8. The Control Process
Taking Managerial
Action
Measuring Actual
Performance
âĒPersonal observation
âĒManagement by walk around (MBWA)
âĒāđāļĄāđāļāđāļāļāļāđāļēāđāļāļīāļāļāļēāļĢāļāļ°āđāļĢāđāļĨāļĒ
âĒāļāļĢāļąāļāļāļĢāļļāļāđāļāđāđāļāļāļēāļĢāļāļāļīāļāļąāļāļīāļāļēāļ
âĒāļāļāļāļ§āļāļĄāļēāļāļĢāļāļēāļ
Goals &
Objectives
Acceptable
upper limit
Acceptable
range of
variation
Standard
Acceptable
lower limit
t
Tuesday, 21 February 12
t+1
t+2
t+3
t+4
t+5
Comparing Actual
Performance Against
Standard
âĒStatistic report
âĒOral report
âĒWritten report
12. Type of Control
Precontrol control
āļāļēāļĢāļāļ§āļāļāļļāļĄāđāļāļ·āđāļāļāđāļāļāļāļąāļāļāļąāļāļŦāļē (Feed forward control)
āđāļāđāļŠāļĢāđāļēāļāļāđāļĒāļāļēāļĒ āļ§āļīāļāļĩāļāļēāļĢāļāđāļēāđāļāļīāļāļāļēāļ āđāļĨāļ°āļāļāļĢāļ°āđāļāļĩāļĒāļ
āļĨāļāļāļĪāļāļīāļāļĢāļĢāļĄāļāļĩāđāļāļēāļāļ°āđāļāđāļāļŠāļēāđāļŦāļāļļāđāļŦāđāļāļēāļĢāļāļāļīāļāļąāļāļīāļāļēāļāđāļĄāđāđāļāđāļāđāļāļāļēāļĄāļ§āļąāļāļāļļāļāļĢāļ°āļŠāļāļāđ
Concurrent control
āļāļąāļāļāļķāđāļāđāļŦāđāļĄāļĩāļĢāļ°āļŦāļ§āđāļēāļāļāļēāļĢāļāļāļīāļāļąāļāļīāļāļēāļ
āđāļāļ·āđāļāđāļŦāđāđāļāļīāļāļāļ§āļēāļĄāļĄāļąāđāļāđāļāļ§āđāļēāļŠāļēāļĄāļēāļĢāļāļāļāļīāļāļąāļāļīāļāļēāļāđāļāđāļāļĒāđāļēāļāļĄāļĩāļāļĢāļ°āļŠāļīāļāļāļīāļ āļēāļ
Feedback control
āļāļēāļĢāļāļ§āļāļāļļāļĄāļ āļēāļĒāļŦāļĨāļąāļāļāļēāļĢāļāļāļīāļāļąāļāļīāļāļēāļāđāļĨāđāļ§
āļĄāļļāđāļāđāļāđāļāļāļĨāļāļēāļĢāļāļāļīāļāļąāļāļīāļāļēāļāļāļāļāļāļāļāđāļāļēāļĢ
Tuesday, 21 February 12
13. Summary of Managerial Decisions
Compare
actual
performance
with standard
Is standard
being
attained?
Yes
Do nothing
No
Objectives
Standard
Measure
actual
performance
Is variance
acceptable?
Yes
Do nothing
No
Is standard
acceptable?
Yes
Identify cause
of variation
No
Revise
standard
Tuesday, 21 February 12
Correct
performance
15. Type of Control
Input
Feedforward control
Anticipate problems
Process
Concurrent control
Corrects problems as they happen
Output
Feedback control
Corrects problems after they occur
Tuesday, 21 February 12
āļāļēāļĢāļāļ§āļāļāļļāļĄāđāļāļ·āđāļāļāļēāļĢāļāđāļāļāļāļąāļ
āļāļ§āļāļāļļāļĄāļāđāļāļāļāļēāļĢāļāđāļēāđāļāļīāļāļāļīāļāļāļĢāļĢāļĄāđāļāļ·āđāļāļŠāļāļąāļāļāļĪāļāļīāļāļĢāļĢāļĄāļāļĩāđāđāļĄāđāļāļķāļāļāļĢāļ°āļŠāļāļāđ
āļŦāļĢāļ·āļāļāļąāļāļŦāļēāļāļĩāđāļāļ°āļāļēāļĄāļĄāļē āđāļāđāļ āļāļēāļĢāļāļāļāļāļāļĢāļ°āđāļāļĩāļĒāļ
āļāļēāļĢāļāļ§āļāļāļļāļĄāđāļāļ·āđāļāļāļĢāļ°āļāļąāļāļāļļāļāļ āļēāļ
āļāļ§āļāļāļļāļĄāļĢāļ°āļŦāļ§āđāļēāļāļāļēāļĢāļāđāļēāđāļāļīāļāļāļīāļāļāļĢāļĢāļĄ āđāļāļ·āđāļāđāļāđāļāļąāļāļŦāļēāļāļĩāđāđāļāļīāļāļāļķāđāļāļĢāļ°āļŦāļ§āđāļēāļ
āļāđāļēāļāļēāļ āđāļāđāļ āļĢāļ°āļāļ ISO
āļāļēāļĢāļāļ§āļāļāļļāļĄāđāļāļ·āđāļāđāļāđāđāļ-āļāļĢāļąāļāļāļĢāļļāļ
āļāļ§āļāļāļļāļĄāđāļĄāļ·āđāļāđāļŠāļĢāđāļāļŠāļīāđāļāļāļīāļāļāļĢāļĢāļĄ āđāļāļ·āđāļāđāļĄāđāđāļŦāđāđāļāļīāļāļāļąāļāļŦāļēāļāđāđāļēāļāļĩāļ āđāļĨāļ°āļāļĢāļąāļāļāļĢāļļāļ
āđāļŦāđāļāļĩāļāļķāđāļ
16. Qualities of An Effective Control System
āđāļāđāļāļĢāļ°āļāļāļāļĩāđāđāļĄāđāđāļāļĩāļĒāļāđāļāđāđāļŠāļāļāđāļŦāđāđāļŦāđāļāļŠāđāļ§āļāđāļāļĩāđāļĒāļāđāļāļāļŦāļĢāļ·āļ
āđāļāļāļāđāļēāļāļĢāļ°āļŦāļ§āđāļēāļāļāļēāļĢāļāļāļīāļāļąāļāļīāļāļēāļāļāļĢāļīāļāļāļąāļāļĄāļēāļāļĢāļāļēāļ āđāļāđāļāļ§āļĢ
āļāđāļāļāđāļŦāđāļāđāļāđāļŠāļāļāđāļāļ°āđāļāļāļēāļĢāļāļĢāļąāļāļāļĢāļļāļāđāļāđāđāļāļāļąāļāļŦāļēāļāđāļ§āļĒ
āđāļāđāļāļĢāļ°āļāļāļāļĩāđāļĄāļĩāļŦāļĨāļēāļĒāļĢāļ°āļāļąāļāļĄāļēāļāļĢāļāļēāļ
āđāļĨāļ°āļāļĢāļāļāļāļĨāļļāļĄāļāļļāļāļāļīāļāļāļĢāļĢāļĄ
āđāļāđāļāļĢāļ°āļāļāļāļĩāđāđāļŦāđāļāđāļāļĄāļđāļĨāļāļđāļāļāđāļāļ āđāļāļ·āđāļ
āļāļ·āļāđāļāđ āļāđāļēāđāļāđāļāđāļāļąāļāļŦāļēāđāļāđ
Corrective action
Accuracy
Multiple criteria
āđāļāđāļāļĢāļ°āļāļāļāļĩāđāđāļāđāļāļāļēāļĢāļāļ§āļāļāļļāļĄāđāļāļāļēāļ°
āđāļĢāļ·āđāļāļāļāļĩāđāļŠāđāļēāļāļąāļ
Emphasis on exception
āđāļāđāļāļĢāļ°āļāļāļāļĩāđāđāļāđāļāļĨāļĒāļļāļāļāđāļāļ§āļāļāļļāļĄāļāļēāļĢ
āļāđāļēāđāļāļīāļāļāļēāļāđāļāđ
āđāļāđāļāļĢāļ°āļāļāļāļĩāđāļĄāļĩāļĄāļēāļāļĢāļāļēāļ āļŠāļĄāđāļŦāļāļļ
āļŠāļĄāļāļĨ āđāļĨāļ°āļŠāļēāļĄāļēāļĢāļāļāđāļēāđāļāļīāļāļāļēāļĢāđāļāđ
Strategic placement
Effective
control
system
Timeliness
Economy
Flexibility
Reasonable criteria
Understandability
āđāļāđāļāļĢāļ°āļāļāļāļĩāđāļāļđāđāļāļāļīāļāļąāļāļīāļāļēāļāļŠāļēāļĄāļēāļĢāļ
āļāđāļēāļāļ§āļēāļĄāđāļāđāļēāđāļāđāļāđ
Tuesday, 21 February 12
āđāļŦāđāļāđāļāļĄāļđāļĨāļāļąāļāđāļ§āļĨāļē āđāļāļ·āđāļāļāļĩāđāļāļ°
āļŠāļēāļĄāļēāļĢāļāđāļāđāđāļāļāļąāļāļŦāļēāđāļāđāļāļąāļāđāļ§āļĨāļē
āļāđāļēāļāļēāļāđāļāđāļāļĢāļ°āļŦāļĒāļąāļ āđāļāđāļāļĢāļ°āđāļĒāļāļāđ
āļāļļāđāļĄāļāđāļē
āđāļāđāļāļĢāļ°āļāļāļāļĩāđāļĄāļĩāļāļ§āļēāļĄāļĒāļ·āļāļŦāļĒāļļāđāļ āļŠāļēāļĄāļēāļĢāļ
āļāļĢāļąāļāđāļāļĨāļĩāđāļĒāļāđāļāđāļāļēāļĄāļŠāļāļēāļāļāļēāļĢāļāđ
17. Contingency Factors in Control
Contingency variable
Control recommendation
Small
Informal, personal, management by walking around
Large
Formal, impersonal, extensive rules and regulation
High
Many criteria
Low
Few, easy-to-measure criteria
Degree of
High
Increase number and breadth of controls
Decentralization
Low
Reduced number of controls
Open and supportive
Informal, self-control
Threatening
Formal, externally imposed controls
High
Elaborate, comprehensive controls
Low
Loose, informal controls
Organization size
Position and Level
Organizational culture
Importance of an activity
Tuesday, 21 February 12