2. 1. Social Media: algemeen
2. Social Media: binnen onze organisatie
a. Facebook
i. Doelgroepen
ii. Content
iii. Content per account
iv. Beheer
v. Content plannen
vi. Behandelen vragen en meldingen
vii. Eenvormigheid
viii. Accounts onderling
b. Twitter
i. Content
ii. Beheer
3. Policy
3. 1. Sociale Media
Facebook: www.facebook.com
Facebook kende de voorbije jaren een enorme groei. Heel wat personen en organisaties
vonden de weg naar dit sociaal medium. Verschillende van onze gemeentelijke diensten
zijn al enige tijd actief op facebook, en vergaarden al een grote schare fans.
Facebook is een sociaal netwerk. Dat betekent dat je via facebook contact zoekt met
mensen die je in de eerste plaats kent. De relaties zijn wederzijds.
Je kan op verschillende manieren actief zijn op facebook. Ofwel heb je een profiel
(fysieke personen, naam en voornaam), ofwel ben je lid van een groep (goed voor
interne communicatie voor medewerkers, familie, vrienden, …). Voor externe
communicatie van een organisatie gebruik je een pagina. Binnen de gemeente werken
we dus enkel met pagina’s.
Bij facebook kan het ook belangrijk zijn om een groep op te richten. Enkel leden van de
groep kunnen de inhoud bekijken. Dit is handig bij interne communicatie en kan ook een
groepssfeer bevorderen.
Twitter: www.twitter.com
Twitter genereert microblogs. Je plaatst er berichtjes van maximaal 140 karakters. Op
twitter heb je geen vrienden. Je volgt twitteraars en twitteraars volgen jou.
Het is niet zo dat als een twitteraar (tweep) jou volgt, dat jij hij/zij ook moet volgen.
Een tweet is een twitterbericht. Reply is reageren op iemands tweet, retweeten is een
tweet van iemand anders doorsturen naar jouw volgers, een direct message is een
privébericht (te vergelijken met e-mail).
Je tweets zijn in eerste instantie openbaar. Dat betekent dat éénder wie je tweets kan
zien, of die persoon nu een twitteraccount heeft of niet.
Je kan je tweets ook beschermen, waarbij je twitteraars de toestemming moet geven
om je te mogen volgen. Dit druist wat in tegen de filosofie van twitter.
Kenmerkend voor twitter is het gebruik van hashtags (#). Dit zijn belangrijke
kernwoorden die aanklikbaar zijn. Hierdoor kan je zien wat er in de twitterwereld wordt
gezegd over dat kernwoord. Dit wordt al vaak gebruikt bij o.a. tv-programma’s.
In Wevelgem gebruiken we steeds #wevelgem
Andere
Het digitale leven staat niet stil. Naast facebook, twitter en zijn er nog heel wat
mogelijkheden om in de digitale wereld te converseren (youtube, LinkedIn, Instagram,
Pinterest, …). Om maar te zwijgen over de toepassingen die er binnen twee jaar zullen
zijn. Wie weet is dan zelfs helemaal geen sprake meer van facebook en twitter.
Daarom is het belangrijk als gemeente om de vinger aan de pols te houden, en deze
toepassingen steeds mee te nemen in onze kanaalstrategie. Het moet een ingebouwde
reflex worden om constant mee te zijn met de stroom.
4. Vandaar moeten de diensten weten dat als zij een nieuw sociaal medium willen uittesten
of gebruiken, zij dit steeds moeten voorleggen aan de werkgroep digitale media. Er kan
op eigen houtje niet meer binnen een dienst zelf beslist worden of er al dan niet van een
bepaald sociaal medium gebruikt wordt gemaakt. Dit moet steeds met de werkgroep
digitale media, en het bestuur worden afgetoetst.
-
Wevelgem focust voorlopig op facebook en twitter
Houdt ogen open voor nieuwe media
Aanvragen gebruik nieuwe media altijd bespreken met de werkgroep digitale
media en voorleggen aan bestuur.
2. Sociale media binnen onze organisatie
Facebook
Onze gemeente heeft volgende accounts:
-
-
Bibliotheek
Centrale account
Cultuurcentrum
Jeugddienst
o Checkta
o Haasje-Over
Lokale Economie
Daarnaast zijn er ook collega’s die hun privé-account inschakelen voor het werk. Ook
hen raden we aan om enigszins rekening te houden met onderstaande richtlijnen als zij
werkgerelateerde inhoud verspreiden.
Tijdelijke accounts
Soms kunnen accounts opgericht wordend die slechts tijdelijk worden gebruikt. Dit
bijvoorbeeld binnen een tijdsperiode van een bepaald project. Een voorbeeld hiervan is
de pagina van Arrivee.
Tijdelijke accounts moeten ook aangevraagd worden bij de werkgroep digitale
media. De accounts moeten uiteraard ook de richtlijnen zoals hieronder beschreven
volgen.
Doelgroepen
Sociale media dienen om te converseren met je doelpubliek. Het is dan ook belangrijk
om die vooraf duidelijk te bepalen. De inhoud (content) die wordt verspreid naar de
doelgroep, staat verder beschreven. Het bepalen van de doelgroep geeft ook een
belangrijke invloed op hoe doelgroep wordt aangesproken, de tone of voice.
Bibliotheek:
5. De bibliotheek richt zich naar effectieve en potentiële bibliotheekgebruikers en naar alle
mensen die zich interesseren in lezen, luisteren en kijken.
Aan de ene kant zijn dit de eigen leden. De bib wil hiermee aan klantenbinding
doen.
Aan de andere kant wil de bib ook nieuwe leden werven en aanzetten om kennis
te maken met de bibliotheek.
-
Bijzondere aandacht gaat naar jongeren en studenten
Centrale account:
Richt zich naar alle burgers die informatie willen over het gemeentelijk beleid. Deze
account is zeker niet aan één bepaalde dienst of sector gekoppeld.
De account richt zich tot alle mensen die informatie willen over onze gemeente en
dienstverlening.
De centrale account zal zich vooral focussen op diensten die zelf niet actief zij op dit
sociaal medium (de sector grondgebiedszaken, personeelsdienst (vb. vacatures) , dienst
burgerzaken (info over producten, dienstverlening, …), …). Zij kan verder
complementair werken met de andere accounts (zie verder)
Cultuurcentrum:
Richt zich op de
-
Bezoekers/leden
Mensen die last-minute een voorstelling willen bijwonen
Nieuwe potentiële leden: daarbij wil het cultuurcentrum ook graag een jonger
publiek bereiken (=Jonger dan 45).
Jeugddienst:
De jeugddienst richt zich vooral op
-
de jeugd in onze gemeente
(potentiële) leiding van de vakantiewerking
andere jeugddiensten
ouders
verenigingen
Checkta is gericht op de tienerwerking en wordt vooral in de zomer beheerd en
gevoed.. Begeleiders beheren deze pagina ook en plaatsen er content op, zoals
filmpjes, foto’s, praktische info.
-
Leden
Ouders
Vrijwilligers/leiding
Haasje Over is gericht op deze jongerenwerking, meer bepaald op de
-
vrijwilligers
jobstudenten
6. -
ouders (strikt genomen mogen de deelnemers nog niet op facebook, - 13).
Ouders en leiding gebruiken deze pagina om met elkaar te communiceren, foto’s
te plaatsen, …
Tone of voice jeugddienst wordt aangepast naar de doelgroep tot wie ze een bericht
richt. Klemtoon ligt vooral op een fris en jeugdig taalgebruik.
Vb.
Check onze nieuwste activiteit.
Porseleinhallen zijn zaterdag the place to be
Beste ouders, hebben jullie een spruit lopen die graag eens zou Roefelen?
Lokale Economie:
Deze pagina richt zich naar de ondernemers in onze gemeente en al wie geïnteresseerd
is in het lokale economiebeleid van de gemeente. Dit kan gaan van kleine
zelfstandigen tot de k.m.o’s. Lokale economie kan ook een belangrijk deel van het
nieuws rond sector grondgebiedszaken verspreiden (verkeershinder, stedenbouw, …)
vanuit het oog voor ondernemers.
-
Doelgroep duidelijk bepalen
Tone of voice aanpassen aan doelgroep
Content
Een account die niet wordt gevoed heeft absoluut geen waarde. Het is nodig om op
vaste basis inhoud aan te bieden aan de fans. Deze inhoud verschilt van account tot
account. Toch zijn er wat richtlijnen:
Promotie en verspreiding van informatie
De website blijft steeds de uitvalsbasis. Alle nieuwsberichten worden in de eerste
plaats op de website geplaatst, en dan verspreid via facebook. Op die manier brengen we
surfers ook naar onze website.
Promo: De facebookaccounts worden ingezet om promotie te maken voor de activiteiten
die worden georganiseerd vanuit de dienst (vb. bibliotheek maakt reclame voor nieuwe
tentoonstelling, cc maakt reclame voor concert, …).
Vb.
Dit weekend een tentoonstelling rond David Bowie in onze bibliotheek.
Dit weekend trakteert Urbanus ons op zijn beste grappen. Bestel alvast tickets.
Informatie: Naast het promoten van activiteiten, worden de accounts ook ingezet om
informatie vanuit de dienst te verspreiden.
Wist je dat je in onze bibliotheek ook speelgoed kan ontlenen. En games?
7. Nieuwsberichten vanop de site verder verspreiden (sluitingsuren, …)
Korte meldingen
Interessante dienstgerelateerde informatie
Vb.
Onze diensten zijn gesloten op 1 mei
Wist je dat je bij dienst milieu terecht kan voor een premie voor:
Verbouwingen en wil je een container plaatsen? Vraag alvast de signalisatie aan bij onze
cel feestelijkheden, tel ……
Activiteiten
Het heeft weinig zin om een pagina aan te maken voor eenmalige activiteiten of
evenementen die slechts sporadisch doorgaan (zoals de kerstboomverbrandingen). Een
pagina voor een activiteit staat het hele jaar door praktisch leeg. Dat heeft maar weinig
zin.
Voor activiteiten als kerstboomverbrandingen, Klein Tokyo, Theater Lokaal, Leie Lekker
Zoetetocht, … wordt een activiteit aangemaakt via facebook.
Dienstverlening/Conversatie: De accounts werken niet vanuit één richting. Fans
moeten kunnen reageren op berichten en moeten kunnen vragen stellen.
De verantwoordelijke van elke account moet de vragen behandelen (zie verder)
Interactie
Facebook is een ideaal medium om interactief bezig te zijn met je fans. Je kan hen om
een mening vragen (polls). Je kan hen echt actief betrekken bij bepaalde activiteiten,
nieuws, … Daarbij de manier waarop je je status invult belangrijk.
Met je facebookpagina kan je makkelijk een vinger aan de pols houden over wat leeft
in de gemeente.
Vb.
Is er voldoende groen in de gemeente?
Wat is jullie favoriete plekje in onze gemeente? Post de foto’s op onze pagina …
Welk voetpad is een echte ramp?
Let wel: facebook is slechts één van de vele kanalen die je kan gebruiken op burgers
interactief te betrekken bij het beleid. Vergeet ook nooit dat niet alle burgers op facebook
te vinden zijn.
Bepaalde vragen en polls kunnen gevoelig liggen. Vraag daarbij altijd na bij het bestuur
of je facebook kan en mag inschakelen.
-
Pagina die niet wordt gevoed heeft geen waarde
Website als uitvalsbasis voor aanmaken nieuwsberichten
Promotie van activiteiten en evenementen
8. -
Geen pagina maken voor (eenmalige) activiteiten, maar activiteit
Verspreiden dienstgerelateerd nieuws
Dienstverlening
Interactie en participatie
Facebook is slechts één van vele kanalen
Content per account
Elke verantwoordelijke zorgt dat de account die hij/zij beheerd voldoende gevoed wordt.
De content die wordt geplaatst verschilt ook dienst per dienst.
Bibliotheek
-
-
Eigen activiteiten: aankondigen en terugblikken (linken naar weblog, website, fotoalbum,
…).
Kleine aankondigingen
o Tip van de dag
o Opvallende aanwinsten, nieuwe collecties (bijv. Sprinters)
o Mededelingen (we zijn gesloten, momenteel een lezing bezig van, catalogus ligt
plat …)
o Sfeerbeelden
Links naar andere diensten binnen de gemeente (zie verder)
Wevelgemse cultuur (met terugkoppeling naar Bibgebeuren): Leen de nieuwe plaat van
SX, nieuw boek van Philip Hoorne, tentoonstellingen, ….
Biblandschap: linken naar andere bibliotheken.
Bredere culturele veld: Tommie Wieringa wint Libris-prijs, nieuwe ontwikkelingen, …
Luchtige varia: filmpjes rond de thema’s boek & bib ….
Centrale account
De centrale account verspreidt informatie over het gemeentelijk beleid. Daarbij
verspreidt ze ook de persberichten. Dit vanuit de gemeentelijke website.
De centrale account zorgt ervoor dat diensten die niet zelf op facebook actief zijn ook aan
bod komen qua nieuws, activiteiten, …
Diensten die niet op facebook aanwezig zijn kunnen steeds contact opnemen met de cel
communicatie & ict om de account in te schakelen voor taken binnen hun dienst.
De account kan ingeschakeld worden voor polls of opinies.
De centrale account moet ook het aanspreekpunt voor de burger (zie verder).
Vb.
Vanaf 2 april zijn er wegenwerken in de Lode de Boningestraat. Klik verder voor meer
informatie.
De nieuwe ophaalkalenders kan je krijgen aan onze balies of digitaal via ….
Morgen geen zitdag van de burgemeester.
De volgende gemeenteraad vindt plaats op 8 mei om 18u00 in het Oud Gemeentehuis …
Welke straten moet de gemeente eens onder handen nemen?
9. Cultuurcentrum
-
Promotie van activiteiten (ondersteund door achtergrondinformatie en
filmpjes).
Mededelingen (Nog tickets over voor de voorstelling van deze avond)
Praktische info: Onze dienst is gesloten van … tot …
Bredere culturele veld: tentoonstellingen, voorstellingen van lokale
toneelgroepen, ….
Jeugddienst:
-
Promotie van activiteiten
Praktische informatie over de dienst
Creëren groepsgevoel (binnen Checkta en Haasje-Over)
Interactief oproepen (vb. Checkta en Haasje-Over die wordt beheerd door
hoofdleiding).
Luchtigere informatie: foto’s, …
Checkta en Haasje-Over zijn accounts die specifiek informatie verspreiden over deze
vakantiewerkingen. Zij zijn een handig hulpmiddel voor groepsbinding tussen de leiding
en de deelnemers (Checkta). Bovendien worden de pagina’s ook bezocht door ouders
(Haasje-Over). Tijdens de vakantiewerking kunnen de hoofdleiders ook de pagina’s
beheren.
Vb.
Op 21 juni is het opnieuw Roefel, klik verder voor meer informatie
Schrijf je kind morgen in voor Roefel. Afspraak vanaf 8 uur in de Porseleinhallen.
Leuke dag gehad met Haasje-Over? Bezorg ons je foto’s en plaats ze op onze pagina.
De roefelkrantjes zijn binnen. Binnenkort in jouw bus, nog even geduld.
Lokale economie:
-
Verspreiden van dienstgerelateerde nieuwsberichten
Nieuwsberichten over economie en ondernemen op ander niveau dan de
gemeente (vb. Provincie, Vlaams, …)
Praktische (dienstgerelateerde) informatie.
Vb.
Volgende week dinsdag infosessie over starten met je zaak. Schrijf je alvast in!
Starten met je eigen zaak in Wevelgem? Ontdek onze startersbrochure.
Maandagavond is er een ontmoetingsavond van Actie voor Starters ….
Ontdek de nieuwe Horeca-brochure van het Agentschap Ondernemen.
Beheer
10. Het is belangrijk binnen één dienst om één verantwoordelijke voor de sociale media
aan te stellen. Hij of zij beheert de account, plaats er content op en staat ook in voor de
planning. Hij of zij converseert met de fans en verwerkt de meldingen die binnen komen.
Verantwoordelijken
-
Bibliotheek: Koen D’haene
Centrale account: Tim Ghillemyn
CC: Servaas Boucquey
Cel lokale economie: Lotte Demeestere
Jeugddienst: William Devoldere
Bij afwezigheid (verlof, opleiding, …) van de verantwoordelijken is het belangrijk om af te
spreken met een collega binnen een dienst om te zorgen dat de sociale media worden
opgevolgd. Hij of zij wordt medebeheerder van de pagina. De opvolgers plaatsen enkel
inhoud op uitdrukkelijke vraag van de verantwoordelijken.
De cel communicatie en ict kan ook altijd ingeschakeld worden voor het opvolgen van de
pagina’s.
Bij Checkta en Haasje-Over kan de hoofdleiding ook de pagina beheren tijdens de
zomermaanden. Aan de jeugddienst om hier ook een oogje in het zeil te houden.
Opvolgers zijn belangrijk bij het reageren op vragen. Als een vraag wordt gesteld op
facebook, dan wordt vlug een antwoord verwacht.
Inhoud van je pagina kan je door een opvolger laten plaatsen, maar inhoud kan je ook
plannen (zie verder).
Opvolgers
-
Bibliotheek: Cel communicatie & ict – Linda Vanoverberghe
Centrale account: Valentijn Verbeke – Kurt Parmentier – Lisa Yserbyt
CC: Sanne Loncke – David Vandekerckhove
Cel lokale economie: Cel communicatie & ICT – Marie De Clerck
Jeugddienst: Nele DDW – Hanne Deman – Cel Communicatie & ICT
Het is ook belangrijk om als dienst duidelijk bij je profielinformatie (zie verder) mee te
geven wanneer fans een antwoord kunnen en mogen verwachten op hun vraag. Als
je iets in de trend van “Op weekdagen bereikbaar van 9u00 tot 17u00” op je profiel
plaatst, dan weten fans ook dat ze in het weekend langer op een reactie kunnen
wachten.
- spreek binnen dienst één verantwoordelijke af
- zorg voor opvolging bij afwezigheid
- maak goede afspraken
11. Content plannen
Frequentie
Je hoeft niet op facebook te wonen. Bouw een vast moment in waarbij je dagelijks 5 à 10 minuten
kijkt wat er gebeurt . Je bepaalt zelf wanneer dit best lukt en past. Je kan trouwens ook instellen dat
je een e-mail krijgt telkens er iets gebeurd op facebook. Aan de dienst zelf om uit te werken wat best
past.
Het heeft ook weinig zin om je fans te stalken en hen met berichten om de oren te zwaaien. Spreid
deze liever. Beter 5 berichten die over 5 dagen verspreid worden (tenzij ze te tijdsgerelateerd zijn)
dan alle 5 de berichten tegelijk te posten. De kans bestaat dat ze nooit worden opgenomen.
Voedt de pagina regelmatig. Een pagina met weinig updates komt gedateerd over. Als je amper iets
op facebook zet, dan kan je je account beter opdoeken.
Timing
Via facebook is het ook mogelijk om inhoud te plannen. Dat betekent dat je nieuwsbericht niet direct
wordt geplaatst, maar op een moment in de toekomst dat je zelf kan bepalen.
Dit kan je door op het klokje te klikken als je een status of foto plaatst. Bij het klokje kan je een dag
en uur instellen waarop je inhoud wordt gepubliceerd.
Het kan hierbij interessant zijn om aan het begin van de week al de inhoud te plannen voor de
komende week (of zelfs weken). Vooral handig bij afwezigheden, of momenten waarvan je weet dat
je zelf niet actief zal zijn op facebook.
Wat is het beste moment om inhoud op facebook te plaatsen?
Een exact tijdstip bestaat niet. Het ideale moment is het moment waarop zoveel mogelijk fans van je
online zitten. Dit kan je ook zien.
-
Bouw een vast moment in om facebook te controleren
Stalk je fans niet
Probeer je content vooraf te plannen
Beste timing? Als zoveel mogelijk fans online zitten.
Behandelen vragen en meldingen
Wat als iemand je een vraag stelt via facebook?
Dan doe je gewoon wat je via telefoon, mail of face to face zou doen: je antwoord of
reageert. Niet reageren laat een slechte indruk na. Zet in je profielinformatie ook
duidelijk wanneer je bereikbaar bent. Als je meegeeft dat er in het weekend niet naar de
pagina wordt gekeken, dan kunnen de fans daar rekening mee houden.
Hoef je te reageren zodat alle fans je reactie kunnen lezen?
Niet noodzakelijk. Je kan de persoon in kwestie ook een privémailtje sturen via facebook.
12. Of je kan meedelen dat je bereikbaar bent via telefoon en mail. Zo kan je de conversatie
offline halen, wat wel handig is bij “lastige” vragen of fans.
Vb.
Het speelplein in ’t Vrije ligt er weer smerig bij!
Beste, klachten wat betreft zwerfvuil kan je doorgeven aan de dienst milieu of via
meldpunt (…gegevens …)
Godverdomme, de Poststraat ligt open en we weten van niks!
Beste, voor vragen hieromtrent kan je terecht bij dienst OI&M. Alle wegenwerken kan je
trouwens raadplegen op onze site (link)
Hoe moet ik reageren?
Probeer de vraag te beantwoorden. Geef steeds mee waar een fan de informatie kan
vinden op de website, of bij de betreffende dienst.
Vb.
Is het gemeentehuis open deze voormiddag?
Het gemeentehuis is open tot 12u00. Alle openingsuren kan je vinden via (link).
Wat met meldingen?
Ofwel geef je de contactgegevens van een dienst door, ofwel geef je door dat een
melding via het meldpunt kan gedaan worden. Geef nooit aan dat jij de klacht zal
doorspelen aan de desbetreffende dienst.
WEL:
Mijn voetpad is in slechte staat.
Beste, voor klachten over het voetpad kan je terecht bij dienst OI&M tel …… of kan je dit
melden via ons meldpunt (link)
Zijn er nog tickets voor de voorstelling van deze avond?
Er zijn nog tickets, je kan deze bestellen via tel. ….
NIET:
Mijn voetpad is in slechte staat. Ik woon in de Heerweg 26.
Beste, ik geef uw vraag door aan de dienst OI&M
Zijn er nog tickets voor de voorstelling van deze avond?
Er zijn nog tickets, ik leg er alvast aan de kant.
-
Doorverwijzen naar site of dienst
Privébericht sturen indien te negatief
Steeds vermelden waar de info te vinden is (link naar website,
contactgegevens dienst).
Nooit melding zelf doorgeven aan een dienst
13. Eenvormigheid
Onze gemeente is een organisatie, dus alle accounts zijn pagina’s waar we fans mee
verzamelen.
Instellingen profiel:
Bij de instellingen kan je de informatie van je account bewerken.
-
-
Vermeld openingsuren van je dienst.
Vermeld adres en korte uitleg over wat je dienst doet. Geef in de
beschrijving steeds mee dat het hier om een officiële account gaat van de
gemeente Wevelgem.
Vermeld de algemene contactgegevens van je dienst zoals telefoon, email,
…
Voorzie in je informatie zeker een standaardzin die duidelijk maakt
wanneer fans reacties en antwoorden kunnen verwachten. Dit is
afhankelijk per dienst:
vb.
Vragen die via facebook worden gestuurd worden binnen de XX tijd behandeld tijdens
werkdagen.
Wij nemen binnen deze periode contact op.
Opgelet vragen die tijdens het weekend worden gesteld kunnen pas later beantwoord
worden.
Huisstijl:
Facebook is een extra kanaal die we inzetten binnen onze organisatie. Daarom moet ze
ook zo goed mogelijk aangepast worden aan de huisstijl.
Profielfoto: Kies een dienstgerelateerde foto. Deze profielfoto verander je zo goed als
nooit. In principe is een profielfoto het logo van je dienst of organisatie.
Omslagfoto: Kies voor je
-
Praktische info over je dienst
Facebook binnen huisstijl
Vermelding gemeente Wevelgem in profielinformatie
Logo integreren in omslagfoto
Kies relevante profiel- en omslagfoto
Verhouding van de accounts onderling.
Op facebook kunnen foto’s of nieuws makkelijk gedeeld worden. Dit kan eenvoudig door
een klik op de knop, waarbij inhoud van de ene pagina op je eigen pagina verschijnt. Dit
kan zeer handig zijn bij het promoten van een activiteit, maar let op.
Niet zomaar alles wat op de accounts van onze organisatie verschijnt moet gedeeld
worden. Integendeel. Richt de inhoud die je aanmaakt naar jouw doelgroep en fans.
Voorheen bepaalden we al de content en doelgroep per dienst. Hou dit altijd in je
achterhoofd als je een bericht plaatst of deelt. Ook de tone of voice.
14. Het heeft weinig zin dat de bibliotheek nieuws deelt over het sluiten van het
containerpark, dat de jeugddienst een nieuwsbericht over een seniorendag deelt.
Sommige berichten kunnen wel gedeeld worden, mits een invalshoek die binnen je dienst
past. Dit zal binnen één en dezelfde sector gemakkelijker lukken.
Als de jeugddienst bijvoorbeeld reclame maakt voor de Buitenspeeldag, dan kan de Bib
bijvoorbeeld inspelen door een status als “Leg die boeken eventjes opzij en ga vrolijk
buiten spelen op …”
Probeer hier ook niet te ver in te gaan.
Niet: Wie naar de Bibliotheek in Wevelgem rijdt via de Overheulestraat moet rekening
houden wegenwerken vanaf 8 mei.
Wel: Momenteel werken in het park in Wevelgem. Mogelijkheid tot vuile voeten bij het
betreden van de Bib.
-
Hou steeds je doelgroep en inhoud in je achterhoofd
Niet zomaar alles delen van andere accounts
Deel en pas aan naar je doelgroep en tone of voice
Zoek het niet te ver
Twitter
www.twitter.com
Hoewel twitter momenteel in ons land nog kleiner is dan facebook, is dit een krachtig
sociaal medium. Twitter biedt iets minder mogelijkheden dan facebook, maar heeft zijn
potentieel. Via korte en krachtige berichten kan er naar hartenlust gevolgd en
geconverseerd worden over zowat alles. Als twitteraar volg je tweets, en stuur je er ook
naar je volgers.
Onze gemeente beschikt over één algemene twitteraccount: @Wevelgem8560. Bij alle
tweets wordt de hashtag #wevelgem gezet. Dit is de enige twitteraccount die wordt
ingezet vanuit onze organisatie en die wordt beheerd door de cel communicatie & ict.
Daarom wordt bij #wevelgem ook steevast een hashtag voorzien met de dienst/domein
waarover informatie wordt verspreid.
Vb. Opgelet, wegenwerken in de Overheulestraat vanaf 12/12 #wevelgem #mobiliteit,
Nieuwe groepsaankoop groene energie binnenkort van start #wevelgem #milieu
#duurzaam
Content:
a. Volgen van conversaties: Via hashtags als #wevelgem kunnen we in
de gaten houden wat er over onze gemeente wordt gezegd.
b. Inpikken: Naast het volgen van conversaties, kan er in een verdere
stap ook ingepikt worden op die conversaties. Via twitter kan in dialoog
getreden worden met de volgers.
15. c. Verspreiding informatie: Via de twitteraccount worden
nieuwsberichten vanop de site of andere verder verspreid.
d. Dienstverlening: Twitteraars kunnen onze account aanspreken voor
het stellen van vragen (zie oa. telenet). Deze vragen worden intern
opgevolgd op dezelfde manier als waarop dat bij facebook gebeurt (zie
hierboven).
Beheer:
De algemene account wordt beheerd door de cel communicatie & ict, in
samenspraak met het bestuur. De cel zorgt er onderling voor dat er
permanentie is.
Verantwoordelijke: Tim Ghillemyn
Opvolger: Valentijn Verbeke – Kurt Parmentier
-
Binnen de organisatie is er één twitteraccount
Beheer binnen cel communicatie & ict
3. Policy
Als medewerker ben je vrij om de sociale media binnen je werk te gebruiken. De sites
van facebook en twitter zijn niet geblokkeerd. Je bent vrij, maar wees wijs! Aan de hand
van de facebookpagina’s en twitteraccounts vertegenwoordig je onze gemeente op deze
sites.
Do’s
-
Blijf beleefd: Net zoals aan de balie, bij het telefoneren en e-mailverkeer
reageer je beleefd.
Haal conversaties offline (via privéberichten) als ze negatief worden.
Reageer (zo vlug mogelijk). Niet reageren geeft een slecht beeld.
Zorg voor permanentie van je pagina.
Voed de pagina regelmatig. Pagina’s die maar zelden worden voorzien van
nieuwtjes bloeden dood en geven een slechte indruk.
Don’ts
-
Laat persoonlijke opinies en frustraties achterwege
Niet reageren
Negatieve reacties te lang online houden
Nieuwe pagina’s/accounts oprichten zonder cel communicatie en ict te
verwittigen
