[US學習資料] 如何編列組織的預算？

1. 如何編列組織的預算？
UrSchool 學習資料

2. 綱要
什麼是預算規劃
為什麼要做預算規劃
預算規劃的實務流程（最重要）
※本份學習資料提供給非財務金融科系的夥伴學習， 可自由轉載與使用，希望有幫助。

3. 什麼是預算規劃？
預算規劃是用數字表示的計畫。
組織的戰略規劃：
拍攝電影做UrSchool宣傳，提高知名度。
組織的預算規劃：
拍攝3萬元的電影，期盼達到500人瀏覽數。

4. 什麼是預算規劃？－兩大關鍵
以目標為基礎
接下來一年UrSchool的目標為何？先在決策會議上討 論出來一個目標，例如說假設接下來一年目標，是要 增加曝光度，那就以增加曝光度為目標。
以市場為導向
假設UrSchool來年是以增加曝光度為目標，那麼我們 就可以去分析和思考，誰是UrSchool增加曝光度的族 群？國高中生嗎？那什麼是能增加國高中生認識 UrSchool的管道呢？再以此來編列預算。

5. 為什麼要做預算規劃？
統一組織上下的行動方向
預算的決定，會決定整個組織運作的方向。例如如果 限制行銷預算，那行銷部就整個不能動了。
提高資金使用效率，降低成本
因為預算做規劃，就不會多買不必要的東西，而必要 的東西也會知道買哪些才便宜。
應對市場變化，提前預測
提前預測學測指考期間可能有額外花費，所以在此之 前花費就要節約，這就是應對市場變化。

6. 預算規劃的實務流程（最重要的七個步驟）
1. 在決策會議上決定當年度目標
2. 財務部根據目標，規劃各部門的預算
3. 各部門根據被分配到的預算，提出行動方案。
4. 財務部根據各部門提出的行動方案，平衡預算。
5. 提出包含各部門提案的完整預算草案。
6. 送回決策會議上審核，通過即執行。
7. 財務部根據通過的預算，執行與檢核。

7. 預算規劃的實務流程（1/7）
1. 在決策會議上決定當年度目標
在UrSchool決策圈的會議中，決定當年度或季度的一 個目標，決定出來一個目標之後，大家可能會提出一 些可行的方案，這個時候財務部就多聽、多看，了解 各部的一個需求。
這個時候財務部不用馬上就分配預算，而是把重心放 在了解各個部門的想法與需求。此外，在決策會議之 前，財務部也要表明當次的決策會議財務部想知道各 部期盼的花費。

8. 預算規劃的實務流程（2/7）
2.財務部根據目標，規劃各部門的預算
開完決策會議之後，財務部自己就要開始思考如何分 配各部門的預算。
首先要先決定，哪些部門不需要預算。
其次才是去思考，需要預算的部門應該如何分配。
然後接著將各部門分配到的預算，通知給各部門。這 個時候你可以說你為什麼這樣分配，也可以不說，因 為你還要看到各部門提出的計畫做調整。

9. 預算規劃的實務流程（2/7）
2.附件：預算大綱
部門
預算
額度／比例
Ａ部門
v
5,000／25%
Ｂ部門
x
-
Ｃ部門
v
15,000／75%

10. 預算規劃的實務流程（3/7）
3.各部門根據被分配到的預算，提出行動方案
這時候通知到各部門之後，順便要要求各部門根據分 配到的預算來規劃活動或是開銷，期限最好開出來。
此外，財務部也要要求各部門除了在列活動和開銷時， 同時要列出考核的標準，那大家還只是大學生，不需 要太嚴謹的考核標準，但至少要有一個方向。
例如如果要印製書籍，那印製書籍之後發送的狀況， 財務部未來就要做個考核。

11. 預算規劃的實務流程（2/7）
3.附件：各部門預算表
行動方案
預算
費用
活動Ａ
器材Ｘ（10個）
100*10=1000
費用Ｚ
200
活動Ｂ
器材Ｙ
3000
總預算：5,000
4200 (84%)

12. 預算規劃的實務流程（4/7）
4.財務部根據各部門提出的行動方案，平衡預算
一旦期限一到，那財務部就要根據收到的各部門提的 行動方案，做一個整體評估。可能有些部門花到90%的 預算，而且還有可能會超支；而有些部門可能根本沒 有打算使用預算，所以可以挪去補充需要預算的部門。
基本的判別標準就是5-7-9，不到50%的預算使用是無 效率的，使用70%~90%的預算是較正常，而使用90%以 上近乎全部的預算的話，財務部就要特別關注。

13. 預算規劃的實務流程（5/7）
5.提出包含各部門提案的完整預算草案
做完一個整體預算的平衡之後，就要開始編制一個預 算草案，編完之後，記得要求開決策會議，提出財務 部最終決定的預算草案。
在這期間可能會有很多突發狀況，例如某個部可能想 要求多一點預算，因為他們突然有新的idea，而某個 部可能因為有伙伴沒有時間辦活動，因此預算可以收 回來不用編，這時就是考驗財務部的韌性，必要時就 得「打帶跑」。

14. 預算規劃的實務流程（5/7）
5.附件：預算草案
部門
原始額度
預計使用
平衡
原因
Ａ部門
5,000
84%
+3000
ＯＯＯＯＯ
平衡：ＯＯＯ
Ｂ部門
-
-
ＸＸＸＸＸ
Ｃ部門
15,000
75%
-3000
ＸＸＸＸＸ
平衡：ＯＯＯ

15. 預算規劃的實務流程（6/7）
6.送回決策會議上審核，通過即執行
一旦做完預算規劃的草案，記得馬上招開決策會議， 或是在最近一次的決策會議上提出，只要各部基本上 沒有太大反對的聲音，即可以通過並執行。
通過之後，財務部就只需要定時撥款記帳，同時記得 要追蹤預算使用情形。那要怎麼追蹤呢？那就是定幾 個時間點，去考核當初他們提出的行動方案是否有達 到目標，如果沒有，那財務部就要馬上思考是否要停 止撥預算，還是再追加預算給他？

16. 預算規劃的實務流程（7/7）
7.財務部根據通過的預算，執行與檢核
財務部這邊只要預算一通過，就要設定幾個時間點， 去考核各部門。除此之外，也要做好心理準備，如果 各部門的預算使用達不到目標，是不是就要協議停止 再做了，還是跟他賭，再撥預算給他？
只要能這樣七個步驟做一輪，我相信在大學期間，你 對於財務部裡面編列預算這件事就會學習許多，而且 是比在社團、在外務活動上學到還多。

17. 預算規劃的實務流程（7/7）
7.附件：預算檢核表
部門
原始額度
檢核時間
檢核結果
停止／追加
Ａ部門
5,000
檢核Ａ
ＯＯＯ
-
檢核Ｂ
ＸＸＸ
追加 5000
Ｂ部門
-
-
-
-
Ｃ部門
15,000
檢核Ｃ
ＯＯＯ
停止撥款

18. 給UrSchool財務部夥伴的建議
財務部夥伴可以自行斟酌自己的時間，看看預算規劃 要深入到什麼程度。當然我們可以很簡單就弄個表格， 填一填就沒事，但也可以透過一些簡單的流程，學習 預算規劃的整個過程。
以上的表格都是非常簡單的表格，可以斟酌把它做得 更完整，或是乾脆就直接做成文字版，不要用表格也 可以，不過大致上的七個步驟，希望大家能在財務部 能學到東西。