は、「設定」－「該当文書分類のあるワークスペース」－「文書分
類」タブをクリックし、文書分類設定画面を表示します。該当の文書分類の
「再開」ボタンをクリックし、再開コメントを入力し、「確認」をクリックします。

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2.2 メタデータ（文書の属性情報）
メタデータ機能とは、文書分類リストで設定した文書に対し、属性（プロパティ）情報を
設定することが可能な機能です。
設定することが可能なユーザーは、メタ―データ管理オプション又は TMF DIA テンプレ
ートを利用しており、且つマスター管理者又はワークスペース管理者です。
※メタデータとは、ファイルやフォルダなどのデータそのものに関連する情報を指します
写真データには「撮影場所、撮影日、撮影者、No」の写真に関する情報があります。この
「撮影場所、撮影日、撮影者」等の情報がメタデータです。
2.2.1 メタデータを設定する
メタデータを設定するには、メタデータを作成し、メタデータをメタデータグループに
登録し、文書分類リストにてメタデータグループを選択します。
2.2.1.1 メタデータを作成する
[設定]→プルダウンメニュー「メタデータを設定したいワークスペース」－「メタデー
タ」タブをクリックします。「メタデータを追加」をクリックします。

23 |
メタデータの追加画面が開いたら、「名前」「説明」「タイプ」「必須」等を入力・設定し、「メ
タデータの追加」ををクリックします。メタデータに登録がされます。
■メタデータのタイプについて
タイプ説明
テキストテキスト入力欄を表示できます。
数字数字入力欄を表示できます。
日付日付入力欄及びカレンダーを表示で
きます。
チェックボ
ックス
チェックボックスを表示できます。
ルックアッ
プ
プルダウンメニューを作成・表示でき
ます。
ユーザーor
グループ
ワークスペースユーザーを選択でき
ます。（複数選択可能）
ルックアップの場合、選択リストオプションが表示されます。
一行ごとにメニューを記入してください。

24 |
2.2.1.2 メタデータグループを作成する
[設定]→プルダウンメニュー「メタデータを作成したワークスペース」－「メタデータ」
タブをクリックします。「メタデータのグループを追加」をクリックします。
メタデータグループを追加画面が表示されたら、グループ名を入力し、グループに追加した
いメタデータを選択し、右向き矢印で追加します。（複数追加可）「メタデータグループの追
加」ボタンをクリックするとメタデータグループが追加できます。

25 |
2.2.1.3 メタデータグループを設定する
[設定]→プルダウンメニュー「メタデータグループを作成したワークスペース」－「文書
分類」タブをクリックします。「新しい分類を追加」または、文書を登録していない分類リ
スト（削除ボタンが表示されているもの）を開き、文書のメタデータグループを選択しま
す。
文書分類作成・編集時に文書のメ
タデータグループを選択すると、
選択したメタデータグループのメ
タデータが文書登録画面で表示さ
れます。

26 |
2.2.2 メタデータの編集方法
登録した文書のメタデータの情報を変更する
メタデータ情報を変更したい文書の操作メニュー－詳細－属性を開きます。
文書の属性画面が表示されたら、「文書の属性詳細」タブをクリックします。画面下にある
「編集をロックし、編集」ボタンをクリックします。
メタデータの編集が可能になるので、編集を行い「保存し、編集ロックを解除」をクリック
します。版コメント入力ポップアップ画面が表示されるのでコメントを記入し保存をクリ
ックします。版が上がり、変更履歴に反映がされます。

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メタデータの設定を変更する
[設定]→プルダウンメニュー「メタデータを設定したいワークスペース」－「メタデータ」
タブをクリックします。変更したいメタデータの「操作」－「編集」をクリックします。
名前・説明等を編集し、「変更を保存」します。

28 |
【メタデータ変更の影響について】
メタデータを変更した場合、文書の属性に即反映がされます。
メタデータ名「整理 ID」を「整理 ID 番号」にした場合、文書の属性名は「文書 ID 番号」
になります。【①】
選択リストのオプションを変更した場合、既存メタデータで変更・削除したメタデータは編
集しない限り変更・削除まえの情報を保持します。【②】
例）メタデータを「整理 ID 番号」へ変更し、オプションの「Sample」を削除した場合
また、メタデータ変更後に文書のメタデータ情報を変更する場合、メニューには変更したオ
プションメニューのみが表示されます。【③】
①
②
③

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メタデータグループの設定を変更する
[設定]→プルダウンメニュー「メタデータグループを設定したいワークスペース」－「メタ
データ」タブをクリックします。変更したいメタデータグループの「操作」－「編集」をク
リックします。
編集し、「変更を保存」をクリックします。
【メタデータグループ変更の影響について】
メタデータグループのグループ名を変更した場合、文書分類で設定した「文書のメタデータ
グループ」の名前に即反映がされます。

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また、メタデータを追加・削除した場合、既存文書分類の項目やデータには変更はなく、且
つ項目を維持したまま更新が可能です。
例）メタデータグループから、メタデータの日付を削除しても、日付の更新が可能。
2.3 委員会名メタデータの活用方法
メタデータには「委員会名」というメタデータがあります。
「委員会名」メタデータは TMF DIA テンプレートの以下①②の文書分類に設定されてい
ます。
①②の文書分類に文書を登録する際、「委員会名」メタデータに委員会の名前を入力して文
書を登録すると、入力した委員会名のフォルダが作成され、その委員会名フォルダの中に文
書を格納することが可能です。
■委員会名が設定されている文書分類
① 大分類：01 試験管理、中分類：01.03 各種委員会
② 大分類：04IRB/その他承認、中分類：04.02 その他委員会
例）「大分類：01 試験管理」、「中分類：01.03 各種委員会」に
「委員会のプロセス/SOP」を登録する場合
「01 試験管理」－「01.03 各種委員会」フォルダを開きます。

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「委員会のプロセス／SOP」をクリックし文書を登録します。
ファイルアップロード画面が開いたら、文書名や委員会名「COI 委員会」を入力し送信ボ
タンをクリックます。
文書管理画面に戻ると、「01 試験管理」－「01.03 各種委員会」フォルダに、先ほど登録し
た委員会メタデータ名の「COI 委員会」のフォルダが作成され、そのフォルダの中には
登録した「委員会のプロセス」の文書が登録されます。

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2.4 表示項目の設定・編集
表示項目の設定は、リスト表示や、フォルダ表示で表示させる列や順番を設定する機能です。
設定することが可能なユーザは、通知機能オプションを利用しており、且つ管理者権限ユー
ザーです。
マスター（組織）レベルまたはワークスペースレベルで定義することができます。
どちらも操作方法は同じです。
設定－「マスター」又は「表示を設定したいワークスペース」を選択します。
「表示」タブをクリックし追加する場合は、「表示を追加」、既存表示設定を変更する場合は
「操作」－「表示を編集」をクリックします。
必要事項を設定します。
■表示で設定できる項目
名前（必須）
説明（必須）
表示設定最新の文書リスト表示フォルダ表示
表示モードリスト表示フォルダ表示
未登録表示の可否
表示する項目を選択大分類中分類小分類アイコン文書名操作ボタン
状態版作成日更新日更新者副題又は詳細
国コード国名施設コード施設名分類レベル
AUID ロック備考日付参照 SOP 整理 ID 委員会名
表示するファイル数・大分類中分類小分類状態版作成日更新日

33 |
項目数更新者副題又は詳細国コード国名施設コード
施設名分類レベル AUID ロック備考日付参照 SOP
整理 ID 委員会名
グループ化する項目を
選択
大分類中分類小分類状態版作成日更新日
更新者副題又は詳細国コード国名施設コード
施設名分類レベルロック備考日付参照 SOP
整理 ID 委員会名
表示するファイル数・
項目数
表示するファイル数・項目数
各ページに表示するファイル数・項目数
※AUID・・・Agatha 内の文書やファイルの固有の ID
「表示する項目を選択」「表示するファイル数・項目数」「グループ化する項目を選択」は選
択したい項目を選択し、ドラック＆ドロップ※で追加・削除や順番の変更操作をします。
※選択したい項目上にマウスが重なった状態でマウスのボタンを押し（緑色に変化）、そのままの状態でマウスを移動
（ドラッグ）させ、移動させたい枠上でマウスのボタンを離します（ドロップ）。
複数選択する場合は、「Shift」キーを押しながらクリックし選択してください。
文書管理画面の表示形式メニューに新しい表示項目が追加されます。
ドラック＆ドロップドラック＆ドロップ

34 |
2.5 パスワードポリシーの変更
パスワードポリシーの設定（パスワードの長さ、文字種、期間など）が可能です。パスワー
ドポリシーは、組織のユーザー（全ワークスペースユーザー）に対し同様の設定となります。
設定作業はアガササポートにて行います。変更時はアガササポートへご連絡ください。
■パスワードポリシー設定
①パスワードの複雑さの設定【設定不可】
メールアドレスの＠マークより前の文字列（の一部）は、パスワードに使用できません
パスワードは以下のうち 3 種類以上の文字種を含みます
アルファベット大文字
アルファベット小文字
数字
特殊文字(!@#$%^&*()_+=[{]};: <>|./?,'"-)
②パスワードの最小文字数
最小文字数を 6 から 100 の間で指定可能です。
※初期値 8
③過去に使用したパスワード
過去 X 回に使用したパスワードは使用できなくします。指定できる値は 1 以上です。
※初期値 0
④パスワードの有効期限
パスワードの有効期限を 0～365 日の間で指定してください。有効期限なし（無期限）とす
る場合、0 と指定してください。
※初期値 182
⑤パスワードを変更できない期間
パスワードを変更できない期間を 0～365 日の間で指定してください。パスワードを変更で
きない期間を設けない場合は 0 とします。
※初期値 0
【パスワード有効期限切れメッセージ】
ユーザーが有効期限の 15 日前、有効期限の 10 日前、有効期限が 5 日から毎日パスワード
有効期限になるまで表示され、且つパスワードを変更するまで、且つ
パスワードがすでに期限切れの状態の場合に画面に表示されます。
ログイン画面でログインボタン後以下の様な画面が表示されます。

35 |
■アカウントロックの設定
①誤ったパスワードを指定回数続けて入力した場合、アカウントをロックします
アカウントロックの時間を 1～1440 分の間で指定できます。
アカウントロックの時間：初期値 15 分
②失敗回数
X 回続けてログインに失敗した場合アカウントをロックします。1～30 で指定してくださ
い。
初期値：10 回

36 |
2.6 ファイルが追加・更新されたらメールで通知する
ワークスペース内のファイルが追加・更新されたらメールでお知らせする機能です。
新規更新
検知範囲ワークスペース内の全てのファイル（特定フォルダには設定できません。）
送信元 agatha@agathalife.com から通知されます。
設定者ワークスペース管理者
通知対象
ワークスペースの通知設定アクセス権に追加したユーザー
（フォルダ固有のアクセス権が設定され且つアクセス権がない場合ないでも、通知設定のアクセス権
にユーザーが追加されている場合、通知がされます。）
通知言語ユーザーの言語設定に応じた言語
通知する
タイミン
グ
文書登録時
※「文書をコピーした時」は対象外です。
版が上がる時
（編集を保存
確定
ドラフトに戻す
属性の保存）
※「マイナー版を削除」は対象外です。
通知され
る内容
文書名文書名
版版
ワークスペース名ワークスペース名
契約名義お客様名
作成者更新者
作成
例）2017/07/24 11:33:03
更新
例）2017/07/24 11:33:03
Source Document Link Source Document Link
状態（ドラフト/確定/未登録/レビュー）
版コメント
【属性変更時】
名前（文書名）
大中小分類
副題又は詳細
所有者
備考
日付
国
施設

37 |
設定方法は以下の通りです。
①通知させたいユーザーを通知設定アクセス権（※仮称）に追加します。
詳細は基本操作マニュアル「3.2.3.3 ユーザーにアクセス権を設定する」参照
※通知設定アクセス権は別途ご案内いたします。アクセス権名称のご希望等ございましたらオプション申
込時にご連絡ください。
※操作ガイドでは、例として新規文書登録時のアクセス権名を「登録通知」としています。
②設定－通知設定したいワークスペース－「ジョブ」をクリックします。ジョブページが開
いたら「新しいジョブを追加」をクリックします。

38 |
任意のジョブ名を入力します。ジョブの種類は新規文書の通知を受け取る場合は「新文書の
通知、更新の通知を受け取る場合は、「文書更新の通知」を選択します。
ジョブの種類を選択すると、通知グループ欄が表示されますので、①の通知設定アクセス権
を選択します。「有効」にチェックマークがあることを確認し、「変更を保存」します。
例）新規文書登録時のア
クセス権「登録通知」
を設定

39 |
文書を登録（更新設定をした場合は更新）すると、通知設定用のアクセス権で追加したユー
ザーに通知がされます。
2.7 メールテンプレートの変更
Agatha から通知されるメールのタイトル及び本文の変更が可能です。変更をご希望の場合
は、アガササポートまでご連絡ください。
2.8 ホームページ（全ワークスペースの情報を 1 つの新着画面に統合）
新着情報ページはワークスペース毎の表示がデフォルトの設定ですが、ホームページ機能
で全ワークスペースのマイタスク、お知らせ、各ワークスペースの文書一覧及びワークスペ
ースへのリンクの表示が可能です。ホームページ機能をご希望の場合は、アガササポートま
でご連絡ください。

40 |
2.9 文書リンク
文書リンクとは、各施設に対し確定した文書の読み取り専用のショートカットを作成でき
る機能です。（文書分類テンプレートユーザー対象）
例えば、事務局等管理者のみがアクセスできるフォルダで文書を作成し、確定にしたら、
施設フォルダにショートカットを作成し、施設ユーザーはコピーされた読み取り専用の文
書を閲覧することが可能です。オプション機能となりますのでご希望の場合はアガササポ
ートへご連絡ください。
例）

41 |
操作方法は以下の通りです。
各施設に対し、文書確定時に文書リンクを作成したい文書分類の設定を開きます。
文書分類へのリンクへチェックをつけ、文書リンクを作成したい分類を選択し、変更を保存
ます。

42 |
文書を確定すると、自動で施設に文書リンク（閲覧専用）が作成されます。
2.10 特定文書一覧を自動エクスポート
ワークスペース内の文書一覧リストを定期的に自動エクスポートすることが可能です。設
定はアガササポートで行います。
設定をご希望の方は「support@agathalife.com」へお問合せください。
3. お問合せ
Agatha サポート平日 9：00～17：00
ヘルプセンター https://support.agathalife.com
お問合せ
フォーム：https://support.agathalife.com/portal/newticket
Email : support@agathalife.com

43 |
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